Demo na żywo

Integracja back office

Integracja systemów księgowych w turystyce, która trzyma rezerwacje i księgi w zgodzie

Połącz platformę rezerwacyjną z księgowością. Każdy bilet, hotel, zwrot i doładowanie agenta staje się zbilansowanym dekretem, raporty BSP i ARC są uzgadniane wiersz po wierszu, a czyste zapisy trafiają do QuickBooks, Xero lub do pliku CSV dla Tally i Sage.

  • Dekrety z każdej rezerwacji
  • Uzgadnianie BSP/ARC
  • Eksport do QuickBooks, Xero i Tally
  • Kredyt agentów w księgach

Od rezerwacji do księgi głównej

Jak integracja systemów księgowych w turystyce zamienia rezerwacje w dekrety

Ogólny program księgowy widzi płatność. Firma turystyczna potrzebuje PNR, dostawcy, podatku i prowizji, które za nią stoją. Integracja przenosi to wszystko z rezerwacji do dekretu w podwójnym zapisie, któremu księgowy może ufać.

  1. 01

    Zdarzenie rezerwacyjne

    Wystawiono bilet, potwierdzono hotel, przetworzono zwrot lub agent doładował portfel.

  2. 02

    Dokument księgowy

    Platforma wystawia fakturę, korektę lub pokwitowanie z odniesieniem do PNR, pasażera i dostawcy.

  3. 03

    Mapowanie kont

    Każdy wiersz trafia na konto z Twojego planu kont, z kodem podatku i walutą bazową.

  4. 04

    Twój system księgowy

    Dekrety są księgowane lub eksportowane do QuickBooks, Xero, Tally, Sage albo własnego ERP.

Wystawianie faktur, pokwitowań i korekt opisuje strona Księgowość biura podróży. Ta strona dotyczy przenoszenia tych dokumentów do ksiąg bez ponownego wpisywania.

Dekret księgowy

Wystawiony bilet lotniczy

INV-10482USD
KontoWnMa
  • Należności od klientów1100820.00
  • Zobowiązanie BSP (linia)2110742.00
  • Przychody z opłat serwisowych410065.00
  • VAT należny220013.00
Zbilansowany820.00820.00
Z rezerwacjiPNRX7K2LMBilet157-2345678901

Część linii trafia na zobowiązanie BSP, opłata serwisowa do przychodów, a podatek na osobne konto, dzięki czemu raport BSP można później uzgodnić.

Dekret księgowy

Potwierdzona rezerwacja hotelu

INV-10483EUR
KontoWnMa
  • Należności od klientów11001,240.00
  • Zobowiązanie wobec hotelu21201,050.00
  • Przychody z marży4200158.00
  • VAT od marży221032.00
Zbilansowany1,240.001,240.00
Z rezerwacjiRezerwacjaHB-55120Ref. dostawcySUP-7731

Koszt dostawcy i marża są rozdzielane przy rezerwacji, więc marża według produktu i dostawcy jest widoczna bez arkusza.

Dekret księgowy

Zwrot biletu

CN-0442USD
KontoWnMa
  • Należny zwrot od linii1210560.00
  • Zwrot do wypłaty klientowi2300510.00
  • Przychody z opłat za anulację430050.00
Zbilansowany560.00560.00
Z rezerwacjiPNRX7K2LMFakturaINV-10482

Korekta pozostaje powiązana z fakturą pierwotną, a opłata za anulację zostaje w przychodach zamiast zniknąć w zwrocie.

Dekret księgowy

Doładowanie portfela agenta

RCPT-2210USD
KontoWnMa
  • Rachunek bankowy10105,000.00
  • Depozyty agentów24005,000.00
Zbilansowany5,000.005,000.00
Z rezerwacjiAgentAG-118PłatnośćTXN 88412

Doładowanie jest zobowiązaniem, dopóki agent nie zarezerwuje, dlatego trafia do depozytów agentów, a nie do sprzedaży.

Przykładowe kwoty i numery kont. Twój plan kont, zasady podatkowe i waluty są mapowane podczas wdrożenia.

BSP i ARC

Uzgadnianie BSP/ARC i dostawców, wiersz po wierszu

Zaimportuj raport BSP lub ARC i zestawienia dostawców, pozwól dopasować bilety do faktur i oznacz każdą różnicę przyczyną, zanim cokolwiek zostanie zaksięgowane.

  1. 01

    Import raportów

    Wczytaj raporty BSP, ARC i dostawców z PDF, CSV lub przez API.
  2. 02

    Automatyczne dopasowanie

    Bilety są dopasowywane do faktur; ADM i ACM, podatki i zwroty są oznaczane.
  3. 03

    Wyjaśnianie różnic

    Księguj korekty z notatkami, by każda zmiana zachowała ścieżkę audytu.
  4. 04

    Księgowanie lub eksport

    Wyślij dekrety do QuickBooks lub Xero albo wyeksportuj CSV dla Tally.
  5. 05

    Zamknięcie okresu

    Opublikuj podsumowanie audytu i zablokuj okres przed późniejszymi zmianami.

