রিটেল ট্রাভেল এজেন্সির জন্য
ট্রাভেল এজেন্সি বুকিং সফটওয়্যার, যা আপনার ডেস্ককে তার দিন ফিরিয়ে দেয়
সব সাপ্লায়ারে একসঙ্গে খুঁজুন, কোট পাঠান, বুকিং কনফার্ম করুন এবং একটি রেকর্ড থেকেই ভাউচার ও ইনভয়েস ইস্যু করুন। আবার টাইপ করা নেই, হারানো ইমেইল থ্রেড নেই, মাসের শেষে অনুমানও নেই।
- সব সাপ্লায়ারে এক সার্চ
- কোট থেকে বুকিং
- ভাউচার ও ইনভয়েস
- সোর্স কোডসহ
এজেন্সি ডেস্কে একটি দিন
09:00 থেকে 18:00, বুকিং সফটওয়্যারসহ এবং ছাড়া
এজেন্সির বেশিরভাগ সময় বিক্রিতে যায় না। তা যায় ইমেইল, সাপ্লায়ার সাইট আর টেমপ্লেটের মধ্যে তথ্য কপি করতে। এখানে একটি সাধারণ দিন, ঘণ্টা ধরে ধরে, আর প্রতিটি ধাপে বুকিং সফটওয়্যার এর বদলে কী করে।
- ম্যানুয়াল ডেস্করাতভর আসা ইমেইল ও চ্যাট অনুরোধ পড়া, তারপর নাম, তারিখ ও বাজেট স্প্রেডশিটে কপি করা।09:00
ইনবক্স খোলা
PHPTRAVELS দিয়েএকটি বুকিং তালিকা খোলা কোট, আজকের যাত্রা আর বকেয়া ব্যালান্স দেখায়, তাই দিন শুরু হয় একটি পরিকল্পনা নিয়ে। - ম্যানুয়াল ডেস্কচারটি সাপ্লায়ার এক্সট্রানেটে একে একে লগ ইন করা এবং প্রতিটি রেট একটি ডকুমেন্টে পেস্ট করা।10:00
পারিবারিক ট্রিপের দাম
PHPTRAVELS দিয়েএকটি সার্চ আপনার চুক্তিভিত্তিক রেট আর API-তে যুক্ত সাপ্লায়ারদের একই তালিকায় পাশাপাশি দেখায়। - ম্যানুয়াল ডেস্কক্যালকুলেটরে মার্জিন হিসাব করা, ইমেইলে অপশন সাজানো এবং PDF সংযুক্ত করা।11:00
কোট পাঠানো
PHPTRAVELS দিয়েঅপশন বেছে নিন, আপনার মার্কআপ নিয়ম নিজে থেকেই প্রযোজ্য হয় এবং কোট গ্রাহকের রেকর্ডে সেভ হয়। - ম্যানুয়াল ডেস্কহোটেলে ফোন করে জানা ফ্যামিলি রুম এখনো খালি কি না, আর উত্তর স্টিকি নোটে লেখা।12:00
সাপ্লায়ারকে কল
PHPTRAVELS দিয়েবুকিংয়ের সময় API রেট আবার যাচাই হয়, আর আপনার চুক্তির অ্যালটমেন্ট দেখায় কতগুলো রুম বাকি। - ম্যানুয়াল ডেস্কসহকর্মী কল ধরেন, কিন্তু গ্রাহক যে ইমেইল থ্রেডের কথা বলছেন তা খুঁজে পান না।13:00
লাঞ্চের সময় কভার
PHPTRAVELS দিয়েঅ্যাক্সেস থাকা যেকোনো এজেন্ট বুকিং খুলে কোট, পরিবর্তন ও পেমেন্ট ক্রমানুসারে দেখেন। - ম্যানুয়াল ডেস্কনাম, পাসপোর্টের তথ্য, তারিখ ও দাম কোট থেকে সাপ্লায়ার সাইটে আবার টাইপ করা।14:00
গ্রাহক রাজি
PHPTRAVELS দিয়েগৃহীত কোট বুকিংয়ে রূপান্তরিত হয়। প্রতিটি তথ্য শুরুতেই একবার দেওয়া হয়েছিল। - ম্যানুয়াল ডেস্কভাউচারের জন্য একটি টেমপ্লেট, ইনভয়েসের জন্য আরেকটি পূরণ করা, তারপর মোট অঙ্ক মেলে কি না দেখা।15:00
