Live demo

Backoffice-integratie

Integratie van reisboekhoudsystemen die boekingen en boekhouding gelijk laat lopen

Koppel uw boekingsplatform aan uw boekhouding. Elk ticket, hotel, elke terugbetaling en elke opwaardering door een agent wordt een sluitende journaalpost, BSP- en ARC-overzichten worden regel voor regel afgestemd en schone posten gaan naar QuickBooks, Xero of als CSV naar Tally en Sage.

  • Journaalposten uit elke boeking
  • BSP/ARC-afstemming
  • Export naar QuickBooks, Xero en Tally
  • Agentkrediet in de boekhouding

Van boeking naar grootboek

Hoe integratie van reisboekhoudsystemen boekingen omzet in journaalposten

Een algemeen boekhoudpakket ziet een betaling. Een reisbedrijf heeft de PNR, de leverancier, de belasting en de commissie erachter nodig. De integratie neemt dat allemaal mee van de boeking naar een dubbele journaalpost waar uw accountant op kan vertrouwen.

  1. 01

    Boekingsgebeurtenis

    Een ticket wordt uitgegeven, een hotel bevestigd, een terugbetaling verwerkt of een agent waardeert zijn wallet op.

  2. 02

    Boekhouddocument

    Het platform maakt de factuur, creditnota of kwitantie met PNR-, passagiers- en leveranciersreferentie.

  3. 03

    Rekeningkoppeling

    Elke regel wordt gekoppeld aan uw rekeningschema, btw-codes en basisvaluta.

  4. 04

    Uw boekhoudsysteem

    Journaalposten worden geboekt of geëxporteerd naar QuickBooks, Xero, Tally, Sage of uw eigen ERP.

Het maken van facturen, kwitanties en creditnota's staat op de pagina Boekhouding voor reisbureaus. Deze pagina gaat over het in uw boeken krijgen van die documenten zonder overtikken.

Journaalpost

Vliegticket uitgegeven

INV-10482USD
RekeningDebetCredit
  • Debiteuren1100820.00
  • BSP te betalen (airline)2110742.00
  • Omzet servicekosten410065.00
  • Af te dragen btw220013.00
Sluitend820.00820.00
Uit de boekingPNRX7K2LMTicket157-2345678901

Het deel van de airline gaat naar BSP te betalen, uw servicekosten naar omzet en de belasting naar een eigen rekening, zodat het BSP-overzicht later kan worden afgestemd.

Journaalpost

Hotelboeking bevestigd

INV-10483EUR
RekeningDebetCredit
  • Debiteuren11001,240.00
  • Crediteur hotelleverancier21201,050.00
  • Omzet opslag4200158.00
  • Btw over de marge221032.00
Sluitend1,240.001,240.00
Uit de boekingBoekingHB-55120Leveranciersref.SUP-7731

Leverancierskosten en opslag worden bij het boeken gescheiden, zodat de marge per product en leverancier zonder spreadsheet zichtbaar is.

Journaalpost

Ticket terugbetaald

CN-0442USD
RekeningDebetCredit
  • Te ontvangen airline-terugbetaling1210560.00
  • Terug te betalen aan klant2300510.00
  • Omzet annuleringskosten430050.00
Sluitend560.00560.00
Uit de boekingPNRX7K2LMFactuurINV-10482

De creditnota blijft gekoppeld aan de oorspronkelijke factuur en de annuleringskosten blijven omzet in plaats van te verdwijnen in de terugbetaling.

Journaalpost

Wallet-opwaardering van een agent

RCPT-2210USD
RekeningDebetCredit
  • Bankrekening10105,000.00
  • Gehouden agenttegoeden24005,000.00
Sluitend5,000.005,000.00
Uit de boekingAgentAG-118BetalingTXN 88412

Een opwaardering is een schuld tot de agent boekt, dus staat ze onder agenttegoeden en niet onder omzet.

Voorbeeldbedragen en rekeningnummers. Uw eigen rekeningschema, belastingregels en valuta worden bij de inrichting gekoppeld.

BSP en ARC

BSP/ARC- en leveranciersafstemming, regel voor regel

Importeer het BSP- of ARC-overzicht en de leveranciersoverzichten, laat tickets aan facturen koppelen en geef elk verschil een reden voordat er iets wordt geboekt.

  1. 01

    Overzichten importeren

    Laad BSP-, ARC- en leveranciersoverzichten via PDF, CSV of API.
  2. 02

    Automatisch koppelen

    Tickets worden aan facturen gekoppeld; ADM en ACM, belastingen en terugbetalingen worden gemarkeerd.
  3. 03

    Verschillen oplossen

    Boek correcties met notities, zodat elke wijziging zijn audittrail houdt.
  4. 04

    Boeken of exporteren

    Stuur journaalposten naar QuickBooks of Xero, of exporteer CSV voor Tally.
  5. 05

    Periode afsluiten

    Publiceer het auditoverzicht en sluit de periode af tegen latere wijzigingen.

