Perjalanan korporat
Perisian pengurusan perjalanan korporat yang menyemak polisi sebelum sesiapa membuat tempahan
Tulis polisi perjalanan anda sebagai peraturan, hantar pengecualian kepada pelulus yang betul dan lihat setiap perjalanan dikodkan kepada jabatan sebelum invois tiba. Dihos sendiri, dengan kod sumber disertakan.
- Peraturan polisi
- Rantaian kelulusan
- Pusat kos
- Perbelanjaan mengikut jabatan
Enjin polisi
Cara perisian pengurusan perjalanan korporat menukar polisi menjadi peraturan
Perisian pengurusan perjalanan korporat membolehkan pekerja menempah sendiri penerbangan, hotel dan kereta sewa, manakala syarikat menentukan apa yang dibenarkan. Dalam PHPTRAVELS, polisi perjalanan bukan PDF di intranet. Ia ialah satu set peraturan yang berjalan semasa carian dan semasa pembayaran, jadi pengembara melihat pilihan yang mematuhi polisi sebelum memilih, dan pengecualian dikesan sebelum tiket dikeluarkan.
Setiap peraturan mempunyai syarat dan hasil. Syarat membaca butiran perjalanan: kabin, tempoh penerbangan, harga, bandar, pembekal dan berapa awal ia ditempah. Hasilnya ialah membenarkan, meminta sebab, atau menahan untuk kelulusan. Skrin di bawah ialah contoh polisi dengan dua peraturan. Pilih satu perjalanan untuk melihat peraturan mana yang terpakai dan ke mana permintaan pergi seterusnya.
Kandungan tempahan daripadaPenerbanganPenginapanKereta & transferSemua integrasi
Peraturan 1 · Kabin jarak dekat
Sepadan- JikaKabinialah Perniagaan
- DanTempoh penerbangankurang daripada 6 jam
- MakaPerlu kelulusan pengurus langsung
Peraturan 2 · Had hotel mengikut bandar
Tidak sepadan- JikaKadar semalammelebihi had bandar
- MakaPerlu kelulusan pengurus dan kewangan
Had semalam dalam USD
- London
- 250
- Paris
- 220
- Frankfurt
- 180
- Dubai
- 200
- New York
- 300
Permintaan perjalanan
London ke Frankfurt
Kelas perniagaan · 1j 35m
Peraturan 1 sepadan: kabin perniagaan pada penerbangan kurang 6 jam. Permintaan ditahan untuk pengurus langsung.
London ke New York
Kelas perniagaan · 8j 05m
Tiada peraturan sepadan: penerbangan melebihi 6 jam, jadi kelas perniagaan mematuhi polisi. Perjalanan ditempah serta-merta.
Hotel di Paris
2 malam · semalam
Peraturan 2 sepadan: melebihi had Paris sebanyak. Pengurus meluluskan, kemudian kewangan meluluskan kos tambahan.
Rantaian kelulusan
- 01PengembaraSelesai
- 02Pengurus langsungMenunggu keputusan
- 03KewanganTidak diperlukan
- 04DitempahBelum bermula
Skrin contoh. Peraturan, had, harga dan nama hanyalah contoh.
Laporan perbelanjaan
Perbelanjaan mengikut jabatan, dikodkan semasa setiap perjalanan ditempah
Setiap tempahan membawa jabatan dan pusat kos, jadi laporan sedia sebaik sahaja perjalanan dibuat. Tiada siapa perlu menyusunnya semula daripada penyata kad pada hujung bulan.
- Jualan48,200
- Kejuruteraan31,500
- Pemasaran22,800
- Operasi18,400
- Kewangan7,600
- Sumber Manusia5,900
Jumlah134,400 USD
Data contoh dalam USD. Laporan anda menggunakan jabatan dan mata wang anda sendiri.
- Bahagian pengecualian
- Bahagian yang lebih cerah pada setiap bar ialah perbelanjaan yang melanggar peraturan dan telah diluluskan. Bahagian yang besar menunjukkan had yang terlalu ketat, atau pasukan yang perlu diingatkan tentang polisi.
- Lihat butiran
- Buka satu jabatan untuk melihat pengembara, perjalanan dan pembekalnya, serta sebab yang diberikan bagi setiap pengecualian.
- Eksport kepada kewangan
- Muat turun tempahan dan perbelanjaan bagi sebarang tempoh, atau tarik melalui JSON API ke dalam sistem perakaunan atau ERP anda.
Berkaitan:Pengurusan perbelanjaan perjalananIntegrasi perakaunan pelancongan
Rekod perjalanan
Maklumat yang dibawa setiap perjalanan perniagaan
Peraturan dan laporan hanya berfungsi jika data direkod sekali, pada saat tempahan. Inilah butiran yang disimpan setiap perjalanan dari permintaan hingga invois.
