Visa-Modul
Visa-Management-Software, die den Visaschalter Vorgang für Vorgang steuert
Beantworten Sie Fragen zu Einreisebestimmungen in Sekunden, nehmen Sie Anträge online an, prüfen Sie jedes Dokument, verfolgen Sie jeden Vorgang bis zur Botschaft oder zum E-Visa-Portal und zurück und lassen Sie Unteragenturen für ihre Kunden beantragen. Ein Visa-Management-System im selben Admin wie Ihre Buchungen.
- Bestimmungen je Pass
- Vorgänge mit SLA-Timer
- Dokumentenprüfung mit Begründung
- B2B-Agenturen und Wallet
Am Visaschalter
Sechs Schalter eines Visa-Management-Systems
Jede Visaanfrage durchläuft denselben Schalter: eine Frage zu den Bestimmungen, ein Vorgang, ein Stapel Dokumente, ein Preis, oft ein Termin und ein Kurier und manchmal eine Agentur, die für einen Kunden anfragt. Diese Seite folgt dem Schalter Station für Station.
- 01 / 06
Einreisebestimmungen nach Land
Visaart, Bearbeitungszeit, Gültigkeit, Aufenthaltsdauer, Gebühren und Unterlagen für jeden Pass und jedes Reiseziel.
- 02 / 06
Antrags- und Vorgangsverfolgung
Ein Vorgang pro Antragsteller, eine Statusleiste und ein SLA-Timer an jedem Vorgang.
- 03 / 06
Dokumenten-Checklisten
Uploads als eingegangen, fehlend oder abgelehnt geprüft, mit Begründung an den Antragsteller.
- 04 / 06
Visaprodukte und Gebühren
Touristen-, Geschäfts-, Transit- und E-Visa-Produkte, Behördengebühr und Servicegebühr getrennt.
- 05 / 06
Termine und Kurier
Termine bei Botschaft und Visazentrum sowie Passkuriere direkt am Vorgang erfasst.
- 06 / 06
Anträge von B2B-Agenturen
Unteragenturen beantragen für ihre Kunden, zahlen aus dem Wallet und erhalten eine Provision.
Einreisebestimmungen
Was brauche ich? Beantwortet nach Pass und Reiseziel
Die erste Frage jeder Visaanfrage ist dieselbe. Der Bestimmungsfinder beantwortet sie aus Regeln, die Ihr Team pflegt. So bekommen Reisende und Agenturen die Antwort auf dem Bildschirm, statt auf eine E-Mail zu warten.
Eine Regel ist ein Paar: eine Staatsangehörigkeit, ein Reiseziel. Für jedes Paar legen Sie die angebotenen Visaarten fest, die Bearbeitungszeit, die Gültigkeit des Visums, die erlaubte Aufenthaltsdauer, einfache oder mehrfache Einreise, die Gebühren und die Dokumenten-Checkliste. Ändern Sie eine Regel einmal, und Website, Agenturportal und Antragsformular zeigen die neue Antwort.
Paare, die Sie nicht bearbeiten, bleiben ausgeblendet, und ein Paar kann statt eines Formulars einen kurzen Hinweis zeigen, etwa wenn der Pass visumfrei reist oder der Reisende persönlich beantragen muss.
Funktioniert mitFlügeUnterkünfteReiseversicherung
Bestimmungskarte
Touristen-E-Visum
PKAEBeantragt über: Offizielles E-Visa-Portal
Gebühr pro Antragsteller
–
- Bearbeitung
- 3 bis 4 Werktage
- Gültigkeit
- 60 Tage ab Ausstellung
- Aufenthalt
- Bis zu 30 Tage
- Einreisen
- Einfache Einreise
Unterlagen
- Pass mindestens 6 Monate gültig
- Foto vor weißem Hintergrund
- Rückflugticket
- Hotelbuchung
- Behördengebühr
- –
- Servicegebühr
- –
Bestimmungskarte
Standard-Besuchervisum
INGBBeantragt über: Visa-Antragszentrum
Gebühr pro Antragsteller
–
- Bearbeitung
- 15 Werktage
- Gültigkeit
- 6 Monate ab Ausstellung
- Aufenthalt
- Bis zu 180 Tage
- Einreisen
- Mehrfache Einreise
Unterlagen
- Pass mindestens 6 Monate gültig
- Kontoauszüge der letzten 6 Monate
- Arbeitgeberbescheinigung
- Reiseplan
- Biometrie im Visazentrum
- Behördengebühr
- –
- Servicegebühr
- –
Bestimmungskarte
Touristenvisum, Botschaftsetikett
NGTRBeantragt über: Botschaft oder Konsulat
Gebühr pro Antragsteller
–
- Bearbeitung
- 10 bis 15 Werktage
- Gültigkeit
- 90 Tage ab Ausstellung
- Aufenthalt
- Bis zu 30 Tage
- Einreisen
- Einfache Einreise
Unterlagen
- Pass mindestens 6 Monate gültig
- Foto vor weißem Hintergrund
- Kontoauszüge der letzten 6 Monate
- Einladung oder Reisevoucher
- Reiseversicherung
- Rückflugticket
- Behördengebühr
- –
- Servicegebühr
- –
Beispielregeln. Ihr Team legt die tatsächlichen Bestimmungen für jede Route fest.
