출장 운영
신청부터 정산까지 이어지는 출장 관리 시스템
모든 업무 출장을 하나의 기록으로 운영하세요. 신청, 승인, 항공권과 호텔, 모든 변경, 영수증과 일비, 그리고 재무팀이 월 마감에 필요한 내보내기까지.
- 출장 신청
- 출장당 하나의 기록
- 영수증과 일비
- 정산용 내보내기
BTMS의 작동 방식
모든 출장 뒤에 있는 운영 워크플로
출장 관리 시스템(BTMS)은 예약 도구 그 이상입니다. 신청, 승인, 예약, 변경, 경비, 보고서를 하나의 통제된 프로세스로 묶어 출장 관리자, 재무, 인사, 출장자가 이메일과 스프레드시트로 서로를 쫓아다닐 필요가 없게 합니다. PHPTRAVELS는 이 워크플로에 하나의 출장 기록과 참여자 모두의 명확한 역할을 제공합니다.
- 직원, 부서, 코스트센터를 가져오기 또는 API로 불러오기
- 출장자, 승인자, 출장 관리자, 재무 역할 지정
- 목적, 일정, 예산, 프로젝트 코드가 담긴 구조화된 신청 접수
- 승인된 신청마다 연결된 공급사에서 항공권과 호텔 예약
- 영수증과 일비를 첨부한 뒤 출장을 회계로 내보내기
- 법인
- Northwind Group · 영국
- 기간
- 10월 1일~31일
- 부서
- 영업 및 프리세일즈
- 출장 상태
- 출장 완료, 영수증 대기
출장 기록
신청부터 마감까지, 출장마다 하나의 기록
승인, 예약, 변경, 영수증, 비용이 출장에 계속 연결되어 있어 월말에 경위를 다시 맞출 필요가 없습니다.
- 마드리드 영업 컨퍼런스, 3일Sara Ahmed · CC-210 · 항공, 호텔, 일비US$1,840출장 비용
- 싱가포르 공급사 감사, 4일Li Wei · CC-118 · 항공과 호텔US$2,315출장 비용
- 이스탄불 팀 오프사이트, 12명단체 출장 · CC-305 · 객실 배정표 첨부US$9,620출장 비용
구조화된 출장 신청
출장자, 목적, 목적지, 일정, 예상 예산, 프로젝트 코드를 이메일이 아닌 하나의 양식으로.
승인 체계
조직도에 맞춘 다단계 승인, 비서에게 위임, 신청이 너무 오래 대기하면 상위로 이관.
변경과 취소
일정 변경, 취소, 환불을 원래 출장에서 처리하고 운임 차액을 기록합니다.
영수증과 일비
영수증은 출장에 첨부되고 일비 규칙이 적용되며, 규정 위반 표시는 재무팀에 계속 보입니다.
단체 출장
오프사이트, 행사, 프로젝트 팀을 위한 탑승자 명단, 객실 배정, 분할 결제, 공급사 메모.
감사 추적
누가 신청, 승인, 예약, 변경, 결제했는지 단계마다 타임스탬프와 함께 기록.
연동 흐름
신청부터 정산 완료까지 5단계
여행 콘텐츠, 승인, 청구, 백오피스 내보내기가 연결되어 수작업 인계가 줄어듭니다.
신청
출장자가 구조화된 신청서로 일정, 목적, 코스트센터를 제출합니다.
승인
규칙에 따라 관리자에게, 기준 금액을 넘으면 재무에게도 전달됩니다.
예약
항공권과 호텔을 규정 범위 안에서 공급사나 GDS 콘텐츠로 예약합니다.
경비
영수증과 일비를 출장에 기록하고 검토 대상으로 표시합니다.
정산
예약과 경비 데이터를 월 마감을 위해 회계로 내보냅니다.
시스템
인사, 여행 콘텐츠, 회계와 연결
인력 데이터, 재고, 재무 데이터가 일치할 때 출장 프로그램이 원활하게 돌아갑니다.
인사 및 직원 디렉터리
직원, 역할, 부서, 코스트센터를 가져오기로 불러오거나 JSON API로 동기화.
여행 콘텐츠
GDS 연결, Apollo, 공급사 API의 항공권과 호텔을 협상 요금과 함께 제공.
회계 및 ERP
청구서, 분개, 경비 항목을 정산용 구조화 파일로 내보내기.
가시성
출장 관리자와 재무를 위한 실시간 대시보드
출장, 대기 중인 승인, 예외, 지출을 하나의 관리 화면에서 보는 사람의 역할에 맞게 보여줍니다.
출장 중인 사람
출장자, 목적지, 날짜별 예정 및 진행 중인 출장으로 안전 배려 의무를 지원.
