Demo trực tiếp

Vận hành công tác

Hệ thống quản lý du lịch công tác từ đề xuất đến đối soát

Quản lý mỗi chuyến công tác như một hồ sơ duy nhất: đề xuất, phê duyệt, vé và khách sạn, mọi thay đổi, hóa đơn và phụ cấp công tác, cùng bản xuất mà bộ phận tài chính cần để khóa sổ tháng.

  • Đề xuất công tác
  • Một hồ sơ cho mỗi chuyến
  • Hóa đơn và phụ cấp
  • Xuất dữ liệu đối soát

BTMS hoạt động thế nào

Quy trình vận hành phía sau mỗi chuyến công tác

Hệ thống quản lý du lịch công tác (BTMS) không chỉ là công cụ đặt chỗ. Nó gắn kết đề xuất, phê duyệt, đặt chỗ, thay đổi, chi phí và báo cáo thành một quy trình có kiểm soát, để quản lý du lịch, tài chính, nhân sự và người đi công tác không còn phải đuổi theo nhau qua email và bảng tính. PHPTRAVELS mang đến cho quy trình này một hồ sơ chuyến đi duy nhất và vai trò rõ ràng cho từng người tham gia.

  1. Nạp nhân viên, phòng ban và trung tâm chi phí bằng nhập tệp hoặc qua API
  2. Gán vai trò người đi, người duyệt, quản lý du lịch và tài chính
  3. Nhận đề xuất có cấu trúc với mục đích, ngày, ngân sách và mã dự án
  4. Đặt vé máy bay và khách sạn từ nhà cung cấp đã kết nối cho mỗi đề xuất được duyệt
  5. Đính kèm hóa đơn và phụ cấp, rồi xuất chuyến đi sang kế toán
Dùng thử demo trực tiếpXem bảng giá
Pháp nhân
Northwind Group · Anh
Kỳ
1–31/10
Phòng ban
Kinh doanh và tiền bán hàng
Trạng thái chuyến đi
Đã đi, chờ hóa đơn

Luồng tích hợp

Năm bước từ đề xuất đến chuyến đi đã đối soát

Nội dung du lịch, phê duyệt, thanh toán và xuất dữ liệu back-office được kết nối, giảm bớt bàn giao thủ công.

  1. Đề xuất

    Người đi gửi chuyến đi, mục đích và trung tâm chi phí trong một đề xuất có cấu trúc.

  2. Phê duyệt

    Quy tắc chuyển đến quản lý và, khi vượt ngưỡng, đến tài chính.

  3. Đặt chỗ

    Vé máy bay và khách sạn được đặt đúng chính sách từ nhà cung cấp hoặc nội dung GDS.

  4. Chi phí

    Hóa đơn và phụ cấp được ghi vào chuyến đi và đánh dấu để rà soát.

  5. Đối soát

    Dữ liệu đặt chỗ và chi phí được xuất sang kế toán để khóa sổ tháng.

Hệ thống

Kết nối với nhân sự, nội dung du lịch và kế toán

Chương trình công tác vận hành trơn tru khi dữ liệu nhân sự, tồn kho và tài chính khớp nhau.

  • Nhân sự và danh bạ nhân viên

    Nhân viên, vai trò, phòng ban và trung tâm chi phí được nhập tệp hoặc đồng bộ qua JSON API.

  • Nội dung du lịch

    Vé máy bay và khách sạn từ kết nối GDS, Apollo và API nhà cung cấp, bên cạnh giá thỏa thuận của bạn.

  • Kế toán và ERP

    Hóa đơn, bút toán và dòng chi phí được xuất thành tệp có cấu trúc để đối soát.

Xem mọi tích hợp

Khả năng quan sát

Bảng điều khiển trực tiếp cho quản lý du lịch và tài chính

Chuyến đi, phê duyệt đang chờ, ngoại lệ và chi tiêu trong một trang quản trị, lọc theo vai trò người xem.

  • Ai đang công tác

    Chuyến đi sắp tới và đang diễn ra theo người, điểm đến và ngày, phục vụ nghĩa vụ chăm sóc nhân viên.

  • Phê duyệt đang chờ

    Đề xuất chờ quyết định, đã chờ bao lâu và đang ở người duyệt nào.

  • Ngoại lệ chính sách

    Đặt chỗ ngoài chính sách và lý do được nêu, nhóm theo phòng ban.

  • Chi tiêu theo trung tâm chi phí

    Chi phí theo pháp nhân, phòng ban, dự án và nhà cung cấp ngay khi đặt, không phải vài tuần sau.

  • Phân quyền theo vai trò

    Người đi, người duyệt, quản lý du lịch và tài chính chỉ thấy phạm vi của mình.

  • Báo cáo và xuất dữ liệu

    Báo cáo chuyến đi, chi tiêu và phê duyệt được xuất cho các bên liên quan và kiểm toán.

So sánh

Công cụ rời rạc và một hệ thống quản lý du lịch công tác

Nhiều chương trình công tác dùng email để duyệt, cổng đặt vé để mua vé và bảng tính cho chi phí. Đây là những gì một hệ thống thay đổi.

