DMC-Software
Destination-Management-System für DMCs, die Bodenleistungen kalkulieren, verkaufen und durchführen
Ein Destination-Management-System ist die Software, mit der eine DMC Gruppenprogramme kalkuliert, Lieferantenverträge verwaltet und Bodenleistungen an Agenturen verkauft. PHPTRAVELS führt Transfers, Ausflüge, Hotels, Reiseleiter und Mahlzeiten in einem Kalkulationsblatt zusammen und macht daraus Angebot, Buchung und Rechnung.
- Gruppenkalkulation
- Direkte Lieferantenverträge
- Agenturportal und API
- Rechnungen in mehreren Währungen
Kalkulation der Bodenleistungen
Ein fünftägiges Gruppenprogramm Zeile für Zeile kalkulieren
Jede Leistung in einer Gruppenakte hat einen Tag, einen Lieferanten, einen Nettopreis und eine Marge. Ändern Sie die Gruppengröße und sehen Sie, wie sich der Preis pro Person verschiebt: Busse und Reiseleiter werden pro Gruppe bezahlt, Zimmer und Eintritte pro Person.
| Tag | Leistung | Lieferant | Nettopreis | Marge | Verkauf | Laufende Summe |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Tag 1 | Ankunftstransfer, Flughafen IST zum HotelPro Gruppe · 420 | Buspartner, 46 Sitze | 420 | 15% | 483 | 483 |
| Hotel in der Altstadt, 2 Nächte, Doppelzimmer, FrühstückPro Person · 140 | Boutiquehotel, Sultanahmet | 3,360 | 12% | 3,763 | 4,246 | |
| Tag 2 | Ganztägige Altstadtführung, EnglischPro Gruppe · 180 | Lizenzierter Reiseleiter | 180 | 15% | 207 | 4,453 |
| Eintritte für Paläste und MuseenPro Person · 45 | Museumskasse | 1,080 | 8% | 1,166 | 5,619 | |
| Bosporus-Kreuzfahrt mit AbendessenPro Person · 55 | Schiffsbetreiber | 1,320 | 20% | 1,584 | 7,203 | |
| Tag 3 | Transfer vom Flughafen Kayseri nach KappadokienPro Gruppe · 380 | Transferpartner, Kayseri | 380 | 15% | 437 | 7,640 |
| Höhlenhotel, 2 Nächte, HalbpensionPro Person · 160 | Höhlenhotel, Göreme | 3,840 | 12% | 4,301 | 11,941 | |
| Tag 4 | Ballonfahrt bei SonnenaufgangPro Person · 210 | Ballonanbieter | 5,040 | 10% | 5,544 | 17,485 |
| Täler-Ausflug mit Bus und ReiseleiterPro Gruppe · 520 | Ausflugspartner | 520 | 18% | 614 | 18,099 | |
| Menü-Mittagessen in AvanosPro Person · 18 | Lokales Restaurant | 432 | 25% | 540 | 18,639 | |
| Tag 5 | Abreisetransfer zum Flughafen KayseriPro Gruppe · 220 | Transferpartner, Kayseri | 220 | 15% | 253 | 18,892 |
- Nettokosten gesamt
- USD16,792
- Verkauf gesamt
- USD18,892
- Rohertrag
- USD2,100
- Preis pro Person
- USD788
Beispielansicht. Lieferantennamen, Preise und Margen sind fiktiv.
- Gruppenkosten werden geteilt, Personenkosten wachsen
- Ein Bus kostet für 16 Gäste so viel wie für 32, eine größere Gruppe senkt also den Preis pro Person. Zimmer, Eintritte und Mahlzeiten steigen mit jedem Gast.
- Eine Marge auf jeder Zeile
- Legen Sie pro Leistung eine eigene Marge fest. Hotels tragen oft weniger als Ausflüge, und das Blatt zeigt den Gewinn, bevor Sie das Angebot senden.
- Flüge bleiben außen vor
- Die meisten DMCs verkaufen nur Landleistungen. Inlands- oder internationale Flüge lassen sich über das Flugmodul ergänzen, wenn eine Agentur sie anfragt.
