Démo en ligne

Module voyages de groupe

Logiciel de réservation de voyages de groupe avec départs fixes, devis et rooming lists

Vendez et gérez vos voyages de groupe depuis un seul back-office : départs fixes avec taille minimale et maximale, devis et demandes de groupe, rooming lists, acomptes et échéances par groupe, et un responsable de groupe nommé sur chaque réservation.

  • Départs de groupe fixes
  • Taille de groupe minimale et maximale
  • Devis et demandes de groupe
  • Acomptes et échéances

Déplacer un groupe de 40, étape par étape

  1. 01DemandeUn responsable de groupe demande dates, taille et budget depuis le site ou par téléphone.
  2. 02DevisVotre équipe chiffre le voyage par personne et envoie le devis avec ses options.
  3. 03AcceptationLe responsable accepte et la réservation de groupe s’ouvre avec ses places bloquées.
  4. 04AcompteUn acompte par voyageur ou par groupe sécurise les places.
  5. 05NomsLes voyageurs ajoutent leurs informations, leur choix de chambre et leurs documents avant la date limite.
  6. 06SoldeLes échéances et le solde final sont suivis pour chaque voyageur.
  7. 07DépartRooming list finale, manifeste des voyageurs et documents envoyés aux fournisseurs et au groupe.

Demande et devis

D’une demande de groupe à un devis que le responsable peut accepter

Un club de randonnée demande la Jordanie et Petra en mars pour environ 40 personnes. Votre équipe calcule le prix par personne à partir de ses hôtels, transports et visites, puis envoie un seul devis au responsable du groupe.

Un devis peut comporter plusieurs options : le responsable voit ainsi le prix par personne pour chaque taille de groupe et le nombre de places responsable gratuites ou à tarif réduit. Quand le responsable accepte, la réservation de groupe s’ouvre avec ses places bloquées, et la taille minimale et maximale du groupe se compte à partir de là.

  • Devis de groupe

    Chiffrez les groupes privés par personne avec hôtels, transport et extras, puis envoyez un devis à accepter en ligne.

  • Responsables de groupe

    Un contact par groupe qui voit la liste des voyageurs et les paiements, avec des places responsables gratuites ou à tarif réduit.

  • Règles de taille de groupe

    Un minimum pour partir et un maximum à vendre par départ, avec le nombre de places vendues toujours visible.

Voir aussiLogiciel pour tour-opérateursCircuits et activités

Demande de groupeGT-2041
Voyage
Jordanie et Petra, 8 jours
Dates
Du 15 au 22 mars
Taille du groupe
Chambres nécessaires
5 twin, 2 individuelles12 voyageurs
10 twin, 4 individuelles24 voyageurs
18 twin, 4 individuelles40 voyageurs

Options du devis

Taille du groupePar personnePlaces responsable
10–19–1 gratuite(s)
20–29–2 gratuite(s)
30+–3 gratuite(s)

Total du devis

–

11 voyageurs payants · – · Places responsable: 1

–

22 voyageurs payants · – · Places responsable: 2

–

37 voyageurs payants · – · Places responsable: 3

Données d’exemple à titre d’illustration

Manifeste du groupe

Tous les voyageurs du groupe sur une seule liste

Noms, passeports, chambres, régimes alimentaires et paiements de chaque voyageur, saisis par les voyageurs eux-mêmes avant la date limite plutôt que ressaisis à partir d’e-mails.

Le responsable du groupe voit la liste des voyageurs et les paiements de son groupe. Votre équipe filtre la liste pour relancer ce qui manque, et le manifeste est prêt à être exporté pour les fournisseurs et pour le groupe.

Manifeste des voyageurs · Westfield Walking Club
VoyageurPasseportChambreRégimePaiement
Helen CarterResponsableReçu•••• 4821Twin 1AucunPayé en totalité
Tom CarterReçu•••• 4822Twin 1VégétarienPayé en totalité
Priya ShahReçu•••• 7310Twin 2VégétarienAcompte payé
Anna LewisManquantTwin 2Sans glutenAcompte payé
Samir HaddadReçu•••• 1958Double 1HalalPayé en totalité
Leila HaddadReçu•••• 1959Double 1HalalPayé en totalité
Mark OwensManquantIndividuelle 1AucunSolde à payer
Grace KimReçu•••• 6604Individuelle 2AucunSolde à payer
8 voyageurs affichés sur 402 voyageurs affichés sur 404 voyageurs affichés sur 40Données d’exemple à titre d’illustration

  • Listes de voyageurs

    Noms, passeports, régimes alimentaires et contacts d’urgence par groupe, prêts à exporter.

