Demo na żywo

Obsługa podróży służbowych

System zarządzania podróżami służbowymi od wniosku do uzgodnienia

Prowadź każdą delegację jako jeden rekord: wniosek, akceptację, bilety i hotel, każdą zmianę, rachunki i diety oraz eksport, którego finanse potrzebują do zamknięcia miesiąca.

  • Wnioski o podróż
  • Jeden rekord na podróż
  • Rachunki i diety
  • Eksporty do uzgodnień

Jak działa BTMS

Proces operacyjny stojący za każdą podróżą służbową

System zarządzania podróżami służbowymi (BTMS) to więcej niż narzędzie do rezerwacji. Łączy wnioski, akceptacje, rezerwacje, zmiany, wydatki i raporty w jeden kontrolowany proces, dzięki czemu travel managerowie, finanse, HR i podróżujący przestają gonić się nawzajem w wątkach e-mail i arkuszach. PHPTRAVELS daje temu procesowi jeden rekord podróży i jasną rolę każdej zaangażowanej osobie.

  1. Wczytaj pracowników, działy i centra kosztów przez import lub API
  2. Przypisz role podróżującego, akceptującego, travel managera i finansów
  3. Przyjmuj ustrukturyzowane wnioski z celem, datami, budżetem i kodem projektu
  4. Rezerwuj loty i hotele u podłączonych dostawców dla każdego zaakceptowanego wniosku
  5. Dołącz rachunki i diety, a następnie wyeksportuj podróż do księgowości
Wypróbuj demo na żywoZobacz ceny
Spółka
Northwind Group · Wielka Brytania
Okres
1–31 paź
Dział
Sprzedaż i presales
Status podróży
Odbyta, brak rachunków

Przepływ integracji

Pięć kroków od wniosku do uzgodnionej podróży

Treści podróżne, akceptacje, rozliczenia i eksporty do back office są połączone, więc zespoły mają mniej ręcznych przekazań.

  1. Wniosek

    Podróżujący składa podróż, cel i centrum kosztów w ustrukturyzowanym wniosku.

  2. Akceptacja

    Reguły kierują go do przełożonego, a powyżej progu do finansów.

  3. Rezerwacja

    Loty i hotele rezerwowane zgodnie z polityką u dostawców lub z treści GDS.

  4. Wydatki

    Rachunki i diety zapisywane przy podróży i oznaczane do weryfikacji.

  5. Uzgodnienie

    Dane rezerwacji i wydatków trafiają do księgowości na zamknięcie miesiąca.

Systemy

Połączony z HR, treściami podróżnymi i księgowością

Program podróży służbowych działa sprawnie, gdy dane o ludziach, oferta i dane finansowe są zgodne.

  • HR i katalog pracowników

    Pracownicy, role, działy i centra kosztów wczytywane importem lub synchronizowane przez JSON API.

  • Treści podróżne

    Loty i hotele z połączeń GDS, Apollo i API dostawców, obok wynegocjowanych stawek.

  • Księgowość i ERP

    Faktury, dekrety i pozycje wydatków eksportowane w ustrukturyzowanych plikach do uzgodnień.

Zobacz wszystkie integracje

Przejrzystość

Pulpity na żywo dla travel managerów i finansów

Podróże, oczekujące akceptacje, wyjątki i wydatki w jednym panelu, filtrowane według roli oglądającego.

  • Kto jest w podróży

    Nadchodzące i trwające podróże według osoby, kierunku i daty, na potrzeby obowiązku opieki.

  • Oczekujące akceptacje

    Wnioski czekające na decyzję, jak długo czekają i u którego akceptującego.

  • Wyjątki od polityki

    Rezerwacje poza polityką i podane powody, pogrupowane według działów.

  • Wydatki wg centrum kosztów

    Koszty według spółki, działu, projektu i dostawcy w chwili rezerwacji, a nie tygodnie później.

  • Dostęp oparty na rolach

    Podróżujący, akceptujący, travel managerowie i finanse widzą tylko swój zakres.

  • Raporty i eksporty

    Raporty podróży, wydatków i akceptacji eksportowane dla interesariuszy i audytów.

