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Intégration back-office

Intégration des systèmes comptables de voyage qui garde réservations et comptes en phase

Reliez votre plateforme de réservation à votre comptabilité. Chaque billet, hôtel, remboursement et rechargement d'agent devient une écriture équilibrée, les relevés BSP et ARC sont rapprochés ligne par ligne et des écritures propres arrivent dans QuickBooks, Xero ou un CSV pour Tally et Sage.

  • Écritures pour chaque réservation
  • Rapprochement BSP/ARC
  • Export QuickBooks, Xero et Tally
  • Crédit agents dans la comptabilité

De la réservation au grand livre

Comment l'intégration des systèmes comptables de voyage transforme les réservations en écritures

Un outil comptable générique voit un paiement. Une entreprise de voyage a besoin du PNR, du fournisseur, de la taxe et de la commission qui se cachent derrière. L'intégration transporte tout cela de la réservation jusqu'à une écriture en partie double fiable pour votre comptable.

  1. 01

    Événement de réservation

    Un billet est émis, un hôtel confirmé, un remboursement traité ou un agent recharge son portefeuille.

  2. 02

    Pièce comptable

    La plateforme émet la facture, l'avoir ou le reçu avec les références PNR, passager et fournisseur.

  3. 03

    Correspondance des comptes

    Chaque ligne est rattachée à votre plan comptable, à vos codes de taxe et à votre devise de base.

  4. 04

    Votre système comptable

    Les écritures sont envoyées ou exportées vers QuickBooks, Xero, Tally, Sage ou votre propre ERP.

L'émission des factures, reçus et avoirs est présentée sur la page Comptabilité d'agence. Cette page explique comment faire entrer ces pièces dans vos comptes sans les ressaisir.

Écriture comptable

Billet d'avion émis

INV-10482USD
CompteDébitCrédit
  • Clients à recevoir1100820.00
  • BSP à payer (compagnie)2110742.00
  • Produits des frais de service410065.00
  • TVA collectée220013.00
Équilibrée820.00820.00
Depuis la réservationPNRX7K2LMBillet157-2345678901

La part de la compagnie va au compte BSP à payer, vos frais de service en produits et la taxe sur son propre compte, pour rapprocher ensuite le relevé BSP.

Écriture comptable

Réservation d'hôtel confirmée

INV-10483EUR
CompteDébitCrédit
  • Clients à recevoir11001,240.00
  • Fournisseur hôtelier à payer21201,050.00
  • Produits de marge4200158.00
  • TVA sur la marge221032.00
Équilibrée1,240.001,240.00
Depuis la réservationRéservationHB-55120Réf. fournisseurSUP-7731

Le coût fournisseur et la marge sont séparés dès la réservation : la marge par produit et par fournisseur est visible sans tableur.

Écriture comptable

Billet remboursé

CN-0442USD
CompteDébitCrédit
  • Remboursement compagnie à recevoir1210560.00
  • Remboursement client dû2300510.00
  • Produits des frais d'annulation430050.00
Équilibrée560.00560.00
Depuis la réservationPNRX7K2LMFactureINV-10482

L'avoir reste lié à la facture d'origine et les frais d'annulation restent en produits au lieu de se perdre dans le remboursement.

Écriture comptable

Rechargement du portefeuille d'un agent

RCPT-2210USD
CompteDébitCrédit
  • Compte bancaire10105,000.00
  • Dépôts agents détenus24005,000.00
Équilibrée5,000.005,000.00
Depuis la réservationAgentAG-118PaiementTXN 88412

Un rechargement est une dette tant que l'agent n'a pas réservé : il va donc en dépôts agents et non en ventes.

Montants et codes de comptes d'exemple. Votre plan comptable, vos règles fiscales et vos devises sont paramétrés lors de la mise en place.

BSP et ARC

Rapprochement BSP/ARC et fournisseurs, ligne par ligne

Importez le relevé BSP ou ARC et les relevés fournisseurs, laissez les billets se rapprocher des factures et qualifiez chaque écart par un motif avant toute comptabilisation.

  1. 01

    Importer les relevés

    Chargez les relevés BSP, ARC et fournisseurs en PDF, CSV ou par API.
  2. 02

    Rapprocher automatiquement

    Les billets sont rapprochés des factures ; ADM et ACM, taxes et remboursements sont signalés.
  3. 03

    Traiter les écarts

    Passez des ajustements avec notes pour que chaque modification garde sa piste d'audit.
  4. 04

    Comptabiliser ou exporter

    Envoyez les écritures vers QuickBooks ou Xero, ou exportez un CSV pour Tally.
  5. 05

    Clôturer la période

    Publiez la synthèse d'audit et verrouillez la période contre les modifications.

