Công tác doanh nghiệp
Phần mềm quản lý công tác doanh nghiệp kiểm tra chính sách trước khi ai đó đặt chỗ
Viết chính sách công tác thành các quy tắc, gửi trường hợp ngoại lệ đến đúng người phê duyệt và thấy mọi chuyến đi được gán cho phòng ban trước khi hóa đơn đến. Tự lưu trữ, kèm mã nguồn.
- Quy tắc chính sách
- Chuỗi phê duyệt
- Trung tâm chi phí
- Chi tiêu theo phòng ban
Bộ máy chính sách
Cách phần mềm quản lý công tác doanh nghiệp biến chính sách thành quy tắc
Phần mềm quản lý công tác doanh nghiệp cho phép nhân viên tự đặt vé máy bay, khách sạn và xe thuê, còn công ty quyết định điều gì được phép. Trong PHPTRAVELS, chính sách công tác không phải là một tệp PDF trên mạng nội bộ. Đó là một tập quy tắc chạy trong lúc tìm kiếm và khi thanh toán, nên người đi công tác thấy lựa chọn nào hợp chính sách trước khi chọn, và trường hợp ngoại lệ được phát hiện trước khi xuất vé.
Mỗi quy tắc có một điều kiện và một kết quả. Điều kiện đọc thông tin chuyến đi: hạng ghế, thời gian bay, giá, thành phố, nhà cung cấp và số ngày đặt trước. Kết quả là cho phép, yêu cầu nêu lý do, hoặc giữ lại chờ phê duyệt. Màn hình bên dưới là một chính sách mẫu có hai quy tắc. Hãy chọn một chuyến đi để xem quy tắc nào được áp dụng và yêu cầu sẽ đi tiếp đến đâu.
Nội dung đặt chỗ từVé máy bayKhách sạnXe & đưa đónTất cả tích hợp
Quy tắc 1 · Hạng ghế chặng ngắn
Khớp- NếuHạng ghếlà Thương gia
- VàThời gian baydưới 6 giờ
- ThìCần quản lý trực tiếp phê duyệt
Quy tắc 2 · Hạn mức khách sạn theo thành phố
Không khớp- NếuGiá mỗi đêmvượt hạn mức của thành phố
- ThìCần quản lý và tài chính phê duyệt
Hạn mức mỗi đêm (USD)
- London
- 250
- Paris
- 220
- Frankfurt
- 180
- Dubai
- 200
- New York
- 300
Yêu cầu công tác
London đến Frankfurt
Hạng thương gia · 1 giờ 35 phút
Khớp quy tắc 1: hạng thương gia trên chuyến bay dưới 6 giờ. Yêu cầu được giữ lại chờ quản lý trực tiếp.
London đến New York
Hạng thương gia · 8 giờ 05 phút
Không khớp quy tắc nào: chuyến bay dài hơn 6 giờ nên hạng thương gia nằm trong chính sách. Chuyến đi được đặt ngay.
Khách sạn ở Paris
2 đêm · mỗi đêm
Khớp quy tắc 2: cao hơn hạn mức của Paris. Quản lý phê duyệt, sau đó bộ phận tài chính duyệt phần chi phí vượt.
Chuỗi phê duyệt
- 01Người đi công tácHoàn tất
- 02Quản lý trực tiếpĐang chờ quyết định
- 03Tài chínhKhông cần
- 04Đã đặtChưa bắt đầu
Màn hình mẫu. Quy tắc, hạn mức, giá và tên chỉ là ví dụ.
Báo cáo chi tiêu
Chi tiêu theo phòng ban, được gán mã ngay khi đặt mỗi chuyến đi
Mỗi lượt đặt chỗ đều mang phòng ban và trung tâm chi phí, nên báo cáo sẵn sàng ngay khi chuyến đi được đặt. Không ai phải tổng hợp lại từ sao kê thẻ vào cuối tháng.
