Voyages d'affaires
Logiciel de gestion des voyages d'affaires qui vérifie la politique avant chaque réservation
Écrivez votre politique voyage sous forme de règles, envoyez les exceptions au bon approbateur et voyez chaque déplacement imputé à un service avant l'arrivée de la facture. Auto-hébergé, avec le code source inclus.
- Règles de politique
- Circuits d'approbation
- Centres de coûts
- Dépenses par service
Moteur de politique
Comment un logiciel de gestion des voyages d'affaires transforme une politique en règles
Un logiciel de gestion des voyages d'affaires permet aux collaborateurs de réserver eux-mêmes vols, hôtels et voitures, tandis que l'entreprise décide de ce qui est autorisé. Dans PHPTRAVELS, la politique voyage n'est pas un PDF sur l'intranet. C'est un ensemble de règles appliquées pendant la recherche et au paiement : le voyageur voit ce qui est conforme avant de choisir, et une exception est détectée avant l'émission du billet.
Chaque règle a une condition et un résultat. La condition lit le déplacement : cabine, horaire du vol, prix, ville, fournisseur et délai de réservation. Le résultat consiste à l'autoriser, à demander un motif ou à le bloquer pour approbation. L'écran ci-dessous est une politique d'exemple avec deux règles. Choisissez un déplacement pour voir quelle règle se déclenche et où part ensuite la demande.
Contenu de réservation deVolsHôtelsVoitures et transfertsToutes les intégrations
Règle 1 · Cabine court-courrier
Correspond- SiCabineest Affaires
- EtDurée du volest inférieure à 6 heures
- AlorsApprobation du responsable hiérarchique requise
Règle 2 · Plafond hôtel par ville
Aucune correspondance- SiTarif par nuitdépasse le plafond de la ville
- AlorsApprobation du responsable et de la finance requise
Plafonds par nuit en USD
- Londres
- 250
- Paris
- 220
- Francfort
- 180
- Dubaï
- 200
- New York
- 300
Demande de déplacement
Londres-Francfort
Classe affaires · 1 h 35
La règle 1 s'applique : cabine affaires sur un vol de moins de 6 heures. La demande est bloquée en attente du responsable hiérarchique.
Londres-New York
Classe affaires · 8 h 05
Aucune règle ne s'applique : le vol dure plus de 6 heures, la classe affaires est donc conforme. Le déplacement est réservé immédiatement.
Hôtel à Paris
2 nuits · la nuit
La règle 2 s'applique: dépasse de le plafond de Paris. Le responsable approuve, puis la finance valide le surcoût.
Circuit d'approbation
- 01VoyageurTerminé
- 02Responsable hiérarchiqueEn attente de décision
- 03FinanceNon requis
- 04RéservéNon commencé
Écran d'exemple. Règles, plafonds, prix et noms sont fictifs.
Rapports de dépenses
Dépenses par service, imputées à chaque réservation
Chaque réservation porte un service et un centre de coûts : le rapport est donc prêt dès que le déplacement est réservé. Personne ne le reconstitue à partir des relevés de carte en fin de mois.
- Ventes48,200
- Ingénierie31,500
- Marketing22,800
- Opérations18,400
- Finance7,600
- RH5,900
Total134,400 USD
Données d'exemple en USD. Votre rapport utilise vos propres services et votre devise.
- Part des exceptions
- La partie claire de chaque barre correspond aux dépenses qui ont enfreint une règle puis ont été approuvées. Une part élevée signale un plafond trop strict, ou une équipe à qui rappeler la politique.
- Analyse détaillée
- Ouvrez un service pour voir ses voyageurs, ses déplacements et ses fournisseurs, ainsi que le motif donné pour chaque exception.
- Export vers la finance
- Téléchargez réservations et dépenses pour n'importe quelle période, ou récupérez-les via la JSON API dans votre logiciel comptable ou votre ERP.
Voir aussi :Gestion des frais de déplacementIntégration comptable voyage
Fiche déplacement
Ce que contient chaque voyage d'affaires
Règles et rapports ne fonctionnent que si les données sont saisies une seule fois, au moment de la réservation. Voici les informations que chaque déplacement conserve de la demande à la facture.
