कॉर्पोरेट यात्रा
कॉर्पोरेट ट्रैवल मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर जो बुकिंग से पहले पॉलिसी जाँचता है
अपनी ट्रैवल पॉलिसी को नियमों के रूप में लिखें, अपवादों को सही अनुमोदक तक भेजें और इनवॉइस आने से पहले हर यात्रा को उसके विभाग के कोड के साथ देखें। सेल्फ-होस्टेड, सोर्स कोड सहित।
- पॉलिसी नियम
- अनुमोदन श्रृंखला
- कॉस्ट सेंटर
- विभागवार खर्च
पॉलिसी इंजन
कॉर्पोरेट ट्रैवल मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर पॉलिसी को नियमों में कैसे बदलता है
कॉर्पोरेट ट्रैवल मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर कर्मचारियों को अपनी फ्लाइट, होटल और कार खुद बुक करने देता है, जबकि कंपनी तय करती है कि क्या अनुमत है। PHPTRAVELS में ट्रैवल पॉलिसी इंट्रानेट पर पड़ी कोई PDF नहीं है। यह नियमों का एक सेट है जो सर्च के दौरान और चेकआउट पर चलता है। यात्री चुनने से पहले देख लेता है कि क्या पॉलिसी के अनुसार है, और टिकट जारी होने से पहले ही अपवाद पकड़ा जाता है।
हर नियम में एक शर्त और एक परिणाम होता है। शर्त यात्रा को पढ़ती है: केबिन, उड़ान का समय, कीमत, शहर, सप्लायर और बुकिंग कितने पहले की गई। परिणाम होता है अनुमति देना, कारण पूछना या अनुमोदन के लिए रोकना। नीचे दो नियमों वाली एक नमूना पॉलिसी है। कोई यात्रा चुनें और देखें कि कौन सा नियम लागू होता है और अनुरोध आगे कहाँ जाता है।
बुकिंग कंटेंट स्रोतफ़्लाइटहोटलकार और ट्रांसफ़रसभी इंटीग्रेशन
नियम 1 · छोटी उड़ान का केबिन
लागू- यदिकेबिनबिज़नेस है
- औरउड़ान का समय6 घंटे से कम है
- तोलाइन मैनेजर का अनुमोदन आवश्यक
नियम 2 · प्रति शहर होटल सीमा
लागू नहीं- यदिप्रति रात दरशहर की सीमा से अधिक है
- तोमैनेजर और फाइनेंस का अनुमोदन आवश्यक
प्रति रात सीमाएँ USD में
- लंदन
- 250
- पेरिस
- 220
- फ्रैंकफर्ट
- 180
- दुबई
- 200
- न्यूयॉर्क
- 300
यात्रा अनुरोध
लंदन से फ्रैंकफर्ट
बिज़नेस क्लास · 1 घं 35 मि
नियम 1 लागू होता है: 6 घंटे से कम की उड़ान पर बिज़नेस केबिन। अनुरोध लाइन मैनेजर के निर्णय तक रोका जाता है।
लंदन से न्यूयॉर्क
बिज़नेस क्लास · 8 घं 05 मि
कोई नियम लागू नहीं होता: उड़ान 6 घंटे से लंबी है, इसलिए बिज़नेस क्लास पॉलिसी के अनुसार है। यात्रा तुरंत बुक हो जाती है।
पेरिस होटल
2 रातें · प्रति रात
नियम 2 लागू होता है: पेरिस की सीमा से अधिक है। मैनेजर अनुमोदन देता है, फिर फाइनेंस अतिरिक्त लागत को स्वीकृत करता है।
अनुमोदन श्रृंखला
- 01यात्रीपूर्ण
- 02लाइन मैनेजरनिर्णय की प्रतीक्षा
- 03फाइनेंसआवश्यक नहीं
- 04बुक हुआशुरू नहीं हुआ
नमूना स्क्रीन। नियम, सीमाएँ, कीमतें और नाम उदाहरण हैं।
खर्च रिपोर्टिंग
विभागवार खर्च, हर यात्रा बुक होते ही कोड किया गया
हर बुकिंग के साथ एक विभाग और कॉस्ट सेंटर जुड़ा होता है, इसलिए यात्रा बनते ही रिपोर्ट तैयार होती है। महीने के अंत में किसी को कार्ड स्टेटमेंट से इसे दोबारा नहीं बनाना पड़ता।
