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Integrazione back office

Integrazione dei sistemi contabili per viaggi che tiene allineati prenotazioni e conti

Collegate la piattaforma di prenotazione alla contabilità. Ogni biglietto, hotel, rimborso e ricarica di agente diventa una scrittura bilanciata, gli estratti BSP e ARC sono riconciliati riga per riga e le scritture pulite arrivano a QuickBooks, Xero o in CSV per Tally e Sage.

  • Scritture da ogni prenotazione
  • Riconciliazione BSP/ARC
  • Export QuickBooks, Xero e Tally
  • Credito agenti in contabilità

Dalla prenotazione al libro mastro

Come l'integrazione dei sistemi contabili per viaggi trasforma le prenotazioni in scritture

Un software contabile generico vede un pagamento. Un'azienda di viaggi ha bisogno del PNR, del fornitore, dell'imposta e della commissione che ci sono dietro. L'integrazione porta tutto questo dalla prenotazione a una scrittura in partita doppia di cui il commercialista può fidarsi.

  1. 01

    Evento di prenotazione

    Viene emesso un biglietto, confermato un hotel, elaborato un rimborso o un agente ricarica il wallet.

  2. 02

    Documento contabile

    La piattaforma emette fattura, nota di credito o ricevuta con riferimenti a PNR, passeggero e fornitore.

  3. 03

    Mappatura dei conti

    Ogni riga è collegata al vostro piano dei conti, ai codici IVA e alla valuta di base.

  4. 04

    Il vostro sistema contabile

    Le scritture sono registrate o esportate in QuickBooks, Xero, Tally, Sage o nel vostro ERP.

L'emissione di fatture, ricevute e note di credito è descritta nella pagina Contabilità per agenzie. Questa pagina spiega come portare quei documenti nei vostri conti senza ridigitarli.

Scrittura contabile

Biglietto aereo emesso

INV-10482USD
ContoDareAvere
  • Crediti verso clienti1100820.00
  • Debito BSP (compagnia)2110742.00
  • Ricavi da diritti di agenzia410065.00
  • IVA a debito220013.00
Bilanciata820.00820.00
Dalla prenotazionePNRX7K2LMBiglietto157-2345678901

La quota della compagnia va al debito BSP, i diritti di agenzia ai ricavi e l'imposta al suo conto, così l'estratto BSP si potrà riconciliare.

Scrittura contabile

Prenotazione hotel confermata

INV-10483EUR
ContoDareAvere
  • Crediti verso clienti11001,240.00
  • Debito verso fornitore hotel21201,050.00
  • Ricavi da ricarico4200158.00
  • IVA sul margine221032.00
Bilanciata1,240.001,240.00
Dalla prenotazionePrenotazioneHB-55120Rif. fornitoreSUP-7731

Costo del fornitore e ricarico sono separati al momento della prenotazione: il margine per prodotto e fornitore è visibile senza fogli di calcolo.

Scrittura contabile

Biglietto rimborsato

CN-0442USD
ContoDareAvere
  • Credito per rimborso compagnia1210560.00
  • Rimborso dovuto al cliente2300510.00
  • Ricavi da penali430050.00
Bilanciata560.00560.00
Dalla prenotazionePNRX7K2LMFatturaINV-10482

La nota di credito resta collegata alla fattura originale e la penale di cancellazione resta tra i ricavi invece di perdersi nel rimborso.

Scrittura contabile

Ricarica del wallet di un agente

RCPT-2210USD
ContoDareAvere
  • Conto bancario10105,000.00
  • Depositi agenti24005,000.00
Bilanciata5,000.005,000.00
Dalla prenotazioneAgenteAG-118PagamentoTXN 88412

Una ricarica è un debito finché l'agente non prenota, quindi finisce nei depositi agenti e non nelle vendite.

Importi e codici conto di esempio. Il vostro piano dei conti, le regole fiscali e le valute vengono mappati in fase di configurazione.

BSP e ARC

Riconciliazione BSP/ARC e fornitori, riga per riga

Importate l'estratto BSP o ARC e gli estratti dei fornitori, lasciate abbinare i biglietti alle fatture e assegnate un motivo a ogni differenza prima di registrare qualsiasi cosa.

  1. 01

    Importare gli estratti

    Caricate estratti BSP, ARC e fornitori in PDF, CSV o via API.
  2. 02

    Abbinare in automatico

    I biglietti sono abbinati alle fatture; ADM e ACM, imposte e rimborsi vengono segnalati.
  3. 03

    Risolvere le differenze

    Registrate rettifiche con note, così ogni modifica mantiene la traccia di audit.
  4. 04

    Registrare o esportare

    Inviate le scritture a QuickBooks o Xero, oppure esportate un CSV per Tally.
  5. 05

    Chiudere il periodo

    Pubblicate il riepilogo di audit e bloccate il periodo contro modifiche successive.