  • Documents de groupe

    Factures, vouchers, rooming lists et manifestes générés à partir de la réservation.

  • Responsables de groupe

    Un contact par groupe qui voit la liste des voyageurs et les paiements, avec des places responsables gratuites ou à tarif réduit.

Rooming listHôtel à Amman, nuits 1 à 3
Twin
16 chambres
Double
2 chambres
Individuelle
4 chambres
  • Twin 1Helen CarterTom Carter
  • Twin 2Priya ShahAnna Lewis
  • Twin 3Ruth EvansJane Moss
  • Twin 4Paul GrantIan Brooks
  • Twin 5Clare DunnEn attente d’une chambre
  • Double 1Samir HaddadLeila Haddad
  • Double 2Ben FordSara Ford
  • Individuelle 1+ –Mark Owens
  • Individuelle 2+ –Grace Kim
En attente d’une chambreLucy Hart

Données d’exemple à titre d’illustration

Rooming list

Une rooming list construite à partir du groupe, sans ressaisie pour l’hôtel

Chaque voyageur se voit attribuer un type de chambre et un partenaire de chambre. Les twin, doubles et individuelles se remplissent au fil des noms reçus, et la rooming list est exportée pour l’hôtel dès que des noms ou des chambres changent.

Les demandes de chambre partagée restent attachées à la réservation, le supplément chambre individuelle est facturé au voyageur qui prend la chambre seule, et un voyageur encore en attente de partenaire est visible avant que l’hôtel ne le demande.

  • Rooming lists

    Chambres individuelles, twin, doubles et triples attribuées par voyageur, avec suppléments single et demandes de partage.

  • Chambres d’hôtel pour groupes

    Utilisez les hôtels du module hébergement, avec des blocs de chambres alloués au groupe.

Voir aussiHôtelsOmra

Acomptes et échéances

Un échéancier par voyageur, avec des rappels avant chaque date

Un acompte sécurise chaque place, un deuxième paiement suit, et le solde final est dû avant le départ. L’échéancier de chaque voyageur est suivi dans la réservation du groupe.

Échéancier de paiementGT-2041
  1. 01Acompte–À la réservation
  2. 02Deuxième paiement–15 décembreRappel 14 jours avant
  3. 03Solde final–15 févrierRappel 7 jours avant
VoyageurAcompteDeuxième paiementSolde final
Tom CarterPayéPayéPayé
Priya ShahPayéPayéÀ venir
Anna LewisPayéDûÀ venir
Samir HaddadPayéPayéPayé
Mark OwensPayéDûÀ venir
Grace KimPayéPayéÀ venir
Encaissé
–
Reste dû
–

Données d’exemple à titre d’illustration

Encaissez l’acompte par voyageur ou en une seule fois pour tout le groupe. Votre équipe voit ce qui est encaissé, ce qui reste dû et qui doit être relancé, sans courir après les acomptes et les échéances un par un.

  • Échéanciers de paiement

    Acomptes, dates d’échéance et soldes par voyageur ou par groupe, avec relances.

Jour du départ

Jour du départ : un manifeste, un plan de places, un dossier de documents

Une fois le départ garanti, la rooming list finale, le manifeste des voyageurs et les documents du groupe partent chez les fournisseurs et vers le groupe.

Plan de l’autocarJour 1, de l’aéroport à Amman

Avant

  • Responsable du groupe(1)
  • Voyageur(39)
  • Place libre(8)
Itinéraire, jour par jourJordanie et Petra, 8 jours
  1. Jour 1Arrivée à Amman
  2. Jour 2Jerash et la mer Morte
  3. Jour 4Petra
  4. Jour 6Wadi Rum
  5. Jour 8Vol retour
Responsable du groupeHelen Carter+44 7700 900123Un seul contact pour tout le groupe
Dossier de documents
  • Itinéraire, jour par jour
  • Bons d’hôtel et de transport
  • Rooming list finale
  • Manifeste des voyageurs
  • Facture du groupe

Envoyé au groupe

Données d’exemple à titre d’illustration

Les places en autocar, en avion et dans les autres transports sont bloquées pour tout le groupe. Le responsable du groupe est l’unique interlocuteur du groupe, et le contact d’urgence de chaque voyageur figure dans le manifeste.

