কর্পোরেট ট্রাভেল
পলিসি, অনুমোদন ও খরচ নিয়ন্ত্রণসহ কর্পোরেট ট্রাভেল ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার
কর্মীদের কোম্পানির পলিসির মধ্যে ফ্লাইট, হোটেল ও গাড়ি বুক করতে দিন, টিকিট ইস্যুর আগে ব্যতিক্রমগুলো সঠিক অনুমোদনকারীর কাছে পাঠান, আর ফাইন্যান্সকে প্রতিটি ট্রিপ কস্ট সেন্টারসহ দিন।
- ট্রাভেল পলিসির নিয়ম
- অনুমোদন ওয়ার্কফ্লো
- কস্ট সেন্টার ও বাজেট
- খরচের রিপোর্ট
বিজনেস ট্রাভেল বুকিং
কোম্পানির নিয়ম অন্তর্ভুক্ত বিজনেস ট্রাভেল বুকিং
কর্পোরেট ট্রাভেল ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার সাধারণ কনজিউমার বুকিং সাইট থেকে আলাদা: কর্মী নিজেই খোঁজেন ও বুক করেন, কিন্তু কী অনুমোদিত তা কোম্পানি ঠিক করে। PHPTRAVELS যাত্রী প্রোফাইল, পলিসি নিয়ম, অনুমোদন, কর্পোরেট রেট ও ইনভয়েসিং একই বুকিং ফ্লোতে রাখে, যাতে ইন-হাউস ট্রাভেল ডেস্ক ও TMC একটি অ্যাডমিন থেকে বিজনেস ট্রাভেল চালাতে পারে।
- ফ্লাইট ও হোটেল সাপ্লায়ার যুক্ত করুন বা আপনার আলোচিত কর্পোরেট রেট লোড করুন
- বিভাগ, কস্ট সেন্টার ও বাজেটসহ কোম্পানি অ্যাকাউন্ট তৈরি করুন
- ট্রাভেল পলিসি ঠিক করুন: কেবিন, হোটেলের সীমা, অগ্রিম বুকিং ও পছন্দের সাপ্লায়ার
- যাত্রী যোগ করুন এবং বিভাগ বা পদ অনুযায়ী অনুমোদনকারী নির্ধারণ করুন
- প্রতিটি ট্রিপ বুক, অনুমোদন ও সঠিক কস্ট সেন্টারে একটি ইনভয়েসে বিল করুন
- যাত্রী
- Sara Ahmed · সেলস
- রুট
- লন্ডন থেকে ফ্রাঙ্কফুর্ট, আসা-যাওয়া
- তারিখ
- ১৪ থেকে ১৬ অক্টোবর
- কস্ট সেন্টার
- CC-210 সেলস EMEA
- ট্রিপের উদ্দেশ্য
- ক্লায়েন্ট মিটিং
পলিসি ও অনুমোদন
বুকিংয়ের আগে প্রতিটি ট্রিপ পলিসির সাথে যাচাই হয়
যাত্রীরা খোঁজার সময়ই দেখেন কী অনুমোদিত, অনুমোদনকারীরা দেখেন কেন ট্রিপটির জন্য তাঁদের সিদ্ধান্ত লাগবে, আর ফাইন্যান্স দেখে টাকা কোথায় যাচ্ছে।
- লন্ডন থেকে ফ্রাঙ্কফুর্ট, ইকোনমিSara Ahmed · CC-210 · ১৪-১৬ অক্টোবর৪১২ US$ট্রিপের মোট
- বার্লিন সিটি হোটেল, ২ রাতDaniel Weber · CC-114 · প্রতি রাতের সীমা $180২৩৬ US$ট্রিপের মোট
- কমপ্যাক্ট গাড়ি, ৩ দিনOmar Khan · CC-305 · দুবাই৯৬ US$ট্রিপের মোট
ট্রাভেল পলিসির নিয়ম
কেবিন ক্লাস, হোটেলের প্রতি রাতের সীমা, অগ্রিম বুকিংয়ের সময় ও পছন্দের সাপ্লায়ার, কোম্পানি বা যাত্রীর স্তর অনুযায়ী।