- सेल्स48,200
- इंजीनियरिंग31,500
- मार्केटिंग22,800
- ऑपरेशंस18,400
- फाइनेंस7,600
- एचआर5,900
कुल134,400 USD
नमूना डेटा USD में। आपकी रिपोर्ट आपके अपने विभागों और मुद्रा में होगी।
- अपवाद का हिस्सा
- हर बार का हल्का हिस्सा वह खर्च है जिसने कोई नियम तोड़ा और स्वीकृत हुआ। बड़ा हिस्सा बताता है कि कोई सीमा बहुत सख्त है, या किसी टीम को पॉलिसी याद दिलाने की ज़रूरत है।
- विस्तार से देखें
- किसी विभाग को खोलें और उसके यात्री, यात्राएँ और सप्लायर देखें, साथ ही हर अपवाद का बताया गया कारण भी।
- फाइनेंस के लिए एक्सपोर्ट
- किसी भी अवधि की बुकिंग और खर्च डाउनलोड करें, या JSON API के ज़रिए अपने अकाउंटिंग या ERP सिस्टम में ले जाएँ।
संबंधित:ट्रैवल एक्सपेंस मैनेजमेंटट्रैवल अकाउंटिंग इंटीग्रेशन
यात्रा रिकॉर्ड
हर बिज़नेस ट्रिप क्या जानकारी साथ रखती है
नियम और रिपोर्ट तभी काम करते हैं जब डेटा एक बार, बुकिंग के समय दर्ज हो। ये वे विवरण हैं जो हर यात्रा अनुरोध से इनवॉइस तक रखती है।
- यात्री प्रोफ़ाइल
- पासपोर्ट के अनुसार नाम, दस्तावेज़ विवरण, सीट और भोजन की पसंद, लॉयल्टी नंबर और आपातकालीन संपर्क। एक बार दर्ज और हर बुकिंग में दोबारा उपयोग।
- कंपनी और कॉस्ट सेंटर
- वह कानूनी इकाई, विभाग और कॉस्ट सेंटर या प्रोजेक्ट कोड जिस पर यात्रा का बिल बनता है।
- यात्रा का उद्देश्य
- आपकी अपनी सूची से चुना गया छोटा कारण, जैसे क्लाइंट मीटिंग, कॉन्फ़्रेंस या प्रशिक्षण।
- पॉलिसी परिणाम
- पॉलिसी के अनुसार, या टूटा हुआ नियम और यात्री द्वारा चुना गया कारण कोड।
- अनुमोदन रिकॉर्ड
- किसने अनुमोदन दिया, कब, और कोई टिप्पणी, ऑडिट के लिए बुकिंग के साथ सुरक्षित।
- दरें और शुल्क
- जहाँ लागू हों वहाँ तय की गई कॉर्पोरेट दरें, साथ में कोई सर्विस फ़ीस या मार्कअप।
- भुगतान
- कंपनी क्रेडिट, प्रीपेड वॉलेट या कार्ड, और वह इनवॉइस जिस पर यात्रा दिखती है।
भूमिकाएँ
कॉर्पोरेट अकाउंट में कौन क्या करता है
चार भूमिकाएँ, हर एक केवल वही देखती है जो उसे चाहिए। एक व्यक्ति एक से अधिक भूमिका निभा सकता है, जैसे ऐसा मैनेजर जो खुद भी यात्रा करता है।
| कार्य | यात्री | अनुमोदक | ट्रैवल मैनेजर | फाइनेंस |
|---|---|---|---|---|
| पॉलिसी के भीतर सर्च और बुकिंग | हाँ | हाँ | हाँ | नहीं |
| सहकर्मियों के लिए बुकिंग | नहीं | नहीं | हाँ | नहीं |
| अपवाद स्वीकृत या अस्वीकार करना | नहीं | अपनी यात्राएँ या टीम | हाँ | हाँ |
| नियम और शहर सीमाएँ बदलना | नहीं | नहीं | हाँ | नहीं |
| कॉर्पोरेट दरें लोड करना | नहीं | नहीं | हाँ | नहीं |
| यात्रा खर्च देखना | अपनी यात्राएँ या टीम | अपनी यात्राएँ या टीम | हाँ | हाँ |
| इनवॉइस और एक्सपोर्ट | नहीं | नहीं | नहीं | हाँ |
एक सामान्य सेटअप। अनुमतियाँ हर कंपनी अकाउंट के लिए अलग से तय होती हैं।