Tableau du relevé (exemple)

Tableau du relevé (exemple)
Billet / PNRRelevéFactureÉcartMotif
157-2345678901PNR X7K2LM742.00742.000.00Rapprochée
176-4410023987PNR QH8M2P1,318.401,298.40+20.00ADM
065-7781230045PNR ZT4K9W486.00498.20-12.20Commission
125-9012245561PNR BV7N1C905.10905.100.00Rapprochée
157-2345690112PNR LM3R8D-560.00--560.00Décalage de remboursement
618-3302114870PNR KD2X6Q0.00312.00-312.00Annulation / réémission

2Lignes rapprochées

4Écarts à traiter

Lignes de relevé d'exemple. Les écarts sont qualifiés par motif, ainsi les cas récurrents sont traités de la même façon à chaque période.

Champs utilisés pour le rapprochement

  • Numéro de billet et de document
  • PNR et référence de réservation
  • Nom du passager et date de voyage
  • Référence fournisseur et numéro de facture
  • Lignes de tarif, taxes et commission

Systèmes de règlement

BSP ou ARC : lequel vous concerne

Les deux normalisent le règlement et le reporting aérien pour les agences accréditées. Celui que vous rapprochez dépend du marché sur lequel vous vendez.

BSP

Utilisé dans de nombreux pays

Reporting standard des ventes et remboursements de billets, avec des périodes de relevé indiquant les totaux à payer et à recevoir sur plusieurs compagnies.

ARC

Utilisé surtout aux États-Unis

Ventes, échanges et remboursements déclarés via ARC, avec des ajustements qui modifient les totaux à payer et exigent une piste d'audit claire.

Connecteurs comptables

QuickBooks, Xero, Tally et Sage, reliés à votre plan comptable

Gardez le logiciel comptable que votre comptable utilise déjà. Les écritures arrivent avec les références PNR, les lignes de commission et le bon code de taxe, prêtes à être comptabilisées ou importées.

  • Comptabilisation

    QuickBooks

    Factures, paiements et écritures avec références PNR et lignes de commission des agents.

  • Comptabilisation

    Xero

    Factures, paiements et écritures comptabilisés sur vos comptes et taux de taxe Xero.

  • Export CSV

    Tally

    CSV prêt pour l'audit avec les bons comptes et ventilations de taxes pour l'import dans Tally.

  • Export CSV

    Sage

    Fichiers CSV pour Sage et pour les auditeurs qui préfèrent les fichiers plats.

  • Hooks API

    Votre ERP ou BI

    Hooks sur mesure qui envoient les mêmes données comptables vers un ERP ou une chaîne BI.

Table de correspondance (exemple)
Élément PHPTRAVELSCompteCode taxe
  • Ventes de vols4010Z0
  • Ventes d'hôtels4020S
  • Circuits et activités4030S
  • Services de visa4040EX
  • Frais de service4100S
  • Commissions des agents5050-
  • Écarts de change7010-
  • Frais de carte et de passerelle6120EX
{
  "event": "journal.ready",
  "doc": "INV-10482",
  "pnr": "X7K2LM",
  "currency": "USD",
  "lines": [
    { "account": "1100", "debit": 820.00 },
    { "account": "2110", "credit": 742.00 },
    { "account": "4100", "credit": 65.00 },
    { "account": "2200", "credit": 13.00 }
  ]
}

Si votre comptabilité n'est ni QuickBooks, ni Xero, ni Tally, ni Sage, la même écriture peut être envoyée à votre propre système via une Intégration d'API sur mesure. Le format des données est convenu lors de la mise en place.

Pour les connecteurs fournisseurs, paiements et canaux, consultez Toutes les intégrations.

Crédit agents

Crédit agents, relevés et règlements qui arrivent en comptabilité

Les agents B2B réservent à crédit : l'exposition est autant une question financière que commerciale. Limites, relevés et règlements vivent dans les mêmes données qui alimentent vos comptes.

  • Limites avec blocage automatiqueFixez une limite de crédit par agent ; les réservations s'arrêtent quand elle est atteinte.
  • Seuils de risque et délais de grâceAlertez tôt, accordez un court délai de grâce, puis bloquez.
  • Relevés synchronisés avec la comptabilitéLes relevés et règlements des agents correspondent aux créances comptabilisées.
  • Rechargements par APIRechargements et règlements arrivent comme reçus via des hooks API.