Overzichtsbord (voorbeeld)

Overzichtsbord (voorbeeld)
Ticket / PNROverzichtFactuurVerschilReden
157-2345678901PNR X7K2LM742.00742.000.00Gekoppeld
176-4410023987PNR QH8M2P1,318.401,298.40+20.00ADM
065-7781230045PNR ZT4K9W486.00498.20-12.20Commissie
125-9012245561PNR BV7N1C905.10905.100.00Gekoppeld
157-2345690112PNR LM3R8D-560.00--560.00Terugbetaling later
618-3302114870PNR KD2X6Q0.00312.00-312.00Void / heruitgifte

2Gekoppelde regels

4Op te lossen verschillen

Voorbeeldregels. Verschillen krijgen een reden, zodat terugkerende gevallen elke periode op dezelfde manier worden opgelost.

Velden voor het koppelen

  • Ticket- en documentnummer
  • PNR en boekingsreferentie
  • Naam passagier en reisdatum
  • Leveranciersreferentie en factuurnummer
  • Tarief-, belasting- en commissieregels

Afrekensystemen

BSP of ARC: wat voor u geldt

Beide standaardiseren de afrekening en rapportage van airlines voor geaccrediteerde bureaus. Welke u afstemt, hangt af van de markt waarin u verkoopt.

BSP

In veel landen gebruikt

Standaardrapportage van ticketverkoop en terugbetalingen, met overzichtsperioden die te betalen en te ontvangen totalen over airlines tonen.

ARC

Vooral gebruikt in de Verenigde Staten

Verkopen, omboekingen en terugbetalingen gemeld via ARC, met correcties die te betalen totalen wijzigen en een duidelijke audittrail vragen.

Boekhoudkoppelingen

QuickBooks, Xero, Tally en Sage, gekoppeld aan uw rekeningschema

Houd het boekhoudpakket dat uw accountant al gebruikt. Journaalposten komen binnen met PNR-referenties, commissieregels en de juiste btw-code, klaar om te boeken of te importeren.

  • Boeking

    QuickBooks

    Facturen, betalingen en journaalposten met PNR-referenties en commissieregels van agenten.

  • Boeking

    Xero

    Facturen, betalingen en journaalposten geboekt op uw Xero-rekeningen en btw-tarieven.

  • CSV-export

    Tally

    Auditklare CSV met de juiste grootboeken en btw-uitsplitsing voor import in Tally.

  • CSV-export

    Sage

    CSV-bestanden voor Sage en voor auditors die liever met platte bestanden werken.

  • API-hooks

    Uw ERP of BI

    Maatwerk-hooks die dezelfde boekhouddata naar een ERP of BI-pipeline sturen.

Koppeltabel (voorbeeld)
PHPTRAVELS-onderdeelRekeningBtw-code
  • Omzet vluchten4010Z0
  • Omzet hotels4020S
  • Tours en activiteiten4030S
  • Visumdiensten4040EX
  • Servicekosten4100S
  • Agentcommissies5050-
  • Koersverschillen7010-
  • Kaart- en gatewaykosten6120EX
{
  "event": "journal.ready",
  "doc": "INV-10482",
  "pnr": "X7K2LM",
  "currency": "USD",
  "lines": [
    { "account": "1100", "debit": 820.00 },
    { "account": "2110", "credit": 742.00 },
    { "account": "4100", "credit": 65.00 },
    { "account": "2200", "credit": 13.00 }
  ]
}

Is uw boekhouding geen QuickBooks, Xero, Tally of Sage, dan kan dezelfde journaalpost via een API-integratie op maat naar uw eigen systeem. Het dataformaat wordt bij de inrichting afgesproken.

Voor koppelingen met leveranciers, betalingen en kanalen, zie Alle integraties.

Agentkrediet

Agentkrediet, overzichten en afrekeningen die in het grootboek landen

B2B-agenten boeken op krediet, dus het risico is net zo goed een financiële als een commerciële vraag. Limieten, overzichten en afrekeningen staan in dezelfde gegevens die uw boeken voeden.

  • Limieten met automatische blokkadeStel een kredietlimiet per agent in; bij het bereiken stopt het boeken.
  • Risicoklassen en respijtperiodesVroeg waarschuwen, kort respijt geven en dan blokkeren.
  • Overzichten gelijk met het grootboekAgentoverzichten en afrekeningen sluiten aan op de geboekte debiteuren.
  • Wallet-opwaarderingen via APIOpwaarderingen en afrekeningen komen via API-hooks binnen als kwitanties.