Leistungen und Lieferanten
Fünf Bodenleistungen, drei Wege der Beschaffung
Eine DMC kauft selten jede Leistung auf dieselbe Weise ein. Hotels können aus eigenen Verträgen oder von einem Großhändler stammen, Reiseleiter und Mahlzeiten sind fast immer lokale Vereinbarungen. Das System hält jede Quelle neben den anderen.
| Leistung | Preis pro | Direktvertrag | Lieferanten-Extranet | XML- oder API-Lieferant |
|---|---|---|---|---|
| Transfers | Fahrzeug, pro Transfer oder pro Stunde | Preise nach Fahrzeugtyp und Zone | Der Partner pflegt seine Preise selbst | Live-Transferangebote angebundener Lieferanten |
| Ausflüge | Person, mit Kinder- und Gruppenpreisen | Saisons, Abfahrten und Kinderpreise | Der Partner verwaltet seine Verfügbarkeit selbst | Touren und Tickets von Aktivitätsanbietern |
| Hotels | Zimmer pro Nacht, nach Saison und Verpflegung | Saisons, Kontingente, Bedingungen und Stop-Sales | Das Hotel pflegt Preise und Angebote | Großhändlerzimmer füllen die nicht kontrahierten Termine |
| Reiseleiter | Tag oder halber Tag, nach Sprache | Tagessätze als Leistungszeile erfasst | Für diese Leistung nicht genutzt | Für diese Leistung nicht genutzt |
| Mahlzeiten | Gedeck, nach Menü | Menüpreise als Leistungszeile erfasst | Für diese Leistung nicht genutzt | Für diese Leistung nicht genutzt |
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Definition
Was ein Destination-Management-System leistet
Eine Destination Management Company, kurz DMC, ist der lokale Partner, der eine Reise vor Ort durchführt. Ausländische Reiseveranstalter und Reisebüros schicken ihr Gruppen und Einzelreisende, und die DMC bucht die Hotels, empfängt die Flüge, chartert Busse und Reiseleiter und sorgt dafür, dass jede Leistung am richtigen Tag stattfindet.
Ein Destination-Management-System ist die Software hinter dieser Arbeit. Es speichert, was Sie mit lokalen Lieferanten verhandelt haben, ergänzt Inhalte von Großhändlern, erstellt die Kalkulation für jede Anfrage und hält die Akte aktuell, bis der letzte Transfer bezahlt ist. Ohne ein solches System wird derselbe Preis in eine Tabelle, ein Angebot, eine E-Mail und eine Rechnung getippt, und jede Kopie kann abweichen.
In PHPTRAVELS steuert dieselbe Installation Ihre Verträge, Ihre Angebote und Ihre Vertriebskanäle. Agenturen buchen über ein B2B-Portal, Direktkunden über Ihre Website und Partner über Ihre eigene API.
- Genutzt von
- Incoming-DMCs, Ground Handlern, Reiseveranstaltern und Eventagenturen
- Enthält
- Lieferantenverträge, Saisons, Kontingente, Bedingungen und Angebote
- Erstellt
- Kalkulationen, Angebote, Pakete und Festtermine
- Verkauft an
- Ausländische Agenturen, Reiseveranstalter, Firmen und Direktkunden
- Erzeugt
- Voucher, Reiseprogramme, Leistungsaufträge und Rechnungen
- In PHPTRAVELS
- Selbst gehostet, Quellcode inklusive, einmalige Lizenz
Ablauf
Von der Agenturanfrage bis zur Lieferantenzahlung
Eine Gruppenakte durchläuft Vertrieb, Operations und Buchhaltung. Jeder Schritt arbeitet am selben Datensatz, niemand tippt einen Preis oder Namen erneut ein.
Vertrieb
- 01AnfrageEine Agentur sendet Termine, Gruppengröße und Wünsche. Die Anfrage wird erfasst und einem Teammitglied zugewiesen.
- 02KalkulationDer Berater baut das Programm Tag für Tag auf und wählt für jede Leistung Lieferant und Marge.
- 03AngebotDie Kalkulation wird zum Angebot in der Währung der Agentur, mit Preis pro Person und aufgeführten Leistungen.
Operations
- 04BestätigungNimmt die Agentur an, wird aus dem Angebot eine Buchung, und die Leistungen werden bei jedem Lieferanten angefragt.
- 05Rooming List und NamenNamen, Zimmertypen und besondere Wünsche kommen von der Agentur und werden der Buchung zugeordnet.
- 06Voucher und ReiseprogrammVoucher gehen an die Lieferanten, ein Tagesprogramm geht an die Agentur und den Reiseleiter.
Buchhaltung
- 07Rechnung und ZahlungDie Agentur erhält eine Rechnung, und Zahlungen werden auf der Akte verbucht.
- 08LieferantenabrechnungWas Sie jedem Lieferanten schulden, steht neben dem, was die Agentur bezahlt hat. So ist der tatsächliche Gewinn der Akte klar.
Preisregeln
Ein Nettopreis, ein eigener Preis für jeden Kanal
Sie kontrahieren eine Leistung nur einmal. Aufschlagsregeln bestimmen dann, was jeder Käufer sieht: Partneragentur, Direktkunde und API-Partner erhalten jeweils ihren eigenen Preis aus denselben Nettokosten.
