Geschäftsreisen
Software für Geschäftsreisemanagement, die die Richtlinie vor jeder Buchung prüft
Hinterlegen Sie Ihre Reiserichtlinie als Regeln, leiten Sie Ausnahmen an die richtige Person zur Genehmigung weiter und sehen Sie jede Reise einer Abteilung zugeordnet, bevor die Rechnung eintrifft. Selbst gehostet, mit Quellcode.
- Richtlinienregeln
- Genehmigungsketten
- Kostenstellen
- Ausgaben je Abteilung
Richtlinien-Engine
Wie Software für Geschäftsreisemanagement eine Richtlinie in Regeln umsetzt
Mit Software für Geschäftsreisemanagement buchen Mitarbeitende Flüge, Hotels und Mietwagen selbst, während das Unternehmen festlegt, was erlaubt ist. In PHPTRAVELS ist die Reiserichtlinie kein PDF im Intranet. Sie besteht aus Regeln, die bei der Suche und an der Kasse greifen. So sehen Reisende vor der Auswahl, was richtlinienkonform ist, und eine Ausnahme wird erkannt, bevor ein Ticket ausgestellt wird.
Jede Regel hat eine Bedingung und ein Ergebnis. Die Bedingung liest die Reise: Kabine, Flugzeit, Preis, Stadt, Anbieter und Vorausbuchungsfrist. Das Ergebnis ist Freigabe, Abfrage einer Begründung oder Zurückhalten zur Genehmigung. Die Ansicht unten zeigt eine Beispielrichtlinie mit zwei Regeln. Wählen Sie eine Reise, um zu sehen, welche Regel greift und wohin die Anfrage als Nächstes geht.
Buchungsinhalte vonFlügeUnterkünfteMietwagen & TransfersAlle Integrationen
Regel 1 · Kabine auf Kurzstrecken
Trifft zu- WennKabineist Business
- UndFlugzeitist unter 6 Stunden
- DannGenehmigung durch Führungskraft erforderlich
Regel 2 · Hotel-Obergrenze je Stadt
Trifft nicht zu- WennPreis pro Nachtliegt über der Obergrenze der Stadt
- DannGenehmigung durch Führungskraft und Finanzen erforderlich
Obergrenzen pro Nacht in USD
- London
- 250
- Paris
- 220
- Frankfurt
- 180
- Dubai
- 200
- New York
- 300
Reiseanfrage
London nach Frankfurt
Business Class · 1 Std. 35 Min.
Regel 1 greift: Business-Kabine auf einem Flug unter 6 Stunden. Die Anfrage wartet auf die Führungskraft.
London nach New York
Business Class · 8 Std. 05 Min.
Keine Regel greift: Der Flug dauert länger als 6 Stunden, daher ist Business Class richtlinienkonform. Die Reise wird sofort gebucht.
Hotel in Paris
2 Nächte · pro Nacht
Regel 2 greift: liegen über der Obergrenze für Paris. Die Führungskraft genehmigt, danach gibt die Finanzabteilung die Mehrkosten frei.
Genehmigungskette
- 01Reisende PersonErledigt
- 02FührungskraftWartet auf Entscheidung
- 03FinanzenNicht nötig
- 04GebuchtNicht begonnen
Beispielansicht. Regeln, Obergrenzen, Preise und Namen sind fiktiv.
Ausgabenberichte
Ausgaben je Abteilung, zugeordnet bei jeder Buchung
Jede Buchung trägt eine Abteilung und eine Kostenstelle. Der Bericht ist deshalb fertig, sobald die Reise gebucht ist. Niemand muss ihn am Monatsende aus Kartenabrechnungen zusammensetzen.
- Vertrieb48,200
- Entwicklung31,500
- Marketing22,800
- Betrieb18,400
- Finanzen7,600
- Personal5,900
Gesamt134,400 USD
Beispieldaten in USD. Ihr Bericht nutzt Ihre eigenen Abteilungen und Ihre Währung.
- Anteil der Ausnahmen
- Der hellere Teil jedes Balkens sind Ausgaben, die gegen eine Regel verstießen und genehmigt wurden. Ein hoher Anteil deutet auf eine zu enge Obergrenze hin oder auf ein Team, das an die Richtlinie erinnert werden sollte.
- Detailansicht
- Öffnen Sie eine Abteilung, um ihre Reisenden, Reisen und Anbieter sowie die Begründung jeder Ausnahme zu sehen.
- Export für die Finanzabteilung
- Laden Sie Buchungen und Ausgaben für jeden Zeitraum herunter oder übernehmen Sie sie über die JSON API in Ihre Buchhaltung oder Ihr ERP-System.
Reisedatensatz
Was jede Geschäftsreise mitführt
Regeln und Berichte funktionieren nur, wenn die Daten einmal erfasst werden, nämlich bei der Buchung. Diese Angaben behält jede Reise von der Anfrage bis zur Rechnung.
