Module visas
Logiciel de gestion des visas qui fait tourner le guichet visas dossier par dossier
Répondez en quelques secondes aux questions sur les exigences, recevez les demandes en ligne, contrôlez chaque pièce, suivez chaque dossier jusqu’à l’ambassade ou au portail e-visa et retour, et laissez vos sous-agents déposer des demandes pour leurs clients. Un seul système de gestion des visas, dans le même back-office que vos réservations.
- Exigences par passeport
- Dossiers avec délais SLA
- Contrôle des pièces motivé
- Agents B2B et wallet
Au guichet visas
Six guichets d’un même système de gestion des visas
Chaque demande de visa passe par le même guichet : une question sur les exigences, un dossier, une pile de pièces, un prix, souvent un rendez-vous et un coursier, et parfois un agent qui se renseigne pour un client. Cette page parcourt ce guichet poste par poste.
- 01 / 06
Recherche des exigences par pays
Type de visa, délai de traitement, validité, durée de séjour, frais et pièces pour chaque passeport et destination.
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Suivi des demandes et des dossiers
Un dossier par demandeur, un indicateur d’étapes et un délai SLA sur chaque dossier.
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Listes de pièces
Fichiers marqués reçus, manquants ou refusés, avec le motif envoyé au demandeur.
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Produits visa et frais
Visas touristiques, d’affaires, de transit et e-visas, avec frais consulaires et frais de service séparés.
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Rendez-vous et coursier
Rendez-vous à l’ambassade ou au centre de visas et envois de passeports enregistrés sur le dossier.
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Demandes des agents B2B
Les sous-agents déposent pour leurs clients, paient depuis leur wallet et touchent une commission.
Exigences par pays
De quoi ai-je besoin ? Réponse par passeport et destination
La première question de chaque demande de visa est toujours la même. La recherche des exigences y répond à partir des règles tenues à jour par votre équipe : voyageurs et agents obtiennent la réponse à l’écran au lieu d’attendre un e-mail.
Une règle est une paire : une nationalité, une destination. Pour chaque paire, vous définissez les types de visa proposés, le délai de traitement, la validité du visa, la durée de séjour autorisée, entrée unique ou multiple, les frais et la liste des pièces. Modifiez une règle une seule fois et le site, le portail agents et le formulaire de demande affichent la nouvelle réponse.
Les paires que vous ne traitez pas restent masquées, et une paire peut afficher une courte note au lieu d’un formulaire, par exemple lorsque le passeport est exempté de visa ou que le voyageur doit déposer sa demande en personne.
Fonctionne avecVolsHôtelsAssurance voyage
Fiche des exigences
E-visa touristique
PKAEDemande via: Portail e-visa officiel
Prix par demandeur
–
- Traitement
- De 3 à 4 jours ouvrés
- Validité
- 60 jours à compter de l’émission
- Séjour
- Jusqu’à 30 jours
- Entrées
- Entrée unique
Pièces
- Passeport valide 6 mois
- Photo sur fond blanc
- Billet retour
- Réservation d’hôtel
- Frais consulaires
- –
- Frais de service
- –
Fiche des exigences
Visa visiteur standard
INGBDemande via: Centre de demande de visa
Prix par demandeur
–
- Traitement
- 15 jours ouvrés
- Validité
- 6 mois à compter de l’émission
- Séjour
- Jusqu’à 180 jours
- Entrées
- Entrées multiples
Pièces
- Passeport valide 6 mois
- Relevés bancaires, 6 derniers mois
- Attestation de l’employeur
- Itinéraire de voyage
- Biométrie au centre de visas
- Frais consulaires
- –
- Frais de service
- –
Fiche des exigences
Visa touristique, vignette consulaire
NGTRDemande via: Ambassade ou consulat
Prix par demandeur
–
- Traitement
- De 10 à 15 jours ouvrés
- Validité
- 90 jours à compter de l’émission
- Séjour
- Jusqu’à 30 jours
- Entrées
- Entrée unique
Pièces
- Passeport valide 6 mois
- Photo sur fond blanc
- Relevés bancaires, 6 derniers mois
- Lettre d’invitation ou bon de circuit
- Assurance voyage
- Billet retour
- Frais consulaires
- –
- Frais de service
- –
Règles d’exemple. Votre équipe définit les exigences réelles de chaque trajet.
Suivi des demandes
Chaque demandeur un dossier, chaque dossier une étape et un chrono
Une famille de trois, ce sont trois passeports et trois décisions. Le suivi ouvre un dossier par demandeur au sein d’une demande commune, montre l’étape atteinte par chacun et décompte le délai que vous avez promis.