Einstellbare Regeln
- Pro Lieferant, Leistung, Ziel, Agentur oder Kanal
- Als fester Betrag oder Prozentsatz
- Saisonpreise und Angebote aus dem Vertrag
- Automatische Umrechnung in die Währung des Käufers
- Steuern auf jeder Rechnung
Täler-Ausflug, pro Person
Beispielansicht. Preise und Aufschläge sind fiktiv.
Ansätze im Vergleich
Tabellen und E-Mail oder ein Destination-Management-System
Viele DMCs beginnen mit Tabellen, und für wenige Akten im Monat reicht das. Sobald mehrere Personen gleichzeitig kalkulieren, stoßen sie an Grenzen.
Tabelle und E-Mail
Destination-Management-System
- Tabelle und E-MailPreise werden aus Vertragsdateien in jedes neue Angebot kopiertDestination-Management-SystemPreise werden einmal geladen und von jedem Angebot genutzt
- Tabelle und E-MailKontingente werden per E-Mail beim Hotel geprüftDestination-Management-SystemKontingente und Stop-Sales stehen im Vertrag
- Tabelle und E-MailMehrere Versionen eines Angebots kursieren per E-MailDestination-Management-SystemEine Akte enthält Angebot, Buchung und Verlauf
- Tabelle und E-MailVoucher und Rechnungen werden von Hand geschriebenDestination-Management-SystemVoucher und Rechnungen entstehen aus der Buchung
- Tabelle und E-MailAgenturen warten auf eine Antwort, um einen Preis zu sehenDestination-Management-SystemAgenturen kalkulieren und buchen selbst im B2B-Portal
- Tabelle und E-MailDer Gewinn pro Akte ist erst nach Saisonende bekanntDestination-Management-SystemDer Gewinn pro Akte ist vor der Bestätigung sichtbar
Erste Schritte
Was Sie vor dem Umzug Ihrer DMC vorbereiten sollten
Der Umzug dreht sich vor allem um Daten, die Sie bereits haben. Stellen Sie diese zusammen, dann geht die Einrichtung schnell.
- Ihre LieferantenverträgeHotel-, Transfer- und Ausflugspreise mit Saisons und Bedingungen. Excel-Dateien lassen sich im Stapel hochladen.
- LieferantenkontenZugangsdaten für Großhändler oder Aktivitätsanbieter, die Sie anbinden möchten.
- Ihre AufschlagsregelnMargen pro Leistungsart und Kanal sowie agenturspezifische Preise.
- Ihre AgenturlistePartneragenturen mit Währung, Kreditbedingungen und Ansprechpartner.
- DokumentvorlagenIhr Logo und Ihre Texte für Voucher, Reiseprogramme und Rechnungen.
- Team und RollenWer Anfragen erhält, wer kalkuliert und wer mit den Lieferanten bestätigt.
FAQ
Fragen zum Destination-Management-System
Was DMCs fragen, bevor sie Kalkulation, Verträge und Vertrieb in ein System bringen.
Vertrieb kontaktierenEs ist die Software, mit der eine Destination Management Company ihr Geschäft führt: Lieferantenverträge, Kalkulation von Gruppen- und Individualprogrammen, Angebote, Buchungen, Voucher, Rechnungen und Lieferantenzahlungen, alles in einem Datensatz pro Akte.
Ja, beide Begriffe beschreiben dieselbe Art von System. Destination-Management-System benennt die Plattform, DMC-Software benennt, wer sie nutzt.
Jede Leistung ist eine Zeile mit Tag, Lieferant, Nettopreis und Marge. Leistungen mit Gruppenpreis, etwa Busse und Reiseleiter, werden auf die Gäste verteilt, Leistungen mit Personenpreis werden mit der Gruppengröße multipliziert. Das Blatt zeigt Gesamtverkauf, Gewinn und Preis pro Person.
Ja. Direktverträge und angebundene XML- oder API-Lieferanten erscheinen nebeneinander. Sie nutzen Ihren eigenen Preis, wo Sie einen haben, und füllen Lücken über einen Großhändler.
Ja. Partneragenturen erhalten ein B2B-Portal mit eigenen Preisen und eigener Währung, größere Partner können sich über Ihre eigene API an Ihr Inventar anbinden.
Ja. Preise, Angebote und Rechnungen werden automatisch zwischen Währungen umgerechnet, und Steuern werden nach Ihren Regeln angewendet.
Lizenzen beginnen bei als Einmalzahlung, Quellcode inklusive. Hosting und Lieferantenverträge liegen bei Ihnen. Die Preisseite vergleicht die Pakete.
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