  • Départs garantis

    Marquez un départ comme garanti dès que le minimum est atteint, ou reportez ou annulez les voyageurs sinon.

  • Vue d’ensemble des départs

    Places vendues, minimum atteint, dates limites et soldes dus pour chaque départ.

Disponibilités et agents

Chambres et places bloquées pour le groupe, et départs vendus via des agents

Un voyage de groupe se construit avec des éléments que la plateforme vend déjà. Les chambres et les places sont bloquées pour le groupe, et les agents réservent des places sur des départs fixes dans le portail B2B.

Les chambres d’hôtel viennent du module hébergements, les vols et transports des modules de transport, et les visites du module tours, le tout chiffré ensemble en un seul prix par personne. Les groupes de pèlerins fonctionnent avec les mêmes outils, aux côtés du module omra.

  • Ventes de groupe par les agents

    Les agents réservent des places sur les départs fixes ou demandent des devis de groupe dans le portail B2B.

  • Rapports

    Taux de remplissage par départ, chiffre d’affaires, paiements dus et coûts fournisseurs, prêts à exporter.

Voir aussiOmraPortail de voyage B2BToutes les intégrations

Essayer la démo voyages de groupeVoir les tarifs
Bloqué pour ce groupeGT-2041
ÉlémentBloquéNominatifNoms avant le
Chambres de l’hôtel à Amman222115 février
Places du vol de groupe403815 février
Places en autocar, 8 jours484015 février

Départs fixes dans le portail agents

  • 15 mars18 places sur 30Garanti
  • 12 avril8 places sur 30Encore 4 pour garantir
  • 10 mai27 places sur 30Garanti

Données d’exemple à titre d’illustration

  • Chambres d’hôtel pour groupes

    Utilisez les hôtels du module hébergement, avec des blocs de chambres alloués au groupe.

    Hôtels

  • Vols et transport

    Ajoutez vols de groupe, autocars, train ou ferries, avec des places bloquées pour tout le groupe.

    Vols

  • Excursions et activités

    Intégrez au programme des visites et activités du module excursions.

    Circuits et activités

FAQ

Questions sur le logiciel de voyages de groupe

Ce que demandent les voyagistes de groupe et les agences avant de mettre leurs voyages de groupe en ligne.

Parler à un conseiller

Un logiciel pour vendre et gérer des voyages où les participants partent ensemble : départs fixes avec limites de taille de groupe, devis pour groupes privés, listes de voyageurs et rooming lists, acomptes et échéances par voyageur. En tant que système de gestion de voyages de groupe, il réunit chaque groupe, son responsable et ses paiements dans un seul back-office.

Le module excursions vend des excursions à la journée et des activités place par place. Le module voyages de groupe gère le groupe dans son ensemble : minimum de participants pour partir, responsable de groupe, rooming lists, échéanciers et devis pour groupes privés.

Vous voyez le comptage face au minimum avant la date limite. Vous pouvez alors prolonger les ventes, déplacer les voyageurs vers une autre date ou annuler le départ et rembourser depuis le back-office.

Oui. Composez un prix par personne avec hôtels, transport, excursions et extras plus votre marge, envoyez le devis au responsable du groupe et transformez-le en réservation une fois accepté.

Oui. Un groupe peut encaisser un acompte par voyageur ou pour tout le groupe, suivi d’échéances planifiées et d’un solde final, chacun suivi sur la réservation.

Oui. Chaque voyageur se voit attribuer un type de chambre et un compagnon de chambre, et la rooming list peut être exportée pour l’hôtel dès que les noms ou les chambres changent.

Oui. Les agents réservent des places sur les départs fixes ou demandent des devis de groupe dans le portail B2B, avec leurs propres tarifs et commissions, depuis la même installation.

Oui. Chaque offre inclut le code source complet sous licence commerciale et vous l’hébergez vous-même : vos développeurs peuvent adapter le flux de gestion des voyages de groupe à votre activité.

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