Canlı demo

Back office entegrasyonu

Rezervasyonlarla defterleri uyumlu tutan Seyahat muhasebe sistemleri entegrasyonu

Rezervasyon platformunuzu muhasebenize bağlayın. Her bilet, otel, iade ve acente yüklemesi dengeli bir yevmiye kaydına dönüşür, BSP ve ARC ekstreleri satır satır eşleştirilir, temiz kayıtlar QuickBooks, Xero'ya veya Tally ve Sage için CSV'ye gider.

  • Her rezervasyondan yevmiye kaydı
  • BSP/ARC mutabakatı
  • QuickBooks, Xero ve Tally aktarımı
  • Acente kredisi muhasebede

Rezervasyondan büyük deftere

Seyahat muhasebe sistemleri entegrasyonu rezervasyonları nasıl yevmiye kaydına çevirir

Genel bir muhasebe aracı bir ödeme görür. Bir seyahat işletmesi ise arkasındaki PNR'ye, tedarikçiye, vergiye ve komisyona ihtiyaç duyar. Entegrasyon bunların hepsini rezervasyondan, muhasebecinizin güvenebileceği çift taraflı bir kayda taşır.

  1. 01

    Rezervasyon olayı

    Bilet kesilir, otel onaylanır, iade işlenir ya da bir acente cüzdanına yükleme yapar.

  2. 02

    Muhasebe belgesi

    Platform PNR, yolcu ve tedarikçi referanslarıyla fatura, alacak dekontu veya makbuz düzenler.

  3. 03

    Hesap eşleştirme

    Her satır hesap planınıza, vergi kodlarınıza ve ana para biriminize eşlenir.

  4. 04

    Muhasebe sisteminiz

    Kayıtlar QuickBooks, Xero, Tally, Sage veya kendi ERP'nize gönderilir ya da aktarılır.

Fatura, makbuz ve alacak dekontu düzenleme Acente muhasebesi sayfasında anlatılıyor. Bu sayfa, o belgeleri yeniden yazmadan defterlerinize taşımakla ilgili.

Yevmiye kaydı

Uçak bileti kesildi

INV-10482USD
HesapBorçAlacak
  • Müşteri alacakları1100820.00
  • BSP borcu (havayolu)2110742.00
  • Hizmet bedeli geliri410065.00
  • Hesaplanan KDV220013.00
Dengeli820.00820.00
RezervasyondanPNRX7K2LMBilet157-2345678901

Havayolu payı BSP borcuna, hizmet bedeliniz gelire, vergi kendi hesabına gider; böylece BSP ekstresi sonra eşleştirilebilir.

Yevmiye kaydı

Otel rezervasyonu onaylandı

INV-10483EUR
HesapBorçAlacak
  • Müşteri alacakları11001,240.00
  • Otel tedarikçisi borcu21201,050.00
  • Kâr payı geliri4200158.00
  • Marj üzerinden KDV221032.00
Dengeli1,240.001,240.00
RezervasyondanRezervasyonHB-55120Tedarikçi ref.SUP-7731

Tedarikçi maliyeti ve kâr payı rezervasyon anında ayrılır, böylece ürün ve tedarikçi bazında marj tablo olmadan görünür.

Yevmiye kaydı

Bilet iade edildi

CN-0442USD
HesapBorçAlacak
  • Havayolu iade alacağı1210560.00
  • Müşteriye ödenecek iade2300510.00
  • İptal ücreti geliri430050.00
Dengeli560.00560.00
RezervasyondanPNRX7K2LMFaturaINV-10482

Alacak dekontu orijinal faturaya bağlı kalır, iptal ücreti iadede kaybolmak yerine gelir olarak kalır.

Yevmiye kaydı

Acente cüzdanı yüklemesi

RCPT-2210USD
HesapBorçAlacak
  • Banka hesabı10105,000.00
  • Tutulan acente depozitoları24005,000.00
Dengeli5,000.005,000.00
RezervasyondanAcenteAG-118ÖdemeTXN 88412

Yükleme, acente rezervasyon yapana kadar bir borçtur; bu yüzden satışlara değil acente depozitolarına yazılır.

Örnek tutarlar ve hesap kodları. Kendi hesap planınız, vergi kurallarınız ve para birimleriniz kurulumda eşlenir.

BSP ve ARC

BSP/ARC ve tedarikçi mutabakatı, satır satır

BSP veya ARC ekstresini ve tedarikçi ekstrelerini içe aktarın, biletlerin faturalarla eşleşmesine izin verin ve bir şey kaydedilmeden önce her farka bir neden etiketi verin.

  1. 01

    Ekstreleri içe aktar

    BSP, ARC ve tedarikçi ekstrelerini PDF, CSV veya API ile yükleyin.
  2. 02

    Otomatik eşleştir

    Biletler faturalarla eşleşir; ADM ve ACM, vergiler ve iadeler işaretlenir.
  3. 03

    Farkları çöz

    Düzeltmeleri notlarla kaydedin, her değişiklik denetim izini korusun.
  4. 04

    Kaydet veya aktar

    Kayıtları QuickBooks veya Xero'ya gönderin ya da Tally için CSV aktarın.
  5. 05

    Dönemi kilitle

    Denetim özetini yayımlayın ve dönemi sonraki değişikliklere kapatın.