Hạng mụcEmail, cổng đặt vé và bảng tínhPHPTRAVELS
Phê duyệtEmail, cổng đặt vé và bảng tínhChuỗi email và nhắc nhở chậmPHPTRAVELSĐịnh tuyến theo quy tắc, có chuyển cấp và nhật ký kiểm toán
Chính sáchEmail, cổng đặt vé và bảng tínhKiểm tra thủ công, thường sau khi đặtPHPTRAVELSQuy tắc theo vai trò, ngân sách, nhà cung cấp, tuyến và hạng ghế
Đặt chỗEmail, cổng đặt vé và bảng tínhNhiều cổng và lịch trình rời rạcPHPTRAVELSAPI nhà cung cấp và nội dung GDS trong một lịch trình
Chi phíEmail, cổng đặt vé và bảng tínhThiếu hóa đơn, hoàn ứng chậmPHPTRAVELSHóa đơn và phụ cấp gắn với chuyến đi
Khả năng quan sátEmail, cổng đặt vé và bảng tínhHạn chế và chậmPHPTRAVELSBảng điều khiển quản lý và tài chính theo trung tâm chi phí
Khóa sổ thángEmail, cổng đặt vé và bảng tínhDựng lại chi tiêu từ sao kê thẻPHPTRAVELSXuất dữ liệu có cấu trúc cho kế toán

Dành cho ai

Cho các nhóm vận hành chương trình công tác

  • Quản lý du lịch

    Chuỗi phê duyệt khớp cơ cấu tổ chức thực tế và một góc nhìn cho mọi chuyến đi.

  • Đội tài chính

    Nhật ký sẵn sàng kiểm toán, chi tiêu theo trung tâm chi phí và bản xuất giúp khóa sổ nhanh hơn.

  • Đại lý du lịch doanh nghiệp

    TMC phục vụ khách hàng doanh nghiệp với phê duyệt, hồ sơ người đi, xuất hóa đơn và báo cáo chuẩn hóa.

Vì sao chọn PHPTRAVELS

Chương trình công tác thuộc về bạn

  • Kèm mã nguồn

    Tự lưu trữ theo giấy phép thương mại, để lập trình viên của bạn thay đổi quy trình, trường dữ liệu và báo cáo.

  • Dữ liệu trên máy chủ của bạn

    Hồ sơ người đi, chuyến đi và chi phí nằm trên hạ tầng bạn chọn.

  • 24 ngôn ngữ

    Người đi và người duyệt làm việc bằng ngôn ngữ và tiền tệ của mình, kể cả ngôn ngữ viết từ phải sang trái.

  • Một bản cài đặt

    Công tác doanh nghiệp, bán hàng B2C và B2B dùng chung một nền tảng và một back office.

Câu hỏi thường gặp

Câu hỏi về hệ thống quản lý du lịch công tác

Điều mà quản lý du lịch, đội tài chính và TMC thường hỏi trước khi bỏ email và bảng tính.

Liên hệ kinh doanh

Hệ thống quản lý du lịch công tác (BTMS) quản lý toàn bộ vòng đời chuyến công tác: đề xuất, phê duyệt, đặt chỗ, thay đổi, ghi nhận chi phí và đối soát, với quy tắc chính sách, nhật ký kiểm toán và báo cáo trên một nền tảng.

Hai loại có phần giao nhau. Phần mềm du lịch doanh nghiệp tập trung vào đặt chỗ đúng chính sách với phê duyệt và trung tâm chi phí. BTMS còn bao quát quy trình vận hành quanh chuyến đi, như thay đổi, hóa đơn, phụ cấp và đối soát mà tài chính cần. PHPTRAVELS đáp ứng cả hai trong một bản cài đặt.

Thiết lập quy tắc chính sách và chuỗi phê duyệt, mỗi đề xuất sẽ được chuyển theo ngưỡng đến quản lý hoặc tài chính. Lựa chọn ngoài chính sách bị đánh dấu hoặc chặn, và mọi quyết định được lưu trong nhật ký kiểm toán.

Nhân viên, phòng ban và trung tâm chi phí có thể nạp bằng nhập tệp hoặc qua JSON API, còn hóa đơn, bút toán và dữ liệu chi phí được xuất để đối soát. Kết nối trực tiếp với một sản phẩm nhân sự hoặc ERP cụ thể do lập trình viên của bạn xây dựng hoặc làm theo yêu cầu.

Có. Hóa đơn, phụ cấp, hoàn ứng và hoàn tiền được gắn với từng chuyến đi, và cảnh báo chính sách luôn hiển thị để tài chính xử lý trước khi khóa sổ.

Có. Mọi gói đều kèm toàn bộ mã nguồn theo giấy phép thương mại và bạn tự lưu trữ, nên đội ngũ của bạn có thể thay đổi quy trình, trường dữ liệu và báo cáo.

Khám phá thêm

Thêm về nền tảng