企业差旅
预订之前先检查差旅政策的企业差旅管理软件
把差旅政策写成规则，将例外情况发送给正确的审批人，并在发票到达之前看到每一次出差都已归入相应部门。支持自托管，附带源代码。
- 政策规则
- 审批链
- 成本中心
- 按部门统计支出
政策引擎
企业差旅管理软件如何把政策变成规则
规则 1 · 短途航班舱位
匹配- 如果舱位为商务舱
- 并且飞行时长少于 6 小时
- 则需要直属经理审批
规则 2 · 各城市酒店上限
不匹配- 如果每晚房价超过城市上限
- 则需要经理和财务审批
每晚上限（USD）
- 伦敦
- 250
- 巴黎
- 220
- 法兰克福
- 180
- 迪拜
- 200
- 纽约
- 300
出差申请
伦敦至法兰克福
商务舱 · 1小时35分
匹配规则 1：飞行时长不足 6 小时的航班选择了商务舱。申请暂缓，等待直属经理审批。
伦敦至纽约
商务舱 · 8小时05分
没有匹配的规则：航班超过 6 小时，因此商务舱符合政策。行程立即完成预订。
巴黎酒店
2 晚 · 每晚
匹配规则 2： 比巴黎的上限高出 。经理批准后，再由财务确认超出的费用。
审批链
- 01出差人员已完成
- 02直属经理等待决定
- 03财务无需审批
- 04已预订未开始
示例界面。规则、上限、价格和名称均为示例。
支出报告
按部门统计支出，在每次预订时自动归类
每笔预订都带有部门和成本中心，因此行程一经预订，报告就已就绪。月底无需再根据信用卡账单重新整理。
行程记录
每次商务出差都会记录的信息
只有在预订时一次性采集数据，规则和报告才能发挥作用。以下是每个行程从申请到开票全程保留的信息。
- 出差人员档案
- 与护照一致的姓名、证件信息、座位和餐食偏好、常旅客号码以及紧急联系人。只需录入一次，每次预订都可复用。
- 公司和成本中心
- 行程费用所归属的法人实体、部门以及成本中心或项目代码。
- 出差目的
- 从您自定义的列表中选择的简短理由，例如客户会议、行业会议或培训。
- 政策结果
- 符合政策，或所违反的规则以及出差人员选择的理由代码。
- 审批记录
- 由谁审批、何时审批以及相关备注，与预订一起保存，以备审计。
- 价格和费用
- 适用时的企业协议价，以及服务费或加价。
- 付款
- 公司授信额度、预付钱包或银行卡，以及该行程所在的发票。
角色
企业账户中的分工
四种角色，每种角色只看到自己需要的内容。一个人可以拥有多个角色，例如同时也会出差的经理。
| 任务 | 出差人员 | 审批人 | 差旅经理 | 财务 |
|---|---|---|---|---|
| 在政策范围内搜索和预订 | 是 | 是 | 是 | 否 |
| 为同事预订 | 否 | 否 | 是 | 否 |
| 批准或拒绝例外 | 否 | 本人行程或本团队 | 是 | 是 |
| 编辑规则和城市上限 | 否 | 否 | 是 | 否 |
| 导入企业协议价 | 否 | 否 | 是 | 否 |
| 查看差旅支出 | 本人行程或本团队 | 本人行程或本团队 | 是 | 是 |
| 发票和导出 | 否 | 否 | 否 | 是 |
典型配置。权限按企业账户分别设置。
上线部署
从安装到第一次获批的出差
企业或差旅管理公司常用的工作顺序。每一步都标明了通常由谁负责。
- 01
安装到您的服务器
开发人员将 PHPTRAVELS 部署在您自己掌控的服务器或云账户上，让出差人员数据存放在您选择的位置。
- 02
接入预订内容
差旅服务台使用您自己的凭证添加机票、酒店和租车供应商，并导入您已谈妥的企业协议价。
- 03
建立企业架构
差旅服务台创建企业账户及其部门和成本中心，然后从文件或 HR 系统导入出差人员。
- 04
编写规则
差旅经理把书面政策的每一条变成规则：舱位、各城市酒店上限、提前预订要求和首选供应商。
- 05
配置审批人
差旅经理为每个部门或出差人员级别设置审批人，并指定行程金额超过某一数值时由谁最终确认。
- 06
试点运行
差旅服务台让一个团队先使用几周，查看例外报告，并放宽妨碍正常出差的上限。
- 07
全员开放
财务邀请公司其他人员加入，并将月末结算改为一张合并发票。
运营模式
企业内部差旅服务台或差旅管理公司
同一套安装可同时满足两种模式。不同之处在于客户是谁，以及行程如何结算。
企业内部差旅服务台
一家公司，众多出差人员
- 一套政策，可按部门或职级设置不同规则
- 员工自助预订，复杂行程由服务台处理
- 支出向您自己的财务团队报告
- 向各部门内部分摊费用，而不是收取预订服务费
差旅管理公司
众多企业客户，一个平台
- 每个客户单独一个账户，拥有各自的政策、协议价和审批人
- 您的业务人员为来电或发邮件的出差人员预订
- 按客户或成本中心开具合并发票
- 按客户、产品或航线设置服务费或加价
两种模式共享：出差人员档案、规则引擎、审批链、24 种语言，以及以各公司币种开具发票。
选择软件
选择企业差旅工具之前应问的问题
可用于评估任何候选软件。每个问题下方是 PHPTRAVELS 的做法。
政策是在预订之前检查，还是只在事后报告？
在预订之前。规则在搜索和结账时运行。
审批能否取决于行程本身，而不仅仅取决于出差人员？
可以。舱位、价格、城市和时间都可以触发审批。
能否使用您自己的供应商合同和企业协议价？
可以。供应商通过您自己的凭证接入。
出差人员数据存放在哪里？
存放在您选择的基础设施上，有助于满足 GDPR 等法规要求。
您的团队能否修改工作流程？
可以。在商业授权下附带完整源代码。
价格是按用户、按行程还是一次性收费？
一次性授权，不是订阅。
财务能否导出数据？
可以。提供按时间段的报告和导出，以及 JSON API。
它是一个用于商务出差的预订系统。员工预订机票、酒店和租车，公司则对每次出差应用其差旅政策、审批规则、出差人员档案、成本中心、开票和报告。
企业差旅软件管控公司员工的出差方式。旅行社软件则用于运营旅行社自身的销售、供应商和业务人员。PHPTRAVELS 两者兼顾，因此差旅管理公司或旅行社可以在同一套安装中服务企业客户。
舱位等级、各城市酒店上限、提前预订和首选供应商等规则会在搜索和结账时进行检查。符合政策的选项优先显示。例外情况需要填写理由，如果规则要求，还需在出票前获得审批。
可以。规则可以只将行程发送给直属经理，也可以先发给经理再发给财务。不匹配任何规则的行程会跳过审批链，立即完成预订。
它涵盖行程中已预订的部分：机票、酒店和租车，且已完成归类和开票。餐饮和出租车等自付费用通常由费用报销软件处理，该软件可以通过 API 或导出文件读取行程数据。
出差人员、成本中心和预订数据可以通过 JSON API 交换，或导出给财务。与 SAP 等特定系统的对接，由您的开发人员或由我们作为定制开发来完成。
方案起价为 ，一次性授权，附带完整源代码。托管、维护和供应商费用另计。预约演示通话是确认哪个方案适合您企业配置的最快方式。
PHPTRAVELS 采用自托管方式，因此护照信息、档案和行程数据都保存在您选择的服务器或云账户上。这样更容易满足 GDPR 等数据保护法规。