रोलआउट
इंस्टॉलेशन से पहली स्वीकृत यात्रा तक
किसी कंपनी या ट्रैवल मैनेजमेंट कंपनी के लिए काम का एक सामान्य क्रम। हर चरण बताता है कि इसे आमतौर पर कौन करता है।
- 01
अपने सर्वर पर इंस्टॉल करें
डेवलपरPHPTRAVELS को अपने नियंत्रण वाले सर्वर या क्लाउड अकाउंट पर होस्ट करें, ताकि यात्री डेटा वहीं रहे जहाँ आप चाहें।
- 02
बुकिंग कंटेंट जोड़ें
ट्रैवल डेस्कअपने क्रेडेंशियल्स के साथ फ्लाइट, होटल और कार सप्लायर जोड़ें, और अपनी तय की गई कॉर्पोरेट दरें लोड करें।
- 03
कंपनी बनाएँ
ट्रैवल डेस्कविभागों और कॉस्ट सेंटर के साथ कंपनी अकाउंट बनाएँ, फिर किसी फ़ाइल या अपने HR सिस्टम से यात्री इम्पोर्ट करें।
- 04
नियम लिखें
ट्रैवल मैनेजरलिखित पॉलिसी की हर पंक्ति को एक नियम में बदलें: केबिन, प्रति शहर होटल सीमा, अग्रिम खरीद और पसंदीदा सप्लायर।
- 05
अनुमोदक तय करें
ट्रैवल मैनेजरतय करें कि हर विभाग या यात्री स्तर के लिए कौन अनुमोदन देता है, और किसी तय राशि से अधिक की यात्रा पर कौन स्वीकृति देता है।
- 06
पायलट चलाएँ
ट्रैवल डेस्कएक टीम को कुछ हफ़्ते बुकिंग करने दें, अपवाद रिपोर्ट पढ़ें और हर वह सीमा ढीली करें जो सामान्य यात्राओं को रोकती हो।
- 07
सबके लिए खोलें
फाइनेंसबाकी कंपनी को आमंत्रित करें और महीने के अंत की बिलिंग को एक समेकित इनवॉइस पर ले आएँ।
ऑपरेटिंग मॉडल
इन-हाउस ट्रैवल डेस्क या ट्रैवल मैनेजमेंट कंपनी
एक ही इंस्टॉलेशन दोनों के काम आता है। बदलता केवल यह है कि ग्राहक कौन है और यात्रा का बिल कैसे बनता है।
इन-हाउस ट्रैवल डेस्क
एक कंपनी, कई यात्री
- एक पॉलिसी, विभाग या वरिष्ठता के अनुसार अलग नियमों के साथ
- कर्मचारी खुद बुक करते हैं और डेस्क जटिल यात्राएँ संभालता है
- खर्च आपकी अपनी फाइनेंस टीम को रिपोर्ट होता है
- बुकिंग फ़ीस की जगह विभागों पर आंतरिक चार्ज
ट्रैवल मैनेजमेंट कंपनी
कई कॉर्पोरेट क्लाइंट, एक प्लेटफ़ॉर्म
- हर क्लाइंट का अलग अकाउंट, अपनी पॉलिसी, दरों और अनुमोदकों के साथ
- आपके एजेंट कॉल या ईमेल करने वाले यात्रियों के लिए बुकिंग करते हैं
- हर क्लाइंट या कॉस्ट सेंटर के लिए समेकित इनवॉइस
- हर क्लाइंट, प्रोडक्ट या रूट के लिए सर्विस फ़ीस या मार्कअप
दोनों में साझा: यात्री प्रोफ़ाइल, रूल इंजन, अनुमोदन श्रृंखला, 24 भाषाएँ और हर कंपनी की मुद्रा में इनवॉइसिंग।
पहले से लेज़र या B2B यात्रा बेच रहे हैं? उसी प्लेटफ़ॉर्म पर कॉर्पोरेट डेस्क खोलें:एजेंसी मैनेजमेंट सॉफ्टवेयरबिज़नेस ट्रैवल मैनेजमेंट
सॉफ्टवेयर का चुनाव
कॉर्पोरेट ट्रैवल टूल चुनने से पहले पूछे जाने वाले सवाल
इन्हें अपनी हर शॉर्टलिस्ट पर इस्तेमाल करें। नीचे दिया जवाब बताता है कि PHPTRAVELS इसे कैसे संभालता है।
क्या पॉलिसी बुकिंग से पहले जाँची जाती है, या केवल बाद में रिपोर्ट होती है?
पहले। नियम सर्च और चेकआउट पर चलते हैं।
क्या अनुमोदन यात्रा पर निर्भर हो सकता है, केवल यात्री पर नहीं?