- Profil voyageur
- Nom tel qu'indiqué sur le passeport, données du document, préférences de siège et de repas, numéros de fidélité et contact d'urgence. Saisi une fois et réutilisé à chaque réservation.
- Société et centre de coûts
- L'entité juridique, le service et le centre de coûts ou code projet auquel le déplacement est facturé.
- Motif du déplacement
- Un motif court choisi dans votre propre liste, par exemple rendez-vous client, conférence ou formation.
- Résultat de la politique
- Conforme, ou la règle enfreinte et le code motif choisi par le voyageur.
- Historique des approbations
- Qui a approuvé, quand et avec quel commentaire, conservé avec la réservation pour les audits.
- Tarifs et frais
- Tarifs entreprise négociés lorsqu'ils s'appliquent, plus les éventuels frais de service ou marges.
- Paiement
- Crédit entreprise, portefeuille prépayé ou carte, et la facture sur laquelle figure le déplacement.
Rôles
Qui fait quoi dans un compte entreprise
Quatre rôles, chacun ne voit que ce dont il a besoin. Une même personne peut cumuler plusieurs rôles, par exemple un responsable qui voyage aussi.
| Tâche | Voyageur | Approbateur | Travel manager | Finance |
|---|---|---|---|---|
| Rechercher et réserver dans la politique | Oui | Oui | Oui | Non |
| Réserver pour des collègues | Non | Non | Oui | Non |
| Approuver ou refuser les exceptions | Non | Ses déplacements ou son équipe | Oui | Oui |
| Modifier les règles et plafonds par ville | Non | Non | Oui | Non |
| Charger les tarifs entreprise | Non | Non | Oui | Non |
| Voir les dépenses de voyage | Ses déplacements ou son équipe | Ses déplacements ou son équipe | Oui | Oui |
| Factures et exports | Non | Non | Non | Oui |
Une configuration type. Les droits sont définis par compte entreprise.
Déploiement
De l'installation au premier déplacement approuvé
Un ordre de travail courant pour une entreprise ou une agence de voyages d'affaires. Chaque étape indique qui s'en charge habituellement.
- 01
Installez sur votre serveur
DéveloppeursHébergez PHPTRAVELS sur un serveur ou un compte cloud que vous contrôlez, afin que les données des voyageurs restent là où vous le décidez.
- 02
Connectez le contenu de réservation
Service voyagesAjoutez des fournisseurs de vols, d'hôtels et de voitures avec vos propres identifiants, et chargez les tarifs entreprise que vous avez négociés.
- 03
Créez l'entreprise
Service voyagesCréez le compte entreprise avec ses services et centres de coûts, puis importez les voyageurs depuis un fichier ou votre SIRH.
- 04
Rédigez les règles
Travel managerTransformez chaque ligne de la politique écrite en règle : cabine, plafonds hôteliers par ville, achat anticipé et fournisseurs préférés.
- 05
Définissez les approbateurs
Travel managerIndiquez qui approuve pour chaque service ou niveau de voyageur, et qui valide lorsqu'un déplacement dépasse un montant.
- 06
Lancez un pilote
Service voyagesLaissez une équipe réserver pendant quelques semaines, lisez le rapport d'exceptions et assouplissez tout plafond qui bloque des déplacements normaux.
- 07
Ouvrez à tous
FinanceInvitez le reste de l'entreprise et passez la facturation de fin de mois à une seule facture consolidée.
Modèles d'exploitation
Service voyages interne ou agence de voyages d'affaires
La même installation sert les deux. Ce qui change, c'est qui est le client et comment le déplacement est facturé.
