Live demo

Module groepsreizen

Groepsreizen boekingssoftware met vaste vertrekdata, offertes en rooming lists

Verkoop en organiseer groepsreizen vanuit één beheeromgeving: vaste vertrekdata met minimale en maximale groepsgrootte, groepsoffertes en aanvragen, rooming lists, aanbetalingen en termijnen per groep, en een vaste groepsleider bij elke boeking.

  • Vaste groepsvertrekken
  • Minimale en maximale groepsgrootte
  • Groepsoffertes en aanvragen
  • Aanbetalingen en termijnen

Een groep van 40 begeleiden, fase voor fase

  1. 01AanvraagEen groepsleider vraagt data, groepsgrootte en budget aan via de site of telefonisch.
  2. 02OfferteUw team prijst de reis per persoon en stuurt de offerte met de opties.
  3. 03AkkoordDe groepsleider gaat akkoord en de groepsboeking opent met gereserveerde plaatsen.
  4. 04AanbetalingEen aanbetaling per reiziger of per groep legt de plaatsen vast.
  5. 05NamenReizigers vullen vóór de deadline hun gegevens, kamerkeuze en documenten in.
  6. 06RestbedragTermijnen en het restbedrag worden per reiziger bijgehouden.
  7. 07VertrekDefinitieve rooming list, reizigersmanifest en documenten naar leveranciers en de groep gestuurd.

Aanvraag en offerte

Van groepsaanvraag naar een offerte die de groepsleider kan accepteren

Een wandelclub vraagt in maart een reis naar Jordanië en Petra aan voor ongeveer 40 personen. Jouw team berekent de prijs per persoon op basis van hotels, vervoer en tours en stuurt één offerte naar de groepsleider.

Een offerte kan opties bevatten, zodat de leider de prijs per persoon bij elke groepsgrootte ziet en hoeveel leiderplaatsen gratis of met korting zijn. Zodra de leider akkoord gaat, opent de groepsboeking met vastgehouden plaatsen, en tellen de minimale en maximale groepsgrootte vanaf dat moment mee.

  • Groepsoffertes

    Prijs privégroepen per persoon met hotels, vervoer en extra's, en stuur een offerte die online geaccepteerd kan worden.

  • Groepsleiders

    Eén contactpersoon per groep die de reizigerslijst en betalingen ziet, met gratis of afgeprijsde plaatsen voor de leider.

  • Regels voor groepsgrootte

    Een minimum om door te gaan en een maximum om te verkopen per vertrek, met het aantal verkochte plaatsen altijd in beeld.

Zie ookTouroperator softwareTours & activiteiten

GroepsaanvraagGT-2041
Reis
Jordanië en Petra, 8 dagen
Data
15 tot 22 maart
Groepsgrootte
Benodigde kamers
5 twin, 2 eenpersoons12 reizigers
10 twin, 4 eenpersoons24 reizigers
18 twin, 4 eenpersoons40 reizigers

Offerteopties

GroepsgroottePer persoonLeiderplaatsen
10–19–1 gratis
20–29–2 gratis
30+–3 gratis

Totaal offerte

–

11 betalende reizigers · – · Leiderplaatsen: 1

–

22 betalende reizigers · – · Leiderplaatsen: 2

–

37 betalende reizigers · – · Leiderplaatsen: 3

Voorbeeldgegevens ter illustratie

Groepsmanifest

Alle reizigers van de groep op één lijst

Namen, paspoorten, kamers, dieetwensen en betalingen per reiziger, door de reizigers zelf ingevoerd vóór de deadline in plaats van overgetypt uit e-mails.

De groepsleider ziet de reizigerslijst en de betalingen van zijn of haar groep. Jouw team filtert de lijst om te achterhalen wat ontbreekt, en het manifest is klaar om te exporteren voor leveranciers en voor de groep.

Reizigersmanifest · Westfield Walking Club
ReizigerPaspoortKamerDieetBetaling
Helen CarterLeiderOntvangen•••• 4821Twin 1GeenVolledig betaald
Tom CarterOntvangen•••• 4822Twin 1VegetarischVolledig betaald
Priya ShahOntvangen•••• 7310Twin 2VegetarischAanbetaling voldaan
Anna LewisOntbreektTwin 2GlutenvrijAanbetaling voldaan
Samir HaddadOntvangen•••• 1958Tweepersoons 1HalalVolledig betaald
Leila HaddadOntvangen•••• 1959Tweepersoons 1HalalVolledig betaald
Mark OwensOntbreektEenpersoons 1GeenRestbetaling open
Grace KimOntvangen•••• 6604Eenpersoons 2GeenRestbetaling open
8 van 40 reizigers weergegeven2 van 40 reizigers weergegeven4 van 40 reizigers weergegevenVoorbeeldgegevens ter illustratie
  • Reizigerslijsten

    Namen, paspoorten, dieetwensen en noodcontacten per groep, klaar voor export.

