Demo na żywo

Podróże służbowe

Oprogramowanie do zarządzania podróżami służbowymi, które sprawdza politykę, zanim ktokolwiek zarezerwuje

Mogą Państwo zapisać politykę podróży jako reguły, kierować wyjątki do właściwej osoby akceptującej i widzieć każdą podróż przypisaną do działu, zanim przyjdzie faktura. Własny hosting, kod źródłowy w zestawie.

  • Reguły polityki
  • Ścieżki akceptacji
  • Centra kosztów
  • Wydatki według działów

Silnik polityki

Jak oprogramowanie do zarządzania podróżami służbowymi zamienia politykę w reguły

Oprogramowanie do zarządzania podróżami służbowymi pozwala pracownikom samodzielnie rezerwować loty, hotele i samochody, a firma decyduje, co jest dozwolone. W PHPTRAVELS polityka podróży nie jest plikiem PDF w intranecie. To zestaw reguł działających podczas wyszukiwania i przy finalizacji rezerwacji. Podróżny widzi, co jest zgodne z polityką, zanim wybierze, a wyjątek zostaje wychwycony przed wystawieniem biletu.

Każda reguła ma warunek i wynik. Warunek odczytuje podróż: kabinę, godzinę lotu, cenę, miasto, dostawcę i wyprzedzenie rezerwacji. Wynikiem jest zgoda, prośba o uzasadnienie albo wstrzymanie do akceptacji. Poniższy ekran to przykładowa polityka z dwiema regułami. Po wybraniu podróży zobaczą Państwo, która reguła zadziała i dokąd trafi wniosek.

Treści rezerwacyjne odLotyNoclegiSamochody i transferyWszystkie integracje

Polityka podróży · Sprzedaż EMEAWypróbuj podróż

Reguła 1 · Kabina na krótkich trasach

Pasuje
  • JeśliKabinato Biznes
  • OrazCzas lotujest krótszy niż 6 godzin
  • WtedyWymaga akceptacji przełożonego

Reguła 2 · Limit hotelowy dla miasta

Nie pasuje
  • JeśliCena za nocprzekracza limit dla miasta
  • WtedyWymaga akceptacji przełożonego i finansów

Limity za noc w USD

Londyn
250
Paryż
220
Frankfurt
180
Dubaj
200
Nowy Jork
300

Wniosek o podróż

Londyn do Frankfurtu

Klasa biznes · 1 godz. 35 min

Pasuje reguła 1: kabina biznes na locie krótszym niż 6 godzin. Wniosek czeka na przełożonego.

Londyn do Nowego Jorku

Klasa biznes · 8 godz. 05 min

Żadna reguła nie pasuje: lot trwa ponad 6 godzin, więc klasa biznes jest zgodna z polityką. Podróż zostaje zarezerwowana od razu.

Hotel w Paryżu

2 noce · za noc

Pasuje reguła 2: ponad limit dla Paryża. Przełożony akceptuje, a następnie dział finansów zatwierdza dodatkowy koszt.

Ścieżka akceptacji

  1. 01PodróżnyGotowe
  2. 02PrzełożonyCzeka na decyzję
  3. 03FinanseNiewymagane
  4. 04ZarezerwowanoNierozpoczęte

Przykładowy ekran. Reguły, limity, ceny i nazwy są poglądowe.

Raporty wydatków

Wydatki według działów, przypisywane przy każdej rezerwacji

Każda rezerwacja ma przypisany dział i centrum kosztów, więc raport jest gotowy w chwili rezerwacji podróży. Nikt nie odtwarza go z wyciągów kart na koniec miesiąca.

Wydatki na podróże według działów · III kw.Zgodne z politykąZaakceptowane wyjątki
  • Sprzedaż48,200
  • Inżynieria31,500
  • Marketing22,800
  • Operacje18,400
  • Finanse7,600
  • HR5,900

Razem134,400 USD

Przykładowe dane w USD. Państwa raport korzysta z Państwa działów i waluty.

Udział wyjątków
Jaśniejsza część każdego słupka to wydatki, które naruszyły regułę i zostały zaakceptowane. Duży udział wskazuje na zbyt ciasny limit albo zespół, któremu warto przypomnieć politykę.
Szczegóły
Po otwarciu działu widać jego podróżnych, podróże i dostawców oraz uzasadnienie każdego wyjątku.
Eksport dla finansów
Rezerwacje i wydatki za dowolny okres można pobrać jako plik lub przekazać przez JSON API do systemu księgowego albo ERP.

