Visummodule
Visumbeheersoftware die de visumbalie dossier voor dossier draait
Beantwoord vragen over vereisten in seconden, neem aanvragen online aan, controleer elk document, volg elk dossier naar de ambassade of het e-visumportaal en terug, en laat subagenten aanvragen voor hun klanten. Eén visumbeheersysteem, in dezelfde beheeromgeving als uw boekingen.
- Vereisten per paspoort
- Dossiers met SLA-timer
- Documentcontrole met reden
- B2B-agenten en wallet
Aan de visumbalie
Zes loketten van één visumbeheersysteem
Elke visumaanvraag passeert dezelfde balie: een vraag over vereisten, een dossier, een stapel documenten, een prijs, vaak een afspraak en een koerier, en soms een agent die namens een klant vraagt. Deze pagina volgt die balie loket voor loket.
- 01 / 06
Vereisten per land opzoeken
Visumtype, behandeltijd, geldigheid, verblijfsduur, kosten en documenten voor elk paspoort en elke bestemming.
- 02 / 06
Aanvraag- en dossieropvolging
Eén dossier per aanvrager, een stappenbalk en een SLA-timer op elk dossier.
- 03 / 06
Documentchecklists
Uploads gecontroleerd als ontvangen, ontbrekend of afgewezen, met de reden naar de aanvrager.
- 04 / 06
Visumproducten en kosten
Toeristen-, zakelijke, transit- en e-visumproducten, met overheidskosten en servicekosten apart.
- 05 / 06
Afspraken en koerier
Afspraken bij ambassade en visumcentrum en paspoortkoeriers vastgelegd in het dossier.
- 06 / 06
Aanvragen van B2B-agenten
Subagenten vragen aan voor hun klanten, betalen uit een wallet en verdienen commissie.
Vereisten per land
Wat heb ik nodig? Beantwoord per paspoort en bestemming
De eerste vraag bij elke visumaanvraag is dezelfde. De vereistenzoeker beantwoordt die op basis van regels die uw team bijhoudt, zodat reizigers en agenten het antwoord op het scherm zien in plaats van op een e-mail te wachten.
Een regel is een paar: één nationaliteit, één bestemming. Per paar stelt u de aangeboden visumtypes in, de behandeltijd, hoe lang het visum geldig is, de toegestane verblijfsduur, enkele of meervoudige toegang, de kosten en de documentchecklist. Wijzig een regel één keer en de website, het agentenportaal en het aanvraagformulier tonen allemaal het nieuwe antwoord.
Paren die u niet behandelt blijven verborgen, en een paar kan een korte melding tonen in plaats van een formulier, bijvoorbeeld als het paspoort visumvrij reist of de reiziger persoonlijk moet aanvragen.
Werkt metVluchtenVerblijvenReisverzekering
Vereistenkaart
Toeristisch e-visum
PKAEAangevraagd via: Officieel e-visumportaal
Kosten per aanvrager
–
- Behandeling
- 3 tot 4 werkdagen
- Geldigheid
- 60 dagen na afgifte
- Verblijf
- Tot 30 dagen
- Toegang
- Enkele toegang
Documenten
- Paspoort nog 6 maanden geldig
- Foto met witte achtergrond
- Retourticket
- Hotelboeking
- Overheidskosten
- –
- Servicekosten
- –
Vereistenkaart
Standaard bezoekersvisum
INGBAangevraagd via: Visumaanvraagcentrum
Kosten per aanvrager
–
- Behandeling
- 15 werkdagen
- Geldigheid
- 6 maanden na afgifte
- Verblijf
- Tot 180 dagen
- Toegang
- Meervoudige toegang
Documenten
- Paspoort nog 6 maanden geldig
- Bankafschriften, laatste 6 maanden
- Werkgeversverklaring
- Reisschema
- Biometrie bij het visumcentrum
- Overheidskosten
- –
- Servicekosten
- –
Vereistenkaart
Toeristenvisum, sticker van de ambassade
NGTRAangevraagd via: Ambassade of consulaat
Kosten per aanvrager
–
- Behandeling
- 10 tot 15 werkdagen
- Geldigheid
- 90 dagen na afgifte
- Verblijf
- Tot 30 dagen
- Toegang
- Enkele toegang
Documenten
- Paspoort nog 6 maanden geldig
- Foto met witte achtergrond
- Bankafschriften, laatste 6 maanden
- Uitnodiging of reisvoucher
- Reisverzekering
- Retourticket
- Overheidskosten
- –
- Servicekosten
- –
Voorbeeldregels. Uw team bepaalt de echte vereisten per route.
Aanvraagopvolging
Elke aanvrager een dossier, elk dossier een stap en een klok
Een gezin van drie betekent drie paspoorten en drie beslissingen. De opvolging opent per aanvrager een dossier onder één gezamenlijke aanvraag, toont de stap die elk heeft bereikt en telt de beloofde tijd af.