대기 중인 승인
결정을 기다리는 신청, 대기 시간, 어느 승인자에게 머물러 있는지.
규정 예외
규정을 벗어난 예약과 입력된 사유를 부서별로 집계.
코스트센터별 지출
법인, 부서, 프로젝트, 공급사별 비용을 몇 주 뒤가 아니라 예약 시점에 확인.
역할 기반 접근
출장자, 승인자, 출장 관리자, 재무는 각자의 범위만 봅니다.
보고서와 내보내기
출장, 지출, 승인 보고서를 이해관계자와 감사용으로 내보내기.
비교
흩어진 도구와 하나의 출장 관리 시스템
많은 기업이 승인은 이메일, 항공권은 포털, 경비는 스프레드시트로 처리합니다. 하나의 시스템으로 바뀌는 점은 다음과 같습니다.
| 영역 | 이메일, 포털, 스프레드시트 | PHPTRAVELS |
|---|---|---|
| 승인 | 이메일, 포털, 스프레드시트이메일 스레드와 느린 후속 조치 | PHPTRAVELS이관과 감사 추적을 갖춘 규칙 기반 라우팅 |
| 규정 | 이메일, 포털, 스프레드시트수작업 확인, 예약 후인 경우가 많음 | PHPTRAVELS역할, 예산, 공급사, 노선, 좌석 등급별 규칙 |
| 예약 | 이메일, 포털, 스프레드시트여러 포털과 흩어진 여정 | PHPTRAVELS공급사 API와 GDS 콘텐츠를 하나의 여정으로 |
| 경비 | 이메일, 포털, 스프레드시트누락된 영수증과 늦은 환급 | PHPTRAVELS영수증과 일비가 출장에 연결 |
| 가시성 | 이메일, 포털, 스프레드시트제한적이고 늦음 | PHPTRAVELS코스트센터별 관리자 및 재무 대시보드 |
| 월 마감 | 이메일, 포털, 스프레드시트카드 명세서로 지출 재구성 | PHPTRAVELS회계용 구조화 내보내기 |
대상
출장 프로그램을 운영하는 팀을 위해
출장 관리자
실제 조직 구조에 맞는 승인 체계와 모든 출장을 한눈에 보는 화면.
재무팀
감사 대비 로그, 코스트센터별 지출, 마감을 단축하는 내보내기.
기업 출장 여행사
기업 고객을 담당하는 TMC를 위한 표준 승인, 출장자 프로필, 청구, 보고서.
PHPTRAVELS를 선택하는 이유
직접 소유하는 출장 프로그램
소스 코드 포함
상용 라이선스로 직접 호스팅하므로 개발자가 워크플로, 필드, 보고서를 변경할 수 있습니다.
내 서버의 데이터
출장자, 출장, 경비 기록이 선택한 인프라에 보관됩니다.
24개 언어
출장자와 승인자가 자신의 언어와 통화로 일하며, 오른쪽에서 왼쪽으로 쓰는 언어도 지원합니다.
하나의 설치
기업 출장과 B2C, B2B 판매가 하나의 플랫폼과 백오피스를 공유합니다.
출장 관리 시스템(BTMS)은 기업 출장의 전체 주기, 즉 신청, 승인, 예약, 변경, 경비 기록, 정산을 규정 규칙, 감사 추적, 보고서와 함께 하나의 플랫폼에서 관리합니다.
둘은 겹칩니다. 기업 출장 소프트웨어는 승인과 코스트센터를 갖춘 규정 내 예약에 집중합니다. BTMS는 여기에 변경, 영수증, 일비, 재무에 필요한 정산 등 출장을 둘러싼 운영 워크플로까지 다룹니다. PHPTRAVELS는 하나의 설치로 둘 다 지원합니다.
규정 규칙과 승인 체계를 정의하면 각 신청이 기준에 따라 관리자나 재무로 전달됩니다. 규정을 벗어난 옵션은 표시되거나 차단되며, 모든 결정은 감사 추적에 남습니다.
직원, 부서, 코스트센터는 가져오기나 JSON API로 불러올 수 있고, 청구서, 분개, 경비 데이터는 정산용으로 내보낼 수 있습니다. 특정 인사 또는 ERP 제품과의 직접 연결은 귀사 개발자나 맞춤 개발로 구축합니다.
네. 영수증, 일비, 비용 환급, 환불이 각 출장에 연결되고 규정 위반 표시가 계속 보이므로 재무팀이 마감 전에 문제를 해결할 수 있습니다.
네. 모든 플랜에 상용 라이선스의 전체 소스 코드가 포함되며 직접 호스팅하므로, 팀이 워크플로, 필드, 보고서를 변경할 수 있습니다.