Ekstre panosu (örnek)

Ekstre panosu (örnek)
Bilet / PNREkstreFaturaFarkNeden
157-2345678901PNR X7K2LM742.00742.000.00Eşleşti
176-4410023987PNR QH8M2P1,318.401,298.40+20.00ADM
065-7781230045PNR ZT4K9W486.00498.20-12.20Komisyon
125-9012245561PNR BV7N1C905.10905.100.00Eşleşti
157-2345690112PNR LM3R8D-560.00--560.00İade zamanlaması
618-3302114870PNR KD2X6Q0.00312.00-312.00İptal / yeniden düzenleme

2Eşleşen satır

4Çözülecek fark

Örnek ekstre satırları. Farklar nedene göre etiketlenir, böylece tekrar eden durumlar her dönem aynı şekilde çözülür.

Eşleştirmede kullanılan alanlar

  • Bilet ve belge numarası
  • PNR ve rezervasyon referansı
  • Yolcu adı ve seyahat tarihi
  • Tedarikçi referansı ve fatura numarası
  • Ücret, vergi ve komisyon satırları

Takas sistemleri

BSP mi ARC mi: size hangisi uygun

İkisi de akredite acenteler için havayolu takasını ve raporlamasını standartlaştırır. Hangisini eşleştireceğiniz, satış yaptığınız pazara bağlıdır.

BSP

Birçok ülkede kullanılır

Bilet satış ve iadelerinin standart raporlaması; ekstre dönemleri birden çok havayolu için borç ve alacak toplamlarını gösterir.

ARC

Çoğunlukla ABD'de kullanılır

Satışlar, değişiklikler ve iadeler ARC üzerinden raporlanır; borç toplamlarını değiştiren düzeltmeler net bir denetim izi ister.

Muhasebe bağlayıcıları

Hesap planınıza eşlenmiş QuickBooks, Xero, Tally ve Sage

Muhasebecinizin zaten kullandığı sistemi koruyun. Kayıtlar PNR referansları, komisyon satırları ve doğru vergi koduyla, kaydedilmeye veya içe aktarılmaya hazır gelir.

  • Kayıt

    QuickBooks

    PNR referanslı ve acente komisyon satırlı faturalar, ödemeler ve yevmiye kayıtları.

  • Kayıt

    Xero

    Xero hesaplarınıza ve vergi oranlarınıza kaydedilen faturalar, ödemeler ve yevmiyeler.

  • CSV aktarımı

    Tally

    Tally'ye aktarım için doğru defterler ve vergi dökümüyle denetime hazır CSV.

  • CSV aktarımı

    Sage

    Sage ve düz dosyayla çalışmayı seven denetçiler için CSV dosyaları.

  • API hook'ları

    ERP veya BI sisteminiz

    Aynı muhasebe verisini bir ERP'ye veya BI hattına gönderen özel hook'lar.

Eşleştirme tablosu (örnek)
PHPTRAVELS kalemiHesapVergi kodu
  • Uçuş satışları4010Z0
  • Otel satışları4020S
  • Turlar ve aktiviteler4030S
  • Vize hizmetleri4040EX
  • Hizmet bedelleri4100S
  • Acente komisyonları5050-
  • Kur farkları7010-
  • Kart ve ödeme altyapısı ücretleri6120EX
{
  "event": "journal.ready",
  "doc": "INV-10482",
  "pnr": "X7K2LM",
  "currency": "USD",
  "lines": [
    { "account": "1100", "debit": 820.00 },
    { "account": "2110", "credit": 742.00 },
    { "account": "4100", "credit": 65.00 },
    { "account": "2200", "credit": 13.00 }
  ]
}

Muhasebeniz QuickBooks, Xero, Tally veya Sage değilse, aynı kayıt bir Özel API entegrasyonu ile kendi sisteminize gönderilebilir. Veri biçimi kurulumda kararlaştırılır.

Tedarikçi, ödeme ve kanal bağlayıcıları için bkz. Tüm entegrasyonlar.

Acente kredisi

Deftere işlenen acente kredisi, ekstreler ve mahsuplaşmalar

B2B acenteler krediyle rezervasyon yapar, bu yüzden risk satış kadar finans konusudur. Limitler, ekstreler ve mahsuplaşmalar defterlerinizi besleyen aynı kayıtlarda tutulur.

  • Otomatik kilitli limitlerHer acenteye kredi limiti tanımlayın; limite ulaşınca rezervasyon durur.
  • Risk bantları ve ek sürelerErken uyarın, kısa bir ek süre tanıyın, sonra kilitleyin.
  • Defterle senkron ekstrelerAcente ekstreleri ve mahsuplaşmalar kaydettiğiniz alacaklarla örtüşür.
  • API ile cüzdan yüklemeleriYüklemeler ve mahsuplaşmalar API hook'larıyla makbuz olarak gelir.

