Kurumsal seyahat
Kimse rezervasyon yapmadan önce politikayı kontrol eden Kurumsal seyahat yönetimi yazılımı
Seyahat politikanızı kurallar olarak yazın, istisnaları doğru onaylayıcıya gönderin ve fatura gelmeden önce her seyahatin bir departmana kodlandığını görün. Kendi sunucunuzda çalışır, kaynak kodu dahildir.
- Politika kuralları
- Onay zincirleri
- Masraf merkezleri
- Departman bazında harcama
Politika motoru
Kurumsal seyahat yönetimi yazılımı bir politikayı nasıl kurallara dönüştürür
Kurumsal seyahat yönetimi yazılımı, şirket neye izin verildiğine karar verirken çalışanların uçuş, otel ve araçlarını kendilerinin ayırtmasını sağlar. PHPTRAVELS'ta seyahat politikası intranetteki bir PDF değildir. Arama sırasında ve ödeme adımında çalışan bir kurallar kümesidir. Böylece yolcu seçim yapmadan önce politikaya uygun olanı görür ve bir istisna, bilet kesilmeden önce yakalanır.
Her kuralın bir koşulu ve bir sonucu vardır. Koşul seyahati okur: kabin, uçuş saati, fiyat, şehir, tedarikçi ve rezervasyonun ne kadar önceden yapıldığı. Sonuç izin vermek, gerekçe istemek ya da onay için bekletmektir. Aşağıdaki ekran iki kurallı örnek bir politikadır. Hangi kuralın devreye girdiğini ve talebin sonra nereye gittiğini görmek için bir seyahat seçin.
Rezervasyon içeriği sağlayıcıları:Uçak biletiKonaklamaAraç ve transferTüm entegrasyonlar
Kural 1 · Kısa mesafe kabini
Eşleşiyor- EğerKabinBusiness ise
- VeUçuş süresi6 saatten kısaysa
- O zamanBağlı olunan yöneticinin onayı gerekir
Kural 2 · Şehir bazında otel limiti
Eşleşme yok- EğerGecelik fiyatşehir limitini aşıyorsa
- O zamanYönetici ve finans onayı gerekir
USD cinsinden gecelik limitler
- Londra
- 250
- Paris
- 220
- Frankfurt
- 180
- Dubai
- 200
- New York
- 300
Seyahat talebi
Londra - Frankfurt
Business class · 1 sa 35 dk
Kural 1 eşleşiyor: 6 saatten kısa bir uçuşta business kabin. Talep, bağlı olunan yönetici için bekletiliyor.
Londra - New York
Business class · 8 sa 05 dk
Hiçbir kural eşleşmiyor: uçuş 6 saatten uzun olduğu için business class politikaya uygun. Seyahat hemen ayırtılıyor.
Paris oteli
2 gece · gecelik
Kural 2 eşleşiyor:, Paris limitinin üzerinde. Yönetici onaylar, ardından finans ek maliyeti onaylar.
Onay zinciri
- 01YolcuTamamlandı
- 02Bağlı olunan yöneticiKarar bekleniyor
- 03FinansGerekmiyor
- 04AyırtıldıBaşlamadı
Örnek ekran. Kurallar, limitler, fiyatlar ve adlar örnektir.
Harcama raporları
Her seyahat ayırtılırken kodlanan departman bazında harcama
Her rezervasyon bir departman ve masraf merkezi taşır, bu yüzden rapor seyahat yapıldığı anda hazırdır. Kimse ay sonunda kart ekstrelerinden raporu yeniden oluşturmaz.
- Satış48,200
- Mühendislik31,500
- Pazarlama22,800
- Operasyon18,400
- Finans7,600
- İnsan kaynakları5,900
Toplam134,400 USD
USD cinsinden örnek veriler. Raporunuz kendi departmanlarınızı ve para biriminizi kullanır.
- İstisna payı
- Her çubuğun açık renkli kısmı, bir kuralı ihlal edip onaylanan harcamadır. Yüksek bir pay, çok sıkı bir limite ya da politikanın hatırlatılması gereken bir ekibe işaret eder.
- Ayrıntıya inme
- Bir departmanı açarak yolcularını, seyahatlerini ve tedarikçilerini, ayrıca her istisna için verilen gerekçeyi görün.
- Finansa aktarma
- Herhangi bir döneme ait rezervasyonları ve harcamaları indirin ya da JSON API ile muhasebe veya ERP sisteminize aktarın.
Seyahat kaydı
Her iş seyahatinin taşıdığı bilgiler
Kurallar ve raporlar ancak veriler bir kez, rezervasyon anında kaydedilirse işe yarar. Her seyahatin talepten faturaya kadar sakladığı bilgiler şunlardır.
- Yolcu profili
- Pasaporttaki ad, belge bilgileri, koltuk ve yemek tercihleri, sadakat numaraları ve bir acil durum kişisi. Bir kez girilir ve her rezervasyonda yeniden kullanılır.
