Demo live

Operazioni per i viaggi d'affari

Sistema di gestione dei viaggi d'affari dalla richiesta alla riconciliazione

Gestisci ogni trasferta come un unico record: la richiesta, l'approvazione, biglietti e hotel, ogni modifica, ricevute e diaria, e l'esportazione che l'amministrazione usa per chiudere il mese.

  • Richieste di viaggio
  • Un record per trasferta
  • Ricevute e diaria
  • Esportazioni per la riconciliazione

Come funziona un BTMS

Il flusso operativo dietro ogni viaggio d'affari

Un sistema di gestione dei viaggi d'affari (BTMS) è più di uno strumento di prenotazione. Collega richieste, approvazioni, prenotazioni, modifiche, spese e report in un unico processo controllato, così travel manager, amministrazione, HR e viaggiatori smettono di rincorrersi tra email e fogli di calcolo. PHPTRAVELS dà a questo flusso un unico record di viaggio e un ruolo chiaro a chiunque vi partecipi.

  1. Carica dipendenti, reparti e centri di costo tramite importazione o API
  2. Assegna i ruoli di viaggiatore, approvatore, travel manager e amministrazione
  3. Ricevi richieste strutturate con motivo, date, budget e codice progetto
  4. Prenota voli e hotel dai fornitori collegati per ogni richiesta approvata
  5. Allega ricevute e diaria, poi esporta la trasferta in contabilità
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Società
Northwind Group · Regno Unito
Periodo
1-31 ott
Reparto
Vendite e prevendita
Stato trasferta
Effettuata, ricevute mancanti

Flusso di integrazione

Cinque passaggi dalla richiesta alla trasferta riconciliata

Contenuti di viaggio, approvazioni, fatturazione ed esportazioni al back office collegati, con meno passaggi manuali tra i team.

  1. Richiesta

    Il viaggiatore invia trasferta, motivo e centro di costo in una richiesta strutturata.

  2. Approvazione

    Le regole la inviano al responsabile e, oltre una soglia, all'amministrazione.

  3. Prenotazione

    Voli e hotel prenotati secondo policy da fornitori o contenuti GDS.

  4. Spese

    Ricevute e diaria registrate sulla trasferta e segnalate per la revisione.

  5. Riconciliazione

    Dati di prenotazioni e spese esportati in contabilità per la chiusura mensile.

Sistemi

Collegato a HR, contenuti di viaggio e contabilità

Un programma di viaggi d'affari funziona bene quando dati delle persone, inventario e dati finanziari coincidono.

  • HR e anagrafica dipendenti

    Dipendenti, ruoli, reparti e centri di costo caricati via importazione o sincronizzati tramite la JSON API.

  • Contenuti di viaggio

    Voli e hotel da connessioni GDS, Apollo e API dei fornitori, accanto alle tue tariffe negoziate.

  • Contabilità ed ERP

    Fatture, registrazioni e righe di spesa esportate in file strutturati per la riconciliazione.

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Visibilità

Dashboard in tempo reale per travel manager e amministrazione

Trasferte, approvazioni in sospeso, eccezioni e spesa in un unico pannello, filtrati in base al ruolo di chi guarda.

  • Chi è in viaggio

    Trasferte imminenti e in corso per viaggiatore, destinazione e data, per il dovere di tutela.

  • Approvazioni in sospeso

    Richieste in attesa di decisione, da quanto aspettano e presso quale approvatore.

  • Eccezioni alla policy

    Prenotazioni fuori policy e motivazioni indicate, raggruppate per reparto.

  • Spesa per centro di costo

    Costi per società, reparto, progetto e fornitore man mano che si prenota, non settimane dopo.

  • Accesso per ruolo

    Viaggiatori, approvatori, travel manager e amministrazione vedono solo il proprio ambito.

  • Report ed esportazioni

    Report di trasferte, spesa e approvazioni esportati per stakeholder e audit.

