Zakenreizen
Software voor zakenreisbeheer met reisbeleid, goedkeuringen en kostenbeheersing
Medewerkers boeken vluchten, hotels en auto's binnen het bedrijfsbeleid, uitzonderingen gaan vóór uitgifte naar de juiste goedkeurder, en finance krijgt elke reis met kostenplaats.
- Regels voor reisbeleid
- Goedkeuringsflows
- Kostenplaatsen en budgetten
- Uitgavenrapportages
Zakenreizen boeken
Zakenreizen boeken met de bedrijfsregels ingebouwd
Software voor zakenreisbeheer is iets anders dan een boekingssite voor consumenten: de medewerker zoekt en boekt nog steeds zelf, maar het bedrijf bepaalt wat is toegestaan. PHPTRAVELS brengt reizigersprofielen, beleidsregels, goedkeuringen, bedrijfstarieven en facturatie samen in één boekingsflow, zodat interne reisafdelingen en TMC's zakenreizen vanuit één beheeromgeving regelen.
- Koppel vlucht- en hotelleveranciers of laad uw onderhandelde bedrijfstarieven
- Maak het bedrijfsaccount aan met afdelingen, kostenplaatsen en budgetten
- Stel het reisbeleid in: klasse, hotelplafonds, vooruitboeken en voorkeursleveranciers
- Voeg reizigers toe en wijs goedkeurders toe per afdeling of functieniveau
- Boek, keur goed en factureer elke reis op de juiste kostenplaats in één factuur
- Reiziger
- Sara Ahmed · Sales
- Route
- Londen naar Frankfurt, retour
- Data
- 14 t/m 16 okt
- Kostenplaats
- CC-210 Sales EMEA
- Reisdoel
- Klantafspraak
Beleid en goedkeuringen
Elke reis wordt vóór het boeken aan het beleid getoetst
Reizigers zien tijdens het zoeken wat mag, goedkeurders zien waarom een reis hun beslissing nodig heeft, en finance ziet waar het geld heen gaat.
- Londen naar Frankfurt, economySara Ahmed · CC-210 · 14-16 oktUS$ 412reistotaal
- Hotel in Berlijn-centrum, 2 nachtenDaniel Weber · CC-114 · Plafond $ 180 per nachtUS$ 236reistotaal
- Compacte auto, 3 dagenOmar Khan · CC-305 · DubaiUS$ 96reistotaal
Regels voor reisbeleid
Reisklasse, hotelplafonds per nacht, vooruitboektermijnen en voorkeursleveranciers, per bedrijf of reizigersniveau.
Goedkeuringsflows
Reizen buiten beleid of met een hoge waarde gaan vóór uitgifte naar de leidinggevende of budgethouder.
Reizigersprofielen
Paspoortgegevens, stoel- en maaltijdvoorkeuren, loyaliteitsnummers en noodcontacten één keer opgeslagen en bij elke boeking hergebruikt.
Kostenplaatsen en budgetten
Elke boeking draagt een afdeling, kostenplaats of projectcode, dus kosten worden al bij het boeken toegewezen.
Bedrijfstarieven
Laad onderhandelde hotel- en airlinedeals en toon voorkeursopties als eerste in de resultaten.
Redencodes
Kiest een reiziger een optie buiten beleid, dan wordt de reden vastgelegd en bij de boeking bewaard voor finance.
Reisverloop
Van reisaanvraag tot maandfactuur
Eén flow voor elke zakenreis, of de medewerker nu zelf boekt of de reisafdeling voor hem boekt.
Aanvragen
De reiziger zoekt vluchten, hotels en auto's met de bedrijfsregels toegepast.
Toetsen
Beleidsregels markeren uitzonderingen in klasse, prijs, leverancier en timing.
Goedkeuren
Uitzonderingen gaan naar de goedkeurder; reizen binnen beleid gaan direct door.
Boeken
Tickets en vouchers worden uitgegeven en naar de reiziger gestuurd.
Factureren
De reis wordt op het bedrijfskrediet geboekt en aan de kostenplaats toegewezen.
Rapporteren
Uitgaven per afdeling, reiziger en leverancier, klaar voor export naar finance.
Aanbod en systemen
Zakenreisaanbod en de systemen van uw bedrijf
Medewerkers boeken via dezelfde leverancierskoppelingen die het platform voor elk product gebruikt, en reisgegevens kunnen doorstromen naar de systemen die uw bedrijf al gebruikt.
Vluchten
GDS, NDC en airline-API's gekoppeld met uw eigen inloggegevens, plus onderhandelde bedrijfstarieven.
Hotels en auto's
Bedbanken, directe hotelcontracten en autoverhuurders, met bedrijfstarieven bovenaan.
HR-, ERP- en declaratietools
Wissel reizigers, kostenplaatsen en boekingen uit met systemen als BambooHR of SAP via de JSON-API of exports.
Backoffice
Zakelijke accounts beheren vanuit één omgeving
Reisafdeling, TMC en finance werken in dezelfde installatie als alle andere producten die u verkoopt.
