Демоверсія

Інтеграція бек-офісу

Інтеграція облікових систем для туризму, з якою бронювання та облік завжди збігаються

Поєднайте платформу бронювання з бухгалтерією. Кожен квиток, готель, повернення і поповнення агента стає збалансованою проводкою, звіти BSP і ARC звіряються рядок за рядком, а чисті записи потрапляють у QuickBooks, Xero або в CSV для Tally і Sage.

  • Проводки з кожного бронювання
  • Звірка BSP/ARC
  • Вивантаження в QuickBooks, Xero і Tally
  • Кредит агентів в обліку

Від бронювання до головної книги

Як інтеграція облікових систем для туризму перетворює бронювання на проводки

Звичайна бухгалтерська програма бачить платіж. Туристичній компанії потрібні PNR, постачальник, податок і комісія, що стоять за ним. Інтеграція переносить усе це з бронювання в проводку за подвійним записом, якій може довіряти ваш бухгалтер.

  1. 01

    Подія бронювання

    Виписано квиток, підтверджено готель, оброблено повернення або агент поповнив гаманець.

  2. 02

    Обліковий документ

    Платформа формує рахунок, кредит-ноту або квитанцію з посиланнями на PNR, пасажира й постачальника.

  3. 03

    Зіставлення рахунків

    Кожен рядок прив'язується до вашого плану рахунків, податкових кодів і базової валюти.

  4. 04

    Ваша облікова система

    Проводки передаються або вивантажуються в QuickBooks, Xero, Tally, Sage чи ваш власний ERP.

Виставлення рахунків, квитанцій і кредит-нот описано на сторінці Облік для турагентства. Тут ідеться про те, як перенести ці документи в облік без повторного введення.

Проводка

Виписано авіаквиток

INV-10482USD
РахунокДебетКредит
  • Дебіторська заборгованість клієнтів1100820.00
  • Заборгованість BSP (авіакомпанія)2110742.00
  • Дохід від сервісних зборів410065.00
  • ПДВ до сплати220013.00
Збалансовано820.00820.00
З бронюванняPNRX7K2LMКвиток157-2345678901

Частка авіакомпанії йде в заборгованість BSP, сервісний збір у доходи, а податок на окремий рахунок, тож звіт BSP потім легко звірити.

Проводка

Підтверджено бронювання готелю

INV-10483EUR
РахунокДебетКредит
  • Дебіторська заборгованість клієнтів11001,240.00
  • Заборгованість перед готелем21201,050.00
  • Дохід від націнки4200158.00
  • ПДВ з маржі221032.00
Збалансовано1,240.001,240.00
З бронюванняБроньHB-55120Код постачальникаSUP-7731

Собівартість постачальника і націнка розділяються під час бронювання, тому маржа за продуктом і постачальником видна без таблиць.

Проводка

Повернення квитка

CN-0442USD
РахунокДебетКредит
  • Повернення від авіакомпанії до отримання1210560.00
  • Повернення клієнту до виплати2300510.00
  • Дохід від штрафів за скасування430050.00
Збалансовано560.00560.00
З бронюванняPNRX7K2LMРахунокINV-10482

Кредит-нота залишається пов'язаною з первинним рахунком, а штраф за скасування лишається в доходах, а не губиться в поверненні.

Проводка

Поповнення гаманця агента

RCPT-2210USD
РахунокДебетКредит
  • Банківський рахунок10105,000.00
  • Депозити агентів24005,000.00
Збалансовано5,000.005,000.00
З бронюванняАгентAG-118ПлатіжTXN 88412

Поповнення є зобов'язанням, доки агент не забронює, тому воно обліковується в депозитах агентів, а не в продажах.

Приклади сум і номерів рахунків. Ваш план рахунків, податкові правила й валюти налаштовуються під час впровадження.

BSP і ARC

Звірка BSP/ARC і постачальників рядок за рядком

Завантажте звіт BSP або ARC і виписки постачальників, дайте системі зіставити квитки з рахунками й позначте кожне розходження причиною, перш ніж щось буде проведено.

  1. 01

    Завантаження звітів

    Звіти BSP, ARC і виписки постачальників у PDF, CSV або через API.
  2. 02

    Автоматичне зіставлення

    Квитки зіставляються з рахунками; ADM і ACM, податки та повернення позначаються.
  3. 03

    Розбір розходжень

    Коригування з коментарями зберігають журнал аудиту для кожної зміни.
  4. 04

    Проведення або вивантаження

    Проводки йдуть у QuickBooks або Xero, або вивантажується CSV для Tally.
  5. 05

    Закриття періоду

    Опублікуйте зведення аудиту й закрийте період від подальших змін.

