Demo langsung

Perjalanan dinas

Software manajemen perjalanan dinas yang memeriksa kebijakan sebelum ada yang memesan

Tulis kebijakan perjalanan Anda sebagai aturan, kirim pengecualian ke pemberi persetujuan yang tepat, dan lihat setiap perjalanan sudah dikodekan ke departemen sebelum tagihan datang. Self-hosted, dengan kode sumber disertakan.

  • Aturan kebijakan
  • Rantai persetujuan
  • Pusat biaya
  • Pengeluaran per departemen

Mesin kebijakan

Cara software manajemen perjalanan dinas mengubah kebijakan menjadi aturan

Software manajemen perjalanan dinas memungkinkan karyawan memesan sendiri penerbangan, hotel, dan mobil sewaan, sementara perusahaan menentukan apa yang diizinkan. Di PHPTRAVELS, kebijakan perjalanan bukan PDF di intranet. Kebijakan itu adalah sekumpulan aturan yang berjalan saat pencarian dan saat checkout, sehingga pelaku perjalanan melihat opsi yang sesuai kebijakan sebelum memilih, dan pengecualian terdeteksi sebelum tiket diterbitkan.

Setiap aturan memiliki kondisi dan hasil. Kondisi membaca data perjalanan: kelas kabin, durasi penerbangan, harga, kota, pemasok, dan berapa hari sebelumnya dipesan. Hasilnya adalah mengizinkan, meminta alasan, atau menahan untuk persetujuan. Layar di bawah adalah contoh kebijakan dengan dua aturan. Pilih sebuah perjalanan untuk melihat aturan mana yang berlaku dan ke mana permintaan diteruskan.

Konten pemesanan dariPenerbanganHotelMobil & transferSemua integrasi

Kebijakan perjalanan · Penjualan EMEACoba sebuah perjalanan

Aturan 1 · Kabin jarak pendek

Cocok
  • JikaKabinadalah Bisnis
  • DanDurasi penerbangankurang dari 6 jam
  • MakaPerlu persetujuan atasan langsung

Aturan 2 · Batas hotel per kota

Tidak cocok
  • JikaTarif per malammelebihi batas kota
  • MakaPerlu persetujuan atasan dan keuangan

Batas per malam dalam USD

London
250
Paris
220
Frankfurt
180
Dubai
200
New York
300

Permintaan perjalanan

London ke Frankfurt

Kelas bisnis · 1j 35m

Cocok dengan aturan 1: kabin bisnis pada penerbangan di bawah 6 jam. Permintaan ditahan untuk atasan langsung.

London ke New York

Kelas bisnis · 8j 05m

Tidak ada aturan yang cocok: penerbangan lebih dari 6 jam, jadi kelas bisnis sesuai kebijakan. Perjalanan langsung dipesan.

Hotel di Paris

2 malam · per malam

Cocok dengan aturan 2: melebihi batas Paris sebesar. Atasan menyetujui, lalu bagian keuangan menyetujui biaya tambahannya.

Rantai persetujuan

  1. 01Pelaku perjalananSelesai
  2. 02Atasan langsungMenunggu keputusan
  3. 03KeuanganTidak diperlukan
  4. 04DipesanBelum dimulai

Contoh layar. Aturan, batas, harga, dan nama hanya contoh.

Laporan pengeluaran

Pengeluaran per departemen, dikodekan saat setiap perjalanan dipesan

Setiap pemesanan membawa departemen dan pusat biaya, sehingga laporan siap begitu perjalanan dibuat. Tidak ada yang perlu menyusunnya ulang dari tagihan kartu di akhir bulan.

Pengeluaran perjalanan per departemen · Q3Sesuai kebijakanPengecualian disetujui
  • Penjualan48,200
  • Teknik31,500
  • Pemasaran22,800
  • Operasional18,400
  • Keuangan7,600
  • SDM5,900

Total134,400 USD

Contoh data dalam USD. Laporan Anda memakai departemen dan mata uang Anda sendiri.

Porsi pengecualian
Bagian yang lebih terang pada setiap batang adalah pengeluaran yang melanggar aturan dan disetujui. Porsi yang besar menandakan batas yang terlalu ketat, atau tim yang perlu diingatkan tentang kebijakan.
Lihat rincian
Buka sebuah departemen untuk melihat pelaku perjalanan, perjalanan, pemasok, dan alasan yang diberikan untuk setiap pengecualian.
Ekspor ke keuangan
Unduh pemesanan dan pengeluaran untuk periode apa pun, atau tarik melalui JSON API ke sistem akuntansi atau ERP Anda.

