Viagens corporativas
Software de gestão de viagens corporativas que verifica a política antes de qualquer reserva
Escreva a sua política de viagens como regras, envie as exceções ao aprovador certo e veja cada viagem atribuída a um departamento antes de a fatura chegar. Auto-hospedado, com o código-fonte incluído.
- Regras de política
- Cadeias de aprovação
- Centros de custo
- Gastos por departamento
Motor de políticas
Como o software de gestão de viagens corporativas transforma uma política em regras
O software de gestão de viagens corporativas permite que os colaboradores reservem os seus próprios voos, hotéis e carros enquanto a empresa decide o que é permitido. No PHPTRAVELS a política de viagens não é um PDF na intranet. É um conjunto de regras que correm durante a pesquisa e no checkout, para que o viajante veja o que está dentro da política antes de escolher e uma exceção seja detetada antes da emissão do bilhete.
Cada regra tem uma condição e um resultado. A condição lê a viagem: cabine, horário do voo, preço, cidade, fornecedor e antecedência da reserva. O resultado é permitir, pedir um motivo ou reter para aprovação. O ecrã abaixo é uma política de exemplo com duas regras. Escolha uma viagem para ver que regra é acionada e para onde segue o pedido.
Conteúdo de reservas deVoosHospedagensCarros e transfersTodas as integrações
Regra 1 · Cabine em curta distância
Aplica-se- SeCabineé Executiva
- EDuração do vooé inferior a 6 horas
- EntãoRequer aprovação do chefe direto
Regra 2 · Limite de hotel por cidade
Não se aplica- SeTarifa por noiteexcede o limite da cidade
- EntãoRequer aprovação do chefe e do financeiro
Limites por noite em USD
- Londres
- 250
- Paris
- 220
- Frankfurt
- 180
- Dubai
- 200
- Nova Iorque
- 300
Pedido de viagem
Londres para Frankfurt
Classe executiva · 1 h 35 min
A regra 1 aplica-se: cabine executiva num voo com menos de 6 horas. O pedido fica retido para o chefe direto.
Londres para Nova Iorque
Classe executiva · 8 h 05 min
Nenhuma regra se aplica: o voo tem mais de 6 horas, por isso a classe executiva está dentro da política. A viagem é reservada de imediato.
Hotel em Paris
2 noites · por noite
A regra 2 aplica-se: está acima do limite de Paris. O chefe aprova e depois o departamento financeiro autoriza o custo extra.
Cadeia de aprovação
- 01ViajanteConcluído
- 02Chefe diretoA aguardar decisão
- 03FinanceiroNão necessário
- 04ReservadoNão iniciado
Ecrã de exemplo. Regras, limites, preços e nomes são ilustrativos.
Relatórios de gastos
Gastos por departamento, atribuídos no momento de cada reserva
Cada reserva leva um departamento e um centro de custo, por isso o relatório fica pronto assim que a viagem é feita. Ninguém o reconstrói a partir de extratos de cartão no fim do mês.
- Vendas48,200
- Engenharia31,500
- Marketing22,800
- Operações18,400
- Financeiro7,600
- Pessoas5,900
Total134,400 USD
Dados de exemplo em USD. O seu relatório usa os seus próprios departamentos e moeda.
- Peso das exceções
- A parte mais clara de cada barra é o gasto que violou uma regra e foi aprovado. Um peso elevado indica um limite demasiado apertado ou uma equipa que precisa de relembrar a política.
- Detalhe
- Abra um departamento para ver os seus viajantes, viagens e fornecedores, e o motivo indicado em cada exceção.
- Exportar para o financeiro
- Descarregue reservas e gastos de qualquer período, ou obtenha-os através da API JSON no seu sistema de contabilidade ou ERP.
Relacionado:Gestão de despesas de viagemIntegração contábil de viagens
Registo da viagem
O que cada viagem de negócios regista
Regras e relatórios só funcionam se os dados forem recolhidos uma vez, no momento da reserva. Estes são os dados que cada viagem guarda desde o pedido até à fatura.