Панель звіту (приклад)

Панель звіту (приклад)
Квиток / PNRЗвітРахунокРізницяПричина
157-2345678901PNR X7K2LM742.00742.000.00Звірено
176-4410023987PNR QH8M2P1,318.401,298.40+20.00ADM
065-7781230045PNR ZT4K9W486.00498.20-12.20Комісія
125-9012245561PNR BV7N1C905.10905.100.00Звірено
157-2345690112PNR LM3R8D-560.00--560.00Зсув повернення
618-3302114870PNR KD2X6Q0.00312.00-312.00Анулювання / перевипуск

2Звірені рядки

4Розходження до розбору

Приклади рядків. Розходження позначаються причиною, тож повторювані випадки щоразу вирішуються однаково.

Поля для зіставлення

  • Номер квитка й документа
  • PNR і номер бронювання
  • Ім'я пасажира й дата подорожі
  • Код постачальника й номер рахунку
  • Рядки тарифу, податків і комісії

Системи взаєморозрахунків

BSP чи ARC: що стосується вас

Обидві системи стандартизують взаєморозрахунки та звітність авіакомпаній для акредитованих агенцій. Яку звіряти, залежить від ринку, на якому ви продаєте.

BSP

Використовується в багатьох країнах

Стандартна звітність про продажі й повернення квитків із періодами, де видно суми до сплати й до отримання за різними авіакомпаніями.

ARC

Використовується переважно у США

Продажі, обміни й повернення звітуються через ARC, а коригування змінюють суми до сплати й потребують чіткого журналу аудиту.

Бухгалтерські конектори

QuickBooks, Xero, Tally і Sage, зіставлені з вашим планом рахунків

Залиште програму, якою вже користується ваш бухгалтер. Проводки надходять із посиланнями на PNR, рядками комісій і правильним податковим кодом, готові до проведення чи імпорту.

  • Проведення

    QuickBooks

    Рахунки, платежі й проводки з посиланнями на PNR і рядками комісій агентів.

  • Проведення

    Xero

    Рахунки, платежі й проводки на ваші рахунки та податкові ставки в Xero.

  • Вивантаження CSV

    Tally

    Готовий до аудиту CSV з потрібними рахунками й розбивкою податків для імпорту в Tally.

  • Вивантаження CSV

    Sage

    Файли CSV для Sage і для аудиторів, яким зручніші прості файли.

  • API-хуки

    Ваш ERP або BI

    Індивідуальні хуки, що передають ті самі облікові дані в ERP або BI-конвеєр.

Таблиця зіставлення (приклад)
Позиція PHPTRAVELSРахунокПодатковий код
  • Продажі авіаквитків4010Z0
  • Продажі готелів4020S
  • Тури та екскурсії4030S
  • Візові послуги4040EX
  • Сервісні збори4100S
  • Комісії агентів5050-
  • Курсові різниці7010-
  • Комісії карток і шлюзів6120EX
{
  "event": "journal.ready",
  "doc": "INV-10482",
  "pnr": "X7K2LM",
  "currency": "USD",
  "lines": [
    { "account": "1100", "debit": 820.00 },
    { "account": "2110", "credit": 742.00 },
    { "account": "4100", "credit": 65.00 },
    { "account": "2200", "credit": 13.00 }
  ]
}

Якщо ваш облік ведеться не в QuickBooks, Xero, Tally чи Sage, та сама проводка може потрапити у вашу систему через Індивідуальна інтеграція API. Формат даних погоджується під час впровадження.

Конектори постачальників, платежів і каналів: див. Усі інтеграції.

Кредит агентів

Кредит агентів, виписки й розрахунки, що потрапляють в облік

B2B-агенти бронюють у кредит, тож ризик — питання фінансів не менше, ніж продажів. Ліміти, виписки й розрахунки зберігаються в тих самих даних, що живлять ваш облік.

  • Ліміти з автоматичним блокуваннямЗадайте кредитний ліміт для агента; після його досягнення бронювання зупиняється.
  • Рівні ризику й пільгові періодиПопередити заздалегідь, дати коротку відстрочку, потім заблокувати.
  • Виписки синхронізовані з облікомВиписки й розрахунки агентів збігаються з проведеною дебіторкою.
  • Поповнення гаманця через APIПоповнення й розрахунки надходять як квитанції через API-хуки.