- Kinh doanh48,200
- Kỹ thuật31,500
- Marketing22,800
- Vận hành18,400
- Tài chính7,600
- Nhân sự5,900
Tổng134,400 USD
Dữ liệu mẫu bằng USD. Báo cáo của bạn dùng phòng ban và tiền tệ của chính bạn.
- Tỷ lệ ngoại lệ
- Phần nhạt màu hơn của mỗi cột là khoản chi vi phạm quy tắc nhưng đã được duyệt. Tỷ lệ lớn cho thấy một hạn mức quá chặt, hoặc một nhóm cần được nhắc lại chính sách.
- Xem chi tiết
- Mở một phòng ban để xem người đi công tác, chuyến đi, nhà cung cấp và lý do được nêu cho từng ngoại lệ.
- Xuất cho tài chính
- Tải xuống dữ liệu đặt chỗ và chi tiêu của bất kỳ kỳ nào, hoặc lấy qua JSON API vào hệ thống kế toán hoặc ERP của bạn.
Hồ sơ chuyến đi
Thông tin mỗi chuyến công tác lưu giữ
Quy tắc và báo cáo chỉ hiệu quả khi dữ liệu được ghi nhận một lần, ngay lúc đặt chỗ. Đây là các thông tin mỗi chuyến đi giữ lại từ yêu cầu đến hóa đơn.
- Hồ sơ người đi công tác
- Họ tên như trên hộ chiếu, thông tin giấy tờ, ghế và suất ăn ưa thích, số hội viên khách hàng thân thiết và người liên hệ khẩn cấp. Nhập một lần và dùng lại cho mọi lượt đặt.
- Công ty và trung tâm chi phí
- Pháp nhân, phòng ban và trung tâm chi phí hoặc mã dự án mà chuyến đi được tính vào.
- Mục đích chuyến đi
- Lý do ngắn gọn chọn từ danh sách của riêng bạn, chẳng hạn gặp khách hàng, hội nghị hoặc đào tạo.
- Kết quả kiểm tra chính sách
- Trong chính sách, hoặc quy tắc bị vi phạm và mã lý do người đi công tác đã chọn.
- Lịch sử phê duyệt
- Ai đã duyệt, khi nào và ghi chú nếu có, được lưu cùng lượt đặt để phục vụ kiểm toán.
- Giá và phí
- Giá doanh nghiệp đã thương lượng khi áp dụng, cộng phí dịch vụ hoặc phần cộng thêm.
- Thanh toán
- Hạn mức tín dụng công ty, ví trả trước hoặc thẻ, và hóa đơn có chứa chuyến đi.
Vai trò
Ai làm gì trong tài khoản doanh nghiệp
Bốn vai trò, mỗi vai trò chỉ thấy những gì cần thiết. Một người có thể giữ nhiều vai trò, ví dụ một quản lý cũng đi công tác.
| Công việc | Người đi công tác | Người phê duyệt | Quản lý công tác | Tài chính |
|---|---|---|---|---|
| Tìm kiếm và đặt trong chính sách | Có | Có | Có | Không |
| Đặt cho đồng nghiệp | Không | Không | Có | Không |
| Duyệt hoặc từ chối ngoại lệ | Không | Chuyến của mình hoặc nhóm | Có | Có |
| Sửa quy tắc và hạn mức theo thành phố | Không | Không | Có | Không |
| Nhập giá doanh nghiệp | Không | Không | Có | Không |
| Xem chi tiêu công tác | Chuyến của mình hoặc nhóm | Chuyến của mình hoặc nhóm | Có | Có |
| Hóa đơn và xuất dữ liệu | Không | Không | Không | Có |
Một cấu hình điển hình. Quyền được thiết lập theo từng tài khoản công ty.
Triển khai
Từ cài đặt đến chuyến đi đầu tiên được phê duyệt
Trình tự công việc thường gặp với một công ty hoặc một công ty quản lý công tác. Mỗi bước cho biết ai thường thực hiện.
- 01
Cài đặt trên máy chủ của bạn
Lập trình viênLưu trữ PHPTRAVELS trên máy chủ hoặc tài khoản đám mây do bạn kiểm soát, để dữ liệu người đi công tác nằm ở nơi bạn chọn.
