Zakelijk reizen
Software voor zakelijk reismanagement die het beleid controleert voordat iemand boekt
Leg uw reisbeleid vast als regels, stuur uitzonderingen naar de juiste goedkeurder en zie elke reis aan een afdeling gekoppeld voordat de factuur binnenkomt. Zelf gehost, met de broncode inbegrepen.
- Beleidsregels
- Goedkeuringsketens
- Kostenplaatsen
- Uitgaven per afdeling
Beleidsengine
Hoe software voor zakelijk reismanagement een beleid omzet in regels
Met software voor zakelijk reismanagement boeken medewerkers zelf hun vluchten, hotels en auto's, terwijl het bedrijf bepaalt wat is toegestaan. In PHPTRAVELS is het reisbeleid geen pdf op het intranet. Het is een set regels die tijdens het zoeken en bij het afrekenen worden toegepast. Zo ziet de reiziger vóór de keuze wat binnen het beleid valt en wordt een uitzondering opgemerkt voordat er een ticket wordt uitgegeven.
Elke regel heeft een voorwaarde en een uitkomst. De voorwaarde leest de reis: cabine, vliegtijd, prijs, stad, leverancier en hoe ver vooruit er wordt geboekt. De uitkomst is toestaan, om een reden vragen of vasthouden voor goedkeuring. Het scherm hieronder is een voorbeeldbeleid met twee regels. Kies een reis om te zien welke regel geldt en waar de aanvraag daarna heen gaat.
Boekingscontent vanVluchtenVerblijvenAuto's & transfersAlle integraties
Regel 1 · Cabine op korte afstand
Van toepassing- AlsCabineis Business
- EnVliegtijdis korter dan 6 uur
- DanGoedkeuring van leidinggevende nodig
Regel 2 · Hotellimiet per stad
Niet van toepassing- AlsPrijs per nachtligt boven de stadslimiet
- DanGoedkeuring van leidinggevende en finance nodig
Limieten per nacht in USD
- Londen
- 250
- Parijs
- 220
- Frankfurt
- 180
- Dubai
- 200
- New York
- 300
Reisaanvraag
Londen naar Frankfurt
Business class · 1 u 35 min
Regel 1 geldt: businesscabine op een vlucht korter dan 6 uur. De aanvraag wacht op de leidinggevende.
Londen naar New York
Business class · 8 u 05 min
Geen regel geldt: de vlucht duurt langer dan 6 uur, dus business class valt binnen het beleid. De reis wordt direct geboekt.
Hotel in Parijs
2 nachten · per nacht
Regel 2 geldt: ligt boven de limiet voor Parijs. De leidinggevende keurt goed, daarna geeft finance akkoord op de extra kosten.
Goedkeuringsketen
- 01ReizigerAfgerond
- 02LeidinggevendeWacht op beslissing
- 03FinanceNiet nodig
- 04GeboektNiet gestart
Voorbeeldscherm. Regels, limieten, prijzen en namen zijn fictief.
Uitgavenrapportage
Uitgaven per afdeling, gekoppeld bij elke boeking
Elke boeking heeft een afdeling en een kostenplaats, dus het rapport is klaar zodra de reis is geboekt. Niemand hoeft het aan het eind van de maand uit creditcardafschriften op te bouwen.
- Sales48,200
- Engineering31,500
- Marketing22,800
- Operations18,400
- Finance7,600
- HR5,900
Totaal134,400 USD
Voorbeelddata in USD. Uw rapport gebruikt uw eigen afdelingen en valuta.
- Aandeel uitzonderingen
- Het lichtere deel van elke balk zijn uitgaven die een regel overtraden en zijn goedgekeurd. Een groot aandeel wijst op een te krappe limiet, of op een team dat aan het beleid herinnerd moet worden.
- Inzoomen
- Open een afdeling om de reizigers, reizen en leveranciers te zien, en de reden die bij elke uitzondering is opgegeven.
- Exporteren naar finance
- Download boekingen en uitgaven voor elke periode, of haal ze via de JSON API op in uw boekhoud- of ERP-systeem.