Antragsverfolgung
Jeder Antragsteller ein Vorgang, jeder Vorgang ein Status und eine Uhr
Eine dreiköpfige Familie bedeutet drei Pässe und drei Entscheidungen. Die Verfolgung eröffnet unter einem gemeinsamen Antrag einen Vorgang pro Antragsteller, zeigt den jeweils erreichten Status und zählt die zugesagte Zeit herunter.
- Entscheidung
Ravi Sharma
VZ-24817-1 · •••• 4471
- Unterlagen
- Prüfung
- Eingereicht
- Entscheidung
- Pass zurück
SLAnoch 2 T 6 Stdvon 15 WerktagenWartet auf: Botschaft
- Prüfung
Meera Sharma
VZ-24817-2 · •••• 4472
- Unterlagen
- Prüfung
- Eingereicht
- Entscheidung
- Pass zurück
SLAnoch 9 T 2 Stdvon 15 WerktagenWartet auf: Ihr Team
- Unterlagen
Anaya SharmaKind
VZ-24817-3 · •••• 9310
- Unterlagen
- Prüfung
- Eingereicht
- Entscheidung
- Pass zurück
SLA5 Std überfälligvon 15 WerktagenWartet auf: Antragsteller
Vorgangsverlauf
- 16/01 11:05Antrag im Visazentrum eingereicht, Referenz gespeichert
- 13/01 10:52Biometrie erfolgt, Termin abgeschlossen
- 12/01 17:20Pass und Kontoauszüge vom Sachbearbeiter freigegeben
- 12/01 09:14Geburtsurkunde fehlt, Antragsteller per E-Mail erinnert
Beispieldaten zur Veranschaulichung.
Status nach Ihren Vorgaben
Standardmäßig Unterlagen, Prüfung, eingereicht, Entscheidung und Pass zurück, pro Visaprodukt umbenannt oder erweitert.
Ein SLA-Timer an jedem Vorgang
Jedes Produkt hat eine zugesagte Bearbeitungszeit. Der Timer zählt Werktage und markiert überfällige Vorgänge, bevor der Kunde anruft.
Listen nach Status und Sachbearbeiter
Filtern Sie nach Status, Reiseziel, Sachbearbeiter oder Reisedatum und sehen Sie, welche Vorgänge heute dran sind.
Antragsteller bei jedem Schritt informiert
Bei jedem Statuswechsel geht eine E-Mail raus, und der Antragsteller kann den Vorgang in seinem Konto verfolgen.
Funktioniert mitReisebüro-CRMUmrahGruppenreisen
- Pass mindestens 6 Monate gültigpassport_meera.pdf · 1.2 MBEingegangen
- Foto vor weißem Hintergrundphoto_meera.jpg · 340 KBBegründung: Der Hintergrund ist nicht rein weiß. Bitte laden Sie ein Foto hoch, das in den letzten 6 Monaten aufgenommen wurde.AbgelehntNeuer Upload angefordert
- Kontoauszüge der letzten 6 Monatestatement_oct_dec.pdf · 820 KBBegründung: Der Auszug umfasst 3 Monate. Die Botschaft verlangt 6.AbgelehntNeuer Upload angefordert
- Arbeitgeberbescheinigungemployer_letter.pdf · 210 KBEingegangen
- Reiseplanitinerary_jan.pdf · 96 KBEingegangen
- HotelbuchungFehlend
- Reiseversicherung(Optional)Fehlend
Beispieldaten zur Veranschaulichung.
