Viajes corporativos
Software de gestión de viajes corporativos que revisa la política antes de que nadie reserve
Escriba su política de viajes como reglas, envíe las excepciones al aprobador adecuado y vea cada viaje asignado a un departamento antes de que llegue la factura. Autoalojado y con el código fuente incluido.
- Reglas de política
- Cadenas de aprobación
- Centros de coste
- Gasto por departamento
Motor de políticas
Cómo el software de gestión de viajes corporativos convierte una política en reglas
El software de gestión de viajes corporativos permite que los empleados reserven sus propios vuelos, hoteles y coches mientras la empresa decide qué está permitido. En PHPTRAVELS la política de viajes no es un PDF en la intranet. Es un conjunto de reglas que se ejecutan durante la búsqueda y en el pago, de modo que el viajero ve qué cumple la política antes de elegir y una excepción se detecta antes de emitir el billete.
Cada regla tiene una condición y un resultado. La condición lee el viaje: cabina, horario del vuelo, precio, ciudad, proveedor y antelación de la reserva. El resultado es permitirlo, pedir un motivo o retenerlo para su aprobación. La pantalla siguiente es una política de ejemplo con dos reglas. Elija un viaje para ver qué regla se aplica y adónde va la solicitud después.
Contenido de reservas deVuelosHotelesAutos y trasladosTodas las integraciones
Regla 1 · Cabina en corta distancia
Coincide- SiCabinaes Business
- YDuración del vueloes inferior a 6 horas
- EntoncesRequiere aprobación del responsable directo
Regla 2 · Límite de hotel por ciudad
Sin coincidencia- SiTarifa por nochesupera el límite de la ciudad
- EntoncesRequiere aprobación del responsable y de finanzas
Límites por noche en USD
- Londres
- 250
- París
- 220
- Fráncfort
- 180
- Dubái
- 200
- Nueva York
- 300
Solicitud de viaje
Londres a Fráncfort
Clase business · 1 h 35 min
Se aplica la regla 1: cabina business en un vuelo de menos de 6 horas. La solicitud queda retenida para el responsable directo.
Londres a Nueva York
Clase business · 8 h 05 min
No se aplica ninguna regla: el vuelo dura más de 6 horas, así que la clase business cumple la política. El viaje se reserva de inmediato.
Hotel en París
2 noches · por noche
Se aplica la regla 2: supera en el límite de París. El responsable aprueba y después finanzas autoriza el coste adicional.
Cadena de aprobación
- 01ViajeroCompletado
- 02Responsable directoPendiente de decisión
- 03FinanzasNo necesario
- 04ReservadoSin iniciar
Pantalla de ejemplo. Reglas, límites, precios y nombres son ilustrativos.
Informes de gasto
Gasto por departamento, asignado al reservar cada viaje
Cada reserva lleva un departamento y un centro de coste, así que el informe está listo en cuanto se hace el viaje. Nadie tiene que reconstruirlo con extractos de tarjeta a fin de mes.
- Ventas48,200
- Ingeniería31,500
- Marketing22,800
- Operaciones18,400
- Finanzas7,600
- Personas5,900
Total134,400 USD
Datos de ejemplo en USD. Su informe usa sus propios departamentos y su moneda.
- Proporción de excepciones
- La parte más clara de cada barra es el gasto que incumplió una regla y fue aprobado. Una proporción alta indica un límite demasiado estricto o un equipo que necesita recordar la política.
- Detalle
- Abra un departamento para ver sus viajeros, viajes y proveedores, y el motivo indicado en cada excepción.
- Exportar a finanzas
- Descargue reservas y gasto de cualquier periodo, u obténgalos mediante la API JSON en su sistema contable o ERP.
Relacionado:Gestión de gastos de viajeIntegración contable de viajes
Registro del viaje
Qué información lleva cada viaje de negocios
Las reglas y los informes solo funcionan si los datos se capturan una vez, en el momento de la reserva. Estos son los datos que cada viaje conserva desde la solicitud hasta la factura.