ভাউচার ও ইনভয়েস
PHPTRAVELS দিয়েআপনার ব্র্যান্ডের ভাউচার ও ইনভয়েস রিজার্ভেশন থেকেই তৈরি হয়, তাই মোট অঙ্ক সবসময় মেলে। - ম্যানুয়াল ডেস্কস্মৃতির ওপর ভরসা করে গ্রাহকদের বকেয়া আর অসম্পূর্ণ পাসপোর্ট নাম নিয়ে মেসেজ পাঠানো।16:00
ফলো-আপ
PHPTRAVELS দিয়েপ্রতিটি বুকিং দেখায় কী পরিশোধিত আর কী বাকি, তাই ফলো-আপ সঠিক মানুষের কাছে সঠিক অঙ্কে যায়। - ম্যানুয়াল ডেস্কপুরোনো ইমেইলে মূল বুকিং খোঁজা, দাম নতুন করে বানানো আর রিফান্ড হাতে হিসাব করা।17:00
তারিখ পরিবর্তন
PHPTRAVELS দিয়েবুকিংটিই সংশোধন করুন। পরিবর্তন, যেকোনো ফি আর রিফান্ড একই রেকর্ডে থাকে। - ম্যানুয়াল ডেস্কসেলস শিট আপডেট করা আর আশা করা যে এটি ব্যাংকে আসা পেমেন্টের সঙ্গে মিলবে।18:00
দিন শেষ করা
PHPTRAVELS দিয়েবুকিং, পেমেন্ট আর রিফান্ড আগেই এজেন্সি রিপোর্টে আছে, এক্সপোর্টের জন্য প্রস্তুত।
- আজ পাঠানো কোট
- 6টি সেন্ট মেইলে, অবস্থা অজানা6টি গ্রাহক রেকর্ডে, 2টি গৃহীত
- কনফার্ম বুকিং
- 2টি, সাপ্লায়ার সাইটে আবার টাইপ করা2টি, নিজ নিজ কোট থেকে রূপান্তরিত
- ভাউচার ও ইনভয়েস
- 1টি ইনভয়েস এখনো লেখা বাকিসবগুলো রিজার্ভেশন থেকে ইস্যু করা
- প্রাপ্য পেমেন্ট
- স্প্রেডশিটে, শেষ আপডেট সোমবারপ্রতিটি বুকিংয়ে, প্রাপ্য অঙ্কসহ
- সংশোধন
- রিফান্ড কাগজে হিসাব করাপরিবর্তন ও রিফান্ড বুকিংয়ে
- আগামীকালের জন্য হস্তান্তর
- নোট একজন এজেন্টের মাথায়যেকোনো এজেন্ট যেকোনো ট্রিপ ধরতে পারেন
নমুনা স্ক্রিন: একটি ছোট এজেন্সির উদাহরণমূলক দিন, গ্রাহকের ডেটা নয়।
সংজ্ঞা
ট্রাভেল এজেন্সি বুকিং সফটওয়্যার কী করে
ট্রাভেল এজেন্সি বুকিং সফটওয়্যার হলো সেই সিস্টেম, যা দিয়ে আপনার এজেন্টরা ট্রাভেল প্রোডাক্ট খোঁজেন, গ্রাহকের জন্য দাম ঠিক করেন, রিজার্ভেশন কনফার্ম করেন এবং ডকুমেন্ট ইস্যু করেন। এর কাজ সহজ: প্রতিটি ট্রিপ প্রথম কোট থেকে শেষ রিফান্ড পর্যন্ত একটি রেকর্ডে থাকে, তাই কেউ একই তথ্য দুবার টাইপ করেন না।
PHPTRAVELS-এ এই রেকর্ডে থাকে ফ্লাইট, হোটেল, ট্যুর, ট্রান্সফার ও ভিসা। আপনার নিজের দর-কষাকষি করা রেট API-তে যুক্ত সাপ্লায়ারদের পাশেই থাকে, আর দুটির ক্ষেত্রেই একই মার্কআপ, ডকুমেন্ট ও পেমেন্ট নিয়ম প্রযোজ্য। গ্রাহকের ইতিহাস থাকে আপনার ট্রাভেল এজেন্সি CRM-এ, আর মাস শেষের হিসাব যায় আপনার ট্রাভেল এজেন্সি অ্যাকাউন্টিং-এ।