- Beslissing
Ravi Sharma
VZ-24817-1 · •••• 4471
- Documenten
- Controle
- Ingediend
- Beslissing
- Paspoort terug
SLAnog 2 d 6 uvan 15 werkdagenWacht op: Ambassade
- Controle
Meera Sharma
VZ-24817-2 · •••• 4472
- Documenten
- Controle
- Ingediend
- Beslissing
- Paspoort terug
SLAnog 9 d 2 uvan 15 werkdagenWacht op: Uw team
- Documenten
Anaya SharmaKind
VZ-24817-3 · •••• 9310
- Documenten
- Controle
- Ingediend
- Beslissing
- Paspoort terug
SLA5 u te laatvan 15 werkdagenWacht op: Aanvrager
Dossieractiviteit
- 16/01 11:05Aanvraag ingediend bij het visumcentrum, referentie opgeslagen
- 13/01 10:52Biometrie afgenomen, afspraak afgesloten
- 12/01 17:20Paspoort en bankafschriften goedgekeurd door de coördinator
- 12/01 09:14Geboorteakte ontbreekt, aanvrager per e-mail herinnerd
Voorbeeldgegevens ter illustratie.
Stappen die u zelf bepaalt
Standaard documenten, controle, ingediend, beslissing en paspoort terug, per visumproduct te hernoemen of uit te breiden.
Een SLA-timer op elk dossier
Elk product heeft een beloofde behandeltijd. De timer telt werkdagen en markeert dossiers die uitlopen voordat de klant belt.
Wachtrijen per stap en coördinator
Filter op stap, bestemming, coördinator of reisdatum om te zien welke dossiers vandaag actie nodig hebben.
Aanvragers bij elke stap op de hoogte
Bij elke stapwijziging gaat er een e-mail uit, en de aanvrager kan het dossier in zijn account volgen.
Werkt metReisbureau-CRMUmrahGroepsreizen
- Paspoort nog 6 maanden geldigpassport_meera.pdf · 1.2 MBOntvangen
- Foto met witte achtergrondphoto_meera.jpg · 340 KBReden: De achtergrond is niet egaal wit. Upload een foto die in de laatste 6 maanden is gemaakt.AfgewezenNieuwe upload gevraagd
- Bankafschriften, laatste 6 maandenstatement_oct_dec.pdf · 820 KBReden: Het afschrift beslaat 3 maanden. De ambassade vraagt er 6.AfgewezenNieuwe upload gevraagd
- Werkgeversverklaringemployer_letter.pdf · 210 KBOntvangen
- Reisschemaitinerary_jan.pdf · 96 KBOntvangen
- HotelboekingOntbreekt
- Reisverzekering(Optioneel)Ontbreekt
Voorbeeldgegevens ter illustratie.
Documentchecklist
Ontvangen, ontbrekend of afgewezen, met de reden vastgelegd
Elk visumproduct heeft een eigen checklist. Aanvragers uploaden daarop, coördinatoren controleren elk bestand, en een afgewezen document gaat terug met een reden en een link om opnieuw te uploaden in plaats van een telefoontje.
Een checklist per visumproduct
Toeristen-, zakelijke en transitproducten hebben elk hun eigen documenten, gemarkeerd als verplicht of optioneel.
Bestand voor bestand gecontroleerd
Coördinatoren keuren elke upload goed of af, zodat een dossier pas naar controle gaat als de lijst compleet is.
Afwijzingen die zichzelf uitleggen
Kies een reden of schrijf er een. De aanvrager krijgt die per e-mail met een link naar het juiste uploadveld.
Bestanden op uw eigen server
Het platform is zelf gehost, dus paspoortscans en afschriften blijven op infrastructuur die u beheert.
Werkt metOpen source reissoftwareVereisten
Visumproducten
Bouw visumproducten met een open kostenverdeling
Een visumproduct is één bestemming, één visumtype en één prijs. De builder houdt de overheidskosten en uw servicekosten apart, zodat de reiziger een eerlijke opbouw ziet en uw administratie weet welk deel van u is.
Reiziger betaalt
–
- Doorbelast
- –
- Uw omzet
- –
Voorbeeldgegevens ter illustratie.
Toerisme, zakelijk, transit en e-visum
Bied per bestemming zoveel visumtypes aan als u behandelt, elk met eigen verblijfsduur, toegang en geldigheid.
Overheidskosten en servicekosten apart
Apart getoond bij het afrekenen en op de factuur, en apart geboekt in rapporten, zodat doorbelast geld nooit als winst telt.
Spoedopties
Voeg voorrang of spoedbehandeling toe als geprijsde optie met een eigen, kortere SLA.
Prijzen per kanaal
Stel voor hetzelfde product een publieke prijs voor reizigers en een nettoprijs voor agenten in.