- Şirket ve masraf merkezi
- Seyahatin faturalandığı tüzel kişilik, departman ve masraf merkezi ya da proje kodu.
- Seyahat amacı
- Müşteri toplantısı, konferans veya eğitim gibi kendi listenizden seçilen kısa bir gerekçe.
- Politika sonucu
- Politikaya uygun ya da ihlal edilen kural ve yolcunun seçtiği gerekçe kodu.
- Onay geçmişi
- Kimin, ne zaman ve hangi yorumla onayladığı; denetimler için rezervasyonla birlikte saklanır.
- Fiyatlar ve ücretler
- Geçerli olduğu yerde pazarlıkla belirlenmiş kurumsal fiyatlar ve varsa hizmet bedeli veya kâr payı.
- Ödeme
- Şirket kredisi, ön ödemeli cüzdan veya kart ve seyahatin yer aldığı fatura.
Roller
Kurumsal hesapta kim ne yapar
Dört rol var ve her biri yalnızca ihtiyaç duyduğunu görür. Bir kişi birden fazla role sahip olabilir, örneğin seyahat de eden bir yönetici.
| Görev | Yolcu | Onaylayıcı | Seyahat yöneticisi | Finans |
|---|---|---|---|---|
| Politika dahilinde arama ve rezervasyon | Evet | Evet | Evet | Hayır |
| İş arkadaşları için rezervasyon | Hayır | Hayır | Evet | Hayır |
| İstisnaları onaylama veya reddetme | Hayır | Kendi seyahatleri veya ekibi | Evet | Evet |
| Kuralları ve şehir limitlerini düzenleme | Hayır | Hayır | Evet | Hayır |
| Kurumsal fiyatları yükleme | Hayır | Hayır | Evet | Hayır |
| Seyahat harcamasını görme | Kendi seyahatleri veya ekibi | Kendi seyahatleri veya ekibi | Evet | Evet |
| Faturalar ve dışa aktarımlar | Hayır | Hayır | Hayır | Evet |
Tipik bir kurulum. Yetkiler her şirket hesabı için ayrı belirlenir.
Devreye alma
Kurulumdan ilk onaylı seyahate
Bir şirket veya seyahat yönetim şirketi için yaygın bir iş sırası. Her adımda genellikle kimin yaptığı belirtilir.
- 01
Sunucunuza kurun
GeliştiricilerPHPTRAVELS'ı kontrolünüzdeki bir sunucuda veya bulut hesabında barındırın; böylece yolcu verileri sizin seçtiğiniz yerde kalır.
- 02
Rezervasyon içeriğini bağlayın
Seyahat masasıUçuş, otel ve araç tedarikçilerini kendi kimlik bilgilerinizle ekleyin ve pazarlıkla elde ettiğiniz kurumsal fiyatları yükleyin.
- 03
Şirketi oluşturun
Seyahat masasıŞirket hesabını departmanları ve masraf merkezleriyle oluşturun, ardından yolcuları bir dosyadan veya İK sisteminizden içe aktarın.
- 04
Kuralları yazın
Seyahat yöneticisiYazılı politikanın her satırını bir kurala dönüştürün: kabin, şehir bazında otel limitleri, erken satın alma ve tercih edilen tedarikçiler.
- 05
Onaylayıcıları belirleyin
Seyahat yöneticisiHer departman veya yolcu seviyesi için kimin onaylayacağını ve bir seyahat belirli bir tutarı aştığında kimin son onayı vereceğini belirleyin.
- 06
Pilot uygulama yapın
Seyahat masasıBir ekibin birkaç hafta rezervasyon yapmasına izin verin, istisna raporunu inceleyin ve normal seyahatleri engelleyen limitleri gevşetin.
- 07
Herkese açın
FinansŞirketin geri kalanını davet edin ve ay sonu faturalamayı tek bir toplu faturaya geçirin.
Çalışma modelleri
Şirket içi seyahat masası veya seyahat yönetim şirketi
Aynı kurulum ikisine de hizmet eder. Değişen, müşterinin kim olduğu ve seyahatin nasıl faturalandığıdır.
Şirket içi seyahat masası
Tek şirket, çok sayıda yolcu
- Departmana veya kıdeme göre farklı kurallara sahip tek bir politika
- Çalışanlar kendileri rezervasyon yapar, karmaşık seyahatleri masa yürütür
- Harcamalar kendi finans ekibinize raporlanır
- Rezervasyon ücreti yerine departmanlara iç yansıtma
Seyahat yönetim şirketi
Çok sayıda kurumsal müşteri, tek platform
- Her müşteri için kendi politikası, fiyatları ve onaylayıcıları olan ayrı bir hesap
- Acenteleriniz arayan veya e-posta gönderen yolcular için rezervasyon yapar
- Müşteri veya masraf merkezi bazında toplu faturalar
- Müşteri, ürün veya rota bazında hizmet bedelleri ya da kâr payları
İkisinde de ortak: yolcu profilleri, kural motoru, onay zincirleri, 24 dil ve her şirketin kendi para biriminde faturalama.