Terkait:Manajemen biaya perjalananIntegrasi akuntansi perjalanan

Catatan perjalanan

Data yang dibawa setiap perjalanan dinas

Aturan dan laporan hanya berfungsi jika data dicatat sekali, pada saat pemesanan. Inilah detail yang disimpan setiap perjalanan dari permintaan hingga tagihan.

Catatan perjalanan · kolom
01
Profil pelaku perjalanan
Nama sesuai paspor, detail dokumen, preferensi kursi dan makanan, nomor keanggotaan loyalitas, dan kontak darurat. Diisi sekali dan dipakai ulang di setiap pemesanan.
02
Perusahaan dan pusat biaya
Badan hukum, departemen, dan pusat biaya atau kode proyek yang ditagih untuk perjalanan tersebut.
03
Tujuan perjalanan
Alasan singkat yang dipilih dari daftar Anda sendiri, seperti rapat klien, konferensi, atau pelatihan.
04
Hasil kebijakan
Sesuai kebijakan, atau aturan yang dilanggar dan kode alasan yang dipilih pelaku perjalanan.
05
Jejak persetujuan
Siapa yang menyetujui, kapan, dan komentarnya, disimpan bersama pemesanan untuk audit.
06
Tarif dan biaya
Tarif korporat hasil negosiasi bila berlaku, ditambah biaya layanan atau markup.
07
Pembayaran
Kredit perusahaan, dompet prabayar, atau kartu, serta tagihan tempat perjalanan itu tercantum.

Peran

Siapa melakukan apa di akun perusahaan

Empat peran, masing-masing hanya melihat yang dibutuhkan. Satu orang dapat memegang lebih dari satu peran, misalnya atasan yang juga melakukan perjalanan.

Siapa melakukan apa di akun perusahaan
TugasPelaku perjalananPemberi persetujuanManajer perjalananKeuangan
Cari dan pesan sesuai kebijakanYaYaYaTidak
Pesan untuk rekan kerjaTidakTidakYaTidak
Setujui atau tolak pengecualianTidakPerjalanan sendiri atau timYaYa
Ubah aturan dan batas per kotaTidakTidakYaTidak
Muat tarif korporatTidakTidakYaTidak
Lihat pengeluaran perjalananPerjalanan sendiri atau timPerjalanan sendiri atau timYaYa
Tagihan dan eksporTidakTidakTidakYa

Pengaturan umum. Hak akses diatur per akun perusahaan.

Penerapan

Dari instalasi hingga perjalanan pertama yang disetujui

Urutan kerja yang umum untuk perusahaan atau perusahaan manajemen perjalanan. Setiap langkah menunjukkan siapa yang biasanya mengerjakannya.

  1. 01

    Instal di server Anda

    Developer

    Host PHPTRAVELS di server atau akun cloud yang Anda kendalikan, sehingga data pelaku perjalanan tetap berada di tempat yang Anda pilih.

  2. 02

    Hubungkan konten pemesanan

    Meja perjalanan

    Tambahkan pemasok penerbangan, hotel, dan mobil dengan kredensial Anda sendiri, lalu muat tarif korporat yang telah Anda negosiasikan.

  3. 03

    Bangun struktur perusahaan

    Meja perjalanan

    Buat akun perusahaan dengan departemen dan pusat biayanya, lalu impor pelaku perjalanan dari file atau sistem HR Anda.

  4. 04

    Tulis aturannya

    Manajer perjalanan

    Ubah setiap baris kebijakan tertulis menjadi aturan: kabin, batas hotel per kota, pembelian di muka, dan pemasok pilihan.

  5. 05

    Petakan pemberi persetujuan

    Manajer perjalanan

    Tentukan siapa yang menyetujui untuk setiap departemen atau tingkat jabatan, dan siapa yang mengesahkan saat perjalanan melebihi nilai tertentu.

  6. 06

    Jalankan uji coba

    Meja perjalanan

    Biarkan satu tim memesan selama beberapa minggu, baca laporan pengecualian, dan longgarkan batas yang menghambat perjalanan normal.

  7. 07

    Buka untuk semua

    Keuangan

    Undang seluruh karyawan dan pindahkan penagihan akhir bulan ke satu tagihan gabungan.

Model operasional

Meja perjalanan internal atau perusahaan manajemen perjalanan

Instalasi yang sama melayani keduanya. Yang berbeda adalah siapa pelanggannya dan bagaimana perjalanan ditagih.

