Demo langsung

Kendali belanja perjalanan

Perangkat lunak manajemen biaya perjalanan yang dimulai dari perjalanan, bukan dari kuitansi

Pemesanan jarang menjadi masalah. Masalah dimulai setelah perjalanan: kuitansi hilang, persetujuan terkubur di obrolan, penggantian terlambat, dan baris kartu yang tidak bisa dicocokkan siapa pun. PHPTRAVELS mengikat setiap klaim ke perjalanan, pelancong, dan catatan pemasok, sehingga keuangan menutup periode dengan bukti, bukan dengan tindak lanjut.

  • Pemeriksaan kebijakan sebelum belanja
  • Kuitansi tertaut ke perjalanan
  • Alur persetujuan berbasis peran
  • Ekspor siap akuntansi

Satu klaim, diperiksa

Apa yang harus ditunjukkan perangkat lunak manajemen biaya perjalanan kepada keuangan

Sebuah klaim hanya seberguna konteksnya. Dalam contoh perjalanan bisnis ini, setiap baris membawa pemesanan tempatnya bernaung, aturan kebijakan yang dipakai untuk memeriksanya, dan bukti di baliknya.

Konteks itu penting, entah Anda menjalankan program Manajemen perjalanan bisnis, penyiapan Software perjalanan dinas, atau agen multi-cabang dengan back office sendiri.

Keuangan berhenti mengejar orang dan mulai meninjau pengecualian. Baris yang sesuai kebijakan berjalan terus; hanya yang ditandai yang butuh keputusan manusia.

Sesuai kebijakan
Melebihi batas
Kuitansi hilang

Klaim biayaCLM-2291

Data contoh
Pelancong
Manajer akun, tim penjualan
Perjalanan
Dubai ke London, 3 malam
Pusat biaya
CC-410
Cabang
DXB
  • Penerbangan pulang pergi, ekonomiEkonomi untuk penerbangan di bawah 8 jamPNR X7K2LM642.00Sesuai kebijakan
  • Hotel, 3 malamBatas per malam untuk LondonHTL-55810690.00Melebihi batas
  • Taksi bandaraTransportasi darat, kuitansi di atas 25TRP-1048258.40Sesuai kebijakan
  • Makan, 3 hariUang harianPD 3 x 45.00135.00Sesuai kebijakan
  • Makan malam dengan klienJamuan butuh kuitansi dan daftar pesertaTRP-10482186.00Kuitansi hilang
  • Jarak tempuh ke bandara, 42 kmTarif per km42 km x 0.5021.00Sesuai kebijakan
Total klaim
1,732.40
Siap disetujui
856.40
Ditandai untuk ditinjau
876.00

Aturan, batas, dan kategori diatur per perusahaan, cabang, dan peran pelancong. Jumlah hanya ilustrasi.

Sebelum, selama, sesudah

Di mana proses biaya perjalanan manual gagal

Sebagian besar kebocoran bukan penipuan. Ini soal waktu: pemeriksaan yang terlambat, bukti yang mendarat di tempat yang salah, dan catatan yang tidak pernah bertemu.

  1. Sebelum perjalanan

    Apa yang gagal

    Pelancong memesan di luar saluran yang disetujui dan manajer menyetujui lewat obrolan atau email. Pemeriksaan kebijakan terjadi setelah uang terlanjur dikeluarkan.

    Dengan satu alur terkendali

    Permintaan perjalanan membawa pusat biaya, anggaran, dan pemeriksaan kebijakan, dan persetujuan terjadi sebelum apa pun dipesan.

  2. Selama perjalanan

    Apa yang gagal

    Belanja kartu, uang tunai, jarak tempuh, faktur, dan kuitansi mendarat di tempat berbeda. Kuitansi kertas hilang sebelum ada yang memintanya.

    Dengan satu alur terkendali

    Kuitansi, baris kartu, jarak tempuh, dan uang harian melekat ke pelancong dan perjalanan saat terjadi.

