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Integração de back office

Integração de sistemas contábeis de viagens que mantém reservas e livros em dia

Conecte sua plataforma de reservas à contabilidade. Cada bilhete, hotel, reembolso e recarga de agente vira um lançamento balanceado, os extratos BSP e ARC são conciliados linha a linha e lançamentos limpos chegam ao QuickBooks, ao Xero ou a um CSV para Tally e Sage.

  • Lançamentos de cada reserva
  • Conciliação BSP/ARC
  • Exportação para QuickBooks, Xero e Tally
  • Crédito de agentes na contabilidade

Da reserva ao razão

Como a integração de sistemas contábeis de viagens transforma reservas em lançamentos

Uma ferramenta contábil genérica vê um pagamento. Uma empresa de viagens precisa do PNR, do fornecedor, do imposto e da comissão por trás dele. A integração leva tudo isso da reserva para um lançamento de partidas dobradas em que seu contador pode confiar.

  1. 01

    Evento de reserva

    Um bilhete é emitido, um hotel confirmado, um reembolso processado ou um agente recarrega a carteira.

  2. 02

    Documento contábil

    A plataforma emite fatura, nota de crédito ou recibo com referências de PNR, passageiro e fornecedor.

  3. 03

    Mapeamento de contas

    Cada linha é ligada ao seu plano de contas, códigos de imposto e moeda base.

  4. 04

    Seu sistema contábil

    Os lançamentos são enviados ou exportados para QuickBooks, Xero, Tally, Sage ou seu próprio ERP.

A emissão de faturas, recibos e notas de crédito está na página Contabilidade para agências. Esta página trata de levar esses documentos para seus livros sem redigitação.

Lançamento contábil

Bilhete aéreo emitido

INV-10482USD
ContaDébitoCrédito
  • Clientes a receber1100820.00
  • BSP a pagar (companhia)2110742.00
  • Receita de taxas de serviço410065.00
  • Imposto sobre vendas220013.00
Balanceado820.00820.00
Da reservaPNRX7K2LMBilhete157-2345678901

A parte da companhia vai para BSP a pagar, sua taxa de serviço para receita e o imposto para conta própria, para conciliar depois o extrato BSP.

Lançamento contábil

Reserva de hotel confirmada

INV-10483EUR
ContaDébitoCrédito
  • Clientes a receber11001,240.00
  • Fornecedor de hotel a pagar21201,050.00
  • Receita de markup4200158.00
  • Imposto sobre a margem221032.00
Balanceado1,240.001,240.00
Da reservaReservaHB-55120Ref. fornecedorSUP-7731

Custo do fornecedor e markup são separados na reserva, então a margem por produto e fornecedor aparece sem planilha.

Lançamento contábil

Bilhete reembolsado

CN-0442USD
ContaDébitoCrédito
  • Reembolso da companhia a receber1210560.00
  • Reembolso devido ao cliente2300510.00
  • Receita de multas430050.00
Balanceado560.00560.00
Da reservaPNRX7K2LMFaturaINV-10482

A nota de crédito fica ligada à fatura original e a multa de cancelamento permanece como receita em vez de se perder no reembolso.

Lançamento contábil

Recarga da carteira de um agente

RCPT-2210USD
ContaDébitoCrédito
  • Conta bancária10105,000.00
  • Depósitos de agentes24005,000.00
Balanceado5,000.005,000.00
Da reservaAgenteAG-118PagamentoTXN 88412

Uma recarga é um passivo até o agente reservar, por isso fica em depósitos de agentes e não em vendas.

Valores e códigos de conta de exemplo. Seu plano de contas, regras fiscais e moedas são mapeados na implantação.

BSP e ARC

Conciliação BSP/ARC e de fornecedores, linha a linha

Importe o extrato BSP ou ARC e os extratos dos fornecedores, deixe os bilhetes casarem com as faturas e marque cada diferença com um motivo antes de lançar qualquer coisa.

  1. 01

    Importar extratos

    Carregue extratos BSP, ARC e de fornecedores em PDF, CSV ou por API.
  2. 02

    Casar automaticamente

    Bilhetes casam com faturas; ADM e ACM, impostos e reembolsos são sinalizados.
  3. 03

    Resolver diferenças

    Lance ajustes com notas para que cada mudança mantenha sua trilha de auditoria.
  4. 04

    Lançar ou exportar

    Envie lançamentos ao QuickBooks ou Xero, ou exporte CSV para o Tally.
  5. 05

    Fechar o período

    Publique o resumo de auditoria e bloqueie o período contra edições posteriores.