Tablica raportu (przykład)

Tablica raportu (przykład)
Bilet / PNRRaportFakturaRóżnicaPrzyczyna
157-2345678901PNR X7K2LM742.00742.000.00Dopasowany
176-4410023987PNR QH8M2P1,318.401,298.40+20.00ADM
065-7781230045PNR ZT4K9W486.00498.20-12.20Prowizja
125-9012245561PNR BV7N1C905.10905.100.00Dopasowany
157-2345690112PNR LM3R8D-560.00--560.00Przesunięty zwrot
618-3302114870PNR KD2X6Q0.00312.00-312.00Void / reemisja

2Dopasowane wiersze

4Różnice do wyjaśnienia

Przykładowe wiersze. Różnice są oznaczane przyczyną, więc powtarzające się przypadki wyjaśnia się tak samo w każdym okresie.

Pola używane do dopasowania

  • Numer biletu i dokumentu
  • PNR i numer rezerwacji
  • Nazwisko pasażera i data podróży
  • Referencja dostawcy i numer faktury
  • Wiersze taryfy, podatków i prowizji

Systemy rozliczeń

BSP czy ARC: co dotyczy Ciebie

Oba standaryzują rozliczenia i raportowanie linii lotniczych dla akredytowanych agencji. To, który uzgadniasz, zależy od rynku, na którym sprzedajesz.

BSP

Używany w wielu krajach

Standardowe raportowanie sprzedaży i zwrotów biletów, z okresami rozliczeniowymi pokazującymi sumy zobowiązań i należności dla wielu linii.

ARC

Używany głównie w Stanach Zjednoczonych

Sprzedaż, wymiany i zwroty raportowane przez ARC, z korektami zmieniającymi sumy zobowiązań, które wymagają jasnej ścieżki audytu.

Konektory księgowe

QuickBooks, Xero, Tally i Sage, zmapowane na Twój plan kont

Zachowaj program księgowy, którego już używa Twój księgowy. Dekrety przychodzą z referencjami PNR, wierszami prowizji i właściwym kodem podatku, gotowe do zaksięgowania lub importu.

  • Księgowanie

    QuickBooks

    Faktury, płatności i dekrety z referencjami PNR i wierszami prowizji agentów.

  • Księgowanie

    Xero

    Faktury, płatności i dekrety księgowane na Twoje konta i stawki podatku w Xero.

  • Eksport CSV

    Tally

    Gotowy do audytu CSV z właściwymi kontami i podziałem podatków do importu w Tally.

  • Eksport CSV

    Sage

    Pliki CSV dla Sage i dla audytorów, którzy wolą proste pliki.

  • Hooki API

    Twój ERP lub BI

    Hooki na zamówienie, które wysyłają te same dane księgowe do ERP lub potoku BI.

Arkusz mapowania (przykład)
Pozycja PHPTRAVELSKontoKod podatku
  • Sprzedaż lotów4010Z0
  • Sprzedaż hoteli4020S
  • Wycieczki i atrakcje4030S
  • Usługi wizowe4040EX
  • Opłaty serwisowe4100S
  • Prowizje agentów5050-
  • Różnice kursowe7010-
  • Opłaty kartowe i bramek6120EX
{
  "event": "journal.ready",
  "doc": "INV-10482",
  "pnr": "X7K2LM",
  "currency": "USD",
  "lines": [
    { "account": "1100", "debit": 820.00 },
    { "account": "2110", "credit": 742.00 },
    { "account": "4100", "credit": 65.00 },
    { "account": "2200", "credit": 13.00 }
  ]
}

Jeśli Twoja księgowość to nie QuickBooks, Xero, Tally ani Sage, ten sam dekret może trafić do Twojego systemu przez Integracja API na zamówienie. Format danych ustala się podczas wdrożenia.

Konektory dostawców, płatności i kanałów sprzedaży: zobacz Wszystkie integracje.

Kredyt agentów

Kredyt agentów, zestawienia i rozliczenia, które trafiają do ksiąg

Agenci B2B rezerwują na kredyt, więc ekspozycja to sprawa finansowa w tym samym stopniu co sprzedażowa. Limity, zestawienia i rozliczenia są w tych samych danych, które zasilają księgi.

  • Limity z automatyczną blokadąUstaw limit kredytu dla agenta; po jego osiągnięciu rezerwacje są wstrzymywane.
  • Progi ryzyka i okresy karencjiOstrzegaj wcześnie, daj krótką karencję, potem blokuj.
  • Zestawienia zgodne z księgamiZestawienia i rozliczenia agentów zgadzają się z zaksięgowanymi należnościami.
  • Doładowania portfela przez APIDoładowania i rozliczenia przychodzą jako pokwitowania przez hooki API.

