기업 출장
예약 전에 출장 규정을 확인하는 기업 출장 관리 소프트웨어
출장 규정을 규칙으로 작성하고, 예외 건은 알맞은 결재자에게 보내고, 청구서가 도착하기 전에 모든 출장이 부서별로 분류된 것을 확인하십시오. 자체 호스팅 방식이며 소스 코드가 포함됩니다.
- 규정 규칙
- 결재 라인
- 코스트 센터
- 부서별 출장비
규정 엔진
기업 출장 관리 소프트웨어가 규정을 규칙으로 바꾸는 방법
기업 출장 관리 소프트웨어를 사용하면 직원은 항공권, 호텔, 렌터카를 직접 예약하고, 무엇이 허용되는지는 회사가 정합니다. PHPTRAVELS에서 출장 규정은 인트라넷에 올려둔 PDF가 아닙니다. 검색과 결제 단계에서 실행되는 규칙의 집합입니다. 출장자는 선택하기 전에 규정에 맞는 항목을 확인하고, 예외 건은 발권 전에 걸러집니다.
각 규칙에는 조건과 결과가 있습니다. 조건은 좌석 등급, 비행 시간, 요금, 도시, 공급사, 사전 예약 일수 등 출장 내용을 읽습니다. 결과는 예약 허용, 사유 입력 요청, 결재 대기 중 하나입니다. 아래 화면은 규칙 두 개로 된 샘플 규정입니다. 출장을 선택하면 어떤 규칙이 적용되고 요청이 다음에 어디로 가는지 확인할 수 있습니다.
규칙 1 · 단거리 좌석 등급
해당- 조건좌석 등급비즈니스
- 그리고비행 시간6시간 미만
- 결과직속 상사 결재 필요
규칙 2 · 도시별 호텔 한도
해당 없음- 조건1박 요금도시 한도 초과
- 결과상사 및 재무팀 결재 필요
1박 한도(USD)
- 런던
- 250
- 파리
- 220
- 프랑크푸르트
- 180
- 두바이
- 200
- 뉴욕
- 300
출장 요청
런던에서 프랑크푸르트
비즈니스석 · 1시간 35분
규칙 1 해당: 6시간 미만 항공편의 비즈니스석입니다. 요청은 직속 상사의 결재를 기다립니다.
런던에서 뉴욕
비즈니스석 · 8시간 05분
해당 규칙 없음: 비행 시간이 6시간을 넘으므로 비즈니스석은 규정 내입니다. 출장이 바로 예약됩니다.
파리 호텔
2박 · 1박
규칙 2 해당: 는 파리 한도보다 많습니다. 상사가 승인한 뒤 재무팀이 추가 비용을 최종 승인합니다.
결재 라인
- 01출장자완료
- 02직속 상사결정 대기
- 03재무팀불필요
- 04예약 완료시작 전
샘플 화면입니다. 규칙, 한도, 요금, 이름은 예시입니다.
출장비 보고
예약할 때마다 분류되는 부서별 출장비
모든 예약에 부서와 코스트 센터가 기록되므로 출장을 예약하는 순간 보고서가 준비됩니다. 월말에 카드 명세서로 다시 정리할 필요가 없습니다.
- 영업48,200
- 개발31,500
- 마케팅22,800
- 운영18,400
- 재무7,600
- 인사5,900
합계134,400 USD
USD 기준 샘플 데이터입니다. 실제 보고서는 귀사의 부서와 통화를 사용합니다.
출장 기록
모든 업무 출장에 담기는 정보
규칙과 보고서가 제대로 작동하려면 예약 시점에 데이터를 한 번만 입력해야 합니다. 요청부터 청구까지 각 출장에 보관되는 정보는 다음과 같습니다.
- 출장자 프로필
- 여권과 동일한 이름, 여권 정보, 좌석 및 기내식 선호, 마일리지 번호, 비상 연락처. 한 번 입력하면 모든 예약에 재사용됩니다.
- 회사 및 코스트 센터
- 출장비가 청구되는 법인, 부서, 코스트 센터 또는 프로젝트 코드.