Agenten kunnen vooruitbetalen via de B2B-agentwallet en boeken in het B2B-reisportaal, met commissies en opslagen per agent.

Agentrisico (voorbeeld)USD
  • AG-104Binnen limiet
    Gebruikt
    4,200.00
    Limiet
    10,000.00
    Aandeel
    42%
  • AG-118Let op
    Gebruikt
    21,600.00
    Limiet
    25,000.00
    Aandeel
    86%
  • AG-131Respijt
    Gebruikt
    8,350.00
    Limiet
    8,000.00
    Aandeel
    104%
  • AG-142Geblokkeerd op limiet
    Gebruikt
    15,000.00
    Limiet
    15,000.00
    Aandeel
    100%

Voorbeeldagenten. Klassen en respijtperiodes worden per agent of per agentgroep ingesteld.

Maandafsluiting

Afsluiten in spreadsheets of geïntegreerd afsluiten

Worden de boeken in Excel of een algemeen pakket bijgehouden, dan bestaat de maandafsluiting vooral uit overtikken en verschillen zoeken. Hier verandert de integratie de routine.

TaakSpreadsheets en handmatige invoerGeïntegreerd met PHPTRAVELS
Facturen en kwitantiesSpreadsheets en handmatige invoerMet de hand overgetikt uit boekingsschermen; fouten kosten omzet.Geïntegreerd met PHPTRAVELSGemaakt vanuit de boeking met PNR, passagier en belasting al ingevuld.
BSP/ARC-afstemmingSpreadsheets en handmatige invoerRegel voor regel tegen het overzicht; ADM en ACM pas laat gevonden.Geïntegreerd met PHPTRAVELSAutomatisch gekoppeld, verschillen voorzien van een reden.
AgentkredietSpreadsheets en handmatige invoerRisico achteraf gecontroleerd, als het al gebeurt.Geïntegreerd met PHPTRAVELSLimieten afgedwongen bij het boeken, overzichten gekoppeld aan debiteuren.
Belastingen en valutaSpreadsheets en handmatige invoerBtw en GST per land in losse sheets berekend.Geïntegreerd met PHPTRAVELSBtw of GST per markt en wisselkoers op elke regel toegepast.
Boeken in het grootboekSpreadsheets en handmatige invoerTotalen opnieuw ingetikt in het boekhoudpakket.Geïntegreerd met PHPTRAVELSJournaalposten geboekt in QuickBooks of Xero, of geëxporteerd voor Tally en Sage.
AudittrailSpreadsheets en handmatige invoerNotities verspreid over e-mails en bestandsversies.Geïntegreerd met PHPTRAVELSCorrecties met notities en een auditoverzicht per afgesloten periode.

Zie de afstemming op uw eigen gegevens

Deel een voorbeeldoverzicht en wij laten zien hoe verschillen worden gemarkeerd, gelabeld en geëxporteerd met auditnotities. Licentieopties staan op de pagina Prijzen, met broncode inbegrepen en hosting op uw eigen server.

Probeer de live demoSpreek een boekhoudexpert

Verwante backofficepagina's

FAQ

Vragen over reisboekhouding-integratie

Veelgestelde vragen over het boeken van reserveringen, BSP/ARC-afstemming, boekhoudexports en agentkrediet.

Praat met sales

Ze verbindt uw boekingsplatform met uw boekhoudsysteem. Boekingen, terugbetalingen en opwaarderingen van agenten worden sluitende journaalposten met PNR-, leveranciers- en belastinggegevens, geboekt in QuickBooks of Xero of als CSV geëxporteerd voor Tally en Sage.

Ja. PHPTRAVELS verwerkt reisfacturen, agentkrediet en commissies, BSP/ARC-afstemming en exports naar gangbare boekhoudpakketten. Het wordt gelicentieerd met broncode inbegrepen en draait op uw eigen server.

Ja. Overzichten worden via PDF, CSV of API geïmporteerd, tickets worden aan facturen gekoppeld en verschillen in ADM of ACM, belastingen en terugbetalingen worden met reden gemarkeerd en als auditklaar overzicht geëxporteerd.

Facturen, betalingen en journaalposten kunnen in QuickBooks en Xero worden geboekt, en voor Tally en Sage worden CSV-bestanden geëxporteerd. Andere ERP- of BI-systemen ontvangen dezelfde gegevens via maatwerk-API-hooks.

Ja. Kredietlimieten, overzichten, afrekeningen, commissies en opslagen worden per agent bijgehouden, en wallet-opwaarderingen worden geboekt als tegoeden tot de agent boekt.

Reizen vraagt om BSP/ARC-afrekening, facturering per PNR, leveranciersafstemming en belastingen die per land en product verschillen. Algemene pakketten leggen de totalen vast, maar nemen die referenties niet mee uit de boeking.

Verder ontdekken

Meer over het platform