出張業務の運用
申請から照合までつなぐ出張管理システム
すべての出張を一つの記録として管理します。申請、承認、航空券とホテル、変更、領収書と日当、そして経理が月次締めに必要なエクスポートまで。
- 出張申請
- 出張ごとに一つの記録
- 領収書と日当
- 照合用エクスポート
BTMS の仕組み
すべての出張を支える業務フロー
出張管理システム（BTMS）は予約ツール以上のものです。申請、承認、予約、変更、経費、レポートを一つの管理されたプロセスにまとめ、出張管理者、経理、人事、出張者がメールやスプレッドシートで互いを追いかける必要をなくします。PHPTRAVELS はこのフローに一つの出張記録と、関わる全員の明確な役割を与えます。
- 従業員、部署、コストセンターをインポートまたは API で読み込む
- 出張者、承認者、出張管理者、経理のロールを割り当てる
- 目的、日程、予算、プロジェクトコードを含む構造化された申請を受け付ける
- 承認済みの申請ごとに、接続済みサプライヤーから航空券とホテルを予約する
- 領収書と日当を添付し、出張を会計システムへエクスポートする
- 会社・法人
- Northwind Group · 英国
- 期間
- 10月1日〜31日
- 部署
- 営業・プリセールス
- 出張ステータス
- 出張済み、領収書待ち
出張記録
申請から締めまで、出張ごとに一つの記録
承認、予約、変更、領収書、費用が出張に紐づいたままなので、月末に経緯を組み立て直す必要はありません。
- マドリード営業カンファレンス、3日間Sara Ahmed · CC-210 · 航空券、ホテル、日当$1,840出張費用
- シンガポールのサプライヤー監査、4日間Li Wei · CC-118 · 航空券とホテル$2,315出張費用
- イスタンブールのチームオフサイト、12名団体出張 · CC-305 · ルーミングリスト添付$9,620出張費用
構造化された出張申請
出張者、目的、行き先、日程、概算予算、プロジェクトコードをメールではなく一つのフォームで。
承認ルート
組織図に沿った多段階承認。アシスタントへの代理承認や、申請が滞った際のエスカレーションに対応。
変更とキャンセル
日程変更、キャンセル、払い戻しを元の出張上で処理し、運賃差額も記録します。
領収書と日当
領収書を出張に添付し、日当ルールを適用。規程違反のフラグは経理から常に見えます。
団体での出張
オフサイト、イベント、プロジェクトチーム向けに、乗客リスト、部屋割り、分割払い、サプライヤーメモを管理。
監査証跡
誰が申請、承認、予約、変更、支払いをしたか、すべての手順にタイムスタンプを記録。
連携フロー
申請から照合済みの出張までの 5 ステップ
旅行コンテンツ、承認、請求、バックオフィスへのエクスポートがつながり、手作業での受け渡しが減ります。
申請
出張者が行程、目的、コストセンターを構造化された申請で提出します。
承認
ルールにより上長へ、しきい値を超える場合は経理へ回付されます。
予約
航空券とホテルを規程内でサプライヤーや GDS コンテンツから予約します。
経費
領収書と日当を出張に記録し、確認用にフラグを付けます。
照合
予約と経費のデータを会計へエクスポートし、月次締めに使います。
システム
人事、旅行コンテンツ、会計と連携
人のデータ、在庫、財務データが一致してこそ、出張プログラムは円滑に回ります。
人事・従業員名簿
従業員、ロール、部署、コストセンターをインポート、または JSON API で同期。
旅行コンテンツ
GDS 接続、Apollo、サプライヤー API の航空券とホテルを、自社の契約レートと並べて表示。
会計・ERP
請求書、仕訳、経費明細を照合用の構造化ファイルでエクスポート。
可視化
出張管理者と経理のためのリアルタイムダッシュボード
出張、承認待ち、例外、支出を一つの管理画面で、閲覧者のロールに応じて表示します。
出張中の社員
出張者、行き先、日付ごとに予定中・進行中の出張を確認し、安全配慮に役立てます。