- Reiseprofil
- Name wie im Reisepass, Dokumentdaten, Sitz- und Essenswünsche, Vielfliegernummern und ein Notfallkontakt. Einmal erfasst und bei jeder Buchung wiederverwendet.
- Firma und Kostenstelle
- Die juristische Einheit, Abteilung und Kostenstelle oder Projektnummer, auf die die Reise abgerechnet wird.
- Reisezweck
- Ein kurzer Grund aus Ihrer eigenen Liste, etwa Kundentermin, Konferenz oder Schulung.
- Richtlinienergebnis
- Richtlinienkonform oder die verletzte Regel und der von der reisenden Person gewählte Begründungscode.
- Genehmigungsverlauf
- Wer wann genehmigt hat und mit welchem Kommentar, gespeichert bei der Buchung für Prüfungen.
- Tarife und Gebühren
- Ausgehandelte Firmentarife, wo sie gelten, plus etwaige Servicegebühren oder Aufschläge.
- Zahlung
- Firmenkredit, ein Prepaid-Guthaben oder eine Karte, und die Rechnung, auf der die Reise erscheint.
Rollen
Wer in einem Firmenkonto was erledigt
Vier Rollen, jede sieht nur, was sie braucht. Eine Person kann mehrere Rollen haben, zum Beispiel eine Führungskraft, die auch selbst reist.
| Aufgabe | Reisende | Genehmigende | Travel Manager | Finanzen |
|---|---|---|---|---|
| Richtlinienkonform suchen und buchen | Ja | Ja | Ja | Nein |
| Für Kollegen buchen | Nein | Nein | Ja | Nein |
| Ausnahmen genehmigen oder ablehnen | Nein | Eigene Reisen oder Team | Ja | Ja |
| Regeln und Stadt-Obergrenzen bearbeiten | Nein | Nein | Ja | Nein |
| Firmentarife hinterlegen | Nein | Nein | Ja | Nein |
| Reiseausgaben einsehen | Eigene Reisen oder Team | Eigene Reisen oder Team | Ja | Ja |
| Rechnungen und Exporte | Nein | Nein | Nein | Ja |
Eine typische Einrichtung. Berechtigungen werden je Firmenkonto festgelegt.
Einführung
Von der Installation zur ersten genehmigten Reise
Eine übliche Reihenfolge für ein Unternehmen oder ein Geschäftsreisebüro. Jeder Schritt zeigt, wer ihn meist übernimmt.
- 01
Auf Ihrem Server installieren
EntwicklerBetreiben Sie PHPTRAVELS auf einem Server oder Cloud-Konto unter Ihrer Kontrolle, damit die Daten der Reisenden dort liegen, wo Sie es festlegen.
- 02
Buchungsinhalte anbinden
ReisestelleFügen Sie Anbieter für Flüge, Hotels und Mietwagen mit Ihren eigenen Zugangsdaten hinzu und hinterlegen Sie Ihre ausgehandelten Firmentarife.
- 03
Unternehmen anlegen
ReisestelleLegen Sie das Firmenkonto mit Abteilungen und Kostenstellen an und importieren Sie die Reisenden aus einer Datei oder Ihrem HR-System.
- 04
Regeln schreiben
Travel ManagerMachen Sie aus jeder Zeile der schriftlichen Richtlinie eine Regel: Kabine, Hotel-Obergrenzen je Stadt, Vorausbuchung und bevorzugte Anbieter.
- 05
Genehmigende zuordnen
Travel ManagerLegen Sie fest, wer je Abteilung oder Reisestufe genehmigt und wer freigibt, wenn eine Reise einen Betrag übersteigt.
- 06
Pilotphase starten
ReisestelleLassen Sie ein Team einige Wochen buchen, werten Sie den Ausnahmebericht aus und lockern Sie jede Obergrenze, die normale Reisen blockiert.
- 07
Für alle freigeben
FinanzenLaden Sie den Rest des Unternehmens ein und stellen Sie die Monatsabrechnung auf eine einzige Sammelrechnung um.
Betriebsmodelle
Interne Reisestelle oder Geschäftsreisebüro
Dieselbe Installation dient beiden. Es ändert sich nur, wer der Kunde ist und wie die Reise abgerechnet wird.