- Perfil do viajante
- Nome como no passaporte, dados do documento, preferências de lugar e refeição, números de fidelização e um contacto de emergência. Introduzido uma vez e reutilizado em cada reserva.
- Empresa e centro de custo
- A entidade jurídica, o departamento e o centro de custo ou código de projeto a que a viagem é faturada.
- Motivo da viagem
- Um motivo curto escolhido da sua própria lista, como reunião com cliente, conferência ou formação.
- Resultado da política
- Dentro da política, ou a regra violada e o código de motivo escolhido pelo viajante.
- Histórico de aprovações
- Quem aprovou, quando e com que comentário, guardado com a reserva para auditorias.
- Tarifas e taxas
- Tarifas corporativas negociadas quando se aplicam, mais qualquer taxa de serviço ou margem.
- Pagamento
- Crédito da empresa, uma carteira pré-paga ou um cartão, e a fatura onde a viagem aparece.
Funções
Quem faz o quê numa conta corporativa
Quatro funções, cada uma vê apenas o que precisa. Uma pessoa pode ter mais do que uma função, por exemplo um chefe que também viaja.
| Tarefa | Viajante | Aprovador | Gestor de viagens | Financeiro |
|---|---|---|---|---|
| Pesquisar e reservar dentro da política | Sim | Sim | Sim | Não |
| Reservar para colegas | Não | Não | Sim | Não |
| Aprovar ou rejeitar exceções | Não | Viagens próprias ou da equipa | Sim | Sim |
| Editar regras e limites por cidade | Não | Não | Sim | Não |
| Carregar tarifas corporativas | Não | Não | Sim | Não |
| Ver gastos de viagem | Viagens próprias ou da equipa | Viagens próprias ou da equipa | Sim | Sim |
| Faturas e exportações | Não | Não | Não | Sim |
Uma configuração típica. As permissões são definidas por conta de empresa.
Implementação
Da instalação à primeira viagem aprovada
Uma ordem de trabalho comum para uma empresa ou uma agência de gestão de viagens. Cada passo indica quem normalmente o executa.
- 01
Instale no seu servidor
ProgramadoresAloje o PHPTRAVELS num servidor ou numa conta cloud que controla, para que os dados dos viajantes fiquem onde decidir.
- 02
Ligue o conteúdo de reservas
Balcão de viagensAdicione fornecedores de voos, hotéis e carros com as suas próprias credenciais e carregue as tarifas corporativas que negociou.
- 03
Crie a empresa
Balcão de viagensCrie a conta da empresa com os seus departamentos e centros de custo, e importe os viajantes de um ficheiro ou do seu sistema de RH.
- 04
Escreva as regras
Gestor de viagensTransforme cada linha da política escrita numa regra: cabine, limites de hotel por cidade, compra antecipada e fornecedores preferenciais.
- 05
Defina os aprovadores
Gestor de viagensDefina quem aprova em cada departamento ou nível de viajante, e quem autoriza quando uma viagem ultrapassa um valor.
- 06
Faça um piloto
Balcão de viagensDeixe uma equipa reservar durante algumas semanas, analise o relatório de exceções e alivie qualquer limite que bloqueie viagens normais.
- 07
Abra a todos
FinanceiroConvide o resto da empresa e passe a faturação de fim de mês para uma única fatura consolidada.
Modelos de operação
Balcão de viagens interno ou agência de gestão de viagens
A mesma instalação serve ambos. O que muda é quem é o cliente e como a viagem é faturada.
