Portefeuille agent B2B
Portefeuille agent B2B : chaque réservation payée sur un solde traçable
Un portefeuille agent B2B permet à vos sous-agents de payer vols, hôtels et circuits avec un solde qu'ils alimentent à l'avance, ou avec un plafond de crédit que vous leur accordez. Chaque mouvement est une ligne du grand livre avec une date, un montant et la réservation ou le dépôt qui l'explique.
- Dépôts validés
- Grand livre par agent
- Plafonds de crédit
- Remboursements au solde
Relevé de l'agent
Un agent, un mois, chaque ligne justifiée
Voici la forme d'un relevé d'agent dans PHPTRAVELS : des dépôts qui entrent, des réservations qui sortent, un remboursement qui revient et un billet payé sur le plafond de crédit quand le solde ne suffisait plus.
| Date | Écriture | Montant | Solde du portefeuille | Crédit utilisé |
|---|---|---|---|---|
| 2026-09-01 | RechargementDépôt validé · virement bancaireTRX-20481 | +5,000.00 | 5,000.00 | 0.00 |
| 2026-09-03 | En attenteVol réservé, en attente de paiement · LHR vers DXBINV-1042 | Aucun mouvement | 5,000.00 | 0.00 |
| 2026-09-04 | DébitBillet émis, payé depuis le portefeuilleINV-1042 | −1,240.00 | 3,760.00 | 0.00 |
| 2026-09-09 | DébitRéservation d'hôtel payée depuis le portefeuilleINV-1057 | −2,980.00 | 780.00 | 0.00 |
| 2026-09-12 | RemboursementRemboursement crédité · circuit annuléINV-1031 | +410.00 | 1,190.00 | 0.00 |
| 2026-09-15 | Plafond de créditVol payé sur le plafond de créditINV-1066 | −1,600.00 | 1,190.00 | 1,600.00 |
| 2026-09-28 | RembourséCrédit remboursé · virement bancaireTRX-20533 | +1,600.00 | 1,190.00 | 0.00 |
- Solde de clôture
- –
- Crédit disponible
- –
Écran d'exemple. L'agent, les montants et les références sont fictifs.
Ce que devient l'argent d'une réservation
Une réservation passe par quatre états financiers. Seuls deux d'entre eux créent une ligne dans le grand livre.
- En attenteAucune ligne
La réservation existe, la facture est impayée. Rien n'a encore quitté le portefeuille.
pending · unpaid
- DébitéeDébit
L'agent paie depuis le portefeuille ou sur le plafond de crédit et la réservation est confirmée.
confirmed · paid
- RembourséeRecrédit
La réservation est annulée selon ses conditions et votre équipe recrédite le montant.
refunded
Ou, directement depuis En attente
AnnuléeAucune ligneLa réservation est annulée avant d'être payée. Le solde n'a jamais bougé.
cancelled
Solde prépayé ou plafond de crédit
La plupart des agences utilisent les deux : un portefeuille prépayé pour chaque agent et un plafond de crédit pour les quelques agents de confiance.
Portefeuille prépayé
- Comment il est alimenté
- L'agent dépose de l'argent et vous le validez
- Votre exposition
- Aucune au-delà des dépôts validés
- Ce qui bloque une réservation
- Un solde inférieur au total de la réservation
- Quand il est réglé
- Avant la réservation, par le dépôt
Plafond de crédit
- Comment il est alimenté
- Vous accordez un montant que l'agent peut dépenser
- Votre exposition
- Jusqu'au plafond fixé pour cet agent
- Ce qui bloque une réservation
- Le crédit utilisé atteint le plafond
- Quand il est réglé
- Dans le délai de paiement que vous fixez, en jours
Ce qu'il enregistre
Ce qu'enregistre un portefeuille agent B2B
Un portefeuille ne vaut que par les écritures qui le sous-tendent. Dans PHPTRAVELS, le solde n'est pas un chiffre saisi dans une case. C'est le résultat d'écritures, chacune avec son montant, sa devise, sa description et son horodatage, de sorte qu'un chiffre contesté peut toujours être rattaché au dépôt, à la réservation ou à l'ajustement qui l'a produit.