Painel do extrato (exemplo)

Painel do extrato (exemplo)
Bilhete / PNRExtratoFaturaDiferençaMotivo
157-2345678901PNR X7K2LM742.00742.000.00Casada
176-4410023987PNR QH8M2P1,318.401,298.40+20.00ADM
065-7781230045PNR ZT4K9W486.00498.20-12.20Comissão
125-9012245561PNR BV7N1C905.10905.100.00Casada
157-2345690112PNR LM3R8D-560.00--560.00Reembolso defasado
618-3302114870PNR KD2X6Q0.00312.00-312.00Cancelamento / reemissão

2Linhas casadas

4Diferenças a resolver

Linhas de exemplo. As diferenças são marcadas por motivo, então casos repetidos são resolvidos da mesma forma a cada período.

Campos usados no casamento

  • Número do bilhete e do documento
  • PNR e referência da reserva
  • Nome do passageiro e data da viagem
  • Referência do fornecedor e número da fatura
  • Linhas de tarifa, impostos e comissão

Sistemas de liquidação

BSP ou ARC: qual se aplica a você

Ambos padronizam a liquidação e os relatórios das companhias aéreas para agências credenciadas. Qual você concilia depende do mercado em que vende.

BSP

Usado em muitos países

Relatório padrão de vendas e reembolsos de bilhetes, com períodos de extrato que mostram totais a pagar e a receber de várias companhias.

ARC

Usado principalmente nos Estados Unidos

Vendas, trocas e reembolsos informados via ARC, com ajustes que alteram os totais a pagar e exigem trilha de auditoria clara.

Conectores contábeis

QuickBooks, Xero, Tally e Sage, mapeados ao seu plano de contas

Mantenha o sistema contábil que seu contador já usa. Os lançamentos chegam com referências de PNR, linhas de comissão e o código de imposto certo, prontos para lançar ou importar.

  • Lançamento

    QuickBooks

    Faturas, pagamentos e lançamentos com referências de PNR e linhas de comissão de agentes.

  • Lançamento

    Xero

    Faturas, pagamentos e lançamentos nas suas contas e alíquotas do Xero.

  • Exportação CSV

    Tally

    CSV pronto para auditoria com as contas e a divisão de impostos corretas para importar no Tally.

  • Exportação CSV

    Sage

    Arquivos CSV para o Sage e para auditores que preferem arquivos simples.

  • Hooks de API

    Seu ERP ou BI

    Hooks sob medida que enviam os mesmos dados contábeis a um ERP ou a um pipeline de BI.

Planilha de mapeamento (exemplo)
Item do PHPTRAVELSContaCódigo fiscal
  • Vendas de voos4010Z0
  • Vendas de hotéis4020S
  • Passeios e atividades4030S
  • Serviços de visto4040EX
  • Taxas de serviço4100S
  • Comissões de agentes5050-
  • Variação cambial7010-
  • Taxas de cartão e gateway6120EX
{
  "event": "journal.ready",
  "doc": "INV-10482",
  "pnr": "X7K2LM",
  "currency": "USD",
  "lines": [
    { "account": "1100", "debit": 820.00 },
    { "account": "2110", "credit": 742.00 },
    { "account": "4100", "credit": 65.00 },
    { "account": "2200", "credit": 13.00 }
  ]
}

Se sua contabilidade não for QuickBooks, Xero, Tally ou Sage, o mesmo lançamento pode ir para seu próprio sistema por uma Integração de API personalizada. O formato dos dados é combinado na implantação.

Para conectores de fornecedores, pagamentos e canais, veja Todas as integrações.

Crédito de agentes

Crédito de agentes, extratos e acertos que chegam à contabilidade

Agentes B2B reservam a crédito, então a exposição é tanto financeira quanto comercial. Limites, extratos e acertos ficam nos mesmos registros que alimentam seus livros.

  • Limites com bloqueio automáticoDefina um limite de crédito por agente; as reservas param quando ele é atingido.
  • Faixas de risco e carênciaAvise cedo, conceda uma carência curta e depois bloqueie.
  • Extratos sincronizados com a contabilidadeExtratos e acertos dos agentes batem com as contas a receber lançadas.
  • Recargas da carteira por APIRecargas e acertos chegam como recibos por hooks de API.