- 출장 목적
- 고객 미팅, 콘퍼런스, 교육 등 귀사가 정한 목록에서 고르는 짧은 사유.
- 규정 확인 결과
- 규정 내 여부, 또는 위반한 규칙과 출장자가 선택한 사유 코드.
- 결재 이력
- 누가, 언제 승인했는지와 의견. 감사에 대비해 예약과 함께 보관됩니다.
- 요금 및 수수료
- 해당되는 경우 기업 협정 요금과 서비스 수수료 또는 마크업.
- 결제
- 법인 여신, 선불 지갑 또는 카드와 해당 출장이 포함된 청구서.
역할
기업 계정에서의 역할 분담
네 가지 역할이 있으며, 각 역할은 필요한 정보만 봅니다. 출장도 다니는 관리자처럼 한 사람이 여러 역할을 맡을 수 있습니다.
| 업무 | 출장자 | 결재자 | 출장 관리자 | 재무팀 |
|---|---|---|---|---|
| 규정 내에서 검색 및 예약 | 가능 | 가능 | 가능 | 불가 |
| 동료 대신 예약 | 불가 | 불가 | 가능 | 불가 |
| 예외 승인 또는 반려 | 불가 | 본인 출장 또는 팀 | 가능 | 가능 |
| 규칙 및 도시별 한도 편집 | 불가 | 불가 | 가능 | 불가 |
| 기업 협정 요금 등록 | 불가 | 불가 | 가능 | 불가 |
| 출장비 조회 | 본인 출장 또는 팀 | 본인 출장 또는 팀 | 가능 | 가능 |
| 청구서 및 내보내기 | 불가 | 불가 | 불가 | 가능 |
일반적인 설정 예시입니다. 권한은 기업 계정별로 설정합니다.
도입
설치부터 첫 출장 승인까지
기업이나 출장 관리 회사가 흔히 따르는 작업 순서입니다. 각 단계마다 보통 누가 담당하는지 표시했습니다.
- 01
자체 서버에 설치
개발자PHPTRAVELS를 귀사가 관리하는 서버나 클라우드 계정에 호스팅해 출장자 데이터를 원하는 곳에 보관하십시오.
- 02
예약 콘텐츠 연결
출장 데스크귀사의 인증 정보로 항공, 호텔, 렌터카 공급사를 추가하고, 협상한 기업 협정 요금을 등록하십시오.
- 03
회사 구성
출장 데스크부서와 코스트 센터를 포함한 기업 계정을 만든 뒤, 파일이나 인사 시스템에서 출장자를 가져오십시오.
- 04
규칙 작성
출장 관리자문서로 된 규정의 각 항목을 규칙으로 만드십시오. 좌석 등급, 도시별 호텔 한도, 사전 구매, 선호 공급사 등입니다.
- 05
결재자 지정
출장 관리자부서나 출장자 직급별 결재자를 정하고, 출장 금액이 일정 기준을 넘을 때 최종 승인할 사람을 지정하십시오.
- 06
시범 운영
출장 데스크한 팀이 몇 주 동안 예약하게 한 뒤 예외 보고서를 확인하고, 일반적인 출장을 막는 한도는 완화하십시오.
- 07
전사 오픈
재무팀나머지 직원을 초대하고 월말 정산을 하나의 통합 청구서로 전환하십시오.
운영 모델
사내 출장 데스크 또는 출장 관리 회사
하나의 설치로 두 가지 모두 운영할 수 있습니다. 달라지는 것은 고객이 누구인지와 출장비를 어떻게 청구하는지입니다.
사내 출장 데스크
한 회사, 많은 출장자
- 하나의 규정에 부서나 직급별로 다른 규칙 적용
- 직원은 직접 예약하고, 복잡한 출장은 데스크가 처리
- 출장비는 사내 재무팀에 보고
- 예약 수수료 대신 부서별 내부 비용 배분
출장 관리 회사
많은 기업 고객, 하나의 플랫폼
- 고객별 독립 계정과 각자의 규정, 요금, 결재자
- 전화나 이메일로 요청하는 출장자를 위해 상담원이 예약
- 고객 또는 코스트 센터별 통합 청구서
- 고객, 상품, 노선별 서비스 수수료 또는 마크업
두 모델 공통: 출장자 프로필, 규칙 엔진, 결재 라인, 24개 언어, 각 회사 통화로 청구.