- Décision
Ravi Sharma
VZ-24817-1 · •••• 4471
- Pièces
- Vérification
- Transmis
- Décision
- Passeport rendu
SLAReste 2 j 6 hsur 15 jours ouvrésEn attente de: Ambassade
- Vérification
Meera Sharma
VZ-24817-2 · •••• 4472
- Pièces
- Vérification
- Transmis
- Décision
- Passeport rendu
SLAReste 9 j 2 hsur 15 jours ouvrésEn attente de: Votre équipe
- Pièces
Anaya SharmaEnfant
VZ-24817-3 · •••• 9310
- Pièces
- Vérification
- Transmis
- Décision
- Passeport rendu
SLA5 h de retardsur 15 jours ouvrésEn attente de: Demandeur
Activité du dossier
- 16/01 11:05Demande déposée au centre de visas, référence enregistrée
- 13/01 10:52Biométrie effectuée, rendez-vous clôturé
- 12/01 17:20Passeport et relevés bancaires validés par le gestionnaire
- 12/01 09:14Acte de naissance manquant, relance envoyée par e-mail
Données d’exemple à titre d’illustration.
Des étapes à votre main
Pièces, vérification, transmis, décision et passeport rendu par défaut, renommables ou extensibles par produit visa.
Un délai SLA sur chaque dossier
Chaque produit a un délai de traitement promis. Le chrono compte les jours ouvrés et signale les dossiers en retard avant que le client n’appelle.
Files par étape et gestionnaire
Filtrez le guichet par étape, destination, gestionnaire ou date de voyage pour voir quels dossiers demandent une action aujourd’hui.
Demandeurs informés à chaque étape
Un e-mail part dès qu’un dossier change d’étape, et le demandeur peut le suivre depuis son compte.
Fonctionne avecCRM pour agence de voyagesOmraCircuits en groupe
- Passeport valide 6 moispassport_meera.pdf · 1.2 MBReçues
- Photo sur fond blancphoto_meera.jpg · 340 KBMotif: Le fond n’est pas blanc uni. Merci d’envoyer une photo prise il y a moins de 6 mois.RefuséesNouvel envoi demandé
- Relevés bancaires, 6 derniers moisstatement_oct_dec.pdf · 820 KBMotif: Le relevé couvre 3 mois. L’ambassade en demande 6.RefuséesNouvel envoi demandé
- Attestation de l’employeuremployer_letter.pdf · 210 KBReçues
- Itinéraire de voyageitinerary_jan.pdf · 96 KBReçues
- Réservation d’hôtelManquantes
- Assurance voyage(Facultatif)Manquantes
Données d’exemple à titre d’illustration.
Liste des pièces
Reçue, manquante ou refusée, avec le motif consigné
Chaque produit visa a sa propre liste de pièces. Les demandeurs téléversent leurs fichiers selon cette liste, les gestionnaires contrôlent chacun d’eux et une pièce refusée repart avec un motif et un lien de renvoi, sans coup de fil.
Une liste par produit visa
Les produits touristiques, d’affaires et de transit ont chacun leurs pièces, marquées obligatoires ou facultatives.
Contrôle fichier par fichier
Les gestionnaires acceptent ou refusent chaque envoi : un dossier ne passe en vérification que lorsque la liste est complète.
Des refus qui s’expliquent
Choisissez un motif ou rédigez-le. Le demandeur le reçoit par e-mail avec un lien qui ouvre le bon emplacement de téléversement.
Des fichiers sur votre propre serveur
La plateforme est auto-hébergée : scans de passeports et relevés restent sur une infrastructure que vous maîtrisez.
Fonctionne avecLogiciel de voyage open sourcePrérequis
Produits visa
Créez des produits visa avec la répartition des frais en clair
Un produit visa, c’est une destination, un type de visa et un prix. Le configurateur sépare les frais consulaires de vos frais de service : le voyageur voit un détail transparent et votre comptabilité sait quelle part vous revient.
Le voyageur paie
–
- Reversé
- –
- Votre revenu
- –
Données d’exemple à titre d’illustration.
Tourisme, affaires, transit et e-visa
Proposez autant de types de visa par destination que vous en traitez, chacun avec sa durée de séjour, ses entrées et sa validité.
Frais consulaires et frais de service séparés
Affichés séparément au paiement et sur la facture, et comptabilisés séparément dans les rapports : l’argent reversé n’est jamais compté comme marge.
Options express
Ajoutez un traitement prioritaire ou express en option payante, avec son propre SLA plus court.
Prix par canal
Définissez un prix public pour les voyageurs et un prix net pour les agents sur le même produit.