- Profil pengembara
- Nama seperti dalam pasport, butiran dokumen, pilihan tempat duduk dan makanan, nombor keahlian kesetiaan dan kenalan kecemasan. Dimasukkan sekali dan digunakan semula pada setiap tempahan.
- Syarikat dan pusat kos
- Entiti sah, jabatan dan pusat kos atau kod projek yang dicaj untuk perjalanan itu.
- Tujuan perjalanan
- Sebab ringkas yang dipilih daripada senarai anda sendiri, seperti mesyuarat pelanggan, persidangan atau latihan.
- Keputusan polisi
- Mematuhi polisi, atau peraturan yang dilanggar dan kod sebab yang dipilih oleh pengembara.
- Jejak kelulusan
- Siapa yang meluluskan, bila dan sebarang komen, disimpan bersama tempahan untuk audit.
- Kadar dan yuran
- Kadar korporat yang dirundingkan jika berkenaan, serta sebarang yuran perkhidmatan atau markup.
- Pembayaran
- Kredit syarikat, dompet prabayar atau kad, serta invois yang mengandungi perjalanan itu.
Peranan
Siapa buat apa dalam akaun korporat
Empat peranan, setiap satu hanya melihat apa yang diperlukan. Seorang boleh memegang lebih daripada satu peranan, contohnya pengurus yang juga mengembara.
| Tugas | Pengembara | Pelulus | Pengurus perjalanan | Kewangan |
|---|---|---|---|---|
| Cari dan tempah mengikut polisi | Ya | Ya | Ya | Tidak |
| Tempah untuk rakan sekerja | Tidak | Tidak | Ya | Tidak |
| Luluskan atau tolak pengecualian | Tidak | Perjalanan sendiri atau pasukan | Ya | Ya |
| Sunting peraturan dan had bandar | Tidak | Tidak | Ya | Tidak |
| Muatkan kadar korporat | Tidak | Tidak | Ya | Tidak |
| Lihat perbelanjaan perjalanan | Perjalanan sendiri atau pasukan | Perjalanan sendiri atau pasukan | Ya | Ya |
| Invois dan eksport | Tidak | Tidak | Tidak | Ya |
Tetapan biasa. Kebenaran ditetapkan bagi setiap akaun syarikat.
Pelaksanaan
Dari pemasangan hingga perjalanan pertama yang diluluskan
Urutan kerja yang lazim bagi syarikat atau syarikat pengurusan perjalanan. Setiap langkah menunjukkan siapa yang biasanya melakukannya.
- 01
Pasang pada pelayan anda
PembangunHos PHPTRAVELS pada pelayan atau akaun awan yang anda kawal, supaya data pengembara kekal di tempat yang anda pilih.
- 02
Sambungkan kandungan tempahan
Meja perjalananTambah pembekal penerbangan, hotel dan kereta dengan kelayakan anda sendiri, dan muatkan kadar korporat yang telah anda rundingkan.
- 03
Bina struktur syarikat
Meja perjalananCipta akaun syarikat dengan jabatan dan pusat kosnya, kemudian import pengembara daripada fail atau sistem HR anda.
- 04
Tulis peraturan
Pengurus perjalananTukar setiap baris polisi bertulis menjadi peraturan: kabin, had hotel mengikut bandar, pembelian awal dan pembekal pilihan.
- 05
Tetapkan pelulus
Pengurus perjalananTetapkan siapa yang meluluskan bagi setiap jabatan atau tahap pengembara, dan siapa yang mengesahkan apabila perjalanan melebihi sesuatu nilai.
- 06
Jalankan perintis
Meja perjalananBiarkan satu pasukan menempah selama beberapa minggu, baca laporan pengecualian dan longgarkan sebarang had yang menyekat perjalanan biasa.
- 07
Buka kepada semua
KewanganJemput seluruh syarikat dan alihkan pengebilan hujung bulan kepada satu invois gabungan.
Model operasi
Meja perjalanan dalaman atau syarikat pengurusan perjalanan
Pemasangan yang sama melayani kedua-duanya. Yang berubah ialah siapa pelanggannya dan bagaimana perjalanan dibilkan.
Meja perjalanan dalaman
Satu syarikat, ramai pengembara
- Satu polisi, dengan peraturan berbeza mengikut jabatan atau kekananan
- Pekerja menempah sendiri dan meja perjalanan mengendalikan perjalanan yang rumit
- Perbelanjaan dilaporkan kepada pasukan kewangan anda sendiri
- Caj semula dalaman kepada jabatan dan bukannya yuran tempahan
Syarikat pengurusan perjalanan
Ramai pelanggan korporat, satu platform
- Akaun berasingan bagi setiap pelanggan, dengan polisi, kadar dan pelulusnya sendiri
- Ejen anda menempah untuk pengembara yang menelefon atau menghantar e-mel
- Invois gabungan mengikut pelanggan atau pusat kos
- Yuran perkhidmatan atau markup mengikut pelanggan, produk atau laluan
Dikongsi oleh kedua-duanya: profil pengembara, enjin peraturan, rantaian kelulusan, 24 bahasa dan invois dalam mata wang setiap syarikat.