Le portefeuille se trouve dans la même administration que vos comptes agents, vos marges B2B et vos réservations, et les mêmes données alimentent votre clôture mensuelle. Si vous tenez aussi une comptabilité séparée, la page Comptabilité d'agence explique comment les chiffres sortent de la plateforme.
- Solde du portefeuille
- Visible par l'agent dans le portail et par votre équipe dans l'administration
- Dépôt
- Montant, devise, moyen de paiement, référence de transaction et statut de validation
- Ligne du grand livre
- Crédit ou débit, montant, devise, description et horodatage
- Ajustement manuel
- Ajouter ou retirer des fonds avec une note et un numéro de référence
- Crédit accordé
- Plafond de crédit, jours de paiement et date de première utilisation du crédit
- Où sont les données
- Dans votre propre base de données, sur votre propre serveur
Validation des dépôts
Rien n'est crédité tant que la banque n'a pas été vérifiée
Les agents soumettent leurs dépôts depuis le portail. Chacun reste en attente jusqu'à ce que votre service financier le valide ou le refuse. Essayez avec la file d'exemple.
- Skyline Travel LLCEn attenteValidéRefuséVirement bancaire · TRX-20481–
- Al Noor ToursEn attenteValidéRefuséDépôt en espèces · CSH-7713–
- Blue Coast HolidaysEn attenteValidéRefuséVirement bancaire · TRX-20455–
Soldes des agents après vérification
- Skyline Travel LLC1,190.006,190.00
- Al Noor Tours640.003,140.00
- Blue Coast Holidays85.001,285.00
Écran d'exemple. Cliquez sur valider ou refuser pour voir le solde évoluer.
- Rapprochez la référence
- Chaque dépôt indique le moyen et la référence saisis par l'agent, prêts à être comparés à votre relevé bancaire.
- Un refus reste archivé
- Un dépôt refusé ne modifie pas le solde et l'enregistrement est conservé pour votre piste d'audit.
- Le service financier est prévenu
- Chaque nouveau dépôt déclenche une notification, pour que la file n'attende pas qu'on la consulte.
Processus de paiement agent
Du premier dépôt à la clôture du mois
Six étapes, et chacune laisse une trace que vous pouvez rapprocher.
- 1
Dépôt
L'agent soumet depuis le portail un montant, une devise, un moyen et une référence.
- 2
Vérification
Le service financier rapproche la référence de la banque, puis valide ou refuse.
- 3
Réservation
L'agent réserve et choisit au paiement le solde du portefeuille ou le crédit.
- 4
Débit
La facture payée crée un débit avec la référence de la réservation.
- 5
Remboursement
Une réservation annulée et remboursable est recréditée avec une note.
- 6
Rapprochement
Chaque ligne renvoie à un dépôt, une réservation ou un ajustement identifié.
Le même paiement fonctionne dans le Moteur de réservation B2B et dans le portail agents.
Plafond de crédit
Combien de crédit reste-t-il, et pour quand
Fixez un plafond de crédit et un délai de paiement par agent. Le délai court à partir du jour où l'agent utilise le crédit pour la première fois et repart à zéro une fois le crédit remboursé.
Plafond de crédit pour agents de voyage
Le plafond est le montant maximal qu'un agent peut vous devoir à un moment donné. Une réservation payée à crédit réduit le disponible, un remboursement que vous enregistrez le rétablit. Les débits ne peuvent jamais faire passer le crédit sous zéro.
Jours de paiement et agents en retard
Les jours de paiement donnent à chaque agent un délai pour régler ce qu'il a utilisé. Les agents hors délai sont listés avec leur échéance, leurs jours de retard et le montant dû, afin que votre équipe relance d'abord les bonnes personnes.
- Crédit disponible
- 900
- Jours restants pour rembourser
- 18
- Statut
- Dans le délaiÉchéance aujourd'huiEn retard
Plafond atteint : l'agent paie depuis le portefeuille ou le recharge
Calculateur d'exemple. Modifiez les valeurs pour tester vos propres conditions.
