法人出張
出張規程・承認・支出管理を備えた出張管理システム
社員は会社の規程の範囲内で航空券、ホテル、レンタカーを予約。規程外の手配は発券前に適切な承認者へ回り、経理にはすべての出張がコストセンター付きで届きます。
- 出張規程ルール
- 承認ワークフロー
- コストセンターと予算
- 支出レポート
法人向け出張予約
会社のルールを組み込んだ出張予約
出張管理システムは一般消費者向けの予約サイトとは異なります。検索と予約は社員自身が行いますが、何が許可されるかは会社が決めます。PHPTRAVELS は出張者プロフィール、規程ルール、承認、法人レート、請求を同じ予約フローにまとめ、社内の出張担当部門や TMC が一つの管理画面で出張を運用できるようにします。
- 航空券・ホテルのサプライヤーを接続、または交渉済みの法人レートを登録
- 部署、コストセンター、予算を設定して法人アカウントを作成
- 出張規程を設定:座席クラス、ホテル上限、事前予約日数、推奨サプライヤー
- 出張者を登録し、部署や役職ごとに承認者を割り当て
- 予約・承認し、各出張を正しいコストセンターで一枚の請求書にまとめる
- 出張者
- Sara Ahmed · 営業部
- 区間
- ロンドン〜フランクフルト 往復
- 日程
- 10月14日〜16日
- コストセンター
- CC-210 EMEA 営業
- 出張目的
- 顧客との打ち合わせ
規程と承認
すべての出張を予約前に規程でチェック
出張者は検索中に許可される選択肢を確認でき、承認者はなぜ判断が必要なのかを把握でき、経理はお金の行き先を把握できます。
- ロンドン〜フランクフルト、エコノミーSara Ahmed · CC-210 · 10月14〜16日$412出張合計
- ベルリン市内ホテル、2泊Daniel Weber · CC-114 · 1泊上限 $180$236出張合計
- コンパクトカー、3日間Omar Khan · CC-305 · ドバイ$96出張合計
出張規程ルール
座席クラス、ホテルの1泊上限、事前予約期限、推奨サプライヤーを会社や役職ごとに設定。
承認ワークフロー
規程外や高額の出張は、発券前に上長または予算責任者へ回ります。
出張者プロフィール
パスポート情報、座席や機内食の希望、マイレージ番号、緊急連絡先を一度登録すれば毎回の予約で再利用。
コストセンターと予算
すべての予約に部署、コストセンター、プロジェクトコードが付き、予約時点で費用が配賦されます。
法人レート
ホテルや航空会社との交渉済みレートを登録し、検索結果で推奨の選択肢を先に表示。
理由コード
規程外の選択肢を選んだ場合、その理由が記録され、経理向けに予約と一緒に保存されます。
出張の流れ
出張申請から月末の請求書まで
社員が自分で予約しても、出張担当部門が代行しても、すべての出張が同じ流れで進みます。
申請
出張者が会社のルールが適用された状態で航空券、ホテル、レンタカーを検索。
チェック
規程ルールが座席クラス、料金、サプライヤー、日程の例外を検出。
承認
例外は承認者へ回り、規程内の出張はそのまま進みます。
予約
航空券とバウチャーを発行し、出張者に送付。
請求
出張費は法人与信に計上され、コストセンターに紐付けられます。
レポート
部署、出張者、サプライヤー別の支出を経理向けにエクスポート。
在庫とシステム
出張向けコンテンツと社内システム
社員はプラットフォームの全商品と同じサプライヤー接続から予約でき、出張データは社内で使っているシステムへ連携できます。
航空券
自社の認証情報で GDS、NDC、航空会社 API を接続し、交渉済みの法人運賃も利用可能。
ホテルとレンタカー
ベッドバンク、ホテルとの直接契約、レンタカーサプライヤーを接続し、法人レートを優先表示。
人事・ERP・経費精算ツール
JSON API やエクスポートで、BambooHR や SAP などのシステムと出張者、コストセンター、予約データをやり取り。
バックオフィス
法人アカウントを一つの管理画面で運用