Confronto

Strumenti separati vs un sistema di gestione dei viaggi d'affari

Molti programmi di viaggio usano l'email per approvare, portali per i biglietti e fogli di calcolo per le spese. Ecco cosa cambia con un unico sistema.

AreaEmail, portali e fogli di calcoloPHPTRAVELS
ApprovazioniEmail, portali e fogli di calcoloThread di email e solleciti lentiPHPTRAVELSInstradamento a regole con escalation e audit trail
PolicyEmail, portali e fogli di calcoloControllata a mano, spesso dopo la prenotazionePHPTRAVELSRegole per ruolo, budget, fornitore, tratta e classe
PrenotazioneEmail, portali e fogli di calcoloPiù portali e itinerari sparsiPHPTRAVELSAPI fornitori e contenuti GDS in un unico itinerario
SpeseEmail, portali e fogli di calcoloRicevute mancanti e rimborsi in ritardoPHPTRAVELSRicevute e diaria legate alla trasferta
VisibilitàEmail, portali e fogli di calcoloLimitata e tardivaPHPTRAVELSDashboard per responsabili e amministrazione per centro di costo
Chiusura mensileEmail, portali e fogli di calcoloSpesa ricostruita dagli estratti conto delle cartePHPTRAVELSEsportazioni strutturate per la contabilità

Per chi è

Per i team che gestiscono un programma di viaggi

  • Travel manager

    Catene di approvazione fedeli all'organizzazione reale e una vista su ogni trasferta.

  • Team amministrativi

    Log pronti per l'audit, spesa per centro di costo ed esportazioni che accorciano la chiusura.

  • Agenzie di viaggi d'affari

    TMC che servono clienti aziendali con approvazioni, profili viaggiatore, fatturazione e report standard.

Perché PHPTRAVELS

Un programma di viaggi di tua proprietà

  • Codice sorgente incluso

    Self-hosted con licenza commerciale, così i tuoi sviluppatori possono cambiare flussi, campi e report.

  • Dati sul tuo server

    I record di viaggiatori, trasferte e spese restano sull'infrastruttura che scegli.

  • 24 lingue

    Viaggiatori e approvatori lavorano nella propria lingua e valuta, incluse quelle da destra a sinistra.

  • Un'unica installazione

    Viaggi aziendali e vendite B2C e B2B condividono una piattaforma e un back office.

FAQ

Domande sul sistema di gestione dei viaggi d'affari

Cosa chiedono travel manager, team amministrativi e TMC prima di abbandonare email e fogli di calcolo.

Contatta il team vendite

Un sistema di gestione dei viaggi d'affari (BTMS) gestisce l'intero ciclo della trasferta aziendale: richiesta, approvazione, prenotazione, modifiche, registrazione delle spese e riconciliazione, con regole di policy, audit trail e report su un'unica piattaforma.

Si sovrappongono. Il software per i viaggi aziendali si concentra sulla prenotazione conforme alla policy con approvazioni e centri di costo. Un BTMS copre anche il flusso operativo intorno alla trasferta, come modifiche, ricevute, diaria e la riconciliazione richiesta dall'amministrazione. PHPTRAVELS copre entrambi in un'unica installazione.

Definisci regole di policy e catene di approvazione: ogni richiesta viene inviata in base alle soglie al responsabile o all'amministrazione. Le opzioni fuori policy vengono segnalate o bloccate e ogni decisione resta nell'audit trail.

Dipendenti, reparti e centri di costo si caricano via importazione o tramite la JSON API, mentre fatture, registrazioni e spese vengono esportate per la riconciliazione. Una connessione diretta a uno specifico prodotto HR o ERP viene realizzata dai tuoi sviluppatori o come lavoro su misura.

Sì. Ricevute, diaria, rimborsi spese e rimborsi tariffari sono legati a ogni trasferta, e le segnalazioni di policy restano visibili perché l'amministrazione risolva i problemi prima della chiusura.

Sì. Ogni piano include il codice sorgente completo con licenza commerciale e lo ospiti tu, così il tuo team può cambiare flussi, campi e report.

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