Service voyages interne
Une entreprise, de nombreux voyageurs
- Une politique, avec des règles différentes par service ou niveau hiérarchique
- Les collaborateurs réservent eux-mêmes et le service gère les déplacements complexes
- Les dépenses sont remontées à votre propre équipe finance
- Refacturation interne aux services au lieu de frais de réservation
Agence de voyages d'affaires
De nombreux clients entreprises, une plateforme
- Un compte distinct par client, avec sa propre politique, ses tarifs et ses approbateurs
- Vos agents réservent pour les voyageurs qui appellent ou écrivent
- Factures consolidées par client ou par centre de coûts
- Frais de service ou marges par client, produit ou trajet
Commun aux deux : profils voyageurs, moteur de règles, circuits d'approbation, 24 langues et facturation dans la devise de chaque entreprise.
Vous vendez déjà des voyages loisirs ou B2B ? Ouvrez un service affaires sur la même plateforme :Logiciel de gestion d'agenceGestion des voyages d'affaires
Choisir un logiciel
Questions à poser avant de choisir un outil de voyages d'affaires
Utilisez-les pour toute présélection. La réponse en dessous indique comment PHPTRAVELS s'y prend.
La politique est-elle vérifiée avant la réservation, ou seulement signalée après ?
Avant. Les règles s'appliquent pendant la recherche et au paiement.
L'approbation peut-elle dépendre du déplacement, et pas seulement du voyageur ?
Oui. La cabine, le prix, la ville et les horaires peuvent déclencher une approbation.
Pouvez-vous utiliser vos propres contrats fournisseurs et tarifs entreprise ?
Oui. Les fournisseurs sont connectés avec vos propres identifiants.
Où sont stockées les données des voyageurs ?
Sur l'infrastructure de votre choix, ce qui facilite le respect de règles comme le RGPD.
Votre équipe peut-elle modifier le processus ?
Oui. Le code source complet est inclus sous licence commerciale.
Le prix est-il par utilisateur, par déplacement ou unique ?
Une licence unique, pas un abonnement.
La finance peut-elle extraire les données ?
Oui. Rapports et exports par période, plus une JSON API.
FAQ
Questions sur les logiciels de gestion des voyages d'affaires
Ce que demandent les travel managers, les équipes finance et les agences de voyages d'affaires avant de déployer la réservation de déplacements professionnels.
Parler à un conseillerC'est un système de réservation pour les déplacements professionnels. Les collaborateurs réservent vols, hôtels et voitures, et l'entreprise applique à chaque déplacement sa politique voyage, ses règles d'approbation, ses profils voyageurs, ses centres de coûts, sa facturation et ses rapports.
Un logiciel de voyages d'affaires encadre la façon dont voyagent les collaborateurs d'une entreprise. Un logiciel d'agence gère les ventes, les fournisseurs et les agents de l'agence elle-même. PHPTRAVELS couvre les deux, de sorte qu'une agence de voyages d'affaires ou une agence classique peut servir des clients entreprises depuis la même installation.
Les règles sur la classe de cabine, les plafonds hôteliers par ville, l'achat anticipé et les fournisseurs préférés sont vérifiées pendant la recherche et au paiement. Les options conformes s'affichent en premier. Une exception exige un motif et, si la règle le prévoit, une approbation avant toute émission.
Oui. Une règle peut envoyer un déplacement au seul responsable hiérarchique, ou au responsable puis à la finance. Les déplacements qui ne correspondent à aucune règle sautent le circuit et sont réservés immédiatement.
Il couvre la partie réservée du déplacement : vols, hôtels et voitures, déjà imputés et facturés. Les frais avancés comme les repas et les taxis sont généralement gérés par un logiciel de notes de frais, qui peut lire les données du déplacement via l'API ou un export.
Voyageurs, centres de coûts et réservations peuvent être échangés via la JSON API ou exportés pour la finance. La connexion à un système précis comme SAP est développée par vos développeurs ou par nous en prestation sur mesure.
Les offres commencent à en licence unique, avec le code source complet. L'hébergement, la maintenance et les frais fournisseurs sont en sus. Une démonstration est le moyen le plus rapide de confirmer quelle offre couvre votre configuration entreprise.
PHPTRAVELS est auto-hébergé : les données de passeport, les profils et les déplacements restent sur un serveur ou un compte cloud de votre choix. Il est ainsi plus simple de respecter des règles de protection des données comme le RGPD.
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