- 02
Kết nối nội dung đặt chỗ
Bộ phận công tácThêm nhà cung cấp vé máy bay, khách sạn và xe thuê bằng thông tin xác thực của bạn, và nhập các mức giá doanh nghiệp đã thương lượng.
- 03
Xây dựng công ty
Bộ phận công tácTạo tài khoản công ty với các phòng ban và trung tâm chi phí, sau đó nhập người đi công tác từ tệp hoặc hệ thống nhân sự.
- 04
Viết quy tắc
Quản lý công tácBiến từng dòng của chính sách thành quy tắc: hạng ghế, hạn mức khách sạn theo thành phố, mua trước và nhà cung cấp ưu tiên.
- 05
Chỉ định người phê duyệt
Quản lý công tácĐặt người duyệt cho từng phòng ban hoặc cấp bậc, và người ký duyệt khi chuyến đi vượt một giá trị nhất định.
- 06
Chạy thử
Bộ phận công tácCho một nhóm đặt chỗ trong vài tuần, đọc báo cáo ngoại lệ và nới lỏng hạn mức nào chặn các chuyến đi thông thường.
- 07
Mở cho mọi người
Tài chínhMời toàn bộ công ty tham gia và chuyển thanh toán cuối tháng sang một hóa đơn tổng hợp.
Mô hình vận hành
Bộ phận công tác nội bộ hoặc công ty quản lý công tác
Cùng một bản cài đặt phục vụ cả hai. Điều thay đổi là khách hàng là ai và chuyến đi được tính phí như thế nào.
Bộ phận công tác nội bộ
Một công ty, nhiều người đi công tác
- Một chính sách, với quy tắc khác nhau theo phòng ban hoặc cấp bậc
- Nhân viên tự đặt, bộ phận công tác xử lý các chuyến phức tạp
- Chi tiêu được báo cáo cho bộ phận tài chính của bạn
- Phân bổ chi phí nội bộ cho phòng ban thay cho phí đặt chỗ
Công ty quản lý công tác
Nhiều khách hàng doanh nghiệp, một nền tảng
- Tài khoản riêng cho từng khách hàng, với chính sách, giá và người duyệt riêng
- Nhân viên của bạn đặt chỗ cho người đi công tác gọi điện hoặc gửi email
- Hóa đơn tổng hợp theo khách hàng hoặc trung tâm chi phí
- Phí dịch vụ hoặc phần cộng thêm theo khách hàng, sản phẩm hoặc tuyến
Dùng chung cho cả hai: hồ sơ người đi công tác, bộ máy quy tắc, chuỗi phê duyệt, 24 ngôn ngữ và lập hóa đơn bằng tiền tệ của từng công ty.
Bạn đã bán du lịch nghỉ dưỡng hoặc du lịch B2B? Hãy mở bộ phận công tác doanh nghiệp trên cùng nền tảng:Phần mềm quản lý đại lýQuản lý du lịch công tác
Chọn phần mềm
Những câu hỏi cần đặt ra trước khi chọn công cụ quản lý công tác
Hãy dùng các câu hỏi này cho mọi lựa chọn trong danh sách. Câu trả lời bên dưới là cách PHPTRAVELS xử lý.
Chính sách được kiểm tra trước khi đặt, hay chỉ báo cáo sau đó?
Trước khi đặt. Quy tắc chạy trong lúc tìm kiếm và khi thanh toán.
Việc phê duyệt có thể phụ thuộc vào chuyến đi, không chỉ vào người đi?
Có. Hạng ghế, giá, thành phố và thời gian đều có thể đưa chuyến đi vào phê duyệt.
Có thể dùng hợp đồng nhà cung cấp và giá doanh nghiệp của riêng bạn không?
Có. Nhà cung cấp được kết nối bằng thông tin xác thực của bạn.
Dữ liệu người đi công tác được lưu ở đâu?
Trên hạ tầng do bạn chọn, giúp đáp ứng các quy định như GDPR.
