Demo langsung

Operasional perjalanan bisnis

Sistem manajemen perjalanan bisnis dari pengajuan hingga rekonsiliasi

Kelola setiap perjalanan dinas sebagai satu catatan: pengajuan, persetujuan, tiket dan hotel, setiap perubahan, kuitansi dan uang harian, serta ekspor yang dibutuhkan bagian keuangan untuk tutup buku bulanan.

  • Pengajuan perjalanan
  • Satu catatan per perjalanan
  • Kuitansi dan uang harian
  • Ekspor rekonsiliasi

Cara kerja BTMS

Alur operasional di balik setiap perjalanan bisnis

Sistem manajemen perjalanan bisnis (BTMS) lebih dari sekadar alat pemesanan. Sistem ini menyatukan pengajuan, persetujuan, pemesanan, perubahan, biaya, dan laporan dalam satu proses terkendali, sehingga travel manager, keuangan, HR, dan pelaku perjalanan tidak lagi saling mengejar lewat email dan spreadsheet. PHPTRAVELS memberi alur ini satu catatan perjalanan dan peran yang jelas bagi setiap orang yang terlibat.

  1. Muat karyawan, departemen, dan pusat biaya lewat impor atau API
  2. Tetapkan peran pelaku perjalanan, penyetuju, travel manager, dan keuangan
  3. Terima pengajuan terstruktur dengan tujuan, tanggal, anggaran, dan kode proyek
  4. Pesan penerbangan dan hotel dari pemasok terhubung untuk setiap pengajuan yang disetujui
  5. Lampirkan kuitansi dan uang harian, lalu ekspor perjalanan ke akuntansi
Coba demo langsungLihat harga
Entitas perusahaan
Northwind Group · Inggris
Periode
1 s.d. 31 Okt
Departemen
Penjualan dan pra-penjualan
Status perjalanan
Selesai, kuitansi tertunda

Alur integrasi

Lima langkah dari pengajuan hingga perjalanan terekonsiliasi

Konten perjalanan, persetujuan, penagihan, dan ekspor back-office saling terhubung, sehingga serah terima manual berkurang.

  1. Ajukan

    Pelaku perjalanan mengirim perjalanan, tujuan, dan pusat biaya dalam pengajuan terstruktur.

  2. Setujui

    Aturan meneruskannya ke atasan dan, di atas ambang batas, ke keuangan.

  3. Pesan

    Penerbangan dan hotel dipesan sesuai kebijakan dari pemasok atau konten GDS.

  4. Biaya

    Kuitansi dan uang harian dicatat pada perjalanan dan ditandai untuk ditinjau.

  5. Rekonsiliasi

    Data pemesanan dan biaya diekspor ke akuntansi untuk tutup buku bulanan.

Sistem

Terhubung dengan HR, konten perjalanan, dan akuntansi

Program perjalanan bisnis berjalan lancar bila data karyawan, inventaris, dan data keuangan selaras.

  • HR dan direktori karyawan

    Karyawan, peran, departemen, dan pusat biaya dimuat lewat impor atau disinkronkan melalui JSON API.

  • Konten perjalanan

    Penerbangan dan hotel dari koneksi GDS, Apollo, dan API pemasok, berdampingan dengan tarif negosiasi Anda.

  • Akuntansi dan ERP

    Faktur, jurnal, dan baris biaya diekspor dalam file terstruktur untuk rekonsiliasi.

Lihat semua integrasi

Visibilitas

Dasbor langsung untuk travel manager dan keuangan

Perjalanan, persetujuan tertunda, pengecualian, dan pengeluaran dalam satu admin, difilter sesuai peran yang melihat.

  • Siapa yang sedang bepergian

    Perjalanan mendatang dan berlangsung menurut orang, destinasi, dan tanggal, untuk kewajiban menjaga keselamatan.

  • Persetujuan tertunda

    Pengajuan yang menunggu keputusan, berapa lama menunggu, dan di penyetuju mana.

  • Pengecualian kebijakan

    Pemesanan di luar kebijakan beserta alasannya, dikelompokkan per departemen.

  • Pengeluaran per pusat biaya

    Biaya per entitas, departemen, proyek, dan pemasok saat dipesan, bukan berminggu-minggu kemudian.

  • Akses berbasis peran

    Pelaku perjalanan, penyetuju, travel manager, dan keuangan hanya melihat cakupannya sendiri.

  • Laporan dan ekspor

    Laporan perjalanan, pengeluaran, dan persetujuan diekspor untuk pemangku kepentingan dan audit.