Dokumenten-Checkliste
Eingegangen, fehlend oder abgelehnt, mit dokumentierter Begründung
Jedes Visaprodukt hat seine eigene Checkliste. Antragsteller laden dazu hoch, Sachbearbeiter prüfen jede Datei, und ein abgelehntes Dokument geht mit Begründung und Link zum erneuten Hochladen zurück statt per Telefonanruf.
Eine Checkliste pro Visaprodukt
Touristen-, Geschäfts- und Transitprodukte führen jeweils eigene Unterlagen, als Pflicht oder optional markiert.
Datei für Datei geprüft
Sachbearbeiter nehmen jeden Upload an oder lehnen ihn ab, sodass ein Vorgang erst bei vollständiger Liste in die Prüfung geht.
Ablehnungen, die sich selbst erklären
Wählen oder schreiben Sie eine Begründung. Der Antragsteller erhält sie per E-Mail mit einem Link zum richtigen Upload-Feld.
Dateien auf Ihrem eigenen Server
Die Plattform ist selbst gehostet, Passscans und Kontoauszüge bleiben auf Infrastruktur unter Ihrer Kontrolle.
Funktioniert mitOpen-Source-ReisesoftwareAnforderungen
Visaprodukte
Visaprodukte mit transparenter Gebührenaufteilung
Ein Visaprodukt ist ein Reiseziel, eine Visaart und ein Preis. Der Baukasten hält Behördengebühr und Ihre Servicegebühr getrennt, sodass der Reisende eine ehrliche Aufschlüsselung sieht und Ihre Buchhaltung weiß, welcher Teil Ihnen gehört.
Reisender zahlt
–
- Durchlaufend
- –
- Ihr Umsatz
- –
Beispieldaten zur Veranschaulichung.
Tourismus, Geschäft, Transit und E-Visum
Bieten Sie pro Reiseziel so viele Visaarten an, wie Sie bearbeiten, jede mit eigener Aufenthaltsdauer, Einreiseart und Gültigkeit.
Behördengebühr und Servicegebühr getrennt
Getrennt im Checkout und auf der Rechnung ausgewiesen und getrennt in Berichten gebucht, damit durchlaufende Gelder nie als Gewinn zählen.
Express-Optionen
Bieten Sie Priority- oder Expressbearbeitung als bepreiste Option mit eigener, kürzerer SLA an.
Preise pro Kanal
Legen Sie für dasselbe Produkt einen öffentlichen Preis für Reisende und einen Nettopreis für Agenturen fest.
Termine und Kurier
Termine im Visazentrum und Pässe unterwegs, direkt am Vorgang
Manche Visa erfordern einen Besuch bei der Botschaft oder in einem Visa-Antragszentrum wie VFS Global für die Biometrie, viele erfordern den Versand des Passes hin und zurück. Beides wird am Vorgang erfasst, niemand muss fragen, wo der Pass gerade ist.
| Mo | Di | Mi | Do | Fr | |
|---|---|---|---|---|---|
| 09:00 | HR | Frei | SI | Frei | BA |
| 10:30 | Frei | RS | Frei | AK | Frei |
| 12:00 | NM | Frei | Frei | Frei | ZQ |
| 14:30 | Frei | FT | UK | Frei | Frei |
- Beim Antragsteller abgeholt09/01 15:40
- Im Visazentrum abgegeben10/01 11:15
- Zur Abholung bereit22/01 13:05
- In Zustellung23/01 08:30Aktuell
- An den Antragsteller zugestellt
Beispieldaten zur Veranschaulichung.
Termine werden im System der Botschaft oder des Zentrums gebucht. Der Vorgang speichert Termin, Referenz und Erinnerungen.
Der Termin am Vorgang
Zentrum, Datum, Uhrzeit, Referenz und wer erscheint, sichtbar für Sachbearbeiter und Antragsteller.
Erinnerungen vor dem Termin
Der Antragsteller erhält Termin, Adresse und die mitzubringenden Unterlagen per E-Mail.