Агенти можуть вносити передоплату через Гаманець B2B-агента і бронювати в B2B-портал для туризму, а комісії й націнки обліковуються для кожного агента.

Ризик за агентами (приклад)USD
  • AG-104У межах ліміту
    Використано
    4,200.00
    Ліміт
    10,000.00
    Частка
    42%
  • AG-118Зона уваги
    Використано
    21,600.00
    Ліміт
    25,000.00
    Частка
    86%
  • AG-131Пільговий період
    Використано
    8,350.00
    Ліміт
    8,000.00
    Частка
    104%
  • AG-142Заблоковано за лімітом
    Використано
    15,000.00
    Ліміт
    15,000.00
    Частка
    100%

Приклади агентів. Рівні й пільгові періоди задаються для агента або групи агентів.

Закриття місяця

Закриття в таблицях проти інтегрованого закриття

Якщо облік ведеться в Excel чи універсальній системі, закриття місяця зводиться до повторного введення й пошуку розходжень. Ось що змінює інтеграція.

ЗавданняТаблиці й ручне введенняІнтеграція з PHPTRAVELS
Рахунки й квитанціїТаблиці й ручне введенняПередруковуються з екранів бронювання; помилки з'їдають виручку.Інтеграція з PHPTRAVELSФормуються з бронювання з уже заповненими PNR, пасажиром і податком.
Звірка BSP/ARCТаблиці й ручне введенняРядок за рядком зі звітом; ADM і ACM знаходяться пізно.Інтеграція з PHPTRAVELSАвтоматичне зіставлення, розходження позначені причиною.
Кредит агентівТаблиці й ручне введенняРизик перевіряється заднім числом, якщо взагалі перевіряється.Інтеграція з PHPTRAVELSЛіміти застосовуються під час бронювання, виписки пов'язані з дебіторкою.
Податки й валютиТаблиці й ручне введенняПДВ і GST рахуються для кожної країни в окремих таблицях.Інтеграція з PHPTRAVELSПДВ або GST ринку й валютний курс застосовуються до кожного рядка.
Проведення в головну книгуТаблиці й ручне введенняПідсумки вводяться в облікову програму повторно.Інтеграція з PHPTRAVELSПроводки йдуть у QuickBooks або Xero чи вивантажуються для Tally і Sage.
Журнал аудитуТаблиці й ручне введенняНотатки розкидані по листах і версіях файлів.Інтеграція з PHPTRAVELSКоригування з коментарями й зведення аудиту для кожного закритого періоду.

Подивіться звірку на власних даних

Надішліть приклад звіту, і ми покажемо, як розходження виявляються, позначаються й вивантажуються з коментарями аудиту. Варіанти ліцензій на сторінці Ціни, вихідний код включено, розміщення на вашому сервері.

Відкрити демоПоговорити з експертом з обліку

Пов'язані сторінки бек-офісу

FAQ

Питання про інтеграцію турбухгалтерії

Поширені питання про проведення бронювань, звірку BSP/ARC, бухгалтерські вивантаження й кредит агентів.

Відділ продажів

Вона поєднує платформу бронювання з вашою обліковою системою. Бронювання, повернення й поповнення агентів стають збалансованими проводками з даними PNR, постачальника й податків і проводяться в QuickBooks чи Xero або вивантажуються в CSV для Tally і Sage.

Так. PHPTRAVELS веде туристичні рахунки, кредит і комісії агентів, звірку BSP/ARC і вивантаження в поширені облікові програми. Ліцензія містить вихідний код, система працює на вашому власному сервері.

Так. Звіти завантажуються в PDF, CSV або через API, квитки зіставляються з рахунками, а розходження за ADM чи ACM, податками й поверненнями позначаються причиною та вивантажуються в готове до аудиту зведення.

Рахунки, платежі й проводки можна проводити в QuickBooks і Xero, а для Tally і Sage вивантажуються файли CSV. Інші ERP і BI-системи отримують ті самі дані через індивідуальні API-хуки.

Так. Кредитні ліміти, виписки, розрахунки, комісії й націнки ведуться для кожного агента, а поповнення гаманця обліковуються як депозити до моменту бронювання.

Туризму потрібні взаєморозрахунки BSP/ARC, рахунки за PNR, звірка з постачальниками й податки, що залежать від країни та продукту. Універсальні програми фіксують підсумки, але не переносять ці посилання з бронювання.

Дізнайтеся більше

Ще про платформу