Bedrijfsaccounts
Meerdere bedrijven of entiteiten, elk met eigen afdelingen, beleid, reizigers en goedkeurders.
Rollen en toegang
Rollen voor reiziger, goedkeurder, travel manager en finance, elk ziet alleen wat nodig is.
Krediet en facturatie
Boek reizen op bedrijfskrediet of een wallet en stuur verzamelfacturen per bedrijf of kostenplaats.
Servicekosten en opslagen
TMC's stellen boekingskosten of opslagen in per zakelijke klant, product of route.
Meerdere valuta
Prijzen en facturen in de valuta en taal van elk bedrijf.
Rapportages en exports
Boekingen, uitgaven, uitzonderingen en goedkeuringen per periode, geëxporteerd voor finance en audits.
Vergelijking
E-mail en openbare sites versus software voor zakenreizen
Veel bedrijven boeken zakenreizen nog via openbare sites en keuren ze goed per e-mail. Dit verandert er.
| Taak | E-mail en openbare sites | PHPTRAVELS |
|---|---|---|
| Reisbeleid | E-mail en openbare sitesEen pdf die reizigers wel of niet lezen | PHPTRAVELSRegels toegepast bij zoeken en afrekenen |
| Goedkeuringen | E-mail en openbare sitesE-mailwisselingen, vaak na aankoop van het ticket | PHPTRAVELSNaar de goedkeurder vóór uitgifte |
| Betaling | E-mail en openbare sitesPrivékaarten en declaraties | PHPTRAVELSBedrijfskrediet en verzamelfacturen |
| Kostentoewijzing | E-mail en openbare sitesAan het eind van de maand met de hand uit bonnen | PHPTRAVELSKostenplaats bij elke boeking |
| Reizigersgegevens | E-mail en openbare sitesPaspoorten en voorkeuren elke keer opnieuw ingetypt | PHPTRAVELSEén keer opgeslagen in het profiel |
| Rapportage | E-mail en openbare sitesUitgaven opnieuw opgebouwd uit kaartafschriften | PHPTRAVELSLive rapportages per afdeling en leverancier |
Voor wie
Gemaakt voor teams die zakenreizen beheren
Bedrijven met een reisafdeling
Interne teams die voor medewerkers boeken en beleid, goedkeuringen en uitgaven op één plek willen.
Zakenreisbureaus (TMC)
TMC's die meerdere zakelijke klanten bedienen, elk met eigen regels, tarieven en facturatie.
Reisbureaus die zakelijk toevoegen
Leisure- en B2B-reisbureaus die een zakelijke desk openen op het platform dat ze al gebruiken.
Waarom PHPTRAVELS
Uw platform, uw reisgegevens
Broncode inbegrepen
Zelf gehost onder een commerciële licentie, zodat uw ontwikkelaars beleid en flows kunnen aanpassen.
Gegevens op uw server
Reizigers- en reisgegevens blijven op infrastructuur naar keuze, wat helpt bij privacyregels zoals de AVG.
24 talen
Medewerkers boeken in hun eigen taal en valuta, ook in talen die van rechts naar links lopen.
Eén platform
Zakelijke, B2C- en B2B-verkoop in één installatie en één klantrecord.
FAQ
Vragen over software voor zakenreisbeheer
Wat travel managers, finance-teams en TMC's vragen voordat ze zakenreizen boeken invoeren.
Praat met salesEen boekingssysteem voor zakenreizen waarin medewerkers vluchten, hotels en auto's boeken, terwijl het bedrijf op elke reis reisbeleid, goedkeuringsregels, reizigersprofielen, kostenplaatsen, facturatie en rapportage toepast.
Ja. Software voor zakenreizen bepaalt hoe de medewerkers van een bedrijf reizen. Reisbureausoftware regelt de eigen verkoop, leveranciers en agenten van het reisbureau. PHPTRAVELS doet beide, dus een TMC of reisbureau kan zakelijke klanten vanuit dezelfde installatie bedienen.
Regels voor reisklasse, hotelplafonds, vooruitboeken en voorkeursleveranciers worden bij zoeken en afrekenen gecontroleerd. Opties binnen beleid staan bovenaan, en uitzonderingen vragen een reden en, als u dat wilt, goedkeuring.
Reizen die een regel overtreden of een bedraggrens overschrijden, gaan naar de goedkeurder die voor de reiziger of afdeling is ingesteld. De reis wacht tot goedkeuring, terwijl reizen binnen beleid zonder wachten doorgaan.
Reizigers, kostenplaatsen en boekingen kunnen via de JSON-API worden uitgewisseld of voor finance worden geëxporteerd. Koppelingen met systemen als BambooHR of SAP bouwen uw ontwikkelaars of worden als maatwerk gerealiseerd.
Ja. Elk plan bevat de volledige broncode onder een commerciële licentie en u host zelf, zodat uw team beleid, flows en rapportages kan aanpassen.
Verder ontdekken