Viaggi aziendali
Software di gestione dei viaggi aziendali con policy, approvazioni e controllo della spesa
I dipendenti prenotano voli, hotel e auto entro la policy aziendale, le eccezioni arrivano all'approvatore giusto prima di qualsiasi emissione e l'amministrazione riceve ogni viaggio imputato a un centro di costo.
- Regole della policy di viaggio
- Flussi di approvazione
- Centri di costo e budget
- Report di spesa
Prenotazione di viaggi d'affari
Prenotazione di viaggi d'affari con le regole aziendali integrate
Un software di gestione dei viaggi aziendali è diverso da un sito di prenotazione per consumatori: il dipendente continua a cercare e prenotare da solo, ma è l'azienda a decidere cosa è consentito. PHPTRAVELS riunisce profili dei viaggiatori, regole di policy, approvazioni, tariffe aziendali e fatturazione nello stesso flusso di prenotazione, così uffici viaggi interni e TMC gestiscono le trasferte da un unico pannello.
- Collega fornitori di voli e hotel o carica le tue tariffe aziendali negoziate
- Crea l'account aziendale con reparti, centri di costo e budget
- Imposta la policy di viaggio: classe, limiti hotel, anticipo di prenotazione e fornitori preferiti
- Aggiungi i viaggiatori e assegna gli approvatori per reparto o livello
- Prenota, approva e fattura ogni viaggio al centro di costo giusto in un'unica fattura
- Viaggiatore
- Sara Ahmed · Vendite
- Tratta
- Londra–Francoforte, andata e ritorno
- Date
- 14–16 ott
- Centro di costo
- CC-210 Vendite EMEA
- Motivo del viaggio
- Incontro con cliente
Policy e approvazioni
Ogni viaggio viene controllato rispetto alla policy prima della prenotazione
I viaggiatori vedono cosa è consentito mentre cercano, gli approvatori vedono perché un viaggio richiede la loro decisione e l'amministrazione vede dove vanno i soldi.
- Londra–Francoforte, economySara Ahmed · CC-210 · 14-16 ott412 USDtotale viaggio
- Hotel in centro a Berlino, 2 nottiDaniel Weber · CC-114 · Limite 180 $ a notte236 USDtotale viaggio
- Auto compatta, 3 giorniOmar Khan · CC-305 · Dubai96 USDtotale viaggio
Regole della policy di viaggio
Classe di viaggio, limiti per notte in hotel, anticipo di prenotazione e fornitori preferiti, per azienda o livello del viaggiatore.
Flussi di approvazione
I viaggi fuori policy o di importo elevato passano al responsabile diretto o al titolare del budget prima di qualsiasi emissione.
Profili dei viaggiatori
Dati del passaporto, preferenze di posto e pasto, codici fedeltà e contatti di emergenza salvati una volta e riutilizzati a ogni prenotazione.
Centri di costo e budget
Ogni prenotazione porta reparto, centro di costo o codice progetto, così la spesa viene imputata già al momento della prenotazione.
Tariffe aziendali
Carica gli accordi negoziati con hotel e compagnie aeree e mostra per prime le opzioni preferite nei risultati.
Codici motivo
Quando un viaggiatore sceglie un'opzione fuori policy, il motivo viene registrato e conservato con la prenotazione per l'amministrazione.
Ciclo del viaggio
Dalla richiesta di viaggio alla fattura di fine mese
Un unico flusso per ogni trasferta, che prenoti il dipendente o l'ufficio viaggi per suo conto.
Richiesta
Il viaggiatore cerca voli, hotel e auto con le regole aziendali applicate.
Controllo
Le regole segnalano eccezioni di classe, prezzo, fornitore e tempistiche.
Approvazione
Le eccezioni vanno all'approvatore; i viaggi in policy proseguono subito.
Prenotazione
Biglietti e voucher vengono emessi e inviati al viaggiatore.
Fatturazione
Il viaggio viene addebitato al credito aziendale e imputato al suo centro di costo.
Report
Spesa per reparto, viaggiatore e fornitore, pronta da esportare per l'amministrazione.
Inventario e sistemi
Contenuti per i viaggi d'affari e i sistemi della tua azienda
I dipendenti prenotano con le stesse connessioni ai fornitori che la piattaforma usa per ogni prodotto, e i dati dei viaggi possono passare ai sistemi che l'azienda usa già.
Voli
GDS, NDC e API delle compagnie aeree collegati con le tue credenziali, più le tariffe aziendali negoziate.
Hotel e auto
Bed bank, contratti diretti con gli hotel e fornitori di auto, con le tariffe aziendali in primo piano.
Strumenti HR, ERP e note spese
Scambia viaggiatori, centri di costo e prenotazioni con sistemi come BambooHR o SAP tramite l'API JSON o esportazioni.