অনুমোদন ওয়ার্কফ্লো
পলিসির বাইরের বা বেশি মূল্যের ট্রিপ টিকিট ইস্যুর আগে লাইন ম্যানেজার বা বাজেট মালিকের কাছে যায়।
যাত্রী প্রোফাইল
পাসপোর্টের তথ্য, আসন ও খাবারের পছন্দ, লয়্যালটি নম্বর ও জরুরি যোগাযোগ একবার সংরক্ষণ করে প্রতিটি বুকিংয়ে ব্যবহার করা হয়।
কস্ট সেন্টার ও বাজেট
প্রতিটি বুকিংয়ে বিভাগ, কস্ট সেন্টার বা প্রজেক্ট কোড থাকে, তাই বুকিংয়ের সময়ই খরচ বণ্টন হয়ে যায়।
কর্পোরেট রেট
হোটেল ও এয়ারলাইনের আলোচিত চুক্তি লোড করুন এবং ফলাফলে পছন্দের বিকল্প আগে দেখান।
কারণ কোড
যাত্রী পলিসির বাইরের বিকল্প বেছে নিলে কারণটি লিপিবদ্ধ হয়ে ফাইন্যান্সের জন্য বুকিংয়ের সাথে থাকে।
ট্রিপের ধাপ
ট্রিপ অনুরোধ থেকে মাস শেষের ইনভয়েস পর্যন্ত
প্রতিটি বিজনেস ট্রিপের জন্য একই ফ্লো, কর্মী নিজে বুক করুন বা ট্রাভেল ডেস্ক তাঁর হয়ে বুক করুক।
অনুরোধ
যাত্রী কোম্পানির নিয়ম প্রয়োগ করা অবস্থায় ফ্লাইট, হোটেল ও গাড়ি খোঁজেন।
যাচাই
পলিসি নিয়ম কেবিন, মূল্য, সাপ্লায়ার ও সময়ের ব্যতিক্রম চিহ্নিত করে।
অনুমোদন
ব্যতিক্রম অনুমোদনকারীর কাছে যায়; পলিসির মধ্যের ট্রিপ সঙ্গে সঙ্গে এগোয়।
বুকিং
টিকিট ও ভাউচার ইস্যু করে যাত্রীকে পাঠানো হয়।
বিলিং
ট্রিপটি কোম্পানির ক্রেডিটে চার্জ হয়ে তার কস্ট সেন্টারে যুক্ত হয়।
রিপোর্ট
বিভাগ, যাত্রী ও সাপ্লায়ার অনুযায়ী খরচ, ফাইন্যান্সে এক্সপোর্টের জন্য প্রস্তুত।
ইনভেন্টরি ও সিস্টেম
বিজনেস ট্রাভেল কনটেন্ট ও আপনার কোম্পানির সিস্টেম
কর্মীরা সেই একই সাপ্লায়ার সংযোগ থেকে বুক করেন যা প্ল্যাটফর্ম প্রতিটি প্রোডাক্টে ব্যবহার করে, আর ট্রিপের ডেটা আপনার কোম্পানির বিদ্যমান সিস্টেমে যেতে পারে।
ফ্লাইট
আপনার নিজের ক্রেডেনশিয়ালে GDS, NDC ও এয়ারলাইন API, সাথে আলোচিত কর্পোরেট ভাড়া।
হোটেল ও গাড়ি
বেড ব্যাংক, হোটেলের সাথে সরাসরি চুক্তি ও গাড়ির সাপ্লায়ার, কর্পোরেট রেট আগে দেখানো হয়।
HR, ERP ও খরচের টুল
JSON API বা এক্সপোর্টের মাধ্যমে BambooHR বা SAP-এর মতো সিস্টেমের সাথে যাত্রী, কস্ট সেন্টার ও বুকিং বিনিময় করুন।
ব্যাক অফিস
একটি অ্যাডমিন থেকে কর্পোরেট অ্যাকাউন্ট চালান
ট্রাভেল ডেস্ক, TMC ও ফাইন্যান্স টিম সেই একই ইনস্টলেশনে কাজ করে যেখানে আপনার অন্য সব প্রোডাক্ট বিক্রি হয়।
