Geschäftsreisen
Geschäftsreise-Management-Software mit Richtlinien, Freigaben und Kostenkontrolle
Mitarbeitende buchen Flüge, Hotels und Mietwagen innerhalb der Firmenrichtlinie, Ausnahmen gehen vor der Ausstellung an die richtige Freigabe, und die Buchhaltung erhält jede Reise mit Kostenstelle.
- Reiserichtlinien
- Freigabe-Workflows
- Kostenstellen und Budgets
- Ausgabenberichte
Geschäftsreisen buchen
Geschäftsreisebuchung mit eingebauten Firmenregeln
Software für das Geschäftsreisemanagement ist etwas anderes als ein Buchungsportal für Privatkunden: Die Mitarbeitenden suchen und buchen weiterhin selbst, aber das Unternehmen legt fest, was erlaubt ist. PHPTRAVELS bündelt Reiseprofile, Richtlinien, Freigaben, Firmentarife und Abrechnung in einem Buchungsablauf, damit interne Reisestellen und TMCs Geschäftsreisen aus einem Admin steuern.
- Flug- und Hotelanbieter anbinden oder eigene Firmentarife hinterlegen
- Firmenkonto mit Abteilungen, Kostenstellen und Budgets anlegen
- Reiserichtlinie festlegen: Klasse, Hotelobergrenzen, Vorausbuchung und bevorzugte Anbieter
- Reisende anlegen und Freigebende je Abteilung oder Hierarchiestufe zuweisen
- Jede Reise buchen, freigeben und auf der richtigen Kostenstelle in einer Rechnung abrechnen
- Reisende Person
- Sara Ahmed · Vertrieb
- Strecke
- London nach Frankfurt, hin und zurück
- Reisedaten
- 14. bis 16. Okt.
- Kostenstelle
- CC-210 Vertrieb EMEA
- Reisezweck
- Kundentermin
Richtlinien und Freigaben
Jede Reise wird vor der Buchung gegen die Richtlinie geprüft
Reisende sehen schon bei der Suche, was erlaubt ist, Freigebende sehen, warum eine Reise ihre Entscheidung braucht, und die Buchhaltung sieht, wohin das Geld fließt.
- London nach Frankfurt, EconomySara Ahmed · CC-210 · 14.–16. Okt.412 $Reise gesamt
- Hotel in Berlin-Mitte, 2 NächteDaniel Weber · CC-114 · Obergrenze 180 $ pro Nacht236 $Reise gesamt
- Kompaktwagen, 3 TageOmar Khan · CC-305 · Dubai96 $Reise gesamt
Reiserichtlinien
Beförderungsklasse, Hotelobergrenzen pro Nacht, Vorausbuchungsfristen und bevorzugte Anbieter je Firma oder Hierarchiestufe.
Freigabe-Workflows
Reisen außerhalb der Richtlinie oder mit hohem Wert gehen vor der Ausstellung an die Führungskraft oder Budgetverantwortliche.
Reiseprofile
Passdaten, Sitz- und Essenswünsche, Vielfliegernummern und Notfallkontakte einmal speichern und bei jeder Buchung nutzen.
Kostenstellen und Budgets
Jede Buchung trägt Abteilung, Kostenstelle oder Projektcode, so werden Ausgaben schon bei der Buchung zugeordnet.
Firmentarife
Verhandelte Hotel- und Airline-Konditionen hinterlegen und bevorzugte Optionen in den Ergebnissen zuerst zeigen.
Begründungscodes
Wählt eine reisende Person eine Option außerhalb der Richtlinie, wird der Grund erfasst und für die Buchhaltung bei der Buchung gespeichert.
Reiseablauf
Vom Reiseantrag bis zur Monatsrechnung
Ein Ablauf für jede Geschäftsreise, egal ob die Mitarbeitenden selbst buchen oder die Reisestelle für sie bucht.
Antrag
Die reisende Person sucht Flüge, Hotels und Mietwagen mit angewandten Firmenregeln.
Prüfung
Richtlinien markieren Ausnahmen bei Klasse, Preis, Anbieter und Zeitpunkt.
Freigabe
Ausnahmen gehen an die Freigabe, konforme Reisen laufen sofort weiter.
Buchung
Tickets und Voucher werden ausgestellt und an die reisende Person gesendet.
Abrechnung
Die Reise wird dem Firmenkredit belastet und ihrer Kostenstelle zugeordnet.
Bericht
Ausgaben nach Abteilung, Person und Anbieter, bereit für den Export an die Buchhaltung.
Inventar und Systeme
Geschäftsreise-Inhalte und Ihre Firmensysteme
Mitarbeitende buchen über dieselben Anbieteranbindungen, die die Plattform für jedes Produkt nutzt, und Reisedaten können in die Systeme fließen, die Ihr Unternehmen schon einsetzt.
Flüge
GDS, NDC und Airline-APIs mit Ihren eigenen Zugangsdaten, dazu verhandelte Firmentarife.
Hotels und Mietwagen
Bettenbanken, direkte Hotelverträge und Mietwagenanbieter, Firmentarife werden zuerst gezeigt.
HR-, ERP- und Spesen-Tools
Reisende, Kostenstellen und Buchungen mit Systemen wie BambooHR oder SAP über die JSON-API oder Exporte austauschen.
Backoffice
Firmenkunden aus einem Admin steuern
Reisestelle, TMC und Buchhaltung arbeiten in derselben Installation wie alle anderen Produkte, die Sie verkaufen.
