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Viaggi aziendali

Software per la gestione dei viaggi aziendali che controlla la policy prima di ogni prenotazione

Scrivete la vostra travel policy come regole, inviate le eccezioni all'approvatore giusto e vedete ogni viaggio assegnato a un reparto prima che arrivi la fattura. Self-hosted, con il codice sorgente incluso.

  • Regole di policy
  • Catene di approvazione
  • Centri di costo
  • Spesa per reparto

Motore di policy

Come il software per la gestione dei viaggi aziendali trasforma una policy in regole

Il software per la gestione dei viaggi aziendali consente ai dipendenti di prenotare da soli voli, hotel e auto, mentre l'azienda decide cosa è consentito. In PHPTRAVELS la travel policy non è un PDF sulla intranet. È un insieme di regole che vengono applicate durante la ricerca e al checkout, così il viaggiatore vede cosa rientra nella policy prima di scegliere e un'eccezione viene intercettata prima dell'emissione del biglietto.

Ogni regola ha una condizione e un esito. La condizione legge il viaggio: cabina, orario del volo, prezzo, città, fornitore e anticipo della prenotazione. L'esito è consentirlo, chiedere una motivazione o bloccarlo in attesa di approvazione. La schermata qui sotto è una policy di esempio con due regole. Scegliete un viaggio per vedere quale regola scatta e dove va poi la richiesta.

Contenuti di prenotazione daVoliHotelAuto e transferTutte le integrazioni

Travel policy · Vendite EMEAProvate un viaggio

Regola 1 · Cabina sul corto raggio

Corrisponde
  • SeCabinaè Business
  • EDurata del voloè inferiore a 6 ore
  • AlloraRichiede l'approvazione del responsabile diretto

Regola 2 · Limite hotel per città

Nessuna corrispondenza
  • SeTariffa per nottesupera il limite della città
  • AlloraRichiede l'approvazione del responsabile e dell'amministrazione

Limiti per notte in USD

Londra
250
Parigi
220
Francoforte
180
Dubai
200
New York
300

Richiesta di viaggio

Londra-Francoforte

Business class · 1 h 35 min

Si applica la regola 1: cabina business su un volo inferiore a 6 ore. La richiesta resta in attesa del responsabile diretto.

Londra-New York

Business class · 8 h 05 min

Nessuna regola si applica: il volo dura più di 6 ore, quindi la business class rientra nella policy. Il viaggio viene prenotato subito.

Hotel a Parigi

2 notti · a notte

Si applica la regola 2: supera di il limite di Parigi. Il responsabile approva, poi l'amministrazione autorizza il costo aggiuntivo.

Catena di approvazione

  1. 01ViaggiatoreCompletato
  2. 02Responsabile direttoIn attesa di decisione
  3. 03AmministrazioneNon necessario
  4. 04PrenotatoNon avviato

Schermata di esempio. Regole, limiti, prezzi e nomi sono indicativi.

Report di spesa

Spesa per reparto, assegnata a ogni prenotazione

Ogni prenotazione riporta un reparto e un centro di costo, quindi il report è pronto nel momento in cui il viaggio viene prenotato. Nessuno deve ricostruirlo dagli estratti conto delle carte a fine mese.

Spesa di viaggio per reparto · T3Nella policyEccezioni approvate
  • Vendite48,200
  • Ingegneria31,500
  • Marketing22,800
  • Operations18,400
  • Amministrazione7,600
  • Risorse umane5,900

Totale134,400 USD

Dati di esempio in USD. Il vostro report usa i vostri reparti e la vostra valuta.

Quota di eccezioni
La parte più chiara di ogni barra è la spesa che ha violato una regola ed è stata approvata. Una quota elevata indica un limite troppo stretto o un team a cui ricordare la policy.
Dettaglio
Aprite un reparto per vedere i suoi viaggiatori, viaggi e fornitori, e la motivazione indicata per ogni eccezione.
Esportazione per l'amministrazione
Scaricate prenotazioni e spesa per qualsiasi periodo, oppure importatele tramite la JSON API nel vostro sistema contabile o ERP.

