Демоверсія

Корпоративні поїздки

Програмне забезпечення для управління корпоративними поїздками, яке перевіряє політику до бронювання

Опишіть тревел-політику у вигляді правил, надсилайте винятки потрібному погоджувачу та бачте кожну поїздку з прив'язкою до відділу ще до надходження рахунку. Розміщення на власному сервері, вихідний код включено.

  • Правила політики
  • Ланцюжки погодження
  • Центри витрат
  • Витрати за відділами

Рушій політики

Як ПЗ для корпоративних поїздок перетворює політику на правила

Програмне забезпечення для управління корпоративними поїздками дає змогу працівникам самостійно бронювати авіаквитки, готелі та автомобілі, а компанія вирішує, що дозволено. У PHPTRAVELS тревел-політика не є PDF-файлом в інтранеті. Це набір правил, що працюють під час пошуку та оформлення замовлення. Мандрівник бачить, що відповідає політиці, ще до вибору, а виняток виявляється до виписки квитка.

Кожне правило має умову та результат. Умова перевіряє поїздку: клас обслуговування, час польоту, ціну, місто, постачальника та завчасність бронювання. Результат: дозволити, запитати причину або надіслати на погодження. Нижче наведено приклад політики з двома правилами. Оберіть поїздку, щоб побачити, яке правило спрацьовує і куди далі йде заявка.

Контент для бронювання відАвіаквиткиГотеліАвто та трансфериУсі інтеграції

Тревел-політика · Продажі EMEAОберіть поїздку

Правило 1 · Клас на коротких рейсах

Спрацьовує
  • ЯкщоКласдорівнює «Бізнес»
  • ІЧас польотуменше 6 годин
  • ТодіПотрібне погодження керівника

Правило 2 · Ліміт на готель за містом

Не спрацьовує
  • ЯкщоЦіна за нічвища за ліміт міста
  • ТодіПотрібне погодження керівника та фінансів

Ліміти за ніч у USD

Лондон
250
Париж
220
Франкфурт
180
Дубай
200
Нью-Йорк
300

Заявка на поїздку

Лондон – Франкфурт

Бізнес-клас · 1 год 35 хв

Спрацьовує правило 1: бізнес-клас на рейсі коротшому за 6 годин. Заявка очікує рішення безпосереднього керівника.

Лондон – Нью-Йорк

Бізнес-клас · 8 год 05 хв

Жодне правило не спрацьовує: рейс довший за 6 годин, тому бізнес-клас дозволено політикою. Поїздка бронюється одразу.

Готель у Парижі

2 ночі · за ніч

Спрацьовує правило 2: перевищує ліміт для Парижа. Керівник погоджує, потім фінансовий відділ затверджує доплату.

Ланцюжок погодження

  1. 01МандрівникГотово
  2. 02КерівникОчікує рішення
  3. 03ФінансиНе потрібно
  4. 04ЗаброньованоНе розпочато

Приклад екрана. Правила, ліміти, ціни та імена умовні.

Звіти про витрати

Витрати за відділами, враховані в момент бронювання

Кожне бронювання прив'язане до відділу та центру витрат, тому звіт готовий одразу після оформлення поїздки. Нікому не треба збирати його з виписок карток наприкінці місяця.

Витрати на поїздки за відділами · III кварталУ межах політикиПогоджені винятки
  • Продажі48,200
  • Розробка31,500
  • Маркетинг22,800
  • Операції18,400
  • Фінанси7,600
  • Персонал5,900

Разом134,400 USD

Приклад даних у USD. У вашому звіті будуть ваші відділи та валюта.

Частка винятків
Світла частина кожного стовпця показує витрати, що порушили правило і були погоджені. Велика частка вказує на занадто жорсткий ліміт або на команду, якій варто нагадати про політику.
Деталізація
Відкрийте відділ, щоб побачити його мандрівників, поїздки та постачальників, а також причину кожного винятку.
Експорт для фінансів
Завантажуйте бронювання та витрати за будь-який період або отримуйте їх через JSON API у свою бухгалтерську чи ERP-систему.