  • Groepsdocumenten

    Facturen, vouchers, rooming lists en manifesten gegenereerd uit de boeking.

  • Groepsleiders

    Eén contactpersoon per groep die de reizigerslijst en betalingen ziet, met gratis of afgeprijsde plaatsen voor de leider.

Rooming listHotel in Amman, nacht 1 tot 3
Twin
16 kamers
Tweepersoons
2 kamers
Eenpersoons
4 kamers
  • Twin 1Helen CarterTom Carter
  • Twin 2Priya ShahAnna Lewis
  • Twin 3Ruth EvansJane Moss
  • Twin 4Paul GrantIan Brooks
  • Twin 5Clare DunnWacht op een kamer
  • Tweepersoons 1Samir HaddadLeila Haddad
  • Tweepersoons 2Ben FordSara Ford
  • Eenpersoons 1+ –Mark Owens
  • Eenpersoons 2+ –Grace Kim
Wacht op een kamerLucy Hart

Voorbeeldgegevens ter illustratie

Rooming list

Een rooming list opgebouwd uit de groep, niet opnieuw overgetypt voor het hotel

Elke reiziger krijgt een kamertype en een kamergenoot toegewezen. Twins, tweepersoonskamers en eenpersoonskamers vullen zich naarmate de namen binnenkomen, en de rooming list wordt voor het hotel geëxporteerd zodra namen of kamers wijzigen.

Verzoeken om een kamer te delen blijven bij de boeking, de toeslag voor een eenpersoonskamer wordt berekend op de reiziger die de eenpersoonskamer neemt, en een reiziger die nog op een kamergenoot wacht, is zichtbaar voordat het hotel ernaar vraagt.

  • Rooming lists

    Eenpersoons-, twin-, tweepersoons- en driepersoonskamers per reiziger, met eenpersoonstoeslagen en deelverzoeken.

  • Hotelkamers voor groepen

    Gebruik hotels uit de verblijvenmodule, met kamerblokken voor de groep.

Zie ookHotelsUmrah

Aanbetalingen en termijnen

Een betaalplan per reiziger, met herinneringen vóór elke datum

Een aanbetaling zekert elke plaats, een tweede betaling volgt en het restbedrag is verschuldigd vóór vertrek. Het plan van elke reiziger wordt bijgehouden binnen de groepsboeking.

BetaalplanGT-2041
  1. 01Aanbetaling–Bij boeking
  2. 02Tweede betaling–15 decemberHerinnering 14 dagen vooraf
  3. 03Restbetaling–15 februariHerinnering 7 dagen vooraf
ReizigerAanbetalingTweede betalingRestbetaling
Tom CarterBetaaldBetaaldBetaald
Priya ShahBetaaldBetaaldBinnenkort
Anna LewisBetaaldVerschuldigdBinnenkort
Samir HaddadBetaaldBetaaldBetaald
Mark OwensBetaaldVerschuldigdBinnenkort
Grace KimBetaaldBetaaldBinnenkort
Ontvangen
–
Nog open
–

Voorbeeldgegevens ter illustratie

Ontvang de aanbetaling per reiziger of in één keer voor de hele groep. Jouw team ziet wat is binnengekomen, wat nog openstaat en wie een herinnering nodig heeft, zonder aanbetalingen en termijnen stuk voor stuk na te jagen.

  • Betaalplannen

    Aanbetalingen, termijndata en restbedragen per reiziger of per groep, met herinneringen.

Vertrekdag

Vertrekdag: één manifest, één zitplaatslijst, één documentenpakket

Zodra het vertrek gegarandeerd is, gaan de definitieve rooming list, het reizigersmanifest en de groepsdocumenten naar de leveranciers en naar de groep.

Zitplaatsen in de busDag 1, luchthaven naar Amman

Voorin

  • Groepsleider(1)
  • Reiziger(39)
  • Vrije plaats(8)
Reisschema, dag voor dagJordanië en Petra, 8 dagen
  1. Dag 1Aankomst in Amman
  2. Dag 2Jerash en de Dode Zee
  3. Dag 4Petra
  4. Dag 6Wadi Rum
  5. Dag 8Terugvlucht
GroepsleiderHelen Carter+44 7700 900123Eén aanspreekpunt voor de hele groep
Documentenpakket
  • Reisschema, dag voor dag
  • Hotel- en vervoersvouchers
  • Definitieve rooming list
  • Reizigersmanifest
  • Groepsfactuur

Naar de groep verstuurd

Voorbeeldgegevens ter illustratie

Zitplaatsen in bussen, vluchten en ander vervoer worden voor de hele groep vastgehouden. De groepsleider is het enige aanspreekpunt van de groep, en het noodcontact van elke reiziger staat in het manifest.