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Scheda viaggio

Cosa registra ogni viaggio di lavoro

Regole e report funzionano solo se i dati vengono raccolti una volta, al momento della prenotazione. Questi sono i dati che ogni viaggio conserva dalla richiesta alla fattura.

Scheda viaggio · campi
01
Profilo del viaggiatore
Nome come sul passaporto, dati del documento, preferenze di posto e pasto, numeri fedeltà e un contatto di emergenza. Inseriti una volta e riutilizzati a ogni prenotazione.
02
Azienda e centro di costo
La persona giuridica, il reparto e il centro di costo o codice progetto a cui viene fatturato il viaggio.
03
Motivo del viaggio
Una breve motivazione scelta dal vostro elenco, ad esempio incontro con un cliente, conferenza o formazione.
04
Esito della policy
Nella policy, oppure la regola violata e il codice motivo scelto dal viaggiatore.
05
Storico approvazioni
Chi ha approvato, quando e con quale commento, conservato con la prenotazione per gli audit.
06
Tariffe e commissioni
Tariffe aziendali negoziate dove applicabili, più eventuali commissioni di servizio o markup.
07
Pagamento
Credito aziendale, un wallet prepagato o una carta, e la fattura in cui compare il viaggio.

Ruoli

Chi fa cosa in un account aziendale

Quattro ruoli, ognuno vede solo ciò che gli serve. Una persona può avere più ruoli, ad esempio un responsabile che viaggia anche lui.

Chi fa cosa in un account aziendale
AttivitàViaggiatoreApprovatoreTravel managerAmministrazione
Cercare e prenotare nella policySìSìSìNo
Prenotare per i colleghiNoNoSìNo
Approvare o rifiutare le eccezioniNoViaggi propri o del teamSìSì
Modificare regole e limiti per cittàNoNoSìNo
Caricare le tariffe aziendaliNoNoSìNo
Vedere la spesa di viaggioViaggi propri o del teamViaggi propri o del teamSìSì
Fatture ed esportazioniNoNoNoSì

Una configurazione tipica. I permessi si impostano per ogni account aziendale.

Avvio

Dall'installazione al primo viaggio approvato

Una sequenza di lavoro comune per un'azienda o una travel management company. Ogni passaggio indica chi di solito se ne occupa.

  1. 01

    Installate sul vostro server

    Sviluppatori

    Ospitate PHPTRAVELS su un server o un account cloud che controllate, così i dati dei viaggiatori restano dove decidete voi.

  2. 02

    Collegate i contenuti di prenotazione

    Ufficio viaggi

    Aggiungete fornitori di voli, hotel e auto con le vostre credenziali e caricate le tariffe aziendali che avete negoziato.

  3. 03

    Create l'azienda

    Ufficio viaggi

    Create l'account aziendale con reparti e centri di costo, poi importate i viaggiatori da un file o dal vostro sistema HR.

  4. 04

    Scrivete le regole

    Travel manager

    Trasformate ogni riga della policy scritta in una regola: cabina, limiti hotel per città, acquisto anticipato e fornitori preferiti.

  5. 05

    Definite gli approvatori

    Travel manager

    Stabilite chi approva per ogni reparto o livello di viaggiatore, e chi autorizza quando un viaggio supera un importo.

  6. 06

    Avviate un pilota

    Ufficio viaggi

    Fate prenotare un team per qualche settimana, leggete il report delle eccezioni e allentate i limiti che bloccano i viaggi normali.

  7. 07

    Aprite a tutti

    Amministrazione

    Invitate il resto dell'azienda e passate la fatturazione di fine mese a un'unica fattura consolidata.

Modelli operativi

Ufficio viaggi interno o travel management company

La stessa installazione serve entrambi. Cambia chi è il cliente e come viene fatturato il viaggio.