  3. Setelah perjalanan

    Apa yang gagal

    Keuangan mencocokkan pemesanan, biaya, kode pajak, dan riwayat persetujuan secara manual. Tutup buku bulanan melambat dan item di luar kebijakan makin sulit diselesaikan.

    Dengan satu alur terkendali

    Klaim yang disetujui dan sudah dikodekan mengalir ke penggantian dan akuntansi dengan jejak audit yang sudah terlampir.

Dari manual ke terkendali

  • Persetujuan perjalanan
  • Pengumpulan kuitansi
  • Pengkodean biaya
  • Penggantian
  • Pelaporan

@@ Persetujuan perjalanan @@

Rantai email dan pemeriksaan spreadsheet

Alur berbasis peran dengan pemeriksaan kebijakan

@@ Pengumpulan kuitansi @@

Diunggah terlambat atau tidak sama sekali

Direkam terhadap perjalanan dan baris biaya

@@ Pengkodean biaya @@

Dikategorikan manual di keuangan

Aturan terpetakan untuk proyek, cabang, pajak, dan buku besar

@@ Penggantian @@

Tertunda oleh catatan yang tidak lengkap

Klaim yang disetujui langsung ke pembayaran

@@ Pelaporan @@

Terlambat dan tidak konsisten

Langsung per pelancong, pemasok, rute, dan pusat biaya

Kebijakan dan persetujuan

Arahkan setiap klaim berdasarkan jumlah, peran, dan kebijakan

Rantai persetujuan seharusnya mengikuti organisasi Anda, bukan utas email. Pilih skenario untuk melihat pemeriksaan mana yang berjalan dan siapa yang menandatangani.

Pilih skenario

Semua baris lolos pemeriksaan otomatis, sehingga satu persetujuan manajer melepaskan penggantian.

Baris yang ditandai dikirim ke pemilik anggaran dengan aturan dan pemesanan terlampir, lalu keuangan mengonfirmasi pembayaran.

Permintaan diperiksa terhadap aturan destinasi, kelas, dan anggaran sebelum apa pun dipesan, lalu berlanjut ke pemesanan.

  1. PelancongLangkah 1Langkah 1Langkah 1
  2. Pemeriksaan kebijakanLangkah 2Langkah 2Langkah 2
  3. Atasan langsungLangkah 3Langkah 3Langkah 3
  4. Pemilik anggaranTidak diperlukanLangkah 4Langkah 4
  5. KeuanganTidak diperlukanLangkah 5Tidak diperlukan
  6. PemesananTidak diperlukanTidak diperlukanLangkah 5
  7. PenggantianLangkah 4Langkah 6Tidak diperlukan

Aturan hidup di konfigurasi

Batas, kelas kabin, uang harian, dan syarat bukti adalah data yang dikelola admin Anda, dibatasi pada orang dan unit tempat aturan itu berlaku.

Aturan dapat dibatasi berdasarkan

  • Peran pelancong
  • Cabang
  • Departemen
  • Jenis perjalanan
  • Pusat biaya
  • Destinasi
{
  "policy": "travel-2026",
  "scope": { "branch": "DXB", "department": "sales" },
  "rules": [
    { "category": "flight", "max_class": "economy",
      "premium_if_hours_over": 8 },
    { "category": "hotel", "city": "LON",
      "cap_per_night": 220, "over_cap": "budget_owner" },
    { "category": "meals", "per_diem": 45 },
    { "category": "entertainment",
      "require": ["receipt", "attendees"] },
    { "amount_over": 2000, "route": ["manager", "finance"] }
  ]
}

Rekonsiliasi dan tutup

Cocokkan pemesanan, baris kartu, dan kuitansi

Keuangan tidak seharusnya membangun ulang perjalanan dari rekening koran. Saat referensi pemesanan ikut bersama belanja, rekonsiliasi menjadi pemeriksaan, bukan penyelidikan.

Kendali biaya paling efektif di samping sistem yang menciptakan belanja, itulah mengapa tim meninjaunya bersama Software pemesanan perjalanan, Software CRM travel, dan Akuntansi agen perjalanan.

