Демоверсія

Операції ділових поїздок

Система управління діловими поїздками від заявки до звірки

Ведіть кожне відрядження як один запис: заявка, погодження, квитки й готель, будь-які зміни, чеки та добові, а також вивантаження, потрібне фінансам для закриття місяця.

  • Заявки на поїздки
  • Один запис на поїздку
  • Чеки та добові
  • Вивантаження для звірки

Як працює BTMS

Операційний процес за кожною діловою поїздкою

Система управління діловими поїздками (BTMS) — це більше, ніж інструмент бронювання. Вона поєднує заявки, погодження, бронювання, зміни, витрати й звіти в один керований процес, щоб тревел-менеджери, фінанси, HR і працівники більше не шукали одне одного в ланцюжках листів і таблицях. PHPTRAVELS дає цьому процесу єдиний запис поїздки та зрозумілу роль кожному учаснику.

  1. Завантажте працівників, відділи й центри витрат імпортом або через API
  2. Призначте ролі працівника, погоджувача, тревел-менеджера та фінансів
  3. Приймайте структуровані заявки з метою, датами, бюджетом і кодом проєкту
  4. Бронюйте авіаквитки й готелі в підключених постачальників для кожної погодженої заявки
  5. Додайте чеки та добові, потім вивантажте поїздку в бухгалтерію
Спробувати демоПереглянути ціни
Юрособа компанії
Northwind Group · Велика Британія
Період
1–31 жовтня
Відділ
Продажі та пресейл
Статус поїздки
Завершена, чекаємо чеки

Потік інтеграції

П'ять кроків від заявки до звіреної поїздки

Контент постачальників, погодження, білінг і вивантаження в бек-офіс пов'язані, тож ручних передач між командами менше.

  1. Заявка

    Працівник подає поїздку, мету й центр витрат у структурованій заявці.

  2. Погодження

    Правила спрямовують її керівнику, а понад поріг — фінансам.

  3. Бронювання

    Перельоти й готелі бронюються в межах політики в постачальників або з контенту GDS.

  4. Витрати

    Чеки й добові фіксуються в поїздці та позначаються для перевірки.

  5. Звірка

    Дані бронювань і витрат вивантажуються в бухгалтерію для закриття місяця.

Системи

Зв'язок із HR, контентом поїздок і бухгалтерією

Програма ділових поїздок працює злагоджено, коли дані про людей, інвентар і фінанси збігаються.

  • HR і довідник працівників

    Працівники, ролі, відділи й центри витрат завантажуються імпортом або синхронізуються через JSON API.

  • Контент поїздок

    Перельоти й готелі з підключень GDS, Apollo та API постачальників поруч із вашими корпоративними тарифами.

  • Бухгалтерія та ERP

    Рахунки, проводки й рядки витрат вивантажуються у структурованих файлах для звірки.

Усі інтеграції

Прозорість

Онлайн-панелі для тревел-менеджерів і фінансів

Поїздки, погодження в очікуванні, винятки й витрати в одній адмінці з фільтром за роллю користувача.

  • Хто в поїздці

    Майбутні й поточні поїздки за працівником, напрямком і датою для обов'язку піклування.

  • Очікують погодження

    Заявки, що чекають рішення, скільки вони чекають і в якого погоджувача.

  • Винятки з політики

    Бронювання поза політикою та вказані причини, згруповані за відділами.

  • Витрати за центрами витрат

    Витрати за юрособою, відділом, проєктом і постачальником під час бронювання, а не через тижні.

  • Доступ за ролями

    Працівники, погоджувачі, тревел-менеджери й фінанси бачать лише свою зону.

  • Звіти та вивантаження

    Звіти про поїздки, витрати й погодження для керівництва та аудиту.

Порівняння

Розрізнені інструменти проти єдиної системи управління діловими поїздками

Багато компаній погоджують поїздки поштою, купують квитки на порталах і ведуть витрати в таблицях. Ось що змінює одна система.

СфераПошта, портали й таблиціPHPTRAVELS
ПогодженняПошта, портали й таблиціЛанцюжки листів і повільні нагадуванняPHPTRAVELSМаршрутизація за правилами з ескалацією та журналом аудиту
ПолітикаПошта, портали й таблиціПеревірка вручну, часто після купівліPHPTRAVELSПравила за роллю, бюджетом, постачальником, маршрутом і класом
БронюванняПошта, портали й таблиціКілька порталів і розрізнені маршрутиPHPTRAVELSAPI постачальників і контент GDS в одному маршруті
ВитратиПошта, портали й таблиціЗагублені чеки та пізні відшкодуванняPHPTRAVELSЧеки й добові прив'язані до поїздки
ПрозорістьПошта, портали й таблиціОбмежена й запізнілаPHPTRAVELSПанелі для керівників і фінансів за центрами витрат
Закриття місяцяПошта, портали й таблиціВитрати відновлюють із виписок картокPHPTRAVELSСтруктуровані вивантаження для бухгалтерії

Для кого

Для команд, які ведуть програму поїздок

  • Тревел-менеджери

    Ланцюжки погодження за реальною оргструктурою та єдиний огляд кожної поїздки.

  • Фінансові команди

    Журнали для аудиту, витрати за центрами витрат і вивантаження, що скорочують закриття.

  • Корпоративні тревел-агенції

    TMC, що обслуговують корпоративних клієнтів, зі стандартними погодженнями, профілями, рахунками та звітами.

Чому PHPTRAVELS

Програма поїздок, яка належить вам

  • Вихідний код у комплекті

    Розміщується у вас за комерційною ліцензією, тож розробники можуть змінювати процеси, поля й звіти.

  • Дані на вашому сервері

    Записи про працівників, поїздки й витрати зберігаються на обраній вами інфраструктурі.

  • 24 мови

    Працівники й погоджувачі працюють своєю мовою та у своїй валюті, зокрема з письмом справа наліво.

  • Одна інсталяція

    Корпоративні поїздки та продажі B2C і B2B на одній платформі зі спільним бек-офісом.

Запитання

Запитання про систему управління діловими поїздками

Що питають тревел-менеджери, фінанси й TMC, перш ніж відмовитися від пошти й таблиць.

Відділ продажів

Система управління діловими поїздками (BTMS) веде весь цикл корпоративної поїздки: заявку, погодження, бронювання, зміни, облік витрат і звірку, з правилами політики, журналом аудиту та звітами на одній платформі.

Вони перетинаються. ПЗ для корпоративних поїздок зосереджене на бронюванні в межах політики з погодженнями й центрами витрат. BTMS охоплює й операційний процес довкола поїздки: зміни, чеки, добові та звірку для фінансів. PHPTRAVELS дає і те, і інше в одній інсталяції.

Задайте правила політики та ланцюжки погодження, і кожна заявка за порогами піде керівнику або фінансам. Варіанти поза політикою позначаються чи блокуються, а кожне рішення зберігається в журналі аудиту.

Працівників, відділи й центри витрат можна завантажити імпортом або через JSON API, а рахунки, проводки й витрати вивантажити для звірки. Пряме підключення до конкретної HR- чи ERP-системи роблять ваші розробники або виконується як індивідуальна доробка.

Так. Чеки, добові, відшкодування й повернення прив'язані до кожної поїздки, а позначки про порушення політики лишаються видимими, щоб фінанси вирішували питання до закриття.

Так. Кожен тариф містить повний вихідний код за комерційною ліцензією, ви розміщуєте його самі, і ваша команда може змінювати процеси, поля й звіти.

Дізнайтеся більше

Ще про платформу