কোম্পানি অ্যাকাউন্ট
একাধিক কোম্পানি বা সত্তা, প্রত্যেকের নিজস্ব বিভাগ, পলিসি, যাত্রী ও অনুমোদনকারী।
রোল ও অ্যাক্সেস
যাত্রী, অনুমোদনকারী, ট্রাভেল ম্যানেজার ও ফাইন্যান্স রোল, প্রত্যেকে শুধু প্রয়োজনীয়টুকু দেখে।
ক্রেডিট ও ইনভয়েসিং
ট্রিপ কোম্পানির ক্রেডিট বা ওয়ালেটে বিল করুন এবং কোম্পানি বা কস্ট সেন্টার অনুযায়ী একত্রিত ইনভয়েস পাঠান।
সার্ভিস ফি ও মার্কআপ
TMC প্রতিটি কর্পোরেট ক্লায়েন্ট, প্রোডাক্ট বা রুটের জন্য বুকিং ফি বা মার্কআপ ঠিক করে।
মাল্টি-কারেন্সি
প্রতিটি কোম্পানির মুদ্রা ও ভাষায় মূল্য ও ইনভয়েস।
রিপোর্ট ও এক্সপোর্ট
সময়কাল অনুযায়ী বুকিং, খরচ, ব্যতিক্রম ও অনুমোদন, ফাইন্যান্স ও অডিটের জন্য এক্সপোর্ট।
তুলনা
ইমেইল ও পাবলিক বুকিং সাইট বনাম কর্পোরেট ট্রাভেল সফটওয়্যার
অনেক কোম্পানি এখনও কাজের ট্রিপ পাবলিক ওয়েবসাইটে বুক করে এবং ইমেইলে অনুমোদন দেয়। এতে যা বদলায় তা নিচে দেওয়া হলো।
| কাজ | ইমেইল ও পাবলিক সাইট | PHPTRAVELS |
|---|---|---|
| ট্রাভেল পলিসি | ইমেইল ও পাবলিক সাইটএকটি PDF যা যাত্রীরা পড়তেও পারেন, না-ও পারেন | PHPTRAVELSখোঁজা ও চেকআউটে নিয়ম প্রয়োগ |
| অনুমোদন | ইমেইল ও পাবলিক সাইটইমেইল থ্রেড, প্রায়ই টিকিট কেনার পরে | PHPTRAVELSইস্যুর আগে অনুমোদনকারীর কাছে |
| পেমেন্ট | ইমেইল ও পাবলিক সাইটব্যক্তিগত কার্ড ও খরচের দাবি | PHPTRAVELSকোম্পানির ক্রেডিট ও একত্রিত ইনভয়েস |
| খরচ বণ্টন | ইমেইল ও পাবলিক সাইটমাস শেষে রসিদ দেখে হাতে কোডিং | PHPTRAVELSপ্রতিটি বুকিংয়ে কস্ট সেন্টার যুক্ত |
| যাত্রীর ডেটা | ইমেইল ও পাবলিক সাইটপাসপোর্ট ও পছন্দ প্রতিবার আবার টাইপ | PHPTRAVELSযাত্রী প্রোফাইলে একবার সংরক্ষিত |
| রিপোর্টিং | ইমেইল ও পাবলিক সাইটকার্ড স্টেটমেন্ট থেকে খরচ আবার হিসাব | PHPTRAVELSবিভাগ ও সাপ্লায়ার অনুযায়ী লাইভ রিপোর্ট |
কাদের জন্য
বিজনেস ট্রাভেল পরিচালনাকারী টিমের জন্য তৈরি
ট্রাভেল ডেস্কসহ কোম্পানি
ইন-হাউস টিম যারা কর্মীদের জন্য বুক করে এবং পলিসি, অনুমোদন ও খরচ এক জায়গায় চায়।
ট্রাভেল ম্যানেজমেন্ট কোম্পানি
একাধিক কর্পোরেট ক্লায়েন্টকে সেবা দেওয়া TMC, প্রত্যেকের নিজস্ব নিয়ম, রেট ও বিলিং।
কর্পোরেট যোগ করা এজেন্সি
লেজার ও B2B এজেন্সি যারা নিজেদের বিদ্যমান প্ল্যাটফর্মে কর্পোরেট ডেস্ক খোলে।