  1. Rekam permintaan

    Permintaan perjalanan dengan pelancong, pusat biaya, cabang, dan pemeriksaan kebijakan.

  2. Tautkan pemesanan

    Perjalanan yang disetujui terhubung ke referensi pemasok, API, atau GDS untuk penerbangan, hotel, dan mobil.

  3. Kumpulkan bukti

    Kuitansi, baris kartu, faktur, jarak tempuh, dan uang harian melekat ke perjalanan.

  4. Setujui dan rekonsiliasi

    Manajer dan keuangan menyelesaikan pengecualian dan mengonfirmasi status penggantian atau utang.

  5. Ekspor dan laporkan

    Catatan yang disetujui mengalir ke penagihan, akuntansi, dan laporan siap audit.

Pencocokan tiga arah
BarisCatatan pemesananBaris kartuKuitansiHasil
PenerbanganPNR X7K2LMVISA 4417 · 642.00E-tiketCocok
HotelHTL-55810VISA 4417 · 690.00Folio hotelCocok, pengecualian disetujui
TaksiTidak dipesanVISA 4417 · 58.40Foto kuitansiCocok
Makan malam dengan klienTidak dipesanVISA 4417 · 186.00HilangMenunggu kuitansi
date,claim,gl_account,cost_centre,branch,tax,amount,currency
2026-09-14,CLM-2291,6110-AIR,CC-410,DXB,ZR,642.00,USD
2026-09-17,CLM-2291,6120-HTL,CC-410,DXB,SR,690.00,USD
2026-09-14,CLM-2291,6130-GND,CC-410,DXB,SR,58.40,USD
2026-09-17,CLM-2291,6140-PDM,CC-410,DXB,EX,135.00,USD
2026-09-14,CLM-2291,6150-MIL,CC-410,DXB,EX,21.00,USD

Pratinjau ekspor. Hanya baris yang disetujui yang diekspor, sudah dikodekan dengan akun buku besar, pusat biaya, cabang, dan kode pajak untuk sistem akuntansi Anda.

Kendali inti

Enam kendali yang penting dalam operasi harian

Bukan daftar fitur demi daftar itu sendiri. Ini adalah kendali yang diandalkan tim perjalanan dan keuangan setiap minggu.

  1. TE-01

    Kendali permintaan dan persetujuan perjalanan

    Persetujuan pra-perjalanan, anggaran, batas pelancong, aturan destinasi dan kelas kabin, dengan pengalihan pengecualian sebelum belanja terjadi.

  2. TE-02

    Perekaman kuitansi dan biaya

    Bukti kuitansi, jarak tempuh, uang harian, lampiran faktur, dan pengajuan pelancong dengan riwayat berstempel waktu.

  3. TE-03

    Penegakan kebijakan perjalanan dan biaya

    Batas belanja, aturan kategori, syarat penggantian, dan tinjauan di luar kebijakan berdasarkan peran, proyek, departemen, atau cabang.

  4. TE-04

    Visibilitas kartu korporat dan pembayaran

    Baris kartu, belanja pelancong, faktur pemasok, dan catatan pembayaran berdampingan, sehingga keuangan melihat biaya penuh sebuah perjalanan.

  5. TE-05

    Ekspor akuntansi dan ERP

    Data yang disetujui disiapkan dengan pusat biaya terpetakan, logika pajak, kode cabang, dan status penggantian.

  6. TE-06

    Analitik belanja perjalanan

    Belanja per rute, pemasok, pelancong, cabang, departemen, musim, dan proyek, sehingga manajemen bisa melihat kebocoran lebih awal.

Siapa yang menjalankannya

Memilih platform

Perbandingan pendekatan manajemen biaya yang umum

Sistem yang tepat bukan yang punya daftar fitur terpanjang. Melainkan yang cocok dengan cara persetujuan, pemesanan, biaya, dan keuangan sudah bekerja, tanpa menambah jalan pintas.