Afspraken en koerier
Afspraken bij het visumcentrum en paspoorten onderweg, in het dossier
Sommige visa vereisen een bezoek aan de ambassade of een visumaanvraagcentrum zoals VFS Global voor biometrie; veel visa vereisen dat het paspoort heen en terug wordt verstuurd. Beide worden in het dossier vastgelegd, zodat niemand hoeft te vragen waar het paspoort is.
| ma | di | wo | do | vr | |
|---|---|---|---|---|---|
| 09:00 | HR | Vrij | SI | Vrij | BA |
| 10:30 | Vrij | RS | Vrij | AK | Vrij |
| 12:00 | NM | Vrij | Vrij | Vrij | ZQ |
| 14:30 | Vrij | FT | UK | Vrij | Vrij |
- Opgehaald bij de aanvrager09/01 15:40
- Afgeleverd bij het visumcentrum10/01 11:15
- Klaar om op te halen22/01 13:05
- Onderweg voor bezorging23/01 08:30Huidig
- Bezorgd bij de aanvrager
Voorbeeldgegevens ter illustratie.
Afspraken worden geboekt in het systeem van de ambassade of het centrum zelf. Het dossier bewaart het tijdslot, de referentie en de herinneringen.
Het tijdslot in het dossier
Centrum, datum, tijd, referentie en wie er gaat, zichtbaar voor de coördinator en de aanvrager.
Herinneringen voor het bezoek
De aanvrager krijgt de afspraak, het adres en wat mee te nemen per e-mail.
Koerier heen en terug
Leg de vrachtbrief vast voor heen- en terugweg en werk de status bij terwijl het paspoort onderweg is.
Een overdrachtsspoor voor elk paspoort
Elke overdracht wordt met datum gelogd, zodat u altijd weet wie het paspoort van een klant heeft.
B2B-agenten
Subagenten vragen aan voor hun klanten, uw balie verwerkt
Uw agentennetwerk gebruikt in het B2B-portaal dezelfde vereisten, producten en checklists. Agenten betalen uit een wallet, verdienen commissie op de servicekosten en volgen het dossier van elke klant zonder uw balie te bellen.
Aanvragen vanuit het B2B-portaal
Agenten bekijken vereisten, voeren aanvragers in en uploaden documenten voor hun eigen klanten.
Betaald uit de wallet
Kosten worden bij indiening afgeschreven van de wallet of kredietlijn van de agent, met elke boeking in het grootboek.
Commissie op de servicekosten
Een vast bedrag of percentage per product, nooit op de overheidskosten.
Elke agent ziet alleen zijn klanten
Dossiers, documenten en facturen zijn beperkt tot de agent die ze heeft ingediend.
Werkt metB2B-reisportaalB2B-agentwalletWhite label B2B-reisportaal
- Walletsaldo
- –
- Commissie deze maand
- –
- Open dossiers
- 7
| Klant | Visum | Stap | Betaald | Commissie |
|---|---|---|---|---|
| Hassan Raza | AEToerisme | Beslissing | – | + – |
| Sana Iqbal | GBZakelijk | Ingediend | – | + – |
| Bilal Ahmed | TRToerisme | Documenten | – | + – |
| Ayesha Khan | AETransit | Paspoort terug | – | + – |
FAQ
Vragen over visumbeheersoftware
Wat reisbureaus en visumbureaus vragen voordat ze de visumafhandeling online brengen.
Praat met salesSoftware waarmee reizigers online een visum aanvragen en uw team elke aanvraag beheert: vereisten, aanvragers- en paspoortgegevens, documenten, kosten, stappen, afspraken en meldingen in één beheeromgeving in plaats van e-mail en spreadsheets.
Ja. De module werkt als online visumaanvraagsysteem: reizigers kiezen nationaliteit, bestemming en visumtype, vullen de aanvragersgegevens in, uploaden documenten en betalen de kosten op uw site.
Ja. Elk paar van nationaliteit en bestemming heeft eigen visumtypes, geldigheid, behandeltijd, documentchecklist en kosten, en paren die u niet behandelt kunt u verbergen.
Elke aanvrager heeft een dossier dat stappen doorloopt zoals documenten, controle, ingediend, beslissing en paspoort terug. De aanvrager krijgt bij elke wijziging een e-mail en kan het dossier in zijn account bekijken.
De overheidskosten en uw servicekosten worden apart geprijsd per bestemming en visumtype en daarna online betaald via uw betaalproviders of uit het walletsaldo van een agent.
Ja. Visumdossiers delen klanten, betalingen en agenten met elke andere module, en de Umrah-module gebruikt dezelfde paspoort- en documentopvolging voor pelgrims.
Nee. PHPTRAVELS verkoopt software. Visa worden uitsluitend afgegeven door overheden via hun ambassades, consulaten, officiële e-visumportalen en aangewezen centra. Uw bureau gebruikt de module om de aanvragen die het behandelt te organiseren en op te volgen.
Ja. Elk pakket bevat de volledige broncode onder een commerciële licentie en u host alles zelf, zodat aanvragersgegevens op uw servers blijven en uw ontwikkelaars de module kunnen aanpassen.