কেন PHPTRAVELS
আপনার প্ল্যাটফর্ম, আপনার ট্রাভেল ডেটা
সোর্স কোড অন্তর্ভুক্ত
কমার্শিয়াল লাইসেন্সে সেলফ-হোস্টেড, যাতে আপনার ডেভেলপাররা পলিসি ও ওয়ার্কফ্লো বদলাতে পারেন।
ডেটা আপনার সার্ভারে
যাত্রী ও ট্রিপের ডেটা আপনার বেছে নেওয়া অবকাঠামোতে থাকে, যা GDPR-এর মতো ডেটা সুরক্ষা নিয়ম মানতে সাহায্য করে।
২৪টি ভাষা
কর্মীরা নিজের ভাষা ও মুদ্রায় বুক করেন, ডান থেকে বামে লেখা ভাষাসহ।
একটি প্ল্যাটফর্ম
কর্পোরেট, B2C ও B2B বিক্রি একটি ইনস্টলেশন ও একটি গ্রাহক রেকর্ডে।
FAQ
কর্পোরেট ট্রাভেল ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার নিয়ে প্রশ্ন
বিজনেস ট্রাভেল বুকিং চালুর আগে ট্রাভেল ম্যানেজার, ফাইন্যান্স টিম ও TMC যা জানতে চান।
সেলসের সাথে কথা বলুনএটি একটি বিজনেস ট্রাভেল বুকিং সিস্টেম যেখানে কর্মীরা ফ্লাইট, হোটেল ও গাড়ি বুক করেন, আর কোম্পানি প্রতিটি ট্রিপে ট্রাভেল পলিসি, অনুমোদনের নিয়ম, যাত্রী প্রোফাইল, কস্ট সেন্টার, ইনভয়েসিং ও রিপোর্টিং প্রয়োগ করে।
হ্যাঁ। কর্পোরেট ট্রাভেল সফটওয়্যার ঠিক করে কোম্পানির কর্মীরা কীভাবে ভ্রমণ করবেন। ট্রাভেল এজেন্সি সফটওয়্যার এজেন্সির নিজের বিক্রি, সাপ্লায়ার ও এজেন্ট চালায়। PHPTRAVELS দুটোই কভার করে, তাই একটি TMC বা এজেন্সি একই ইনস্টলেশন থেকে কর্পোরেট ক্লায়েন্টদের সেবা দিতে পারে।
কেবিন ক্লাস, হোটেলের সীমা, অগ্রিম বুকিং ও পছন্দের সাপ্লায়ারের নিয়ম খোঁজা ও চেকআউটের সময় যাচাই হয়। পলিসির মধ্যের বিকল্প আগে দেখানো হয়, আর ব্যতিক্রমের জন্য কারণ এবং আপনি চাইলে অনুমোদন লাগে।
যে ট্রিপ কোনো নিয়ম ভাঙে বা মূল্যসীমা ছাড়ায়, তা যাত্রী বা বিভাগের জন্য নির্ধারিত অনুমোদনকারীর কাছে যায়। অনুমোদন না হওয়া পর্যন্ত ট্রিপটি স্থগিত থাকে, আর পলিসির মধ্যের ট্রিপ অপেক্ষা ছাড়াই এগোয়।
যাত্রী, কস্ট সেন্টার ও বুকিং JSON API দিয়ে বিনিময় করা যায় বা ফাইন্যান্সের জন্য এক্সপোর্ট করা যায়। BambooHR বা SAP-এর মতো সিস্টেমের সাথে সংযোগ আপনার ডেভেলপাররা বা কাস্টম কাজ হিসেবে তৈরি করা হয়।
হ্যাঁ। প্রতিটি প্ল্যানে কমার্শিয়াল লাইসেন্সে সম্পূর্ণ সোর্স কোড থাকে এবং আপনি নিজেই হোস্ট করেন, তাই আপনার টিম পলিসি, ওয়ার্কফ্লো ও রিপোর্ট বদলাতে পারে।
আরও দেখুন