出張担当部門、TMC、経理チームは、他の商品を販売しているのと同じインストール環境で作業します。
法人アカウント
複数の会社や法人を登録でき、それぞれに部署、規程、出張者、承認者を設定。
ロールと権限
出張者、承認者、出張管理者、経理のロールごとに必要な情報だけを表示。
与信と請求
出張費を法人与信やウォレットに計上し、会社別またはコストセンター別にまとめて請求。
手数料とマークアップ
TMC は法人顧客、商品、路線ごとに予約手数料やマークアップを設定。
多通貨対応
各社の通貨と言語で料金表示と請求。
レポートとエクスポート
期間ごとの予約、支出、例外、承認を経理や監査用にエクスポート。
比較
メールと一般予約サイト vs 出張管理システム
今も多くの企業が一般の予約サイトで出張を手配し、メールで承認しています。導入で変わる点は次のとおりです。
| 業務 | メールと一般サイト | PHPTRAVELS |
|---|---|---|
| 出張規程 | メールと一般サイト読まれているか分からない PDF | PHPTRAVELS検索時と決済時にルールを適用 |
| 承認 | メールと一般サイトメールのやり取り、購入後になることも多い | PHPTRAVELS発券前に承認者へ回付 |
| 支払い | メールと一般サイト個人カードと経費精算 | PHPTRAVELS法人与信とまとめ請求 |
| 費用配賦 | メールと一般サイト月末に領収書を見て手作業で仕訳 | PHPTRAVELSすべての予約にコストセンター |
| 出張者データ | メールと一般サイトパスポートや希望を毎回入力 | PHPTRAVELSプロフィールに一度だけ登録 |
| レポート | メールと一般サイトカード明細から支出を集計し直す | PHPTRAVELS部署別・サプライヤー別のリアルタイムレポート |
対象
出張を管理するチームのために
出張担当部門のある企業
社員の出張を手配し、規程、承認、支出を一か所で管理したい社内チーム。
出張管理会社(TMC)
複数の法人顧客を担当し、顧客ごとにルール、レート、請求が異なる TMC。
法人部門を加える旅行会社
既存のプラットフォーム上に法人デスクを開設するレジャー・B2B 旅行会社。
PHPTRAVELS を選ぶ理由
自社のプラットフォーム、自社の出張データ
ソースコード付き
商用ライセンスのもとでセルフホストでき、開発者が規程やワークフローを調整可能。
データは自社サーバーに
出張者と出張のデータは選んだインフラに保存され、GDPR などのデータ保護規則への対応に役立ちます。
24言語
社員は自分の言語と通貨で予約でき、右から左へ書く言語にも対応。
一つのプラットフォーム
法人、B2C、B2B の販売を一つのインストールと一つの顧客記録で。
社員が航空券、ホテル、レンタカーを予約し、会社が各出張に出張規程、承認ルール、出張者プロフィール、コストセンター、請求、レポートを適用する法人向けの出張予約システムです。
はい。出張管理システムは社員の出張方法を管理し、旅行会社向けソフトは旅行会社自身の販売、サプライヤー、代理店を管理します。PHPTRAVELS は両方に対応しているため、TMC や旅行会社が同じインストールで法人顧客にサービスを提供できます。
座席クラス、ホテル上限、事前予約、推奨サプライヤーのルールが検索時と決済時にチェックされます。規程内の選択肢が先に表示され、例外には理由の入力と、必要に応じて承認が求められます。
ルール違反や金額上限を超える出張は、出張者または部署に設定された承認者へ送られます。承認されるまで出張は保留され、規程内の出張は待たずに進められます。
出張者、コストセンター、予約データは JSON API でやり取りするか、経理向けにエクスポートできます。BambooHR や SAP などとの連携は、自社の開発者またはカスタム開発で構築します。
はい。すべてのプランに商用ライセンスで完全なソースコードが含まれ、自社でホストするため、チームが規程、ワークフロー、レポートを変更できます。
