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Operações de viagens de negócios

Sistema de gestão de viagens de negócios da solicitação à conciliação

Gerencie cada viagem de trabalho como um único registro: a solicitação, a aprovação, as passagens e o hotel, as alterações, os recibos e as diárias, e a exportação que o financeiro precisa para fechar o mês.

  • Solicitações de viagem
  • Um registro por viagem
  • Recibos e diárias
  • Exportações de conciliação

Como funciona um BTMS

O fluxo operacional por trás de cada viagem de negócios

Um sistema de gestão de viagens de negócios (BTMS) é mais do que uma ferramenta de reservas. Ele une solicitações, aprovações, reservas, alterações, despesas e relatórios em um processo controlado, para que gestores de viagens, financeiro, RH e viajantes parem de se perseguir por e-mails e planilhas. O PHPTRAVELS dá a esse fluxo um único registro de viagem e um papel claro para cada pessoa envolvida.

  1. Carregue funcionários, departamentos e centros de custo por importação ou pela API
  2. Atribua os papéis de viajante, aprovador, gestor de viagens e financeiro
  3. Receba solicitações estruturadas com motivo, datas, orçamento e código de projeto
  4. Reserve voos e hotéis de fornecedores conectados para cada solicitação aprovada
  5. Anexe recibos e diárias e exporte a viagem para a contabilidade
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Entidade da empresa
Northwind Group · Reino Unido
Período
1 a 31 de out.
Departamento
Vendas e pré-vendas
Status da viagem
Realizada, recibos pendentes

Fluxo de integração

Cinco etapas da solicitação à viagem conciliada

Conteúdo de viagem, aprovações, faturamento e exportações para o back office conectados, com menos repasses manuais entre equipes.

  1. Solicitar

    O viajante envia a viagem, o motivo e o centro de custo em uma solicitação estruturada.

  2. Aprovar

    As regras encaminham ao gestor e, acima de um limite, ao financeiro.

  3. Reservar

    Voos e hotéis são reservados dentro da política a partir de fornecedores ou conteúdo GDS.

  4. Despesas

    Recibos e diárias são registrados na viagem e marcados para revisão.

  5. Conciliar

    Dados de reservas e despesas são exportados para a contabilidade no fechamento mensal.

Sistemas

Conectado ao RH, ao conteúdo de viagem e à contabilidade

Um programa de viagens de negócios funciona bem quando dados de pessoas, inventário e financeiro estão de acordo.

  • RH e diretório de funcionários

    Funcionários, papéis, departamentos e centros de custo carregados por importação ou sincronizados pela API JSON.

  • Conteúdo de viagem

    Voos e hotéis de conexões GDS, Apollo e APIs de fornecedores, junto às suas tarifas negociadas.

  • Contabilidade e ERP

    Faturas, lançamentos e linhas de despesa exportados em arquivos estruturados para conciliação.

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Visibilidade

Painéis ao vivo para gestores de viagens e financeiro

Viagens, aprovações pendentes, exceções e gastos em um único painel, filtrados pelo papel de quem consulta.

  • Quem está viajando

    Viagens futuras e em andamento por viajante, destino e data, para o dever de cuidado.

  • Aprovações pendentes

    Solicitações aguardando decisão, há quanto tempo esperam e com qual aprovador estão.

  • Exceções de política

    Reservas fora da política e os motivos informados, agrupadas por departamento.

  • Gastos por centro de custo

    Custos por entidade, departamento, projeto e fornecedor conforme as reservas, não semanas depois.

  • Acesso por papel

    Viajantes, aprovadores, gestores de viagens e financeiro veem apenas o próprio escopo.

  • Relatórios e exportações

    Relatórios de viagens, gastos e aprovações exportados para gestores e auditorias.

Comparar

Ferramentas separadas vs um sistema de gestão de viagens de negócios

Muitos programas de viagens usam e-mail para aprovar, portais para as passagens e planilhas para as despesas. Isto é o que muda com um só sistema.

ÁreaE-mail, portais e planilhasPHPTRAVELS
AprovaçõesE-mail, portais e planilhasThreads de e-mail e cobranças lentasPHPTRAVELSRoteamento por regras com escalonamento e trilha de auditoria
PolíticaE-mail, portais e planilhasConferida à mão, muitas vezes após a reservaPHPTRAVELSRegras por papel, orçamento, fornecedor, rota e cabine
ReservasE-mail, portais e planilhasVários portais e itinerários dispersosPHPTRAVELSAPIs de fornecedores e conteúdo GDS em um itinerário
DespesasE-mail, portais e planilhasRecibos perdidos e reembolsos atrasadosPHPTRAVELSRecibos e diárias ligados à viagem
VisibilidadeE-mail, portais e planilhasLimitada e tardiaPHPTRAVELSPainéis de gestores e financeiro por centro de custo
Fechamento mensalE-mail, portais e planilhasGastos refeitos a partir das faturas do cartãoPHPTRAVELSExportações estruturadas para a contabilidade

Para quem é

Para as equipes que gerenciam um programa de viagens

  • Gestores de viagens

    Cadeias de aprovação que refletem a estrutura real da empresa e uma visão de cada viagem.

  • Equipes financeiras

    Registros prontos para auditoria, gastos por centro de custo e exportações que encurtam o fechamento.

  • Agências de viagens corporativas

    TMCs que atendem contas corporativas com aprovações, perfis de viajantes, faturamento e relatórios padronizados.

Por que PHPTRAVELS

Um programa de viagens que é seu

  • Código-fonte incluído

    Auto-hospedado sob licença comercial, para seus desenvolvedores mudarem fluxos, campos e relatórios.

  • Dados no seu servidor

    Registros de viajantes, viagens e despesas ficam na infraestrutura que você escolher.

  • 24 idiomas

    Viajantes e aprovadores trabalham no próprio idioma e moeda, incluindo idiomas da direita para a esquerda.

  • Uma instalação

    Viagens corporativas e vendas B2C e B2B compartilham uma plataforma e um back office.

Perguntas frequentes

Perguntas sobre o sistema de gestão de viagens de negócios

O que gestores de viagens, equipes financeiras e TMCs perguntam antes de deixar o e-mail e as planilhas.

Fale com vendas

Um sistema de gestão de viagens de negócios (BTMS) gerencia todo o ciclo da viagem corporativa: solicitação, aprovação, reserva, alterações, registro de despesas e conciliação, com regras de política, trilha de auditoria e relatórios em uma plataforma.

Eles se sobrepõem. O software de viagens corporativas foca na reserva dentro da política com aprovações e centros de custo. Um BTMS também cobre o fluxo operacional ao redor da viagem, como alterações, recibos, diárias e a conciliação que o financeiro precisa. O PHPTRAVELS cobre os dois em uma instalação.

Defina regras de política e cadeias de aprovação, e cada solicitação é encaminhada por limite ao gestor ou ao financeiro. Opções fora da política são sinalizadas ou bloqueadas, e cada decisão fica na trilha de auditoria.

Funcionários, departamentos e centros de custo podem ser carregados por importação ou pela API JSON, e faturas, lançamentos e despesas são exportados para conciliação. A conexão direta com um produto específico de RH ou ERP é feita pelos seus desenvolvedores ou como trabalho sob medida.

Sim. Recibos, diárias, reembolsos e estornos ficam ligados a cada viagem, e os alertas de política continuam visíveis para o financeiro resolver pendências antes do fechamento.

Sim. Todos os planos incluem o código-fonte completo sob licença comercial e você o hospeda, para que sua equipe mude fluxos, campos e relatórios.

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