Quadro dell'estratto (esempio)

Quadro dell'estratto (esempio)
Biglietto / PNREstrattoFatturaDifferenzaMotivo
157-2345678901PNR X7K2LM742.00742.000.00Abbinata
176-4410023987PNR QH8M2P1,318.401,298.40+20.00ADM
065-7781230045PNR ZT4K9W486.00498.20-12.20Commissione
125-9012245561PNR BV7N1C905.10905.100.00Abbinata
157-2345690112PNR LM3R8D-560.00--560.00Rimborso sfasato
618-3302114870PNR KD2X6Q0.00312.00-312.00Annullo / riemissione

2Righe abbinate

4Differenze da risolvere

Righe di esempio. Le differenze sono classificate per motivo, così i casi ricorrenti si risolvono allo stesso modo ogni periodo.

Campi usati per l'abbinamento

  • Numero di biglietto e di documento
  • PNR e riferimento di prenotazione
  • Nome del passeggero e data di viaggio
  • Riferimento fornitore e numero di fattura
  • Righe di tariffa, imposte e commissione

Sistemi di regolamento

BSP o ARC: quale vi riguarda

Entrambi standardizzano il regolamento e il reporting aereo per le agenzie accreditate. Quello da riconciliare dipende dal mercato in cui vendete.

BSP

Usato in molti paesi

Reporting standard di vendite e rimborsi dei biglietti, con periodi di estratto che mostrano totali a debito e a credito su più compagnie.

ARC

Usato soprattutto negli Stati Uniti

Vendite, cambi e rimborsi comunicati tramite ARC, con rettifiche che modificano i totali a debito e richiedono una traccia di audit chiara.

Connettori contabili

QuickBooks, Xero, Tally e Sage, mappati sul vostro piano dei conti

Mantenete il software contabile che il vostro commercialista usa già. Le scritture arrivano con riferimenti PNR, righe di commissione e il codice IVA corretto, pronte da registrare o importare.

  • Registrazione

    QuickBooks

    Fatture, pagamenti e scritture con riferimenti PNR e righe di commissione degli agenti.

  • Registrazione

    Xero

    Fatture, pagamenti e scritture registrati sui vostri conti e aliquote in Xero.

  • Export CSV

    Tally

    CSV pronto per l'audit con i conti e le ripartizioni IVA corrette per l'import in Tally.

  • Export CSV

    Sage

    File CSV per Sage e per i revisori che preferiscono lavorare su file piatti.

  • Hook API

    Il vostro ERP o BI

    Hook su misura che inviano gli stessi dati contabili a un ERP o a una pipeline BI.

Tabella di mappatura (esempio)
Voce PHPTRAVELSContoCodice IVA
  • Vendite voli4010Z0
  • Vendite hotel4020S
  • Tour e attività4030S
  • Servizi visti4040EX
  • Diritti di agenzia4100S
  • Commissioni agenti5050-
  • Differenze di cambio7010-
  • Commissioni carte e gateway6120EX
{
  "event": "journal.ready",
  "doc": "INV-10482",
  "pnr": "X7K2LM",
  "currency": "USD",
  "lines": [
    { "account": "1100", "debit": 820.00 },
    { "account": "2110", "credit": 742.00 },
    { "account": "4100", "credit": 65.00 },
    { "account": "2200", "credit": 13.00 }
  ]
}

Se la vostra contabilità non è QuickBooks, Xero, Tally o Sage, la stessa scrittura può arrivare al vostro sistema tramite una Integrazione API personalizzata. Il formato dei dati si concorda in fase di configurazione.

Per i connettori di fornitori, pagamenti e canali, vedete Tutte le integrazioni.

Credito agenti

Credito agenti, estratti e saldi che arrivano in contabilità

Gli agenti B2B prenotano a credito, quindi l'esposizione è una questione finanziaria oltre che commerciale. Limiti, estratti e saldi vivono negli stessi dati che alimentano i vostri conti.

  • Limiti con blocco automaticoFissate un limite di credito per agente; al raggiungimento le prenotazioni si fermano.
  • Fasce di rischio e periodi di tolleranzaAvvisare presto, concedere una breve tolleranza, poi bloccare.
  • Estratti allineati alla contabilitàEstratti e saldi degli agenti coincidono con i crediti registrati.
  • Ricariche del wallet via APIRicariche e saldi arrivano come ricevute tramite hook API.