Дивіться також:Управління витратами на відрядженняІнтеграція турбухгалтерії

Картка поїздки

Які дані зберігає кожне відрядження

Правила та звіти працюють, лише якщо дані вводяться один раз, у момент бронювання. Ось відомості, які кожна поїздка зберігає від заявки до рахунку.

Картка поїздки · поля
01
Профіль мандрівника
Ім'я як у паспорті, дані документа, побажання щодо місця та харчування, номери програм лояльності й екстрений контакт. Вводяться один раз і використовуються в кожному бронюванні.
02
Компанія та центр витрат
Юридична особа, відділ і центр витрат або код проєкту, на який виставляється поїздка.
03
Мета поїздки
Коротка причина з вашого списку, наприклад зустріч із клієнтом, конференція чи навчання.
04
Результат перевірки
У межах політики або порушене правило та код причини, обраний мандрівником.
05
Історія погодження
Хто погодив, коли та з яким коментарем. Зберігається разом із бронюванням для аудиту.
06
Тарифи та збори
Корпоративні тарифи там, де вони діють, а також сервісний збір або націнка.
07
Оплата
Корпоративний кредит, передплачений гаманець або картка, а також рахунок, до якого входить поїздка.

Ролі

Хто за що відповідає в корпоративному акаунті

Чотири ролі, кожна бачить лише те, що їй потрібно. Одна людина може мати кілька ролей, наприклад керівник, який теж їздить у відрядження.

Хто за що відповідає в корпоративному акаунті
ЗавданняМандрівникПогоджувачТревел-менеджерФінанси
Пошук і бронювання в межах політикиТакТакТакНі
Бронювання для колегНіНіТакНі
Погодження або відхилення винятківНіВласні поїздки або командаТакТак
Зміна правил і лімітів за містамиНіНіТакНі
Завантаження корпоративних тарифівНіНіТакНі
Перегляд витрат на поїздкиВласні поїздки або командаВласні поїздки або командаТакТак
Рахунки та експортНіНіНіТак

Типове налаштування. Права задаються для кожного корпоративного акаунта.

Впровадження

Від встановлення до першої погодженої поїздки

Звичайний порядок робіт для компанії або агентства з управління діловими поїздками. Для кожного кроку вказано, хто його зазвичай виконує.

  1. 01

    Встановлення на ваш сервер

    Розробники

    Розмістіть PHPTRAVELS на сервері або в хмарному акаунті під вашим контролем, щоб дані мандрівників зберігалися там, де ви вирішите.

  2. 02

    Підключення контенту

    Тревел-служба

    Додайте постачальників авіаквитків, готелів і автомобілів із вашими обліковими даними та завантажте погоджені корпоративні тарифи.

  3. 03

    Створення компанії

    Тревел-служба

    Створіть акаунт компанії з відділами та центрами витрат, потім імпортуйте мандрівників із файлу або вашої HR-системи.

  4. 04

    Написання правил

    Тревел-менеджер

    Перетворіть кожен пункт письмової політики на правило: клас обслуговування, ліміти на готелі за містами, строк купівлі та пріоритетні постачальники.

  5. 05

    Призначення погоджувачів

    Тревел-менеджер

    Вкажіть, хто погоджує поїздки кожного відділу чи рівня працівників і хто затверджує поїздку, дорожчу за задану суму.

  6. 06

    Пілотний запуск

    Тревел-служба

    Дайте одній команді бронювати кілька тижнів, вивчіть звіт про винятки та послабте ліміти, що заважають звичайним поїздкам.

  7. 07

    Запуск для всіх

    Фінанси

    Запросіть решту працівників і переведіть розрахунки наприкінці місяця на один зведений рахунок.

Моделі роботи

Внутрішня тревел-служба або TMC-агентство

Одне й те саме встановлення підходить для обох варіантів. Змінюється лише те, хто клієнт і як виставляється рахунок за поїздку.