Rendez-vous et coursier
Rendez-vous en centre de visas et passeports en transit, sur le dossier
Certains visas exigent un passage à l’ambassade ou dans un centre de demande de visa comme VFS Global pour la biométrie ; beaucoup imposent d’y envoyer le passeport puis de le récupérer. Les deux sont consignés sur le dossier : personne n’a à demander où se trouve le passeport.
| Lun | Mar | Mer | Jeu | Ven | |
|---|---|---|---|---|---|
| 09:00 | HR | Libre | SI | Libre | BA |
| 10:30 | Libre | RS | Libre | AK | Libre |
| 12:00 | NM | Libre | Libre | Libre | ZQ |
| 14:30 | Libre | FT | UK | Libre | Libre |
- Récupéré chez le demandeur09/01 15:40
- Remis au centre de visas10/01 11:15
- Prêt à être retiré22/01 13:05
- En cours de livraison23/01 08:30En cours
- Remis au demandeur
Données d’exemple à titre d’illustration.
Les rendez-vous se réservent sur le système propre de l’ambassade ou du centre. Le dossier conserve le créneau, la référence et les rappels.
Le créneau sur le dossier
Centre, date, heure, référence et personne présente, visibles par le gestionnaire et le demandeur.
Rappels avant le rendez-vous
Le demandeur reçoit par e-mail le rendez-vous, l’adresse et la liste de ce qu’il doit apporter.
Coursier aller et retour
Enregistrez la lettre de transport de l’aller et du retour et mettez à jour le statut au fil des déplacements du passeport.
Une traçabilité pour chaque passeport
Chaque remise est consignée avec sa date : vous savez toujours qui détient le passeport d’un client.
Agents B2B
Les sous-agents déposent pour leurs clients, votre guichet traite
Votre réseau d’agents utilise les mêmes exigences, produits et listes de pièces dans le portail B2B. Les agents paient depuis leur wallet, touchent une commission sur les frais de service et suivent le dossier de chaque client sans appeler votre guichet.
Demandes depuis le portail B2B
Les agents consultent les exigences, saisissent les demandeurs et téléversent les pièces de leurs propres clients.
Payé depuis le wallet
Les frais sont prélevés sur le wallet ou la ligne de crédit de l’agent au dépôt, chaque mouvement étant inscrit au grand livre.
Commission sur les frais de service
Un montant fixe ou un pourcentage par produit, jamais sur les frais consulaires.
Chaque agent ne voit que ses clients
Dossiers, pièces et factures sont limités à l’agent qui les a déposés.
Fonctionne avecPortail de voyage B2BPortefeuille agent B2BPortail de voyage B2B en marque blanche
- Solde du wallet
- –
- Commission du mois
- –
- Dossiers ouverts
- 7
| Client | Visa | Étape | Payé | Commission |
|---|---|---|---|---|
| Hassan Raza | AETourisme | Décision | – | + – |
| Sana Iqbal | GBAffaires | Transmis | – | + – |
| Bilal Ahmed | TRTourisme | Pièces | – | + – |
| Ayesha Khan | AETransit | Passeport rendu | – | + – |
FAQ
Questions sur le logiciel de gestion des visas
Ce que demandent les agences et les cabinets de visas avant de passer le traitement des visas en ligne.
Parler à un conseillerUn logiciel qui permet aux voyageurs de demander un visa en ligne et à votre équipe de gérer chaque demande : exigences, données du demandeur et du passeport, pièces, frais, étapes, rendez-vous et notifications dans un seul back-office, au lieu des e-mails et des tableurs.
Oui. Le module fonctionne comme un logiciel de demande de visa en ligne : les voyageurs choisissent nationalité, destination et type de visa, saisissent les données du demandeur, téléversent leurs pièces et paient les frais sur votre site.
Oui. Chaque paire nationalité-destination a ses propres types de visa, validité, délai de traitement, liste de pièces et frais, et vous pouvez masquer les paires que vous ne traitez pas.
Chaque demandeur a un dossier qui passe par des étapes comme pièces, vérification, transmis, décision et passeport rendu. Le demandeur reçoit un e-mail à chaque changement et peut consulter son dossier depuis son compte.
Les frais consulaires et vos frais de service sont définis séparément par destination et type de visa, puis payés en ligne via vos passerelles de paiement ou avec le solde du wallet d’un agent.
Oui. Les dossiers visas partagent clients, paiements et agents avec tous les autres modules, et le module Omra utilise le même suivi des passeports et des pièces pour les pèlerins.
Non. PHPTRAVELS vend un logiciel. Les visas sont délivrés uniquement par les gouvernements, via leurs ambassades, consulats, portails e-visa officiels et centres agréés. Votre agence utilise le module pour organiser et suivre les demandes qu’elle traite.
Oui. Chaque offre inclut le code source complet sous licence commerciale et vous l’hébergez vous-même : les données des demandeurs restent sur vos serveurs et vos développeurs peuvent modifier le module.