Interne Reisestelle
Ein Unternehmen, viele Reisende
- Eine Richtlinie mit unterschiedlichen Regeln je Abteilung oder Hierarchiestufe
- Mitarbeitende buchen selbst, die Reisestelle übernimmt komplexe Reisen
- Ausgaben werden an Ihre eigene Finanzabteilung berichtet
- Interne Verrechnung an Abteilungen statt Buchungsgebühren
Geschäftsreisebüro (TMC)
Viele Firmenkunden, eine Plattform
- Ein eigenes Konto je Kunde mit eigener Richtlinie, eigenen Tarifen und Genehmigenden
- Ihre Agenten buchen für Reisende, die anrufen oder schreiben
- Sammelrechnungen je Kunde oder Kostenstelle
- Servicegebühren oder Aufschläge je Kunde, Produkt oder Strecke
Beiden gemeinsam: Reiseprofile, die Regel-Engine, Genehmigungsketten, 24 Sprachen und Rechnungen in der Währung jedes Unternehmens.
Sie verkaufen bereits Urlaubs- oder B2B-Reisen? Eröffnen Sie eine Firmenreisestelle auf derselben Plattform:Reisebüro-VerwaltungssoftwareGeschäftsreise-Management
Software auswählen
Fragen, die Sie vor der Wahl eines Geschäftsreise-Tools stellen sollten
Nutzen Sie sie für jede Vorauswahl. Die Antwort darunter zeigt, wie PHPTRAVELS es löst.
Wird die Richtlinie vor der Buchung geprüft oder nur nachträglich berichtet?
Vorher. Die Regeln greifen bei der Suche und an der Kasse.
Kann die Genehmigung von der Reise abhängen und nicht nur von der Person?
Ja. Kabine, Preis, Stadt und Zeitpunkt können eine Reise zur Genehmigung schicken.
Können Sie eigene Anbieterverträge und Firmentarife nutzen?
Ja. Anbieter werden mit Ihren eigenen Zugangsdaten angebunden.
Wo werden die Daten der Reisenden gespeichert?
Auf einer Infrastruktur Ihrer Wahl, was bei Vorgaben wie der DSGVO hilft.
Kann Ihr Team den Ablauf anpassen?
Ja. Der vollständige Quellcode ist unter einer kommerziellen Lizenz enthalten.
Gilt der Preis pro Nutzer, pro Reise oder einmalig?
Eine einmalige Lizenz, kein Abonnement.
Kommt die Finanzabteilung an die Daten?
Ja. Berichte und Exporte nach Zeitraum, dazu eine JSON API.
FAQ
Fragen zu Software für Geschäftsreisemanagement
Was Travel Manager, Finanzteams und Geschäftsreisebüros fragen, bevor sie die Buchung von Geschäftsreisen einführen.
Vertrieb kontaktierenEs ist ein Buchungssystem für Geschäftsreisen. Mitarbeitende buchen Flüge, Hotels und Mietwagen, und das Unternehmen wendet auf jede Reise seine Reiserichtlinie, Genehmigungsregeln, Reiseprofile, Kostenstellen, Rechnungen und Berichte an.
Geschäftsreisesoftware steuert, wie die Mitarbeitenden eines Unternehmens reisen. Reisebürosoftware betreibt Vertrieb, Anbieter und Agenten eines Reisebüros. PHPTRAVELS deckt beides ab, sodass ein Geschäftsreisebüro oder Reisebüro Firmenkunden aus derselben Installation bedienen kann.
Regeln zu Beförderungsklasse, Hotel-Obergrenzen je Stadt, Vorausbuchung und bevorzugten Anbietern werden bei der Suche und an der Kasse geprüft. Richtlinienkonforme Optionen erscheinen zuerst. Eine Ausnahme braucht eine Begründung und, falls die Regel es vorsieht, eine Genehmigung, bevor etwas ausgestellt wird.
Ja. Eine Regel kann eine Reise nur an die Führungskraft senden oder an die Führungskraft und danach an die Finanzabteilung. Reisen, auf die keine Regel zutrifft, überspringen die Kette und werden sofort gebucht.
Sie deckt den gebuchten Teil der Reise ab: Flüge, Hotels und Mietwagen, bereits zugeordnet und abgerechnet. Ausgelegte Kosten wie Mahlzeiten und Taxis laufen meist über Spesensoftware, die die Reisedaten über die API oder einen Export lesen kann.
Reisende, Kostenstellen und Buchungen lassen sich über die JSON API austauschen oder für die Finanzabteilung exportieren. Eine Anbindung an ein bestimmtes System wie SAP bauen Ihre Entwickler oder wir als individuelle Entwicklung.
Die Pakete beginnen bei als einmalige Lizenz mit dem vollständigen Quellcode. Hosting, Wartung und Anbietergebühren kommen separat hinzu. Ein Demo-Gespräch ist der schnellste Weg, um zu klären, welches Paket Ihre Firmeneinrichtung abdeckt.
PHPTRAVELS wird selbst gehostet. Passdaten, Profile und Reisedaten bleiben also auf einem Server oder Cloud-Konto Ihrer Wahl. Das erleichtert die Einhaltung von Datenschutzvorgaben wie der DSGVO.
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