- Perfil del viajero
- Nombre tal como figura en el pasaporte, datos del documento, preferencias de asiento y comida, números de fidelización y un contacto de emergencia. Se introduce una vez y se reutiliza en cada reserva.
- Empresa y centro de coste
- La entidad legal, el departamento y el centro de coste o código de proyecto al que se factura el viaje.
- Motivo del viaje
- Un motivo breve elegido de su propia lista, como reunión con cliente, congreso o formación.
- Resultado de la política
- Dentro de la política, o la regla incumplida y el código de motivo que eligió el viajero.
- Historial de aprobaciones
- Quién aprobó, cuándo y con qué comentario, guardado con la reserva para auditorías.
- Tarifas y cargos
- Tarifas corporativas negociadas cuando correspondan, más cualquier cargo de servicio o margen.
- Pago
- Crédito de empresa, un monedero prepago o una tarjeta, y la factura en la que aparece el viaje.
Roles
Quién hace qué en una cuenta corporativa
Cuatro roles, cada uno ve solo lo que necesita. Una persona puede tener más de un rol, por ejemplo un responsable que también viaja.
| Tarea | Viajero | Aprobador | Gestor de viajes | Finanzas |
|---|---|---|---|---|
| Buscar y reservar dentro de la política | Sí | Sí | Sí | No |
| Reservar para compañeros | No | No | Sí | No |
| Aprobar o rechazar excepciones | No | Viajes propios o del equipo | Sí | Sí |
| Editar reglas y límites por ciudad | No | No | Sí | No |
| Cargar tarifas corporativas | No | No | Sí | No |
| Ver el gasto en viajes | Viajes propios o del equipo | Viajes propios o del equipo | Sí | Sí |
| Facturas y exportaciones | No | No | No | Sí |
Una configuración habitual. Los permisos se definen por cuenta de empresa.
Implantación
De la instalación al primer viaje aprobado
Un orden de trabajo habitual para una empresa o una agencia de gestión de viajes. Cada paso indica quién suele realizarlo.
- 01
Instale en su servidor
DesarrolladoresAloje PHPTRAVELS en un servidor o una cuenta en la nube que usted controle, para que los datos de los viajeros estén donde usted decida.
- 02
Conecte el contenido de reservas
Departamento de viajesAñada proveedores de vuelos, hoteles y coches con sus propias credenciales y cargue las tarifas corporativas que haya negociado.
- 03
Cree la empresa
Departamento de viajesCree la cuenta de empresa con sus departamentos y centros de coste, e importe los viajeros desde un archivo o su sistema de RR. HH.
- 04
Escriba las reglas
Gestor de viajesConvierta cada línea de la política escrita en una regla: cabina, límites de hotel por ciudad, compra anticipada y proveedores preferentes.
- 05
Asigne los aprobadores
Gestor de viajesDefina quién aprueba en cada departamento o nivel de viajero, y quién autoriza cuando un viaje supera un importe.
- 06
Haga una prueba piloto
Departamento de viajesDeje que un equipo reserve durante unas semanas, revise el informe de excepciones y relaje cualquier límite que bloquee viajes normales.
- 07
Ábralo a todos
FinanzasInvite al resto de la empresa y pase la facturación de fin de mes a una única factura consolidada.
Modelos operativos
Departamento de viajes interno o agencia de gestión de viajes
La misma instalación sirve para ambos. Lo que cambia es quién es el cliente y cómo se factura el viaje.