Powiązane:Zarządzanie kosztami podróżyIntegracja księgowości turystycznej

Karta podróży

Co zawiera każda podróż służbowa

Reguły i raporty działają tylko wtedy, gdy dane są wprowadzane raz, w chwili rezerwacji. Oto informacje, które każda podróż zachowuje od wniosku do faktury.

Karta podróży · pola
01
Profil podróżnego
Imię i nazwisko jak w paszporcie, dane dokumentu, preferencje miejsca i posiłku, numery programów lojalnościowych i kontakt alarmowy. Wprowadzane raz i używane przy każdej rezerwacji.
02
Firma i centrum kosztów
Podmiot prawny, dział oraz centrum kosztów lub kod projektu, na które fakturowana jest podróż.
03
Cel podróży
Krótki powód wybrany z Państwa listy, np. spotkanie z klientem, konferencja lub szkolenie.
04
Wynik polityki
Zgodne z polityką albo naruszona reguła i kod uzasadnienia wybrany przez podróżnego.
05
Historia akceptacji
Kto zaakceptował, kiedy i z jakim komentarzem, zapisane przy rezerwacji na potrzeby audytu.
06
Stawki i opłaty
Wynegocjowane stawki firmowe, jeśli obowiązują, oraz ewentualna opłata serwisowa lub marża.
07
Płatność
Kredyt firmowy, portfel przedpłacony lub karta oraz faktura, na której pojawia się podróż.

Role

Kto za co odpowiada na koncie firmowym

Cztery role, każda widzi tylko to, czego potrzebuje. Jedna osoba może mieć kilka ról, np. przełożony, który też podróżuje.

Kto za co odpowiada na koncie firmowym
ZadaniePodróżnyAkceptującyTravel managerFinanse
Wyszukiwanie i rezerwacja zgodnie z politykąTakTakTakNie
Rezerwacja dla współpracownikówNieNieTakNie
Akceptacja lub odrzucenie wyjątkówNieWłasne podróże lub zespółTakTak
Edycja reguł i limitów dla miastNieNieTakNie
Wgrywanie stawek firmowychNieNieTakNie
Podgląd wydatków na podróżeWłasne podróże lub zespółWłasne podróże lub zespółTakTak
Faktury i eksportyNieNieNieTak

Typowa konfiguracja. Uprawnienia ustawia się dla każdego konta firmowego.

Wdrożenie

Od instalacji do pierwszej zaakceptowanej podróży

Typowa kolejność prac dla firmy lub agencji obsługi podróży służbowych. Przy każdym kroku podano, kto zwykle go wykonuje.

  1. 01

    Instalacja na własnym serwerze

    Programiści

    PHPTRAVELS działa na serwerze lub koncie w chmurze pod Państwa kontrolą, więc dane podróżnych są tam, gdzie Państwo zdecydują.

  2. 02

    Podłączenie treści rezerwacyjnych

    Dział podróży

    Dodają Państwo dostawców lotów, hoteli i samochodów z własnymi danymi dostępowymi i wgrywają wynegocjowane stawki firmowe.

  3. 03

    Utworzenie firmy

    Dział podróży

    Zakładają Państwo konto firmowe z działami i centrami kosztów, a następnie importują podróżnych z pliku lub systemu HR.

  4. 04

    Spisanie reguł

    Travel manager

    Każdy punkt pisemnej polityki staje się regułą: kabina, limity hotelowe dla miast, zakup z wyprzedzeniem i preferowani dostawcy.

  5. 05

    Przypisanie akceptujących

    Travel manager

    Ustalają Państwo, kto akceptuje w każdym dziale lub na każdym poziomie podróżnych, i kto zatwierdza podróż powyżej określonej kwoty.

  6. 06

    Pilotaż

    Dział podróży

    Jeden zespół rezerwuje przez kilka tygodni, a Państwo analizują raport wyjątków i luzują limity blokujące zwykłe podróże.

  7. 07

    Udostępnienie wszystkim

    Finanse

    Zapraszają Państwo resztę firmy i przenoszą rozliczenie miesięczne na jedną zbiorczą fakturę.

Modele działania

Wewnętrzny dział podróży lub agencja obsługi podróży służbowych

Ta sama instalacja obsługuje oba modele. Zmienia się tylko to, kto jest klientem i jak fakturowana jest podróż.