  • Gegarandeerde vertrekken

    Markeer een vertrek als gegarandeerd zodra het minimum is gehaald, of verplaats of annuleer reizigers als dat niet lukt.

  • Overzicht vertrekken

    Verkochte plaatsen, behaald minimum, deadlines en openstaande bedragen per vertrek.

Ruimte en agenten

Kamers en plaatsen vastgehouden voor de groep, en vertrekken verkocht via agenten

Een groepsreis wordt opgebouwd uit onderdelen die het platform al verkoopt. Kamers en plaatsen worden voor de groep vastgehouden, en agenten boeken plaatsen op vaste vertrekken in het B2B-portaal.

Hotelkamers komen uit de verblijfsmodule, vluchten en vervoer uit de vervoersmodules en bezienswaardigheden uit de tourmodule, samen geprijsd als één prijs per persoon. Bedevaartgroepen werken met dezelfde tools naast de umrahmodule.

  • Groepsverkoop via agenten

    Agenten boeken plaatsen op vaste vertrekken of vragen groepsoffertes aan in het B2B-portaal.

  • Rapporten

    Bezettingsgraad per vertrek, omzet, openstaande betalingen en leverancierskosten, klaar voor export.

Zie ookUmrahB2B-reisportaalAlle integraties

Vastgehouden voor deze groepGT-2041
OnderdeelVastgehoudenOp naamNamen uiterlijk
Hotelkamers in Amman222115 februari
Plaatsen op de groepsvlucht403815 februari
Busplaatsen, 8 dagen484015 februari

Vaste vertrekken in het agentenportaal

  • 15 maart18 van 30 plaatsenGegarandeerd
  • 12 april8 van 30 plaatsenNog 4 tot garantie
  • 10 mei27 van 30 plaatsenGegarandeerd

Voorbeeldgegevens ter illustratie

  • Hotelkamers voor groepen

    Gebruik hotels uit de verblijvenmodule, met kamerblokken voor de groep.

    Hotels

  • Vluchten en vervoer

    Voeg groepsvluchten, touringcars, trein of veerboten toe, met plaatsen voor de hele groep.

    Vluchten

  • Tours en activiteiten

    Neem excursies en activiteiten uit de toursmodule op in het programma.

    Tours & activiteiten

Veelgestelde vragen

Vragen over groepsreizen boekingssoftware

Wat groepsreisorganisatoren en reisbureaus vragen voordat ze groepsreizen online brengen.

Praat met sales

Software om reizen te verkopen en te organiseren waarbij reizigers samen gaan: vaste vertrekken met limieten voor groepsgrootte, offertes voor privégroepen, reizigers- en rooming lists, en aanbetalingen en termijnen per reiziger. Als groepsreisbeheersysteem houdt het elke groep, de groepsleider en de betalingen bij elkaar in één beheeromgeving.

De toursmodule verkoopt dagtours en activiteiten per plaats. De module groepsreizen beheert de groep als geheel: minimumaantal om door te gaan, een groepsleider, rooming lists, betaalplannen en offertes voor privégroepen.

U ziet de telling tegen het minimum vóór de deadline. Daarna kunt u de verkoop verlengen, reizigers naar een andere datum verplaatsen of het vertrek annuleren en terugbetalen vanuit de beheeromgeving.

Ja. Stel een prijs per persoon samen uit hotels, vervoer, tours en extra's met uw marge, stuur de offerte naar de groepsleider en zet die om in een boeking zodra hij akkoord gaat.

Ja. Een groep kan een aanbetaling per reiziger of voor de hele groep vragen, gevolgd door geplande termijnen en een restbedrag, die elk bij de boeking worden bijgehouden.

Ja. Elke reiziger krijgt een kamertype en kamergenoot toegewezen, en de rooming list kan voor het hotel worden geëxporteerd zodra namen of kamers veranderen.

Ja. Agenten boeken plaatsen op vaste vertrekken of vragen groepsoffertes aan in het B2B-portaal, met hun eigen tarieven en commissies, vanuit dezelfde installatie.

Ja. Elk pakket bevat de volledige broncode onder een commerciële licentie en u host alles zelf, zodat uw ontwikkelaars de groepsreisworkflow aan uw bedrijfsvoering kunnen aanpassen.