이미 레저 여행이나 B2B 여행을 판매하고 계십니까? 같은 플랫폼에서 기업 출장 데스크를 여십시오:여행사 관리 소프트웨어출장 관리 시스템
소프트웨어 선택
기업 출장 도구를 고르기 전에 확인할 질문
어떤 후보 제품에도 적용할 수 있는 질문입니다. 아래 답변은 PHPTRAVELS의 처리 방식입니다.
규정을 예약 전에 확인합니까, 아니면 사후에 보고만 합니까?
예약 전에 확인합니다. 규칙은 검색과 결제 단계에서 실행됩니다.
출장자뿐 아니라 출장 내용에 따라 결재를 다르게 할 수 있습니까?
예. 좌석 등급, 요금, 도시, 일정 모두 결재 대상으로 보낼 수 있습니다.
귀사의 공급사 계약과 기업 협정 요금을 사용할 수 있습니까?
예. 공급사는 귀사의 인증 정보로 연결됩니다.
출장자 데이터는 어디에 저장됩니까?
귀사가 선택한 인프라에 저장되므로 GDPR 같은 규정 준수에 도움이 됩니다.
귀사 팀이 워크플로를 변경할 수 있습니까?
예. 상용 라이선스로 전체 소스 코드가 포함됩니다.
요금은 사용자당, 출장당, 아니면 1회 결제입니까?
구독이 아닌 1회 라이선스입니다.
재무팀이 데이터를 내보낼 수 있습니까?
예. 기간별 보고서와 내보내기, 그리고 JSON API를 제공합니다.
업무 출장을 위한 예약 시스템입니다. 직원이 항공권, 호텔, 렌터카를 예약하면, 회사는 모든 출장에 출장 규정, 결재 규칙, 출장자 프로필, 코스트 센터, 청구, 보고서를 적용합니다.
기업 출장 소프트웨어는 회사 직원의 출장 방식을 관리합니다. 여행사 소프트웨어는 여행사 자체의 판매, 공급사, 상담원을 운영합니다. PHPTRAVELS는 둘 다 지원하므로 출장 관리 회사나 여행사가 같은 설치로 기업 고객에게 서비스할 수 있습니다.
좌석 등급, 도시별 호텔 한도, 사전 구매, 선호 공급사 규칙을 검색과 결제 단계에서 확인합니다. 규정에 맞는 항목이 먼저 표시됩니다. 예외 건은 사유를 입력해야 하며, 규칙에 따라 발권 전에 결재도 받아야 합니다.
예. 규칙에 따라 직속 상사에게만 보내거나, 상사를 거쳐 재무팀으로 보낼 수 있습니다. 어떤 규칙에도 해당하지 않는 출장은 결재 라인을 거치지 않고 바로 예약됩니다.
출장 중 예약하는 부분, 즉 항공권, 호텔, 렌터카를 분류와 청구까지 마친 상태로 처리합니다. 식비나 택시 같은 개인 지출 비용은 보통 경비 정산 소프트웨어가 처리하며, API나 내보내기로 출장 데이터를 읽어올 수 있습니다.
출장자, 코스트 센터, 예약 데이터는 JSON API로 주고받거나 재무팀용으로 내보낼 수 있습니다. SAP 같은 특정 시스템과의 연동은 귀사 개발자나 저희가 맞춤 개발로 구축합니다.
플랜은 1회 라이선스로 부터 시작하며 전체 소스 코드가 포함됩니다. 호스팅, 유지보수, 공급사 요금은 별도입니다. 귀사의 기업 환경에 맞는 플랜은 데모 상담으로 가장 빠르게 확인할 수 있습니다.
PHPTRAVELS는 자체 호스팅 방식이므로 여권 정보, 프로필, 출장 데이터가 귀사가 선택한 서버나 클라우드 계정에 보관됩니다. 따라서 GDPR 같은 데이터 보호 규정을 더 쉽게 준수할 수 있습니다.