承認待ち
判断待ちの申請、待機時間、どの承認者のところで止まっているか。
規程外の例外
規程外の予約と入力された理由を部署ごとに集計。
コストセンター別の支出
法人、部署、プロジェクト、サプライヤー別の費用を、数週間後ではなく予約時点で把握。
ロールベースのアクセス
出張者、承認者、出張管理者、経理はそれぞれ自分の範囲だけを閲覧します。
レポートとエクスポート
出張、支出、承認のレポートを関係者や監査向けにエクスポート。
比較
バラバラのツールと一つの出張管理システム
多くの企業は承認にメール、航空券にポータル、経費にスプレッドシートを使っています。一つのシステムで変わることは次のとおりです。
| 項目 | メール、ポータル、スプレッドシート | PHPTRAVELS |
|---|---|---|
| 承認 | メール、ポータル、スプレッドシートメールのやり取りと遅い催促 | PHPTRAVELSエスカレーションと監査証跡付きのルール回付 |
| 規程 | メール、ポータル、スプレッドシート手作業の確認、予約後になることも多い | PHPTRAVELSロール、予算、ベンダー、路線、クラス別のルール |
| 予約 | メール、ポータル、スプレッドシート複数ポータルと散らばった旅程 | PHPTRAVELSサプライヤー API と GDS コンテンツを一つの旅程に |
| 経費 | メール、ポータル、スプレッドシート領収書の紛失と遅れる精算 | PHPTRAVELS領収書と日当を出張に紐づけ |
| 可視性 | メール、ポータル、スプレッドシート限定的で遅い | PHPTRAVELSコストセンター別の管理者・経理ダッシュボード |
| 月次締め | メール、ポータル、スプレッドシートカード明細から支出を再集計 | PHPTRAVELS会計向けの構造化エクスポート |
対象
出張プログラムを運用するチームのために
出張管理者
実際の組織構造に合った承認ルートと、すべての出張を見渡せる一つの画面。
経理チーム
監査対応のログ、コストセンター別の支出、締めを短くするエクスポート。
法人向け旅行会社
法人顧客を担当する TMC に、標準化された承認、出張者プロフィール、請求、レポートを。
PHPTRAVELS を選ぶ理由
自社で所有する出張プログラム
ソースコード付き
商用ライセンスで自社ホスティング。開発者がフロー、項目、レポートを変更できます。
データは自社サーバーに
出張者、出張、経費の記録は選んだインフラ上に保管されます。
24 言語
出張者と承認者は自分の言語と通貨で作業でき、右から左に書く言語にも対応。
一つのインストール
法人出張と B2C・B2B 販売が一つのプラットフォームとバックオフィスを共有します。
出張管理システム（BTMS）は、法人出張の全サイクル、つまり申請、承認、予約、変更、経費の記録、照合を、規程ルール、監査証跡、レポートとともに一つのプラットフォームで管理します。
両者は重なります。法人出張ソフトウェアは承認とコストセンターを伴う規程内の予約が中心です。BTMS はそれに加え、変更、領収書、日当、経理が必要とする照合など、出張を取り巻く業務フローもカバーします。PHPTRAVELS は一つのインストールで両方に対応します。
規程ルールと承認ルートを設定すると、各申請はしきい値に応じて上長または経理へ回付されます。規程外の選択肢はフラグ付けまたはブロックされ、すべての判断が監査証跡に残ります。
従業員、部署、コストセンターはインポートまたは JSON API で読み込め、請求書、仕訳、経費データは照合用にエクスポートできます。特定の人事・ERP 製品との直接接続は、貴社の開発者またはカスタム開発で構築します。
はい。領収書、日当、立替精算、返金は各出張に紐づき、規程違反のフラグも表示されたままなので、経理は締めの前に問題を解決できます。
はい。すべてのプランに商用ライセンスで完全なソースコードが含まれ、自社でホスティングするため、チームがフロー、項目、レポートを変更できます。