Balcão de viagens interno
Uma empresa, muitos viajantes
- Uma política, com regras diferentes por departamento ou senioridade
- Os colaboradores reservam sozinhos e o balcão trata das viagens complexas
- Os gastos são reportados à sua própria equipa financeira
- Imputações internas aos departamentos em vez de taxas de reserva
Agência de gestão de viagens
Muitos clientes corporativos, uma plataforma
- Uma conta separada por cliente, com a sua própria política, tarifas e aprovadores
- Os seus agentes reservam para viajantes que ligam ou enviam email
- Faturas consolidadas por cliente ou centro de custo
- Taxas de serviço ou margens por cliente, produto ou rota
Comum a ambos: perfis de viajante, o motor de regras, cadeias de aprovação, 24 idiomas e faturação na moeda de cada empresa.
Já vende viagens de lazer ou B2B? Abra um balcão corporativo na mesma plataforma:Software de gestão de agênciasGestão de viagens de negócios
Escolher software
Perguntas a fazer antes de escolher uma ferramenta de viagens corporativas
Use-as com qualquer lista de candidatos. A resposta abaixo é a forma como o PHPTRAVELS resolve cada uma.
A política é verificada antes da reserva ou apenas reportada depois?
Antes. As regras correm na pesquisa e no checkout.
A aprovação pode depender da viagem e não só do viajante?
Sim. Cabine, preço, cidade e horário podem enviar uma viagem para aprovação.
Pode usar os seus próprios contratos com fornecedores e tarifas corporativas?
Sim. Os fornecedores são ligados com as suas próprias credenciais.
Onde ficam guardados os dados dos viajantes?
Na infraestrutura que escolher, o que ajuda a cumprir regras como o RGPD.
A sua equipa pode alterar o fluxo de trabalho?
Sim. O código-fonte completo está incluído com uma licença comercial.
O preço é por utilizador, por viagem ou único?
Uma licença única, não uma subscrição.
O financeiro consegue extrair os dados?
Sim. Relatórios e exportações por período, além de uma API JSON.
Perguntas frequentes
Perguntas sobre software de gestão de viagens corporativas
O que gestores de viagens, equipas financeiras e agências de gestão de viagens perguntam antes de implementar a reserva de viagens de negócios.
Fale com vendasÉ um sistema de reservas para viagens de negócios. Os colaboradores reservam voos, hotéis e carros, e a empresa aplica a cada viagem a sua política de viagens, regras de aprovação, perfis de viajante, centros de custo, faturação e relatórios.
O software de viagens corporativas controla como os colaboradores de uma empresa viajam. O software para agências gere as vendas, os fornecedores e os agentes da própria agência. O PHPTRAVELS cobre ambos, por isso uma agência de gestão de viagens ou uma agência pode servir clientes corporativos a partir da mesma instalação.
As regras de classe de cabine, limites de hotel por cidade, compra antecipada e fornecedores preferenciais são verificadas durante a pesquisa e no checkout. As opções dentro da política aparecem primeiro. Uma exceção exige um motivo e, se a regra o indicar, aprovação antes de qualquer emissão.
Sim. Uma regra pode enviar uma viagem apenas ao chefe direto, ou ao chefe e depois ao financeiro. As viagens que não correspondem a nenhuma regra saltam a cadeia e são reservadas de imediato.
Cobre a parte reservada da viagem: voos, hotéis e carros, já atribuídos e faturados. Despesas do próprio bolso, como refeições e táxis, são normalmente tratadas por software de despesas, que pode ler os dados da viagem através da API ou de uma exportação.
Viajantes, centros de custo e reservas podem ser trocados através da API JSON ou exportados para o financeiro. A ligação a um sistema específico como o SAP é desenvolvida pelos seus programadores ou por nós como trabalho à medida.
Os planos começam em como licença única, com o código-fonte completo. Alojamento, manutenção e taxas de fornecedores são à parte. Uma chamada de demonstração é a forma mais rápida de confirmar que plano cobre a sua configuração corporativa.
O PHPTRAVELS é auto-hospedado, por isso os dados de passaporte, perfis e viagens ficam num servidor ou numa conta cloud que escolher. Isso facilita o cumprimento de regras de proteção de dados como o RGPD.
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