Внутрішня тревел-служба

Одна компанія, багато мандрівників

  • Одна політика з різними правилами за відділами чи посадами
  • Працівники бронюють самі, а служба бере на себе складні поїздки
  • Витрати відображаються у звітах для вашого фінансового відділу
  • Внутрішній перерозподіл витрат на відділи замість зборів за бронювання

Агентство з управління діловими поїздками

Багато корпоративних клієнтів, одна платформа

  • Окремий акаунт для кожного клієнта з власною політикою, тарифами та погоджувачами
  • Ваші агенти бронюють для мандрівників, які телефонують або пишуть
  • Зведені рахунки за клієнтом або центром витрат
  • Сервісні збори або націнки за клієнтом, продуктом чи маршрутом

Спільне для обох: профілі мандрівників, рушій правил, ланцюжки погодження, 24 мови та рахунки у валюті кожної компанії.

Уже продаєте туристичні чи B2B-поїздки? Відкрийте корпоративний напрям на тій самій платформі:Програма для управління турагенцієюУправління діловими поїздками

Вибір ПЗ

Запитання перед вибором системи для корпоративних поїздок

Ставте їх кожному рішенню з вашого списку. Нижче вказано, як це реалізовано в PHPTRAVELS.

  • Політика перевіряється до бронювання чи лише у звітах після?

    До. Правила працюють під час пошуку та оформлення замовлення.

  • Чи може погодження залежати від поїздки, а не лише від працівника?

    Так. Клас, ціна, місто та терміни можуть надіслати поїздку на погодження.

  • Чи можна використовувати власні договори з постачальниками та корпоративні тарифи?

    Так. Постачальники підключаються з вашими обліковими даними.

  • Де зберігаються дані мандрівників?

    На обраній вами інфраструктурі, що допомагає дотримуватися вимог, наприклад GDPR.

  • Чи може ваша команда змінювати процеси?

    Так. Повний вихідний код включено за комерційною ліцензією.

  • Оплата за користувача, за поїздку чи разова?

    Разова ліцензія, а не підписка.

  • Чи може фінансовий відділ вивантажувати дані?

    Так. Звіти та експорт за будь-який період, а також JSON API.

Запитання та відповіді

Запитання про ПЗ для управління корпоративними поїздками

Що запитують тревел-менеджери, фінансові відділи та TMC-агентства перед впровадженням бронювання ділових поїздок.

Відділ продажів

Це система бронювання ділових поїздок. Працівники бронюють авіаквитки, готелі та автомобілі, а компанія застосовує до кожної поїздки свою тревел-політику, правила погодження, профілі мандрівників, центри витрат, виставлення рахунків і звіти.

ПЗ для корпоративних поїздок керує тим, як подорожують працівники компанії. ПЗ для турагентства веде власні продажі, постачальників і агентів агентства. PHPTRAVELS охоплює обидва напрями, тому TMC або агентство може обслуговувати корпоративних клієнтів з того самого встановлення.

Правила щодо класу обслуговування, лімітів на готелі за містами, строку купівлі та пріоритетних постачальників перевіряються під час пошуку та оформлення замовлення. Варіанти в межах політики показуються першими. Для винятку потрібна причина і, якщо так задано правилом, погодження до виписки квитка.

Так. Правило може надіслати поїздку лише керівникові або керівникові, а потім у фінансовий відділ. Поїздки, що не підпадають під жодне правило, оминають ланцюжок і бронюються одразу.

Воно охоплює заброньовану частину поїздки: авіаквитки, готелі та автомобілі, уже з кодами витрат і рахунками. Особисті витрати, як-от харчування й таксі, зазвичай ведуться в системі обліку витрат, яка може отримувати дані про поїздку через API або експорт.

Мандрівниками, центрами витрат і бронюваннями можна обмінюватися через JSON API або вивантажувати їх для фінансів. Інтеграцію з конкретною системою, наприклад SAP, створюють ваші розробники або ми в межах індивідуальної розробки.

Плани починаються від за разову ліцензію з повним вихідним кодом. Хостинг, підтримка та збори постачальників оплачуються окремо. Демо-дзвінок допоможе найшвидше зрозуміти, який план підходить для вашої корпоративної схеми.

PHPTRAVELS розміщується на вашому сервері, тому паспортні дані, профілі та відомості про поїздки залишаються на сервері або в хмарному акаунті, який ви оберете. Так простіше дотримуватися вимог щодо захисту даних, наприклад GDPR.

Дізнайтеся більше

Ще про платформу