Đội ngũ của bạn có thể thay đổi quy trình không?
Có. Toàn bộ mã nguồn đi kèm theo giấy phép thương mại.
Giá tính theo người dùng, theo chuyến hay trả một lần?
Giấy phép một lần, không phải thuê bao.
Bộ phận tài chính có lấy được dữ liệu ra không?
Có. Báo cáo và xuất dữ liệu theo kỳ, cùng với JSON API.
Câu hỏi thường gặp
Câu hỏi về phần mềm quản lý công tác doanh nghiệp
Những điều quản lý công tác, bộ phận tài chính và công ty quản lý công tác thường hỏi trước khi triển khai đặt chỗ công tác.
Liên hệ kinh doanhĐó là hệ thống đặt chỗ cho các chuyến công tác. Nhân viên đặt vé máy bay, khách sạn và xe thuê, còn công ty áp dụng chính sách công tác, quy tắc phê duyệt, hồ sơ người đi, trung tâm chi phí, hóa đơn và báo cáo cho mọi chuyến đi.
Phần mềm công tác doanh nghiệp kiểm soát cách nhân viên công ty đi lại. Phần mềm đại lý du lịch vận hành việc bán hàng, nhà cung cấp và nhân viên của chính đại lý. PHPTRAVELS hỗ trợ cả hai, nên công ty quản lý công tác hoặc đại lý có thể phục vụ khách hàng doanh nghiệp từ cùng một bản cài đặt.
Các quy tắc về hạng ghế, hạn mức khách sạn theo thành phố, mua trước và nhà cung cấp ưu tiên được kiểm tra trong lúc tìm kiếm và khi thanh toán. Lựa chọn trong chính sách được hiển thị trước. Một ngoại lệ cần nêu lý do và, nếu quy tắc yêu cầu, phải được phê duyệt trước khi xuất vé.
Có. Quy tắc có thể chỉ gửi chuyến đi cho quản lý trực tiếp, hoặc gửi cho quản lý rồi đến tài chính. Chuyến đi không khớp quy tắc nào sẽ bỏ qua chuỗi phê duyệt và được đặt ngay.
Nó bao quát phần được đặt của chuyến đi: vé máy bay, khách sạn và xe thuê, đã gán mã và lập hóa đơn. Các khoản tự chi như ăn uống và taxi thường do phần mềm quản lý chi phí xử lý, phần mềm này có thể đọc dữ liệu chuyến đi qua API hoặc tệp xuất.
Người đi công tác, trung tâm chi phí và dữ liệu đặt chỗ có thể trao đổi qua JSON API hoặc xuất cho bộ phận tài chính. Kết nối với một hệ thống cụ thể như SAP do lập trình viên của bạn hoặc chúng tôi xây dựng như một công việc tùy chỉnh.
Các gói bắt đầu từ dưới dạng giấy phép một lần, kèm toàn bộ mã nguồn. Phí lưu trữ, bảo trì và phí nhà cung cấp được tính riêng. Buổi demo là cách nhanh nhất để xác nhận gói nào phù hợp với cấu hình doanh nghiệp của bạn.
PHPTRAVELS là phần mềm tự lưu trữ, nên thông tin hộ chiếu, hồ sơ và dữ liệu chuyến đi nằm trên máy chủ hoặc tài khoản đám mây do bạn chọn. Điều đó giúp dễ đáp ứng các quy định bảo vệ dữ liệu như GDPR hơn.
Khám phá thêm
Thêm về nền tảng
- Quản lý du lịch công tácĐề xuất, chuyến đi, chi phí và đối soát
- Quản lý chi phí công tácPhê duyệt, hóa đơn và hoàn ứng theo từng chuyến đi
- Tích hợp kế toán du lịchĐặt chỗ ghi sổ sang QuickBooks, Xero và Tally
- Phần mềm quản lý đại lýBáo giá, đặt chỗ, đại lý và tài chính trong một hệ thống
- Bảng giá
- Demo trực tiếp