Sudah menjual perjalanan percutian atau B2B? Buka meja korporat pada platform yang sama:Perisian pengurusan agensiPengurusan perjalanan perniagaan
Memilih perisian
Soalan untuk ditanya sebelum memilih alat perjalanan korporat
Gunakan soalan ini pada mana-mana senarai pendek. Jawapan di bawah ialah cara PHPTRAVELS mengendalikannya.
Adakah polisi disemak sebelum tempahan, atau hanya dilaporkan selepas itu?
Sebelum. Peraturan berjalan semasa carian dan semasa pembayaran.
Bolehkah kelulusan bergantung pada perjalanan, bukan hanya pada pengembara?
Ya. Kabin, harga, bandar dan masa semuanya boleh menghantar perjalanan untuk kelulusan.
Bolehkah anda menggunakan kontrak pembekal dan kadar korporat anda sendiri?
Ya. Pembekal disambungkan dengan kelayakan anda sendiri.
Di manakah data pengembara disimpan?
Pada infrastruktur yang anda pilih, yang membantu mematuhi peraturan seperti GDPR.
Bolehkah pasukan anda mengubah aliran kerja?
Ya. Kod sumber penuh disertakan di bawah lesen komersial.
Adakah harga mengikut pengguna, mengikut perjalanan atau sekali bayar?
Lesen sekali bayar, bukan langganan.
Bolehkah kewangan mengeluarkan data?
Ya. Laporan dan eksport mengikut tempoh, serta JSON API.
Soalan lazim
Soalan tentang perisian pengurusan perjalanan korporat
Perkara yang ditanya oleh pengurus perjalanan, pasukan kewangan dan syarikat pengurusan perjalanan sebelum melancarkan tempahan perjalanan perniagaan.
Hubungi jualanIa ialah sistem tempahan untuk perjalanan perniagaan. Pekerja menempah penerbangan, hotel dan kereta, dan syarikat mengenakan polisi perjalanan, peraturan kelulusan, profil pengembara, pusat kos, invois dan laporan pada setiap perjalanan.
Perisian perjalanan korporat mengawal cara pekerja syarikat mengembara. Perisian agensi pelancongan menjalankan jualan, pembekal dan ejen agensi itu sendiri. PHPTRAVELS merangkumi kedua-duanya, jadi syarikat pengurusan perjalanan atau agensi boleh melayani pelanggan korporat daripada pemasangan yang sama.
Peraturan untuk kelas kabin, had hotel mengikut bandar, pembelian awal dan pembekal pilihan disemak semasa carian dan semasa pembayaran. Pilihan yang mematuhi polisi dipaparkan dahulu. Pengecualian memerlukan sebab dan, jika peraturan menetapkannya, kelulusan sebelum tiket dikeluarkan.
Ya. Peraturan boleh menghantar perjalanan kepada pengurus langsung sahaja, atau kepada pengurus dan kemudian kewangan. Perjalanan yang tidak sepadan dengan mana-mana peraturan melangkau rantaian dan ditempah serta-merta.
Ia meliputi bahagian perjalanan yang ditempah: penerbangan, hotel dan kereta, yang sudah dikodkan dan diinvois. Kos sendiri seperti makanan dan teksi biasanya dikendalikan oleh perisian perbelanjaan, yang boleh membaca data perjalanan melalui API atau eksport.
Pengembara, pusat kos dan tempahan boleh ditukar melalui JSON API atau dieksport untuk kewangan. Sambungan ke sistem tertentu seperti SAP dibina oleh pembangun anda atau oleh kami sebagai kerja tersuai.
Pelan bermula dari sebagai lesen sekali bayar, dengan kod sumber penuh. Pengehosan, penyelenggaraan dan yuran pembekal adalah berasingan. Sesi demo ialah cara terpantas untuk mengesahkan pelan yang sesuai dengan persediaan korporat anda.
PHPTRAVELS dihos sendiri, jadi butiran pasport, profil dan data perjalanan kekal pada pelayan atau akaun awan yang anda pilih. Ini memudahkan pematuhan peraturan perlindungan data seperti GDPR.
Terokai lagi
Lagi tentang platform
- Pengurusan perjalanan perniagaanPermohonan, perjalanan, perbelanjaan dan penyesuaian
- Pengurusan perbelanjaan perjalananKelulusan, resit dan bayaran balik bagi setiap perjalanan
- Integrasi perakaunan pelanconganTempahan dihantar ke QuickBooks, Xero dan Tally
- Perisian pengurusan agensiSebut harga, tempahan, ejen dan kewangan dalam satu sistem
- Harga
- Demo langsung