Agentes podem pré-pagar com a Carteira de agentes B2B e reservar pelo Portal B2B de viagens, com comissões e markups controlados por agente.

Exposição de agentes (exemplo)USD
  • AG-104Dentro do limite
    Usado
    4,200.00
    Limite
    10,000.00
    Uso
    42%
  • AG-118Faixa de atenção
    Usado
    21,600.00
    Limite
    25,000.00
    Uso
    86%
  • AG-131Carência
    Usado
    8,350.00
    Limite
    8,000.00
    Uso
    104%
  • AG-142Bloqueado no limite
    Usado
    15,000.00
    Limite
    15,000.00
    Uso
    100%

Agentes de exemplo. Faixas e carências são definidas por agente ou por grupo de agentes.

Fechamento do mês

Fechamento em planilhas versus fechamento integrado

Se os livros ficam no Excel ou em um sistema genérico, a maior parte do fechamento é redigitar e caçar diferenças. Veja onde a integração muda a rotina.

TarefaPlanilhas e digitação manualIntegrado ao PHPTRAVELS
Faturas e recibosPlanilhas e digitação manualDigitados à mão a partir das telas de reserva; erros vazam receita.Integrado ao PHPTRAVELSEmitidos a partir da reserva com PNR, passageiro e impostos já preenchidos.
Conciliação BSP/ARCPlanilhas e digitação manualLinha a linha contra o extrato; ADM e ACM descobertos tarde.Integrado ao PHPTRAVELSCasamento automático, com diferenças marcadas por motivo.
Crédito de agentesPlanilhas e digitação manualExposição verificada depois, quando é verificada.Integrado ao PHPTRAVELSLimites aplicados na reserva, extratos ligados às contas a receber.
Impostos e moedasPlanilhas e digitação manualIVA e GST calculados por país em planilhas separadas.Integrado ao PHPTRAVELSIVA ou GST de cada mercado e câmbio aplicados em cada linha.
Lançamento no razãoPlanilhas e digitação manualTotais redigitados no sistema contábil.Integrado ao PHPTRAVELSLançamentos enviados ao QuickBooks ou Xero, ou exportados para Tally e Sage.
Trilha de auditoriaPlanilhas e digitação manualNotas espalhadas entre e-mails e versões de arquivos.Integrado ao PHPTRAVELSAjustes com notas e um resumo de auditoria para cada período fechado.

Veja a conciliação com seus próprios dados

Compartilhe um extrato de exemplo e mostraremos como as diferenças são sinalizadas, marcadas e exportadas com notas de auditoria. As opções de licença estão na página de Preços, com código-fonte incluído e hospedagem no seu próprio servidor.

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Perguntas frequentes

Dúvidas sobre integração contábil de viagens

Perguntas comuns sobre levar reservas aos livros, conciliação BSP/ARC, exportações contábeis e crédito de agentes.

Fale com vendas

Ela conecta sua plataforma de reservas ao seu sistema contábil. Reservas, reembolsos e recargas de agentes viram lançamentos balanceados com dados de PNR, fornecedor e impostos, enviados ao QuickBooks ou Xero ou exportados em CSV para Tally e Sage.

Sim. O PHPTRAVELS cuida de faturas de viagem, crédito e comissões de agentes, conciliação BSP/ARC e exportações para os sistemas contábeis mais comuns. É licenciado com código-fonte incluído e roda no seu próprio servidor.

Sim. Os extratos são importados em PDF, CSV ou por API, os bilhetes casam com as faturas e diferenças de ADM ou ACM, impostos e reembolsos são sinalizadas com o motivo e exportadas em um resumo pronto para auditoria.

Faturas, pagamentos e lançamentos podem ser enviados ao QuickBooks e ao Xero, e arquivos CSV são exportados para Tally e Sage. Outros sistemas ERP ou de BI podem receber os mesmos dados por hooks de API sob medida.

Sim. Limites de crédito, extratos, acertos, comissões e markups são controlados por agente, e as recargas da carteira ficam registradas como depósitos até o agente reservar.

Viagens exigem liquidação BSP/ARC, faturamento por PNR, conciliação de fornecedores e impostos que variam por país e produto. Ferramentas genéricas registram os totais, mas não trazem essas referências da reserva.

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