Gli agenti possono prepagare con il Wallet agenti B2B e prenotare dal Portale B2B viaggi, con commissioni e ricarichi tracciati per agente.

Esposizione agenti (esempio)USD
  • AG-104Entro il limite
    Usato
    4,200.00
    Limite
    10,000.00
    Quota
    42%
  • AG-118Fascia di attenzione
    Usato
    21,600.00
    Limite
    25,000.00
    Quota
    86%
  • AG-131Periodo di tolleranza
    Usato
    8,350.00
    Limite
    8,000.00
    Quota
    104%
  • AG-142Bloccato al limite
    Usato
    15,000.00
    Limite
    15,000.00
    Quota
    100%

Agenti di esempio. Fasce e periodi di tolleranza si impostano per agente o per gruppo di agenti.

Chiusura mensile

Chiusura con fogli di calcolo o chiusura integrata

Se i conti sono tenuti in Excel o in un sistema generico, gran parte della chiusura consiste nel ridigitare e inseguire differenze. Ecco cosa cambia con l'integrazione.

AttivitàFogli di calcolo e inserimento manualeIntegrato con PHPTRAVELS
Fatture e ricevuteFogli di calcolo e inserimento manualeDigitate a mano dalle schermate di prenotazione; gli errori fanno perdere ricavi.Integrato con PHPTRAVELSEmesse dalla prenotazione con PNR, passeggero e imposte già compilati.
Abbinamento BSP/ARCFogli di calcolo e inserimento manualeRiga per riga contro l'estratto; ADM e ACM scoperti tardi.Integrato con PHPTRAVELSAbbinamento automatico, differenze classificate per motivo.
Credito agentiFogli di calcolo e inserimento manualeEsposizione verificata a posteriori, se verificata.Integrato con PHPTRAVELSLimiti applicati alla prenotazione, estratti legati ai crediti.
Imposte e valuteFogli di calcolo e inserimento manualeIVA e GST calcolate per paese in fogli separati.Integrato con PHPTRAVELSIVA o GST del mercato e cambio applicati su ogni riga.
Registrazione nel libro mastroFogli di calcolo e inserimento manualeTotali ridigitati nel software contabile.Integrato con PHPTRAVELSScritture registrate in QuickBooks o Xero, o esportate per Tally e Sage.
Traccia di auditFogli di calcolo e inserimento manualeNote sparse tra email e versioni di file.Integrato con PHPTRAVELSRettifiche con note e un riepilogo di audit per ogni periodo chiuso.

Vedete la riconciliazione sui vostri dati

Condividete un estratto di esempio e vi mostreremo come le differenze vengono segnalate, classificate ed esportate con note di audit. Le opzioni di licenza sono nella pagina Prezzi, con codice sorgente incluso e hosting sul vostro server.

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Pagine back office collegate

FAQ

Domande sull'integrazione contabile per viaggi

Domande frequenti su registrazione delle prenotazioni, riconciliazione BSP/ARC, export contabili e credito agenti.

Contatta il team vendite

Collega la piattaforma di prenotazione al sistema contabile. Prenotazioni, rimborsi e ricariche degli agenti diventano scritture bilanciate con dati di PNR, fornitore e imposte, registrate in QuickBooks o Xero o esportate in CSV per Tally e Sage.

Sì. PHPTRAVELS gestisce fatture di viaggio, credito e commissioni degli agenti, riconciliazione BSP/ARC ed export verso i software contabili più diffusi. È concesso in licenza con codice sorgente incluso e gira sul vostro server.

Sì. Gli estratti si importano in PDF, CSV o via API, i biglietti vengono abbinati alle fatture e le differenze di ADM o ACM, imposte e rimborsi sono segnalate con il motivo ed esportate in un riepilogo pronto per l'audit.

Fatture, pagamenti e scritture possono essere registrati in QuickBooks e Xero, e per Tally e Sage si esportano file CSV. Altri ERP o sistemi BI possono ricevere gli stessi dati tramite hook API su misura.

Sì. Limiti di credito, estratti, saldi, commissioni e ricarichi sono tracciati per agente, e le ricariche del wallet sono registrate come depositi finché l'agente non prenota.

I viaggi richiedono regolamento BSP/ARC, fatturazione per PNR, riconciliazione dei fornitori e imposte che cambiano per paese e prodotto. I software generici registrano i totali, ma non riportano quei riferimenti dalla prenotazione.

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