हाँ। केबिन, कीमत, शहर और समय सभी यात्रा को अनुमोदन के लिए भेज सकते हैं।
क्या आप अपने सप्लायर अनुबंध और कॉर्पोरेट दरें इस्तेमाल कर सकते हैं?
हाँ। सप्लायर आपके अपने क्रेडेंशियल्स से जोड़े जाते हैं।
यात्री डेटा कहाँ संग्रहीत होता है?
आपके चुने हुए इंफ्रास्ट्रक्चर पर, जो GDPR जैसे नियमों के पालन में मदद करता है।
क्या आपकी टीम वर्कफ़्लो बदल सकती है?
हाँ। पूरा सोर्स कोड कमर्शियल लाइसेंस के तहत शामिल है।
कीमत प्रति उपयोगकर्ता, प्रति यात्रा या एक बार की है?
एक बार का लाइसेंस, सब्सक्रिप्शन नहीं।
क्या फाइनेंस डेटा निकाल सकता है?
हाँ। अवधि के अनुसार रिपोर्ट और एक्सपोर्ट, साथ में JSON API।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
कॉर्पोरेट ट्रैवल मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर से जुड़े प्रश्न
बिज़नेस ट्रैवल बुकिंग शुरू करने से पहले ट्रैवल मैनेजर, फाइनेंस टीमें और ट्रैवल मैनेजमेंट कंपनियाँ क्या पूछती हैं।
सेल्स से बात करेंयह बिज़नेस ट्रिप के लिए एक बुकिंग सिस्टम है। कर्मचारी फ्लाइट, होटल और कार बुक करते हैं, और कंपनी हर यात्रा पर अपनी ट्रैवल पॉलिसी, अनुमोदन नियम, यात्री प्रोफ़ाइल, कॉस्ट सेंटर, इनवॉइसिंग और रिपोर्ट लागू करती है।
कॉर्पोरेट ट्रैवल सॉफ्टवेयर यह नियंत्रित करता है कि कंपनी के कर्मचारी कैसे यात्रा करते हैं। ट्रैवल एजेंसी सॉफ्टवेयर एजेंसी की अपनी सेल्स, सप्लायर और एजेंट चलाता है। PHPTRAVELS दोनों को कवर करता है, इसलिए कोई ट्रैवल मैनेजमेंट कंपनी या एजेंसी उसी इंस्टॉलेशन से कॉर्पोरेट क्लाइंट को सेवा दे सकती है।
केबिन क्लास, प्रति शहर होटल सीमा, अग्रिम खरीद और पसंदीदा सप्लायर के नियम सर्च और चेकआउट पर जाँचे जाते हैं। पॉलिसी के अनुसार विकल्प पहले दिखाए जाते हैं। अपवाद के लिए कारण चाहिए और, अगर नियम कहे, तो टिकट जारी होने से पहले अनुमोदन भी।
हाँ। नियम यात्रा को केवल लाइन मैनेजर को, या मैनेजर और फिर फाइनेंस को भेज सकता है। जो यात्राएँ किसी नियम में नहीं आतीं वे श्रृंखला से गुज़रे बिना तुरंत बुक हो जाती हैं।
यह यात्रा का बुक किया गया हिस्सा संभालता है: फ्लाइट, होटल और कार, पहले से कोड और इनवॉइस किए हुए। भोजन और टैक्सी जैसे जेब से होने वाले खर्च आमतौर पर एक्सपेंस सॉफ्टवेयर संभालता है, जो API या एक्सपोर्ट के ज़रिए यात्रा डेटा पढ़ सकता है।
यात्री, कॉस्ट सेंटर और बुकिंग JSON API के ज़रिए साझा या फाइनेंस के लिए एक्सपोर्ट की जा सकती हैं। SAP जैसे किसी खास सिस्टम से कनेक्शन आपके डेवलपर बनाते हैं या हम कस्टम काम के रूप में बनाते हैं।
प्लान से शुरू होते हैं, एक बार के लाइसेंस के रूप में, पूरे सोर्स कोड के साथ। होस्टिंग, रखरखाव और सप्लायर फ़ीस अलग हैं। डेमो कॉल यह पुष्टि करने का सबसे तेज़ तरीका है कि कौन सा प्लान आपके कॉर्पोरेट सेटअप के लिए सही है।
PHPTRAVELS सेल्फ-होस्टेड है, इसलिए पासपोर्ट विवरण, प्रोफ़ाइल और यात्रा डेटा आपके चुने हुए सर्वर या क्लाउड अकाउंट पर रहता है। इससे GDPR जैसे डेटा सुरक्षा नियमों का पालन आसान हो जाता है।
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