Agenci mogą płacić z góry przez Portfel agenta B2B i rezerwować w Portal turystyczny B2B, a prowizje i marże są śledzone dla każdego agenta.

Ekspozycja agentów (przykład)USD
  • AG-104W limicie
    Wykorzystano
    4,200.00
    Limit
    10,000.00
    Udział
    42%
  • AG-118Próg ostrzegawczy
    Wykorzystano
    21,600.00
    Limit
    25,000.00
    Udział
    86%
  • AG-131Karencja
    Wykorzystano
    8,350.00
    Limit
    8,000.00
    Udział
    104%
  • AG-142Zablokowany na limicie
    Wykorzystano
    15,000.00
    Limit
    15,000.00
    Udział
    100%

Przykładowi agenci. Progi i karencje ustawia się dla agenta lub grupy agentów.

Zamknięcie miesiąca

Zamknięcie w arkuszach a zamknięcie zintegrowane

Jeśli księgi prowadzi się w Excelu lub w ogólnym systemie, większość zamknięcia miesiąca to przepisywanie i szukanie różnic. Oto co zmienia integracja.

ZadanieArkusze i ręczne wpisyZintegrowane z PHPTRAVELS
Faktury i pokwitowaniaArkusze i ręczne wpisyPrzepisywane ręcznie z ekranów rezerwacji; błędy oznaczają utracony przychód.Zintegrowane z PHPTRAVELSWystawiane z rezerwacji z wypełnionym PNR, pasażerem i podatkiem.
Uzgadnianie BSP/ARCArkusze i ręczne wpisyWiersz po wierszu z raportem; ADM i ACM wychodzą późno.Zintegrowane z PHPTRAVELSDopasowanie automatyczne, różnice oznaczone przyczyną.
Kredyt agentówArkusze i ręczne wpisyEkspozycja sprawdzana po fakcie, jeśli w ogóle.Zintegrowane z PHPTRAVELSLimity egzekwowane przy rezerwacji, zestawienia powiązane z należnościami.
Podatki i walutyArkusze i ręczne wpisyVAT i GST liczone dla każdego kraju w osobnych arkuszach.Zintegrowane z PHPTRAVELSVAT lub GST danego rynku i kurs waluty stosowane w każdym wierszu.
Księgowanie w księdze głównejArkusze i ręczne wpisySumy przepisywane do programu księgowego.Zintegrowane z PHPTRAVELSDekrety księgowane w QuickBooks lub Xero albo eksportowane do Tally i Sage.
Ścieżka audytuArkusze i ręczne wpisyNotatki rozproszone w mailach i wersjach plików.Zintegrowane z PHPTRAVELSKorekty z notatkami i podsumowanie audytu dla każdego zamkniętego okresu.

Zobacz uzgadnianie na własnych danych

Prześlij przykładowy raport, a pokażemy, jak różnice są oznaczane, opisywane i eksportowane z notatkami audytu. Opcje licencji są na stronie Cennik, z kodem źródłowym w zestawie i hostingiem na własnym serwerze.

Wypróbuj demoPorozmawiaj z ekspertem od księgowości

Powiązane strony back office

FAQ

Pytania o integrację księgowości turystycznej

Częste pytania o księgowanie rezerwacji, uzgadnianie BSP/ARC, eksporty księgowe i kredyt agentów.

Kontakt ze sprzedażą

Łączy platformę rezerwacyjną z systemem księgowym. Rezerwacje, zwroty i doładowania agentów stają się zbilansowanymi dekretami z danymi PNR, dostawcy i podatku, które są księgowane w QuickBooks lub Xero albo eksportowane jako CSV dla Tally i Sage.

Tak. PHPTRAVELS obsługuje faktury turystyczne, kredyt i prowizje agentów, uzgadnianie BSP/ARC oraz eksporty do popularnych programów księgowych. Jest licencjonowany z kodem źródłowym i działa na Twoim własnym serwerze.

Tak. Raporty importuje się z PDF, CSV lub przez API, bilety są dopasowywane do faktur, a różnice ADM lub ACM, podatków i zwrotów są oznaczane przyczyną i eksportowane jako podsumowanie gotowe do audytu.

Faktury, płatności i dekrety można księgować w QuickBooks i Xero, a dla Tally i Sage eksportowane są pliki CSV. Inne systemy ERP lub BI mogą otrzymywać te same dane przez hooki API na zamówienie.

Tak. Limity kredytowe, zestawienia, rozliczenia, prowizje i marże są śledzone dla każdego agenta, a doładowania portfela są ewidencjonowane jako depozyty do czasu rezerwacji.

Turystyka wymaga rozliczeń BSP/ARC, fakturowania według PNR, uzgadniania dostawców i podatków zależnych od kraju i produktu. Ogólne programy rejestrują sumy, ale nie przenoszą tych odniesień z rezerwacji.

Odkryj więcej

Więcej o platformie