Bandingkan

Alat terpisah vs satu sistem manajemen perjalanan bisnis

Banyak program perjalanan memakai email untuk persetujuan, portal untuk tiket, dan spreadsheet untuk biaya. Inilah yang berubah dengan satu sistem.

AreaEmail, portal, dan spreadsheetPHPTRAVELS
PersetujuanEmail, portal, dan spreadsheetUtas email dan tindak lanjut lambatPHPTRAVELSPerutean berbasis aturan dengan eskalasi dan jejak audit
KebijakanEmail, portal, dan spreadsheetDicek manual, sering setelah memesanPHPTRAVELSAturan per peran, anggaran, vendor, rute, dan kelas
PemesananEmail, portal, dan spreadsheetBanyak portal dan itinerari tersebarPHPTRAVELSAPI pemasok dan konten GDS dalam satu itinerari
BiayaEmail, portal, dan spreadsheetKuitansi hilang dan penggantian terlambatPHPTRAVELSKuitansi dan uang harian melekat pada perjalanan
VisibilitasEmail, portal, dan spreadsheetTerbatas dan terlambatPHPTRAVELSDasbor atasan dan keuangan per pusat biaya
Tutup bukuEmail, portal, dan spreadsheetPengeluaran disusun ulang dari tagihan kartuPHPTRAVELSEkspor terstruktur untuk akuntansi

Untuk siapa

Untuk tim yang menjalankan program perjalanan

  • Travel manager

    Rantai persetujuan sesuai struktur organisasi nyata dan satu tampilan untuk setiap perjalanan.

  • Tim keuangan

    Log siap audit, pengeluaran per pusat biaya, dan ekspor yang mempercepat tutup buku.

  • Agen perjalanan korporat

    TMC yang melayani akun korporat dengan persetujuan, profil pelaku perjalanan, penagihan, dan laporan standar.

Mengapa PHPTRAVELS

Program perjalanan milik Anda sendiri

  • Kode sumber disertakan

    Di-hosting sendiri dengan lisensi komersial, sehingga developer Anda dapat mengubah alur, kolom, dan laporan.

  • Data di server Anda

    Catatan pelaku perjalanan, perjalanan, dan biaya tersimpan di infrastruktur pilihan Anda.

  • 24 bahasa

    Pelaku perjalanan dan penyetuju bekerja dalam bahasa dan mata uang mereka, termasuk kanan-ke-kiri.

  • Satu instalasi

    Perjalanan korporat serta penjualan B2C dan B2B berbagi satu platform dan satu back office.

FAQ

Pertanyaan tentang sistem manajemen perjalanan bisnis

Yang ditanyakan travel manager, tim keuangan, dan TMC sebelum meninggalkan email dan spreadsheet.

Hubungi sales

Sistem manajemen perjalanan bisnis (BTMS) mengelola seluruh siklus perjalanan perusahaan: pengajuan, persetujuan, pemesanan, perubahan, pencatatan biaya, dan rekonsiliasi, dengan aturan kebijakan, jejak audit, dan laporan dalam satu platform.

Keduanya beririsan. Software perjalanan korporat berfokus pada pemesanan sesuai kebijakan dengan persetujuan dan pusat biaya. BTMS juga mencakup alur operasional di sekitar perjalanan, seperti perubahan, kuitansi, uang harian, dan rekonsiliasi yang dibutuhkan keuangan. PHPTRAVELS mencakup keduanya dalam satu instalasi.

Tetapkan aturan kebijakan dan rantai persetujuan, lalu setiap pengajuan diteruskan sesuai ambang batas ke atasan atau keuangan. Opsi di luar kebijakan ditandai atau diblokir, dan setiap keputusan tersimpan di jejak audit.

Karyawan, departemen, dan pusat biaya dapat dimuat lewat impor atau JSON API, sementara faktur, jurnal, dan data biaya diekspor untuk rekonsiliasi. Koneksi langsung ke produk HR atau ERP tertentu dibangun oleh developer Anda atau sebagai pekerjaan kustom.

Ya. Kuitansi, uang harian, penggantian, dan pengembalian dana terhubung ke setiap perjalanan, dan tanda kebijakan tetap terlihat agar keuangan menyelesaikan masalah sebelum tutup buku.

Ya. Setiap paket menyertakan kode sumber lengkap dengan lisensi komersial dan Anda meng-hosting-nya sendiri, sehingga tim Anda dapat mengubah alur, kolom, dan laporan.

Jelajahi lebih lanjut

Selengkapnya tentang platform