Wewnętrzny dział podróży

Jedna firma, wielu podróżnych

  • Jedna polityka z różnymi regułami według działu lub stanowiska
  • Pracownicy rezerwują sami, a dział obsługuje złożone podróże
  • Wydatki raportowane są do własnego zespołu finansów
  • Wewnętrzne refakturowanie na działy zamiast opłat rezerwacyjnych

Agencja obsługi podróży służbowych

Wielu klientów firmowych, jedna platforma

  • Osobne konto dla każdego klienta z własną polityką, stawkami i akceptującymi
  • Państwa agenci rezerwują dla podróżnych, którzy dzwonią lub piszą
  • Zbiorcze faktury według klienta lub centrum kosztów
  • Opłaty serwisowe lub marże według klienta, produktu lub trasy

Wspólne dla obu: profile podróżnych, silnik reguł, ścieżki akceptacji, 24 języki i fakturowanie w walucie każdej firmy.

Sprzedają Państwo już podróże wypoczynkowe lub B2B? Na tej samej platformie można otworzyć dział podróży służbowych:Oprogramowanie do zarządzania biuremZarządzanie podróżami służbowymi

Wybór oprogramowania

Pytania, które warto zadać przed wyborem narzędzia do podróży służbowych

Warto je zadać każdemu dostawcy z krótkiej listy. Odpowiedź poniżej pokazuje, jak robi to PHPTRAVELS.

  • Czy polityka jest sprawdzana przed rezerwacją, czy tylko raportowana po fakcie?

    Przed. Reguły działają podczas wyszukiwania i przy finalizacji.

  • Czy akceptacja może zależeć od podróży, a nie tylko od podróżnego?

    Tak. Kabina, cena, miasto i termin mogą skierować podróż do akceptacji.

  • Czy można korzystać z własnych umów z dostawcami i stawek firmowych?

    Tak. Dostawców podłącza się własnymi danymi dostępowymi.

  • Gdzie przechowywane są dane podróżnych?

    Na wybranej przez Państwa infrastrukturze, co ułatwia spełnienie wymogów takich jak RODO.

  • Czy Państwa zespół może zmienić przepływ pracy?

    Tak. Pełny kod źródłowy jest dołączony w ramach licencji komercyjnej.

  • Czy cena jest za użytkownika, za podróż czy jednorazowa?

    Jednorazowa licencja, nie subskrypcja.

  • Czy dział finansów może pobrać dane?

    Tak. Raporty i eksporty za dowolny okres oraz JSON API.

FAQ

Pytania o oprogramowanie do zarządzania podróżami służbowymi

O co pytają travel managerowie, zespoły finansowe i agencje obsługi podróży służbowych przed wdrożeniem rezerwacji podróży służbowych.

Kontakt ze sprzedażą

To system rezerwacji podróży służbowych. Pracownicy rezerwują loty, hotele i samochody, a firma stosuje do każdej podróży swoją politykę podróży, reguły akceptacji, profile podróżnych, centra kosztów, fakturowanie i raporty.

Oprogramowanie do podróży służbowych kontroluje, jak podróżują pracownicy firmy. Oprogramowanie dla biur podróży obsługuje własną sprzedaż, dostawców i agentów biura. PHPTRAVELS obejmuje oba obszary, więc agencja obsługi podróży służbowych lub biuro podróży może obsługiwać klientów firmowych z tej samej instalacji.

Reguły dotyczące klasy kabiny, limitów hotelowych dla miast, zakupu z wyprzedzeniem i preferowanych dostawców są sprawdzane podczas wyszukiwania i przy finalizacji. Opcje zgodne z polityką wyświetlają się najpierw. Wyjątek wymaga uzasadnienia, a jeśli reguła tak stanowi, także akceptacji przed wystawieniem czegokolwiek.

Tak. Reguła może skierować podróż tylko do przełożonego albo do przełożonego, a potem do działu finansów. Podróże, do których nie pasuje żadna reguła, omijają ścieżkę i są rezerwowane od razu.

Obejmuje zarezerwowaną część podróży: loty, hotele i samochody, już przypisane i zafakturowane. Wydatki z własnej kieszeni, jak posiłki i taksówki, zwykle obsługuje oprogramowanie do rozliczeń, które może odczytać dane podróży przez API lub eksport.

Podróżnych, centra kosztów i rezerwacje można wymieniać przez JSON API lub eksportować dla działu finansów. Połączenie z konkretnym systemem, np. SAP, budują Państwa programiści lub my w ramach prac na zamówienie.

Plany zaczynają się od jako jednorazowa licencja z pełnym kodem źródłowym. Hosting, utrzymanie i opłaty dostawców są osobno. Rozmowa demo to najszybszy sposób, by potwierdzić, który plan obejmie Państwa konfigurację firmową.

PHPTRAVELS działa na własnym hostingu, więc dane paszportowe, profile i dane podróży pozostają na wybranym przez Państwa serwerze lub koncie w chmurze. Ułatwia to spełnienie przepisów o ochronie danych, takich jak RODO.

Odkryj więcej

Więcej o platformie