Kurier in beide Richtungen
Erfassen Sie den Frachtbrief für Hin- und Rückweg und aktualisieren Sie den Status, während der Pass unterwegs ist.
Lückenloser Verbleibnachweis für jeden Pass
Jede Übergabe wird mit Datum protokolliert, sodass Sie immer wissen, wer den Pass eines Kunden hat.
B2B-Agenturen
Unteragenturen beantragen für ihre Kunden, Ihr Schalter bearbeitet
Ihr Agenturnetz nutzt im B2B-Portal dieselben Bestimmungen, Produkte und Checklisten. Agenturen zahlen aus dem Wallet, erhalten eine Provision auf die Servicegebühr und verfolgen jeden Kundenvorgang, ohne Ihren Schalter anzurufen.
Anträge aus dem B2B-Portal
Agenturen prüfen Bestimmungen, erfassen Antragsteller und laden Unterlagen für ihre eigenen Kunden hoch.
Aus dem Wallet bezahlt
Gebühren werden bei Einreichung vom Wallet oder Kreditrahmen der Agentur abgebucht, jede Bewegung steht im Kontobuch.
Provision auf die Servicegebühr
Ein Festbetrag oder Prozentsatz pro Produkt, nie auf die Behördengebühr.
Jede Agentur sieht nur ihre Kunden
Vorgänge, Unterlagen und Rechnungen sind auf die einreichende Agentur beschränkt.
Funktioniert mitB2B-ReiseportalB2B-Agenten-WalletWhite-Label-B2B-Reiseportal
- Wallet-Guthaben
- –
- Provision diesen Monat
- –
- Offene Vorgänge
- 7
| Kunde | Visum | Status | Bezahlt | Provision |
|---|---|---|---|---|
| Hassan Raza | AETourismus | Entscheidung | – | + – |
| Sana Iqbal | GBGeschäftlich | Eingereicht | – | + – |
| Bilal Ahmed | TRTourismus | Unterlagen | – | + – |
| Ayesha Khan | AETransit | Pass zurück | – | + – |
FAQ
Fragen zur Visa-Management-Software
Was Reisebüros und Visaagenturen fragen, bevor sie die Visabearbeitung online abwickeln.
Vertrieb kontaktierenSoftware, mit der Reisende ein Visum online beantragen und Ihr Team jeden Antrag verwaltet: Bestimmungen, Antragsteller- und Passdaten, Unterlagen, Gebühren, Status, Termine und Benachrichtigungen in einem Admin statt in E-Mails und Tabellen.
Ja. Das Modul arbeitet als Online-Visaantragssystem: Reisende wählen Staatsangehörigkeit, Reiseziel und Visaart, geben die Antragstellerdaten ein, laden Unterlagen hoch und bezahlen die Gebühren auf Ihrer Website.
Ja. Jedes Paar aus Staatsangehörigkeit und Reiseziel hat eigene Visaarten, Gültigkeit, Bearbeitungszeit, Dokumenten-Checkliste und Gebühren, und Paare, die Sie nicht bearbeiten, können Sie ausblenden.
Jeder Antragsteller hat einen Vorgang, der Status wie Unterlagen, Prüfung, eingereicht, Entscheidung und Pass zurück durchläuft. Der Antragsteller erhält bei jeder Änderung eine E-Mail und kann den Vorgang in seinem Konto einsehen.
Behördengebühr und Ihre Servicegebühr werden pro Reiseziel und Visaart getrennt festgelegt und dann online über Ihre Zahlungsanbieter oder aus dem Wallet-Guthaben einer Agentur bezahlt.
Ja. Visavorgänge teilen Kunden, Zahlungen und Agenturen mit allen anderen Modulen, und das Umrah-Modul nutzt dieselbe Pass- und Dokumentenverfolgung für Pilger.
Nein. PHPTRAVELS verkauft Software. Visa werden ausschließlich von Regierungen über ihre Botschaften, Konsulate, offiziellen E-Visa-Portale und beauftragten Zentren ausgestellt. Ihre Agentur nutzt das Modul, um die von ihr betreuten Anträge zu organisieren und zu verfolgen.
Ja. Jeder Plan enthält den vollständigen Quellcode unter kommerzieller Lizenz, und Sie hosten selbst. So bleiben Antragstellerdaten auf Ihren Servern und Ihre Entwickler können das Modul anpassen.