Acenteler B2B acente cüzdanı ile ön ödeme yapıp B2B seyahat portalı üzerinden rezervasyon yapabilir; komisyon ve kâr payları acente bazında izlenir.

Acente riski (örnek)USD
  • AG-104Limit içinde
    Kullanılan
    4,200.00
    Limit
    10,000.00
    Oran
    42%
  • AG-118İzleme bandı
    Kullanılan
    21,600.00
    Limit
    25,000.00
    Oran
    86%
  • AG-131Ek süre
    Kullanılan
    8,350.00
    Limit
    8,000.00
    Oran
    104%
  • AG-142Limitte kilitli
    Kullanılan
    15,000.00
    Limit
    15,000.00
    Oran
    100%

Örnek acenteler. Bantlar ve ek süreler acente veya acente grubu bazında ayarlanır.

Ay sonu kapanışı

Tabloyla kapanış ve entegre kapanış

Defterler Excel'de veya genel bir sistemde tutuluyorsa ay sonu işinin çoğu yeniden yazmak ve fark kovalamaktır. Entegrasyonun rutini değiştirdiği yerler şunlar.

GörevTablolar ve elle girişPHPTRAVELS ile entegre
Faturalar ve makbuzlarTablolar ve elle girişRezervasyon ekranlarından elle yazılır; hatalar gelir kaçırır.PHPTRAVELS ile entegrePNR, yolcu ve vergi önceden dolu olarak rezervasyondan düzenlenir.
BSP/ARC eşleştirmeTablolar ve elle girişEkstreye karşı satır satır; ADM ve ACM geç fark edilir.PHPTRAVELS ile entegreOtomatik eşleşir, farklar nedenle etiketlenir.
Acente kredisiTablolar ve elle girişRisk, kontrol edilirse, sonradan kontrol edilir.PHPTRAVELS ile entegreLimitler rezervasyonda uygulanır, ekstreler alacaklara bağlanır.
Vergiler ve para birimleriTablolar ve elle girişKDV ve GST her ülke için ayrı tablolarda hesaplanır.PHPTRAVELS ile entegrePazara özgü KDV veya GST ve kur her satıra uygulanır.
Büyük deftere kayıtTablolar ve elle girişToplamlar muhasebe sistemine yeniden girilir.PHPTRAVELS ile entegreKayıtlar QuickBooks veya Xero'ya gönderilir ya da Tally ve Sage için aktarılır.
Denetim iziTablolar ve elle girişNotlar e-postalara ve dosya sürümlerine dağılmış durumda.PHPTRAVELS ile entegreNotlu düzeltmeler ve kilitlenen her dönem için denetim özeti.

Mutabakatı kendi verinizle görün

Örnek bir ekstre paylaşın, farkların nasıl işaretlendiğini, etiketlendiğini ve denetim notlarıyla aktarıldığını gösterelim. Lisans seçenekleri Fiyatlandırma sayfasında; kaynak kod dahil ve kendi sunucunuzda barındırılır.

Canlı demoyu deneyinMuhasebe uzmanıyla görüşün

İlgili back office sayfaları

SSS

Seyahat muhasebe entegrasyonu soruları

Rezervasyonların deftere aktarılması, BSP/ARC mutabakatı, muhasebe aktarımları ve acente kredisi hakkında sık sorulan sorular.

Satış ekibiyle görüşün

Rezervasyon platformunuzu muhasebe sisteminize bağlar. Rezervasyonlar, iadeler ve acente yüklemeleri PNR, tedarikçi ve vergi bilgileriyle dengeli kayıtlara dönüşür; QuickBooks veya Xero'ya gönderilir ya da Tally ve Sage için CSV olarak aktarılır.

Evet. PHPTRAVELS seyahat faturalarını, acente kredisi ve komisyonlarını, BSP/ARC mutabakatını ve yaygın muhasebe yazılımlarına aktarımı yönetir. Kaynak kod dahil lisanslanır ve kendi sunucunuzda çalışır.

Evet. Ekstreler PDF, CSV veya API ile içe aktarılır, biletler faturalarla eşleşir; ADM veya ACM, vergi ve iade farkları nedeniyle işaretlenip denetime hazır bir özet olarak aktarılır.

Faturalar, ödemeler ve yevmiye kayıtları QuickBooks ve Xero'ya gönderilebilir, Tally ve Sage için CSV dosyaları aktarılır. Diğer ERP veya BI sistemleri aynı veriyi özel API hook'larıyla alabilir.

Evet. Kredi limitleri, ekstreler, mahsuplaşmalar, komisyonlar ve kâr payları acente bazında izlenir; cüzdan yüklemeleri acente rezervasyon yapana kadar depozito olarak tutulur.

Seyahat; BSP/ARC takası, PNR bazlı faturalama, tedarikçi mutabakatı ve ülkeye ve ürüne göre değişen vergiler ister. Genel araçlar toplamları kaydeder ama bu referansları rezervasyondan taşımaz.

Keşfetmeye devam edin

Platform hakkında daha fazlası