Back office
Gestisci gli account aziendali da un unico pannello
Ufficio viaggi, TMC e amministrazione lavorano nella stessa installazione di tutti gli altri prodotti che vendi.
Account aziendali
Più aziende o società, ognuna con reparti, policy, viaggiatori e approvatori propri.
Ruoli e accessi
Ruoli di viaggiatore, approvatore, travel manager e amministrazione, ciascuno vede solo ciò che serve.
Credito e fatturazione
Addebita i viaggi al credito aziendale o a un wallet e invia fatture riepilogative per azienda o centro di costo.
Diritti di agenzia e markup
Le TMC impostano diritti di prenotazione o markup per cliente aziendale, prodotto o tratta.
Multivaluta
Prezzi e fatture nella valuta e nella lingua di ogni azienda.
Report ed esportazioni
Prenotazioni, spesa, eccezioni e approvazioni per periodo, esportate per amministrazione e audit.
Confronto
Email e siti pubblici a confronto con un software per viaggi aziendali
Molte aziende prenotano ancora le trasferte su siti pubblici e le approvano via email. Ecco cosa cambia.
| Attività | Email e siti pubblici | PHPTRAVELS |
|---|---|---|
| Policy di viaggio | Email e siti pubbliciUn PDF che i viaggiatori possono leggere o no | PHPTRAVELSRegole applicate in ricerca e al checkout |
| Approvazioni | Email e siti pubbliciScambi di email, spesso dopo l'acquisto del biglietto | PHPTRAVELSInviate all'approvatore prima dell'emissione |
| Pagamento | Email e siti pubbliciCarte personali e note spese | PHPTRAVELSCredito aziendale e fatture riepilogative |
| Imputazione dei costi | Email e siti pubbliciCodificata a mano dalle ricevute a fine mese | PHPTRAVELSCentro di costo su ogni prenotazione |
| Dati del viaggiatore | Email e siti pubbliciPassaporti e preferenze riscritti ogni volta | PHPTRAVELSSalvati una volta nel profilo |
| Reportistica | Email e siti pubbliciSpesa ricostruita dagli estratti conto delle carte | PHPTRAVELSReport in tempo reale per reparto e fornitore |
Per chi è
Pensato per i team che gestiscono i viaggi d'affari
Aziende con ufficio viaggi
Team interni che prenotano per i dipendenti e vogliono policy, approvazioni e spesa in un unico posto.
Agenzie di viaggi d'affari (TMC)
TMC che servono più clienti aziendali, ognuno con regole, tariffe e fatturazione proprie.
Agenzie che aggiungono il business travel
Agenzie leisure e B2B che aprono un desk aziendale sulla piattaforma che già usano.
Perché PHPTRAVELS
La tua piattaforma, i tuoi dati di viaggio
Codice sorgente incluso
Self-hosted con licenza commerciale, così i tuoi sviluppatori possono adattare policy e flussi.
Dati sul tuo server
I dati di viaggiatori e viaggi restano sull'infrastruttura che scegli, il che aiuta con norme sulla protezione dei dati come il GDPR.
24 lingue
I dipendenti prenotano nella propria lingua e valuta, comprese le lingue da destra a sinistra.
Un'unica piattaforma
Vendite aziendali, B2C e B2B in un'installazione e un'unica anagrafica cliente.
FAQ
Domande sul software di gestione dei viaggi aziendali
Cosa chiedono travel manager, amministrazione e TMC prima di avviare la prenotazione dei viaggi d'affari.
Contatta il team venditeÈ un sistema di prenotazione di viaggi d'affari che permette ai dipendenti di prenotare voli, hotel e auto mentre l'azienda applica a ogni viaggio policy, regole di approvazione, profili dei viaggiatori, centri di costo, fatturazione e report.
Sì. Il software per viaggi aziendali regola come viaggiano i dipendenti di un'azienda. Il software per agenzie gestisce vendite, fornitori e agenti dell'agenzia stessa. PHPTRAVELS copre entrambi, quindi una TMC o un'agenzia può servire clienti aziendali dalla stessa installazione.
Le regole su classe, limiti hotel, anticipo di prenotazione e fornitori preferiti vengono verificate in ricerca e al checkout. Le opzioni in policy compaiono per prime, mentre le eccezioni richiedono un motivo e, se lo prevedi, un'approvazione.
I viaggi che violano una regola o superano una soglia di importo vengono inviati all'approvatore definito per il viaggiatore o il reparto. Il viaggio resta in attesa fino all'approvazione, mentre quelli in policy proseguono senza attendere.
Viaggiatori, centri di costo e prenotazioni si scambiano tramite l'API JSON o si esportano per l'amministrazione. I collegamenti con sistemi come BambooHR o SAP vengono realizzati dai tuoi sviluppatori o come sviluppo su misura.
Sì. Ogni piano include il codice sorgente completo con licenza commerciale e lo ospiti tu, così il tuo team può modificare policy, flussi e report.
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