Gerelateerd:ReiskostenbeheerReisboekhouding-integratie
Reisdossier
Wat elke zakenreis vastlegt
Regels en rapporten werken alleen als de gegevens één keer worden vastgelegd, op het moment van boeken. Dit zijn de gegevens die elke reis bewaart, van aanvraag tot factuur.
- Reizigersprofiel
- Naam zoals in het paspoort, documentgegevens, stoel- en maaltijdvoorkeuren, loyaliteitsnummers en een noodcontact. Eén keer ingevoerd en bij elke boeking hergebruikt.
- Bedrijf en kostenplaats
- De juridische entiteit, afdeling en kostenplaats of projectcode waarop de reis wordt gefactureerd.
- Reisdoel
- Een korte reden uit uw eigen lijst, zoals klantbezoek, congres of training.
- Beleidsuitkomst
- Binnen beleid, of de overtreden regel en de redencode die de reiziger koos.
- Goedkeuringsspoor
- Wie goedkeurde, wanneer en met welke opmerking, bewaard bij de boeking voor audits.
- Tarieven en kosten
- Onderhandelde bedrijfstarieven waar ze gelden, plus eventuele servicekosten of opslag.
- Betaling
- Bedrijfskrediet, een prepaid wallet of een kaart, en de factuur waarop de reis staat.
Rollen
Wie wat doet in een bedrijfsaccount
Vier rollen, elk ziet alleen wat nodig is. Eén persoon kan meer dan één rol hebben, bijvoorbeeld een leidinggevende die ook zelf reist.
| Taak | Reiziger | Goedkeurder | Travel manager | Finance |
|---|---|---|---|---|
| Zoeken en boeken binnen beleid | Ja | Ja | Ja | Nee |
| Boeken voor collega's | Nee | Nee | Ja | Nee |
| Uitzonderingen goedkeuren of afwijzen | Nee | Eigen reizen of team | Ja | Ja |
| Regels en stadslimieten bewerken | Nee | Nee | Ja | Nee |
| Bedrijfstarieven laden | Nee | Nee | Ja | Nee |
| Reisuitgaven bekijken | Eigen reizen of team | Eigen reizen of team | Ja | Ja |
| Facturen en exports | Nee | Nee | Nee | Ja |
Een gangbare inrichting. Rechten worden per bedrijfsaccount ingesteld.
Invoering
Van installatie tot de eerste goedgekeurde reis
Een gebruikelijke volgorde voor een bedrijf of een travel management company. Bij elke stap staat wie die meestal uitvoert.
- 01
Installeer op uw server
OntwikkelaarsHost PHPTRAVELS op een server of cloudaccount die u beheert, zodat reizigersgegevens blijven waar u dat wilt.
- 02
Koppel boekingscontent
ReisafdelingVoeg leveranciers van vluchten, hotels en auto's toe met uw eigen inloggegevens en laad de bedrijfstarieven die u hebt onderhandeld.
- 03
Richt het bedrijf in
ReisafdelingMaak het bedrijfsaccount aan met afdelingen en kostenplaatsen, en importeer reizigers uit een bestand of uw HR-systeem.
- 04
Schrijf de regels
Travel managerMaak van elke regel in het geschreven beleid een regel in het systeem: cabine, hotellimieten per stad, vooruitboeken en voorkeursleveranciers.
- 05
Wijs goedkeurders toe
Travel managerBepaal wie goedkeurt per afdeling of reizigersniveau, en wie tekent wanneer een reis boven een bedrag uitkomt.
- 06
Draai een pilot
ReisafdelingLaat één team een paar weken boeken, lees het uitzonderingsrapport en versoepel elke limiet die normale reizen blokkeert.
- 07
Open voor iedereen
FinanceNodig de rest van het bedrijf uit en zet de maandafrekening om naar één verzamelfactuur.
Werkmodellen
Interne reisafdeling of travel management company
Dezelfde installatie bedient beide. Wat verandert, is wie de klant is en hoe de reis wordt gefactureerd.