আপনি যদি শাখা ও ব্যাক-অফিস টিমসহ বড় প্রতিষ্ঠান চালান, তাহলে ট্রাভেল এজেন্সি ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার সম্পর্কে পড়ুন। আর যদি ডেস্কের বদলে মূলত অনলাইনে বিক্রি করেন, তাহলে অনলাইন ট্রাভেল বুকিং সফটওয়্যার দিয়ে শুরু করুন।
- প্রোডাক্ট
- ফ্লাইট, হোটেল, ট্যুর, গাড়ি, ট্রান্সফার ও ভিসা একটি ওয়ার্কফ্লোতে
- ইনভেন্টরি
- আপনার চুক্তিভিত্তিক রেট এবং আপনার নিজের ক্রেডেনশিয়ালে যুক্ত API সাপ্লায়ার
- ডকুমেন্ট
- আপনার এজেন্সির ব্র্যান্ডে কোট, ভাউচার ও ইনভয়েস
- ইউজার
- ভূমিকাভিত্তিক অনুমতিসহ এজেন্ট অ্যাকাউন্ট
- বিক্রি
- 24টি ভাষা, ডান থেকে বামে লেখা ভাষাসহ, এবং একাধিক মুদ্রায় কোট
- হোস্টিং
- আপনার নিজের সার্ভারে সেলফ-হোস্টেড, সম্পূর্ণ PHP সোর্স কোড
- লাইসেন্স
- এককালীন লাইসেন্স, আপনার বুকিং থেকে কোনো শতাংশ নয়
প্রতি ট্রিপে একটি রেকর্ড
একটি কোটকে ইনভয়েস পর্যন্ত অনুসরণ করুন
এই নমুনা কোটের প্রতিটি সংখ্যা একবারই দেওয়া হয়েছে। একই রেকর্ড হয়ে ওঠে বুকিং, ভাউচার আর ইনভয়েস।
গ্রাহক: সরাসরি অফিসে আসা, পুরোনো গ্রাহক
গৃহীত, এখন বুকিং B-2071
ভাউচার ও ইনভয়েস ইস্যু করা হয়েছে
ডিপোজিট পরিশোধিত, বাকি অঙ্ক যাত্রার 30 দিন আগে
- 1
একাধিক সাপ্লায়ারে সার্চ
চুক্তিভিত্তিক ও API অপশন একটি তালিকায় আসে, তাই এজেন্ট সাইট না বদলেই দাম ও শর্ত তুলনা করেন।
- 2
এজেন্সি মার্কআপ নিয়ম
মার্জিন প্রোডাক্ট, সাপ্লায়ার বা গন্তব্য অনুযায়ী একবার ঠিক করা হয়। এজেন্টকে প্রতি কোটে তা হিসাব করতে হয় না।
- 3
কোট থেকে বুকিংয়ে রূপান্তর
গ্রাহক রাজি হলে কোটটিই একই নাম, তারিখ ও দামে রিজার্ভেশন হয়ে যায়।
- 4
ব্র্যান্ডেড ভাউচার ও ইনভয়েস
ডকুমেন্ট রিজার্ভেশন থেকে তৈরি হয়, তাই ভাউচার কখনো তার ইনভয়েসের সঙ্গে অমিল হয় না।
- 5
ডিপোজিট, বকেয়া ও রিফান্ড
পেমেন্ট বুকিংয়ের সঙ্গে যুক্ত। অনলাইনে টাকা নিতে আপনার বাজারে প্রচলিত পেমেন্ট গেটওয়ে যুক্ত করুন।
এজেন্টের ভূমিকা
এজেন্সিতে কে কী করতে পারেন
প্রত্যেককে তাঁর কাজের জন্য যতটুকু অনুমতি দরকার ততটুকু দিন। নতুন এজেন্ট প্রথম দিন থেকেই সার্চ ও কোট করতে পারেন, কিন্তু আপনার মার্জিন বদলাতে পারেন না।
| কাজ | সেলস এজেন্ট | সিনিয়র এজেন্ট | অ্যাকাউন্টস | মালিক |
|---|---|---|---|---|
| সাপ্লায়ারে সার্চ | অনুমোদিত | অনুমোদিত | অনুমোদিত নয় | অনুমোদিত |
| কোট তৈরি ও পাঠানো | অনুমোদিত | অনুমোদিত | অনুমোদিত নয় | অনুমোদিত |
| বুকিং কনফার্ম করা | অনুমোদিত | অনুমোদিত | অনুমোদিত নয় | অনুমোদিত |