Les agents peuvent prépayer via le Wallet agent B2B et réserver sur le Portail B2B voyage, avec commissions et marges suivies par agent.

Exposition des agents (exemple)USD
  • AG-104Sous la limite
    Utilisé
    4,200.00
    Limite
    10,000.00
    Part
    42%
  • AG-118Seuil de vigilance
    Utilisé
    21,600.00
    Limite
    25,000.00
    Part
    86%
  • AG-131Délai de grâce
    Utilisé
    8,350.00
    Limite
    8,000.00
    Part
    104%
  • AG-142Bloqué à la limite
    Utilisé
    15,000.00
    Limite
    15,000.00
    Part
    100%

Agents d'exemple. Seuils et délais de grâce se définissent par agent ou par groupe d'agents.

Clôture mensuelle

Clôture sur tableur ou clôture intégrée

Si les comptes sont tenus dans Excel ou un système générique, l'essentiel de la clôture consiste à ressaisir et à traquer les écarts. Voici ce que l'intégration change.

TâcheTableurs et saisie manuelleIntégré à PHPTRAVELS
Factures et reçusTableurs et saisie manuelleSaisis à la main depuis les écrans de réservation ; les erreurs font perdre du chiffre d'affaires.Intégré à PHPTRAVELSÉmis depuis la réservation avec PNR, passager et taxes déjà renseignés.
Rapprochement BSP/ARCTableurs et saisie manuelleLigne par ligne contre le relevé ; ADM et ACM découverts trop tard.Intégré à PHPTRAVELSRapprochement automatique, écarts qualifiés par motif.
Crédit agentsTableurs et saisie manuelleExposition vérifiée après coup, quand elle l'est.Intégré à PHPTRAVELSLimites appliquées à la réservation, relevés liés aux créances.
Taxes et devisesTableurs et saisie manuelleTVA et GST calculées par pays dans des feuilles séparées.Intégré à PHPTRAVELSTVA ou GST du marché et change appliqués à chaque ligne.
Comptabilisation au grand livreTableurs et saisie manuelleTotaux ressaisis dans le logiciel comptable.Intégré à PHPTRAVELSÉcritures envoyées vers QuickBooks ou Xero, ou exportées pour Tally et Sage.
Piste d'auditTableurs et saisie manuelleNotes éparpillées entre e-mails et versions de fichiers.Intégré à PHPTRAVELSAjustements annotés et synthèse d'audit pour chaque période clôturée.

Voyez le rapprochement sur vos propres données

Partagez un relevé d'exemple et nous vous montrerons comment les écarts sont signalés, qualifiés et exportés avec des notes d'audit. Les options de licence sont sur la page Tarifs, code source inclus et hébergement sur votre propre serveur.

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FAQ

Questions sur l'intégration comptable voyage

Questions fréquentes sur la comptabilisation des réservations, le rapprochement BSP/ARC, les exports comptables et le crédit agents.

Parler à un conseiller

Elle relie votre plateforme de réservation à votre logiciel comptable. Réservations, remboursements et rechargements d'agents deviennent des écritures équilibrées avec PNR, fournisseur et taxes, envoyées vers QuickBooks ou Xero ou exportées en CSV pour Tally et Sage.

Oui. PHPTRAVELS gère les factures voyage, le crédit et les commissions des agents, le rapprochement BSP/ARC et les exports vers les logiciels comptables courants. Il est vendu sous licence avec le code source inclus et s'héberge sur votre propre serveur.

Oui. Les relevés sont importés en PDF, CSV ou par API, les billets sont rapprochés des factures et les écarts d'ADM ou ACM, de taxes et de remboursements sont signalés avec leur motif puis exportés dans une synthèse prête pour l'audit.

Factures, paiements et écritures peuvent être envoyés vers QuickBooks et Xero, et des fichiers CSV sont exportés pour Tally et Sage. D'autres ERP ou outils BI peuvent recevoir les mêmes données via des hooks API sur mesure.

Oui. Limites de crédit, relevés, règlements, commissions et marges sont suivis par agent, et les rechargements de portefeuille sont enregistrés comme dépôts détenus jusqu'à la réservation de l'agent.

Le voyage exige le règlement BSP/ARC, la facturation par PNR, le rapprochement fournisseurs et des taxes qui varient selon le pays et le produit. Les outils génériques enregistrent les totaux, mais ne conservent pas ces références depuis la réservation.

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