Meja perjalanan internal

Satu perusahaan, banyak pelaku perjalanan

  • Satu kebijakan, dengan aturan berbeda per departemen atau jabatan
  • Karyawan memesan sendiri dan meja perjalanan menangani perjalanan rumit
  • Pengeluaran dilaporkan ke tim keuangan Anda sendiri
  • Pembebanan biaya internal ke departemen, bukan biaya pemesanan

Perusahaan manajemen perjalanan

Banyak klien korporat, satu platform

  • Akun terpisah per klien, dengan kebijakan, tarif, dan pemberi persetujuan sendiri
  • Agen Anda memesan untuk pelaku perjalanan yang menelepon atau mengirim email
  • Tagihan gabungan per klien atau pusat biaya
  • Biaya layanan atau markup per klien, produk, atau rute

Dipakai bersama oleh keduanya: profil pelaku perjalanan, mesin aturan, rantai persetujuan, 24 bahasa, dan penagihan dalam mata uang setiap perusahaan.

Sudah menjual perjalanan wisata atau B2B? Buka layanan perjalanan dinas di platform yang sama:Software manajemen agenManajemen perjalanan bisnis

Memilih software

Pertanyaan sebelum memilih alat perjalanan dinas

Gunakan pertanyaan ini untuk setiap kandidat. Jawaban di bawahnya adalah cara PHPTRAVELS menanganinya.

  • Apakah kebijakan diperiksa sebelum pemesanan, atau hanya dilaporkan sesudahnya?

    Sebelumnya. Aturan berjalan saat pencarian dan saat checkout.

  • Bisakah persetujuan bergantung pada perjalanannya, bukan hanya pada orangnya?

    Ya. Kabin, harga, kota, dan waktu semuanya dapat mengirim perjalanan untuk persetujuan.

  • Bisakah Anda memakai kontrak pemasok dan tarif korporat sendiri?

    Ya. Pemasok dihubungkan dengan kredensial Anda sendiri.

  • Di mana data pelaku perjalanan disimpan?

    Di infrastruktur yang Anda pilih, yang membantu memenuhi aturan seperti GDPR.

  • Bisakah tim Anda mengubah alur kerja?

    Ya. Kode sumber lengkap disertakan di bawah lisensi komersial.

  • Apakah harga per pengguna, per perjalanan, atau sekali bayar?

    Lisensi sekali bayar, bukan langganan.

  • Bisakah bagian keuangan mengambil datanya?

    Ya. Laporan dan ekspor per periode, ditambah JSON API.

FAQ

Pertanyaan seputar software manajemen perjalanan dinas

Hal yang ditanyakan manajer perjalanan, tim keuangan, dan perusahaan manajemen perjalanan sebelum menerapkan pemesanan perjalanan bisnis.

Hubungi sales

Ini adalah sistem pemesanan untuk perjalanan bisnis. Karyawan memesan penerbangan, hotel, dan mobil, dan perusahaan menerapkan kebijakan perjalanan, aturan persetujuan, profil pelaku perjalanan, pusat biaya, penagihan, dan laporan ke setiap perjalanan.

Software perjalanan dinas mengatur cara karyawan perusahaan bepergian. Software agen perjalanan menjalankan penjualan, pemasok, dan agen milik agen itu sendiri. PHPTRAVELS mencakup keduanya, sehingga perusahaan manajemen perjalanan atau agen dapat melayani klien korporat dari instalasi yang sama.

Aturan untuk kelas kabin, batas hotel per kota, pembelian di muka, dan pemasok pilihan diperiksa saat pencarian dan saat checkout. Opsi yang sesuai kebijakan ditampilkan lebih dulu. Pengecualian memerlukan alasan dan, jika aturan menetapkannya, persetujuan sebelum tiket diterbitkan.

Ya. Aturan dapat mengirim perjalanan hanya ke atasan langsung, atau ke atasan lalu ke keuangan. Perjalanan yang tidak cocok dengan aturan mana pun melewati rantai dan langsung dipesan.

Ini mencakup bagian perjalanan yang dipesan: penerbangan, hotel, dan mobil, yang sudah dikodekan dan ditagih. Biaya pribadi seperti makan dan taksi biasanya ditangani software pengeluaran, yang dapat membaca data perjalanan melalui API atau ekspor.

Pelaku perjalanan, pusat biaya, dan pemesanan dapat dipertukarkan melalui JSON API atau diekspor untuk keuangan. Koneksi ke sistem tertentu seperti SAP dibangun oleh developer Anda atau oleh kami sebagai pekerjaan kustom.

Paket mulai dari sebagai lisensi sekali bayar, dengan kode sumber lengkap. Hosting, pemeliharaan, dan biaya pemasok terpisah. Sesi demo adalah cara tercepat untuk memastikan paket mana yang sesuai dengan kebutuhan korporat Anda.

PHPTRAVELS bersifat self-hosted, sehingga detail paspor, profil, dan data perjalanan tetap berada di server atau akun cloud yang Anda pilih. Hal ini memudahkan pemenuhan aturan perlindungan data seperti GDPR.

Jelajahi lebih lanjut

Selengkapnya tentang platform