| বুকিং সংশোধন | অনুমোদিত নয় | অনুমোদিত | অনুমোদিত নয় | অনুমোদিত |
| রিফান্ড অনুমোদন | অনুমোদিত নয় | অনুমোদিত নয় | অনুমোদিত | অনুমোদিত |
| মার্কআপ নিয়ম পরিবর্তন | অনুমোদিত নয় | অনুমোদিত নয় | অনুমোদিত নয় | অনুমোদিত |
| আয়ের রিপোর্ট দেখা | অনুমোদিত নয় | অনুমোদিত নয় | অনুমোদিত | অনুমোদিত |
| স্টাফ অ্যাকাউন্ট পরিচালনা | অনুমোদিত নয় | অনুমোদিত নয় | অনুমোদিত নয় | অনুমোদিত |
উদাহরণ সেটআপ। প্রতিটি এজেন্সি অ্যাডমিনে নিজেই ভূমিকা ও তাদের অনুমতি ঠিক করে।
খরচ
প্রতি বুকিংয়ে পেমেন্ট, নাকি সফটওয়্যারের মালিকানা
বুকিং সিস্টেমের জন্য অর্থ দেওয়ার দুটি উপায় আছে। সঠিক পছন্দ নির্ভর করে আপনি কতটা বিক্রি করেন এবং কতটা নিয়ন্ত্রণ চান তার ওপর।
ভাড়া করা প্ল্যাটফর্ম
- মাসিক বা প্রতি বুকিং ফি, যা আপনার বিক্রির সঙ্গে বাড়ে
- কোডে অ্যাক্সেস নেই, তাই পরিবর্তন অন্যের রোডম্যাপের অপেক্ষায় থাকে
- আপনার বুকিং ও গ্রাহক অন্য কোম্পানির সার্ভারে থাকে
- ছেড়ে যাওয়া মানে যা পারেন এক্সপোর্ট করে আবার শুরু করা
PHPTRAVELS লাইসেন্স
- লাইসেন্সের জন্য একবার পেমেন্ট, আপনার বুকিং থেকে কোনো ভাগ নয়
- সম্পূর্ণ সোর্স কোড, তাই আপনার ডেভেলপাররা যেকোনো স্ক্রিন বা রিপোর্ট বদলাতে পারেন
- হোস্টিং আপনার, তাই বুকিং ও গ্রাহকের রেকর্ড আপনার সার্ভারেই থাকে
- আপনার ব্যবসা যেভাবেই বদলাক, সফটওয়্যার চলতে থাকে
এককালীন লাইসেন্স প্ল্যান
- Startup
- এককালীন লাইসেন্স
- Agency
- এককালীন লাইসেন্স
- Enterprise
- এককালীন লাইসেন্স
দাম USD-তে। হোস্টিং ও সাপ্লায়ার চুক্তির ব্যবস্থা আপনি নিজে করবেন।
শুরু করা
চালু করার আগে আপনার চেকলিস্ট
পরিবর্তনের বেশিরভাগটাই প্রস্তুতি। এগুলো জোগাড় করুন, সেটআপ দ্রুত হবে।
পরবর্তী ধাপ:সাপ্লায়ার ইন্টিগ্রেশন দেখুনকীভাবে শুরু করবেন
আপনার সাপ্লায়ার তালিকা
কোন কোন API সাপ্লায়ারে আপনার আগে থেকেই অ্যাকাউন্ট আছে, এবং তারা আপনাকে কোন ক্রেডেনশিয়াল দিয়েছে।
চুক্তিভিত্তিক রেট
সিজন ও অ্যালটমেন্টসহ হোটেল, ট্যুর ও ট্রান্সফারের রেট শিট, লোড করার জন্য প্রস্তুত।
ব্র্যান্ড ও ডকুমেন্ট
লোগো, এজেন্সির তথ্য এবং ভাউচার ও ইনভয়েসে যে শর্ত আপনি ছাপেন।
মার্জিন নিয়ম
আজ আপনি প্রোডাক্ট বা গন্তব্য অনুযায়ী কীভাবে দাম ঠিক করেন, লিখে রাখা যাতে তা নিয়মে রূপ নিতে পারে।
স্টাফ ও ভূমিকা
কে সার্চ করেন, কে বুক করেন, কে রিফান্ড অনুমোদন করেন আর কে আয়ের রিপোর্ট দেখেন।