Ufficio viaggi interno

Un'azienda, molti viaggiatori

  • Una policy, con regole diverse per reparto o livello
  • I dipendenti prenotano da soli e l'ufficio gestisce i viaggi complessi
  • La spesa viene comunicata al vostro team amministrativo
  • Riaddebiti interni ai reparti invece di commissioni di prenotazione

Travel management company

Molti clienti aziendali, una piattaforma

  • Un account separato per cliente, con policy, tariffe e approvatori propri
  • I vostri agenti prenotano per i viaggiatori che chiamano o scrivono
  • Fatture consolidate per cliente o centro di costo
  • Commissioni di servizio o markup per cliente, prodotto o tratta

Comune a entrambi: profili dei viaggiatori, motore di regole, catene di approvazione, 24 lingue e fatturazione nella valuta di ogni azienda.

Vendete già viaggi leisure o B2B? Aprite un desk aziendale sulla stessa piattaforma:Gestionale per agenzieGestione viaggi d'affari

Scegliere il software

Domande da porre prima di scegliere uno strumento per i viaggi aziendali

Usatele con qualsiasi rosa di candidati. La risposta sotto spiega come lo gestisce PHPTRAVELS.

  • La policy viene verificata prima della prenotazione o solo riportata dopo?

    Prima. Le regole vengono applicate nella ricerca e al checkout.

  • L'approvazione può dipendere dal viaggio e non solo dal viaggiatore?

    Sì. Cabina, prezzo, città e tempistiche possono mandare un viaggio in approvazione.

  • Potete usare i vostri contratti con i fornitori e le vostre tariffe aziendali?

    Sì. I fornitori si collegano con le vostre credenziali.

  • Dove vengono conservati i dati dei viaggiatori?

    Sull'infrastruttura che scegliete, il che aiuta con norme come il GDPR.

  • Il vostro team può modificare il flusso di lavoro?

    Sì. Il codice sorgente completo è incluso con una licenza commerciale.

  • Il prezzo è per utente, per viaggio o una tantum?

    Una licenza una tantum, non un abbonamento.

  • L'amministrazione può estrarre i dati?

    Sì. Report ed esportazioni per periodo, più una JSON API.

FAQ

Domande sul software per la gestione dei viaggi aziendali

Cosa chiedono travel manager, team amministrativi e travel management company prima di introdurre la prenotazione dei viaggi di lavoro.

Contatta il team vendite

È un sistema di prenotazione per i viaggi di lavoro. I dipendenti prenotano voli, hotel e auto, e l'azienda applica a ogni viaggio la propria travel policy, regole di approvazione, profili dei viaggiatori, centri di costo, fatturazione e report.

Il software per viaggi aziendali controlla come viaggiano i dipendenti di un'azienda. Il software per agenzie gestisce vendite, fornitori e agenti dell'agenzia stessa. PHPTRAVELS copre entrambi, quindi una travel management company o un'agenzia può servire clienti aziendali dalla stessa installazione.

Le regole su classe di cabina, limiti hotel per città, acquisto anticipato e fornitori preferiti vengono verificate durante la ricerca e al checkout. Le opzioni nella policy compaiono per prime. Un'eccezione richiede una motivazione e, se la regola lo prevede, un'approvazione prima di qualsiasi emissione.

Sì. Una regola può inviare un viaggio solo al responsabile diretto, oppure al responsabile e poi all'amministrazione. I viaggi che non corrispondono a nessuna regola saltano la catena e vengono prenotati subito.

Copre la parte prenotata del viaggio: voli, hotel e auto, già assegnati e fatturati. Le spese vive come pasti e taxi sono di solito gestite da un software per le note spese, che può leggere i dati del viaggio tramite la API o un'esportazione.

Viaggiatori, centri di costo e prenotazioni possono essere scambiati tramite la JSON API o esportati per l'amministrazione. Il collegamento a un sistema specifico come SAP viene realizzato dai vostri sviluppatori o da noi come lavoro su misura.

I piani partono come licenza una tantum, con il codice sorgente completo. Hosting, manutenzione e costi dei fornitori sono a parte. Una demo è il modo più rapido per capire quale piano copre la vostra configurazione aziendale.

PHPTRAVELS è self-hosted, quindi dati del passaporto, profili e viaggi restano su un server o un account cloud scelto da voi. Questo facilita il rispetto di norme sulla protezione dei dati come il GDPR.

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