Departamento de viajes interno
Una empresa, muchos viajeros
- Una política, con reglas distintas por departamento o nivel
- Los empleados reservan solos y el departamento gestiona los viajes complejos
- El gasto se informa a su propio equipo de finanzas
- Repercusiones internas a departamentos en lugar de cargos por reserva
Agencia de gestión de viajes
Muchos clientes corporativos, una plataforma
- Una cuenta separada por cliente, con su propia política, tarifas y aprobadores
- Sus agentes reservan para viajeros que llaman o escriben
- Facturas consolidadas por cliente o centro de coste
- Cargos de servicio o márgenes por cliente, producto o ruta
Común a ambos: perfiles de viajero, el motor de reglas, las cadenas de aprobación, 24 idiomas y la facturación en la moneda de cada empresa.
¿Ya vende viajes vacacionales o B2B? Abra un departamento corporativo en la misma plataforma:Software de gestión de agenciasGestión de viajes de negocios
Elegir software
Preguntas que hacer antes de elegir una herramienta de viajes corporativos
Úselas con cualquier lista de candidatos. La respuesta de debajo explica cómo lo resuelve PHPTRAVELS.
¿Se comprueba la política antes de reservar o solo se informa después?
Antes. Las reglas se ejecutan en la búsqueda y en el pago.
¿Puede la aprobación depender del viaje y no solo del viajero?
Sí. Cabina, precio, ciudad y fechas pueden enviar un viaje a aprobación.
¿Puede usar sus propios contratos con proveedores y tarifas corporativas?
Sí. Los proveedores se conectan con sus propias credenciales.
¿Dónde se guardan los datos de los viajeros?
En la infraestructura que usted elija, lo que ayuda con normas como el RGPD.
¿Puede su equipo modificar el flujo de trabajo?
Sí. El código fuente completo se incluye con una licencia comercial.
¿El precio es por usuario, por viaje o único?
Una licencia única, no una suscripción.
¿Puede finanzas extraer los datos?
Sí. Informes y exportaciones por periodo, además de una API JSON.
Preguntas frecuentes
Preguntas sobre software de gestión de viajes corporativos
Lo que preguntan los gestores de viajes, los equipos de finanzas y las agencias de gestión de viajes antes de implantar la reserva de viajes de negocios.
Habla con ventasEs un sistema de reservas para viajes de negocios. Los empleados reservan vuelos, hoteles y coches, y la empresa aplica a cada viaje su política de viajes, reglas de aprobación, perfiles de viajero, centros de coste, facturación e informes.
El software de viajes corporativos controla cómo viajan los empleados de una empresa. El software para agencias gestiona las ventas, los proveedores y los agentes de la propia agencia. PHPTRAVELS cubre ambos, así que una agencia de gestión de viajes o una agencia puede atender a clientes corporativos desde la misma instalación.
Las reglas de clase de cabina, límites de hotel por ciudad, compra anticipada y proveedores preferentes se comprueban durante la búsqueda y en el pago. Las opciones dentro de la política se muestran primero. Una excepción requiere un motivo y, si la regla lo indica, una aprobación antes de emitir nada.
Sí. Una regla puede enviar un viaje solo al responsable directo, o al responsable y después a finanzas. Los viajes que no coinciden con ninguna regla se saltan la cadena y se reservan de inmediato.
Cubre la parte reservada del viaje: vuelos, hoteles y coches, ya asignados y facturados. Los gastos de bolsillo, como comidas y taxis, suelen gestionarse con un software de gastos, que puede leer los datos del viaje mediante la API o una exportación.
Viajeros, centros de coste y reservas pueden intercambiarse mediante la API JSON o exportarse para finanzas. La conexión con un sistema concreto como SAP la desarrollan sus programadores o nosotros como trabajo a medida.
Los planes empiezan en como licencia única, con el código fuente completo. El alojamiento, el mantenimiento y las tarifas de proveedores van aparte. Una llamada de demostración es la forma más rápida de confirmar qué plan cubre su configuración corporativa.
PHPTRAVELS es autoalojado, así que los datos del pasaporte, los perfiles y los viajes permanecen en un servidor o una cuenta en la nube que usted elija. Eso facilita cumplir normas de protección de datos como el RGPD.
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