Zaten tatil veya B2B seyahat mi satıyorsunuz? Aynı platformda bir kurumsal masa açın:Acente yönetim yazılımıİş seyahati yönetimi
Yazılım seçimi
Kurumsal seyahat aracı seçmeden önce sorulacak sorular
Bunları her kısa listede kullanın. Altındaki yanıt, PHPTRAVELS'ın konuyu nasıl ele aldığını gösterir.
Politika rezervasyondan önce mi kontrol ediliyor, yoksa yalnızca sonradan mı raporlanıyor?
Önce. Kurallar aramada ve ödeme adımında çalışır.
Onay yalnızca yolcuya değil, seyahate de bağlı olabilir mi?
Evet. Kabin, fiyat, şehir ve zamanlama bir seyahati onaya gönderebilir.
Kendi tedarikçi sözleşmelerinizi ve kurumsal fiyatlarınızı kullanabilir misiniz?
Evet. Tedarikçiler kendi kimlik bilgilerinizle bağlanır.
Yolcu verileri nerede saklanıyor?
Seçtiğiniz altyapıda; bu da GDPR gibi kurallara uyumu kolaylaştırır.
Ekibiniz iş akışını değiştirebilir mi?
Evet. Tam kaynak kodu ticari lisansla birlikte gelir.
Fiyat kullanıcı başına mı, seyahat başına mı, yoksa tek seferlik mi?
Abonelik değil, tek seferlik bir lisans.
Finans verileri dışarı alabilir mi?
Evet. Döneme göre raporlar ve dışa aktarımlar, ayrıca bir JSON API.
SSS
Kurumsal seyahat yönetimi yazılımı hakkında sorular
Seyahat yöneticileri, finans ekipleri ve seyahat yönetim şirketlerinin iş seyahati rezervasyonunu devreye almadan önce sordukları.
Satış ekibiyle görüşünİş seyahatleri için bir rezervasyon sistemidir. Çalışanlar uçuş, otel ve araç ayırtır; şirket de her seyahate kendi seyahat politikasını, onay kurallarını, yolcu profillerini, masraf merkezlerini, faturalamayı ve raporları uygular.
Kurumsal seyahat yazılımı, bir şirketin çalışanlarının nasıl seyahat ettiğini denetler. Seyahat acentesi yazılımı ise acentenin kendi satışlarını, tedarikçilerini ve acentelerini yönetir. PHPTRAVELS ikisini de kapsar; böylece bir seyahat yönetim şirketi veya acente, kurumsal müşterilere aynı kurulumdan hizmet verebilir.
Kabin sınıfı, şehir bazında otel limitleri, erken satın alma ve tercih edilen tedarikçilerle ilgili kurallar arama sırasında ve ödeme adımında kontrol edilir. Politikaya uygun seçenekler önce gösterilir. Bir istisna gerekçe ister ve kural öyle diyorsa herhangi bir bilet kesilmeden önce onay gerektirir.
Evet. Bir kural seyahati yalnızca bağlı olunan yöneticiye ya da önce yöneticiye, ardından finansa gönderebilir. Hiçbir kuralla eşleşmeyen seyahatler zinciri atlar ve hemen ayırtılır.
Seyahatin rezervasyonu yapılan kısmını kapsar: önceden kodlanmış ve faturalanmış uçuş, otel ve araçlar. Yemek ve taksi gibi cepten yapılan harcamalar genellikle masraf yazılımıyla yönetilir; bu yazılım seyahat verilerini API veya dışa aktarım yoluyla okuyabilir.
Yolcular, masraf merkezleri ve rezervasyonlar JSON API üzerinden paylaşılabilir veya finans için dışa aktarılabilir. SAP gibi belirli bir sisteme bağlantıyı geliştiricileriniz ya da özel geliştirme olarak biz kurarız.
Planlar, tam kaynak koduyla birlikte tek seferlik lisans olarak fiyatından başlar. Barındırma, bakım ve tedarikçi ücretleri ayrıdır. Kurumsal yapınızı hangi planın karşıladığını teyit etmenin en hızlı yolu bir demo görüşmesidir.
PHPTRAVELS kendi sunucunuzda çalışır; bu yüzden pasaport bilgileri, profiller ve seyahat verileri seçtiğiniz bir sunucuda veya bulut hesabında kalır. Bu da GDPR gibi veri koruma kurallarına uymayı kolaylaştırır.
Keşfetmeye devam edin
Platform hakkında daha fazlası
- İş seyahati yönetimiTalepler, seyahatler, masraflar ve mutabakat
- Seyahat gider yönetimiSeyahat başına onaylar, fişler ve geri ödemeler
- Seyahat muhasebe entegrasyonuRezervasyonlar QuickBooks, Xero ve Tally'ye
- Acente yönetim yazılımıTeklif, rezervasyon, acente ve finans tek sistemde
- Fiyatlandırma
- Canlı demo