পেমেন্ট সংগ্রহ
আপনি যে যে মুদ্রায় বিক্রি করেন, তার প্রতিটিতে ডিপোজিট ও বকেয়ার জন্য কোন গেটওয়ে বা ব্যাংক ব্যবহার করেন।
একটি সার্ভার
সেলফ-হোস্টেড ইনস্টলের জন্য আপনার নিজের হোস্টিং, অথবা চালুর আগে তা জোগাড়ের পরিকল্পনা।
একটি টেস্ট বুকিং
পুরো টিম বদলানোর আগে একটি আসল ট্রিপ শুরু থেকে শেষ পর্যন্ত, কোট থেকে ইনভয়েস।
প্রায়শই জিজ্ঞাসিত প্রশ্ন
ট্রাভেল এজেন্সি বুকিং সফটওয়্যার নিয়ে প্রশ্ন
পরিবর্তনের আগে এজেন্সি মালিক ও অফিস ম্যানেজাররা যা জানতে চান।
সেলসের সাথে কথা বলুনএটি সেই সিস্টেম, যা দিয়ে এজেন্টরা সাপ্লায়ারে সার্চ করেন, গ্রাহকের কোট তৈরি করেন, বুকিং কনফার্ম করেন এবং ভাউচার ও ইনভয়েস ইস্যু করেন। মূল কথা হলো প্রতি ট্রিপে একটি রেকর্ড, যাতে কোট, পরিবর্তন, পেমেন্ট ও ডকুমেন্ট একসঙ্গে থাকে।
না। দুই-তিনজন এজেন্টের ছোট ডেস্ক আবার টাইপ করা আর হারানো থ্রেড দূর করে সবচেয়ে বেশি লাভবান হয়। বড় এজেন্সিগুলো একই সিস্টেমে ভূমিকা, শাখা ও রিপোর্টিং যোগ করে।
হ্যাঁ। সরাসরি চুক্তি করা রেট যুক্ত API সাপ্লায়ারদের পাশেই লোড হয়, এবং দুটিই একই মার্কআপ, ডকুমেন্ট ও পেমেন্ট নিয়ম মেনে চলে।
না। আপনি বর্তমান সাপ্লায়ারদেরই রাখেন এবং তাদের দেওয়া ক্রেডেনশিয়াল দিয়ে যুক্ত করেন। যেকোনো সময় নতুন সাপ্লায়ার যোগ করতে পারেন।
হ্যাঁ। আপনার গ্রাহকেরা যে মুদ্রা ব্যবহার করেন, এজেন্টরা সেই মুদ্রায় কোট করতে পারেন, আর সিস্টেমটি 24টি ভাষায় চলে, ডান থেকে বামে লেখা ভাষাসহ।
হ্যাঁ। অন্য এজেন্টদের কাছে বিক্রি শুরু করলে একই ইনস্টলেশন থেকে সাব-এজেন্ট অ্যাকাউন্ট, তাদের নিজস্ব মার্কআপ ও ওয়ালেট ব্যালান্স যোগ করতে পারবেন।
PHPTRAVELS একটি এককালীন লাইসেন্স, যা শুরু হয় থেকে, সম্পূর্ণ সোর্স কোডসহ এবং আপনার বুকিং থেকে কোনো শতাংশ ছাড়াই। আপনি এটি নিজের সার্ভারে হোস্ট করেন, আর সাপ্লায়ার চুক্তি আপনার নিজের।
আরও দেখুন
প্ল্যাটফর্ম সম্পর্কে আরও
- এজেন্সি ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যারকোট, বুকিং, এজেন্ট ও ফাইন্যান্স এক সিস্টেমে
- ট্রাভেল বুকিং সফটওয়্যারএজেন্ট লগইন, মার্কআপ, ক্রেডিট ও সাব-এজেন্ট
- ট্রাভেল এজেন্সি CRMলিড, কোটেশন, বুকিং ও ইনভয়েস এক CRM-এ
- ট্রাভেল এজেন্সি অ্যাকাউন্টিংবুকিংয়ের সাথে যুক্ত ইনভয়েস, দেনা ও কমিশন
- হোয়াইট লেবেল B2B ট্রাভেল পোর্টালআপনার ডোমেনে এজেন্ট পোর্টাল, আপনার লোগো, ইমেইল, ভাউচার ও ইনভয়েস সহ
- মূল্য