PendekatanDi mana cocokBatasan umumKecocokan PHPTRAVELS
Spreadsheet dan emailDi mana cocokTim sangat kecil dengan sedikit perjalananBatasan umumJejak audit lemah, persetujuan lambat, rekonsiliasi manualKecocokan PHPTRAVELSMengganti langkah yang tercecer dengan satu alur perjalanan dan keuangan
Aplikasi biaya generikDi mana cocokPenggantian dasarBatasan umumMinim konteks perjalanan, tautan lemah ke pemasok dan pemesananKecocokan PHPTRAVELSDibangun di sekitar perjalanan, referensi pemesanan, dan aturan kebijakan
Alat pemesanan mandiriDi mana cocokHanya manajemen pemesananBatasan umumBiaya, persetujuan, dan sinkronisasi keuangan tetap terpisahKecocokan PHPTRAVELSMemperluas operasi perjalanan ke biaya, audit, dan pelaporan
Platform PHPTRAVELSDi mana cocokAgen, OTA, hotel, DMC, dan tim perjalanan korporatBatasan umumButuh penyiapan alur kerja yang jelas dan pemetaan kebijakan saat peluncuranKecocokan PHPTRAVELSOperasi perjalanan, persetujuan, kendali biaya, dan pelaporan dalam satu tempat

Daftar periksa pembeli

Kecocokan operasional

  • Menangani persetujuan pra-perjalanan dan klaim pasca-perjalanan
  • Bekerja dengan catatan pemasok, GDS, dan referensi pemesanan
  • Mengarahkan persetujuan berdasarkan peran, cabang, dan departemen
  • Mendukung kuitansi, jarak tempuh, dan alur kerja penggantian

Kecocokan keuangan

  • Mengekspor ke akuntansi dengan logika pajak
  • Menampilkan belanja per entitas dan pusat biaya
  • Menyimpan riwayat audit persetujuan dan perubahan
  • Berskala ke operasi multi-mata uang dan multi-entitas

PHPTRAVELS bersifat self-hosted dengan kode sumber disertakan di bawah lisensi komersial, sehingga langkah persetujuan dan aturan kebijakan dapat disesuaikan dengan proses Anda melalui Kustomisasi. Paket berupa lisensi sekali bayar mulai $2499; lihat Harga.

Lihat demoHubungi tim penjualan

FAQ

Pertanyaan biaya perjalanan, terjawab

Yang biasanya ditanyakan pembeli sebelum memindahkan belanja perjalanan dari spreadsheet dan email.

Hubungi sales

Sistem yang mengelola persetujuan perjalanan, belanja perjalanan, kuitansi, permintaan penggantian, pemeriksaan kebijakan, dan pelaporan keuangan dalam satu alur kerja terkendali, alih-alih menyebarkannya ke email, spreadsheet, dan tagihan kartu.

Penyiapan yang berfokus pada perjalanan menautkan setiap biaya ke perjalanan, pelancong, pemasok, referensi pemesanan, dan kebijakan perjalanan. Aplikasi generik memperlakukan biaya sebagai klaim terpisah, sehingga keuangan tetap harus membangun ulang konteks perjalanan secara manual.

Ya. Persetujuan dan pelaporan dapat disusun per cabang, departemen, entitas, peran pelancong, dan pusat biaya, sehingga alur kerja mencerminkan cara organisasi benar-benar beroperasi.

Itulah inti dari satu alur. Kebijakan diperiksa sebelum perjalanan dan lagi saat klaim masuk, dan hanya baris yang valid atau disetujui yang berlanjut ke penggantian atau posting keuangan.

Kendali biaya tetap terhubung dengan operasi perjalanan: pemesanan, pemasok, cabang, pelancong, persetujuan, faktur, dan laporan berbagi satu catatan. Bersifat self-hosted dengan kode sumber disertakan di bawah lisensi komersial, sehingga alur kerja dapat disesuaikan dengan kebijakan Anda.

Tinjau logika persetujuan, kedalaman kebijakan, alur kerja kuitansi, proses penggantian, riwayat audit, struktur ekspor keuangan, dukungan multi-mata uang, dan seberapa baik sistem cocok dengan proses pemesanan dan back office Anda.

Jelajahi lebih lanjut

Selengkapnya tentang platform