Qui fait quoi
Agent, service financier et plateforme
Le portefeuille répartit les tâches pour que personne ne puisse déplacer de l'argent sans laisser de trace.
| Action | Agent | Administrateur financier | Plateforme |
|---|---|---|---|
| Soumettre un dépôt avec moyen et référence | Oui | Non | Non |
| Valider ou refuser un dépôt | Non | Oui | Non |
| Ajouter ou retirer des fonds avec une note | Non | Oui | Non |
| Fixer un plafond de crédit et des jours de paiement | Non | Oui | Non |
| Payer une réservation depuis le portefeuille ou à crédit | Oui | Non | Non |
| Écrire la ligne du grand livre d'une facture payée | Non | Non | Oui |
| Recréditer un remboursement sur le solde | Non | Oui | Non |
| Consulter le solde et l'historique | Oui | Oui | Non |
Avant la mise en ligne
Définissez d'abord les conditions de paiement de vos agents
Le logiciel applique les règles. Les décider vous revient. Parcourez cette liste avant d'inviter vos premiers sous-agents.
- Choisissez les devises dans lesquelles les agents peuvent déposer et réserver
- Publiez vos coordonnées bancaires et les moyens de dépôt acceptés
- Désignez qui valide les dépôts, et un remplaçant pour les congés
- Décidez quels agents obtiennent du crédit, combien, et avec quels jours de paiement
- Rédigez la règle de remboursement : quand une réservation annulée revient au portefeuille
- Fixez les marges et commissions B2B par produit
- Convenez de la fréquence à laquelle les agents reçoivent un relevé
FAQ
Questions sur le portefeuille agent B2B
Ce que les agences demandent avant de mettre en place les paiements de leurs agents.
Parler à un conseillerC'est un solde que chaque agent de voyage détient sur votre plateforme. L'agent l'alimente par des dépôts que vous validez, puis règle ses réservations avec. Chaque dépôt, paiement, remboursement et ajustement est une ligne du grand livre, si bien que le solde correspond toujours aux transactions qui le composent.
Oui. Vous pouvez fixer un plafond de crédit et un nombre de jours de paiement par agent. L'agent peut payer ses réservations à crédit jusqu'à ce plafond, et le délai de paiement court dès le premier jour d'utilisation du crédit. Lorsque vous enregistrez le remboursement, le crédit est rétabli et le délai repart à zéro.
L'agent soumet un dépôt depuis le portail avec le montant, la devise, le moyen de paiement et la référence de transaction. Il arrive dans votre administration en attente. Rien n'est crédité tant que votre équipe ne l'a pas validé, et un dépôt refusé laisse le solde inchangé.
Au paiement. Une réservation dont la facture est impayée ne touche pas le portefeuille. Le débit est écrit lorsque l'agent paie sur le solde ou sur le plafond de crédit, et une réservation annulée avant paiement ne laisse aucune ligne dans le grand livre.
Lorsqu'une réservation remboursable est annulée, votre équipe recrédite le montant sur le portefeuille de l'agent avec une note et la référence de la réservation. Le remboursement apparaît comme une ligne de crédit distincte, si bien que le débit initial et le remboursement restent tous deux visibles.
Les agents hors délai apparaissent dans une liste des retards avec l'échéance, les jours de retard et le montant dû. Votre équipe décide de la suite, par exemple une relance, un plafond réduit ou un paiement uniquement depuis le portefeuille.
Chaque dépôt et chaque ligne du grand livre portent leur propre devise, de sorte que des agents de marchés différents peuvent alimenter et dépenser dans la devise qui leur convient. L'affichage multidevise fait partie du plan Enterprise.
Le portefeuille est inclus dès le plan Agency, et le portail agents B2B complet fait partie d'Enterprise. Ce sont deux licences uniques avec le code source, donc vos développeurs peuvent adapter le circuit de validation ou le grand livre à vos propres règles.
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