Porównanie

Osobne narzędzia a jeden system zarządzania podróżami służbowymi

Wiele programów podróży używa e-maila do akceptacji, portali do biletów i arkuszy do wydatków. Oto co zmienia jeden system.

ObszarE-mail, portale i arkuszePHPTRAVELS
AkceptacjeE-mail, portale i arkuszeWątki e-mail i powolne przypomnieniaPHPTRAVELSKierowanie regułami z eskalacją i ścieżką audytu
PolitykaE-mail, portale i arkuszeSprawdzana ręcznie, często po rezerwacjiPHPTRAVELSReguły wg roli, budżetu, dostawcy, trasy i klasy
RezerwacjeE-mail, portale i arkuszeWiele portali i rozproszone plany podróżyPHPTRAVELSAPI dostawców i treści GDS w jednym planie podróży
WydatkiE-mail, portale i arkuszeBrakujące rachunki i spóźnione zwrotyPHPTRAVELSRachunki i diety przypięte do podróży
PrzejrzystośćE-mail, portale i arkuszeOgraniczona i spóźnionaPHPTRAVELSPulpity dla przełożonych i finansów wg centrum kosztów
Zamknięcie miesiącaE-mail, portale i arkuszeWydatki odtwarzane z wyciągów kartPHPTRAVELSUstrukturyzowane eksporty dla księgowości

Dla kogo

Dla zespołów, które prowadzą program podróży

  • Travel managerowie

    Ścieżki akceptacji odpowiadające rzeczywistej strukturze i jeden widok każdej podróży.

  • Zespoły finansowe

    Logi gotowe do audytu, wydatki wg centrum kosztów i eksporty skracające zamknięcie.

  • Biura podróży korporacyjnych

    TMC obsługujące klientów firmowych ze standardowymi akceptacjami, profilami podróżnych, fakturowaniem i raportami.

Dlaczego PHPTRAVELS

Program podróży, który należy do ciebie

  • Kod źródłowy w zestawie

    Hostowany samodzielnie na licencji komercyjnej, więc twoi programiści mogą zmieniać procesy, pola i raporty.

  • Dane na twoim serwerze

    Rekordy podróżnych, podróży i wydatków zostają na wybranej przez ciebie infrastrukturze.

  • 24 języki

    Podróżujący i akceptujący pracują we własnym języku i walucie, także pisanych od prawej do lewej.

  • Jedna instalacja

    Podróże firmowe oraz sprzedaż B2C i B2B dzielą jedną platformę i jeden back office.

FAQ

Pytania o system zarządzania podróżami służbowymi

O co pytają travel managerowie, zespoły finansowe i TMC, zanim zrezygnują z e-maili i arkuszy.

Kontakt ze sprzedażą

System zarządzania podróżami służbowymi (BTMS) obsługuje cały cykl podróży firmowej: wniosek, akceptację, rezerwację, zmiany, rejestrację wydatków i uzgodnienie, z regułami polityki, ścieżką audytu i raportami na jednej platformie.

Te obszary się pokrywają. Oprogramowanie do podróży firmowych skupia się na rezerwacji zgodnej z polityką, z akceptacjami i centrami kosztów. BTMS obejmuje też proces operacyjny wokół podróży, czyli zmiany, rachunki, diety i uzgodnienia potrzebne finansom. PHPTRAVELS zapewnia oba w jednej instalacji.

Zdefiniuj reguły polityki i ścieżki akceptacji, a każdy wniosek trafi według progów do przełożonego lub finansów. Opcje poza polityką są oznaczane lub blokowane, a każda decyzja zostaje w ścieżce audytu.

Pracowników, działy i centra kosztów można wczytać importem lub przez JSON API, a faktury, dekrety i wydatki są eksportowane do uzgodnień. Bezpośrednie połączenie z konkretnym produktem HR lub ERP budują twoi programiści lub powstaje jako prace na zamówienie.

Tak. Rachunki, diety, zwroty kosztów i refundacje są powiązane z każdą podróżą, a flagi polityki pozostają widoczne, aby finanse rozwiązały problemy przed zamknięciem.

Tak. Każdy plan zawiera pełny kod źródłowy na licencji komercyjnej i hostujesz go samodzielnie, więc twój zespół może zmieniać procesy, pola i raporty.

Odkryj więcej

Więcej o platformie