Interne reisafdeling
Eén bedrijf, veel reizigers
- Eén beleid, met verschillende regels per afdeling of functieniveau
- Medewerkers boeken zelf en de afdeling regelt complexe reizen
- Uitgaven worden gerapporteerd aan uw eigen financeteam
- Interne doorbelasting aan afdelingen in plaats van boekingskosten
Travel management company
Veel zakelijke klanten, één platform
- Een apart account per klant, met eigen beleid, tarieven en goedkeurders
- Uw agents boeken voor reizigers die bellen of mailen
- Verzamelfacturen per klant of kostenplaats
- Servicekosten of opslag per klant, product of route
Gedeeld door beide: reizigersprofielen, de regelengine, goedkeuringsketens, 24 talen en facturatie in de valuta van elk bedrijf.
Verkoopt u al vakantiereizen of B2B-reizen? Open een zakelijke afdeling op hetzelfde platform:Reisbureau-managementsoftwareZakenreismanagement
Software kiezen
Vragen om te stellen voordat u een tool voor zakelijk reizen kiest
Gebruik ze bij elke shortlist. Het antwoord eronder laat zien hoe PHPTRAVELS het aanpakt.
Wordt het beleid vóór het boeken gecontroleerd, of alleen achteraf gerapporteerd?
Vooraf. Regels worden toegepast bij het zoeken en afrekenen.
Kan goedkeuring afhangen van de reis, niet alleen van de reiziger?
Ja. Cabine, prijs, stad en tijdstip kunnen een reis ter goedkeuring sturen.
Kunt u eigen leverancierscontracten en bedrijfstarieven gebruiken?
Ja. Leveranciers worden gekoppeld met uw eigen inloggegevens.
Waar worden reizigersgegevens opgeslagen?
Op infrastructuur naar keuze, wat helpt bij regels zoals de AVG.
Kan uw team de workflow aanpassen?
Ja. De volledige broncode is inbegrepen onder een commerciële licentie.
Is de prijs per gebruiker, per reis of eenmalig?
Een eenmalige licentie, geen abonnement.
Kan finance de gegevens eruit halen?
Ja. Rapporten en exports per periode, plus een JSON API.
FAQ
Vragen over software voor zakelijk reismanagement
Wat travel managers, financeteams en travel management companies vragen voordat ze zakelijk boeken invoeren.
Praat met salesHet is een boekingssysteem voor zakenreizen. Medewerkers boeken vluchten, hotels en auto's, en het bedrijf past op elke reis zijn reisbeleid, goedkeuringsregels, reizigersprofielen, kostenplaatsen, facturatie en rapportages toe.
Software voor zakelijk reizen bepaalt hoe de medewerkers van een bedrijf reizen. Reisbureausoftware beheert de eigen verkoop, leveranciers en agents van een reisbureau. PHPTRAVELS dekt beide, zodat een travel management company of reisbureau zakelijke klanten vanuit dezelfde installatie kan bedienen.
Regels voor reisklasse, hotellimieten per stad, vooruitboeken en voorkeursleveranciers worden gecontroleerd tijdens het zoeken en bij het afrekenen. Opties binnen het beleid staan bovenaan. Een uitzondering vraagt om een reden en, als de regel dat bepaalt, om goedkeuring voordat er iets wordt uitgegeven.
Ja. Een regel kan een reis alleen naar de leidinggevende sturen, of naar de leidinggevende en daarna naar finance. Reizen waarop geen regel van toepassing is, slaan de keten over en worden direct geboekt.
Het dekt het geboekte deel van de reis: vluchten, hotels en auto's, al gekoppeld en gefactureerd. Voorgeschoten kosten zoals maaltijden en taxi's lopen meestal via declaratiesoftware, die de reisgegevens via de API of een export kan inlezen.
Reizigers, kostenplaatsen en boekingen kunnen via de JSON API worden uitgewisseld of voor finance worden geëxporteerd. Een koppeling met een specifiek systeem zoals SAP bouwen uw ontwikkelaars of wij als maatwerk.
Pakketten beginnen bij als eenmalige licentie, met de volledige broncode. Hosting, onderhoud en leverancierskosten komen apart. Een demogesprek is de snelste manier om te bevestigen welk pakket uw zakelijke inrichting dekt.
PHPTRAVELS is zelf gehost, dus paspoortgegevens, profielen en reisdata blijven op een server of cloudaccount naar keuze. Dat maakt het makkelijker om te voldoen aan privacyregels zoals de AVG.
Verder ontdekken