Firmenkonten
Mehrere Firmen oder Gesellschaften, jede mit eigenen Abteilungen, Richtlinien, Reisenden und Freigebenden.
Rollen und Zugriff
Rollen für Reisende, Freigebende, Travel Manager und Buchhaltung, jede sieht nur, was sie braucht.
Kredit und Rechnungen
Reisen auf Firmenkredit oder ein Wallet buchen und Sammelrechnungen je Firma oder Kostenstelle senden.
Servicegebühren und Aufschläge
TMCs legen Buchungsgebühren oder Aufschläge je Firmenkunde, Produkt oder Strecke fest.
Mehrere Währungen
Preise und Rechnungen in Währung und Sprache jeder Firma.
Berichte und Exporte
Buchungen, Ausgaben, Ausnahmen und Freigaben je Zeitraum, exportiert für Buchhaltung und Prüfungen.
Vergleich
E-Mail und öffentliche Buchungsportale vs. Geschäftsreise-Software
Viele Unternehmen buchen Dienstreisen noch über öffentliche Portale und geben sie per E-Mail frei. Das ändert sich.
| Aufgabe | E-Mail und öffentliche Portale | PHPTRAVELS |
|---|---|---|
| Reiserichtlinie | E-Mail und öffentliche PortaleEin PDF, das Reisende vielleicht lesen | PHPTRAVELSRegeln greifen bei Suche und Checkout |
| Freigaben | E-Mail und öffentliche PortaleE-Mail-Verläufe, oft erst nach dem Ticketkauf | PHPTRAVELSVor der Ausstellung an die Freigabe |
| Zahlung | E-Mail und öffentliche PortalePrivate Karten und Spesenabrechnungen | PHPTRAVELSFirmenkredit und Sammelrechnungen |
| Kostenzuordnung | E-Mail und öffentliche PortaleAm Monatsende von Hand aus Belegen | PHPTRAVELSKostenstelle an jeder Buchung |
| Reisedaten | E-Mail und öffentliche PortalePässe und Wünsche jedes Mal neu getippt | PHPTRAVELSEinmal im Reiseprofil gespeichert |
| Berichte | E-Mail und öffentliche PortaleAusgaben aus Kartenabrechnungen rekonstruiert | PHPTRAVELSLive-Berichte nach Abteilung und Anbieter |
Für wen
Für Teams, die Geschäftsreisen verwalten
Unternehmen mit Reisestelle
Interne Teams, die für Mitarbeitende buchen und Richtlinien, Freigaben und Ausgaben an einem Ort wollen.
Geschäftsreisebüros (TMC)
TMCs mit mehreren Firmenkunden, jeder mit eigenen Regeln, Tarifen und Abrechnung.
Reisebüros mit Firmenkundengeschäft
Urlaubs- und B2B-Reisebüros, die auf ihrer bestehenden Plattform einen Firmendesk eröffnen.
Warum PHPTRAVELS
Ihre Plattform, Ihre Reisedaten
Quellcode inklusive
Selbst gehostet unter kommerzieller Lizenz, damit Ihre Entwickler Richtlinien und Abläufe anpassen können.
Daten auf Ihrem Server
Reise- und Personendaten bleiben auf einer Infrastruktur Ihrer Wahl, was bei Datenschutzregeln wie der DSGVO hilft.
24 Sprachen
Mitarbeitende buchen in ihrer Sprache und Währung, auch in Rechts-nach-links-Sprachen.
Eine Plattform
Firmenkunden, B2C und B2B in einer Installation mit einem Kundendatensatz.
FAQ
Fragen zur Geschäftsreise-Management-Software
Was Travel Manager, Buchhaltung und TMCs vor der Einführung einer Geschäftsreisebuchung fragen.
Vertrieb kontaktierenEin Buchungssystem für Geschäftsreisen, in dem Mitarbeitende Flüge, Hotels und Mietwagen buchen, während das Unternehmen auf jede Reise Reiserichtlinie, Freigaberegeln, Reiseprofile, Kostenstellen, Abrechnung und Berichte anwendet.
Ja. Geschäftsreise-Software regelt, wie die Mitarbeitenden eines Unternehmens reisen. Reisebürosoftware steuert Verkauf, Anbieter und Agenten des Reisebüros selbst. PHPTRAVELS deckt beides ab, sodass eine TMC oder ein Reisebüro Firmenkunden aus derselben Installation betreuen kann.
Regeln zu Beförderungsklasse, Hotelobergrenzen, Vorausbuchung und bevorzugten Anbietern werden bei Suche und Checkout geprüft. Konforme Optionen erscheinen zuerst, Ausnahmen brauchen eine Begründung und, wenn Sie es verlangen, eine Freigabe.
Reisen, die gegen eine Regel verstoßen oder eine Wertgrenze überschreiten, gehen an die für die Person oder Abteilung hinterlegte Freigabe. Die Reise wartet bis zur Freigabe, konforme Reisen laufen ohne Wartezeit weiter.
Reisende, Kostenstellen und Buchungen lassen sich über die JSON-API austauschen oder für die Buchhaltung exportieren. Anbindungen an Systeme wie BambooHR oder SAP bauen Ihre Entwickler oder wir als individuelle Entwicklung.
Ja. Jeder Plan enthält den vollständigen Quellcode unter kommerzieller Lizenz, und Sie hosten selbst, sodass Ihr Team Richtlinien, Abläufe und Berichte ändern kann.
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