Live-Demo

Backoffice für Reiseveranstalter

Backoffice-Software für Reiseveranstalter, die Lieferanten, Belege und Geld steuert

Jede Buchung wird zu einer Akte mit ihren Leistungen, Lieferantenaufträgen, Vouchern, Rechnungen, Zahlungen und ihrer Marge. So arbeiten Vertrieb, Operations und Buchhaltung am selben Datensatz statt in Postfächern und Tabellen.

  • Eine Akte pro Buchung
  • Aufträge an Lieferanten
  • Voucher und Rechnungen
  • Forderungen, Verbindlichkeiten und Marge

Die Buchungsakte

Was Backoffice-Software für Reiseveranstalter an einem Ort bündelt

Eine Rundreisebuchung ist selten ein einzelnes Produkt. Eine Rundreise mit sieben Nächten kann drei Hotels, ein Wüstencamp, Transfers und einen Reiseleiter enthalten, jeweils von einem anderen Lieferanten mit eigener Frist und eigenen Zahlungsbedingungen. Das Backoffice hält alles in einer Buchungsakte zusammen.

Der Vertrieb sieht, was der Kunde gekauft hat und noch schuldet. Operations sieht, welche Lieferanten bestätigt haben. Die Buchhaltung sieht, was eingegangen ist, was den Lieferanten zusteht und was die Buchung tatsächlich verdient hat. Eine Zeile einmal ändern, und Voucher, Rechnung und Marge ziehen nach.

Gemacht für
Reiseveranstalter, DMCs, Großhändler und Agenturen, die Pakete verkaufen
Ersetzt
Mailverläufe mit Lieferanten, Kalkulationstabellen und handgemachte Voucher
Lizenz
Auf Ihrem Server gehostet, Quellcode inklusive

Suchen Sie eher Abfahrten, Reiseverläufe und den Online-Verkauf von Touren?Reiseveranstalter-SoftwareTouren & Aktivitäten

BuchungsakteBK-24817In Durchführung

Königsstädte Marokkos, 7 Nächte

2 Erwachsene, Direktkunde2026-03-14 → 2026-03-21

  • Hotel in Marrakesch, 3 NächteStadthotel, VertragsrateBestätigt
  • Riad in Fès, 2 NächteRiad, KontingentBestätigt
  • Wüstencamp in Merzouga, 1 NachtCampbetreiber, auf AnfrageAntwort ausstehend
  • Private Transfers, 4 StreckenTransportpartnerBestätigt
  • Lizenzierter Reiseleiter, 2 TageFreier ReiseleiterAuftrag gesendet
  • PO-3101Hotel in Marrakesch, 3 NächteBestätigt
  • PO-3102Riad in Fès, 2 NächteBestätigt
  • PO-3103Wüstencamp in Merzouga, 1 NachtAntwort ausstehend
  • PO-3104Private Transfers, 4 StreckenBestätigt
  • PO-3105Lizenzierter Reiseleiter, 2 TageAuftrag gesendet
  • Lieferanten-VoucherTeilweise ausgestellt
  • KundenrechnungAusgestellt
  • Reiseverlauf Tag für TagAusgestellt
  • AnzahlungsbelegAusgestellt
  • Finale ReiseunterlagenEntwurf

Die finalen Unterlagen warten, bis jede Leistung bestätigt ist.

Gesamtverkaufspreis
$2,980.00
Lieferantenkosten
−$2,215.00
Bruttomarge25.7%
$765.00
Vom Kunden erhalten
$900.00
Offener Restbetrag
$2,080.00

Beispielbuchung zur Veranschaulichung

Aufträge an Lieferanten

Lieferantenaufträge auf einem Board statt im Postfach

Jede Leistung erzeugt einen Auftrag an ihren Lieferanten. Das Board zeigt, wo jeder steht, wer zuständig ist und wann die Option abläuft, damit nachgefasst wird, bevor eine Frist verstreicht, und nicht danach.

Entwurf1

  • PO-3110

    Flughafentransfer, 4 Gäste

    Gruppenbuchung BK-24822

    Antwort bis 2026-03-04

An Lieferant gesendet2

  • PO-3103

    Wüstencamp, 1 Nacht

    Buchung BK-24817

    Antwort bis 2026-03-02Erinnerung gesendet

  • PO-3105

    Lizenzierter Reiseleiter, 2 Tage

    Buchung BK-24817

    Antwort bis 2026-03-05

Bestätigt2

  • PO-3102

    Riad in Fès, 2 Nächte

    Buchung BK-24817

    Keine Frist

  • PO-3101

    Hotel in Marrakesch, 3 Nächte

    Buchung BK-24817

    Keine Frist

Voucher ausgestellt2

  • PO-3098

    Eintrittskarten für Sehenswürdigkeiten, 2 Gäste

    Buchung BK-24809

    Keine Frist

  • PO-3104

    Privater Transfer von Fès nach Merzouga

    Buchung BK-24817

    Keine Frist

  • Fristen je Leistungsart

    Legen Sie fest, wie lange ein Hotel, ein Camp oder ein Reiseleiter für die Antwort hat. Optionen kurz vor Ablauf fallen sofort auf.

  • Ein Auftrag pro Leistung

    Jeder Auftrag enthält Daten, Gäste, Rate und Hinweise genau einer Leistung, sodass ein Lieferant nie einen ganzen Reiseverlauf lesen muss.

  • Antworten bleiben an der Buchung

    Bestätigungsnummern, Änderungen und Stornierungen werden an der zugehörigen Zeile gespeichert, mit Datum und der Person, die sie erfasst hat.

Sie übernehmen Zielgebietsleistungen für andere Veranstalter?Destination-Management-System

Geld rein, Geld raus

Forderungen, Verbindlichkeiten und Marge je Buchung

Kundenzahlungen und Lieferantenzahlungen liegen an derselben Buchung. Die Marge, die Sie berichten, ist also die Marge, die Sie tatsächlich erzielt haben, nach jeder Änderung, jedem Rabatt und jeder Erstattung.

KontenblattUSD

Eingänge

  • Anzahlung des Kunden+900.002026-01-20Bezahlt
  • Restzahlung des Kunden+2,080.002026-02-12Fällig

Ausgänge

  • Hotelvorauszahlung−1,140.002026-02-14Geplant
  • Zahlung an das Riad−520.002026-02-28Geplant
  • Zahlung an das Camp−260.002026-03-02Geplant
  • Transportrechnung−175.002026-03-14Nach Leistung
  • Honorar Reiseleiter−120.002026-03-16Nach Leistung

Kosten $2,215.00Marge $765.00 · 25.7%

  • Noch nicht fällig$18,400 · 23 Buchungen
  • 1 bis 30 Tage überfällig$6,250 · 7 Buchungen
  • 31 bis 60 Tage überfällig$2,100 · 3 Buchungen
  • Über 60 Tage überfällig$640 · 1 Buchungen

Beispielzahlen zur Veranschaulichung

Finanzkontrollen im Backoffice

  • Anzahlungen und TeilzahlungenZahlungspläne je Buchung, mit Anzahlung und Fälligkeit der Restzahlung in der Akte.
  • Agenturkredit und KontoauszügeAgenturen mit Nettopreisen buchen auf Kredit oder aus einem Guthaben und erhalten eine Aufstellung aller Buchungen und Zahlungen.
  • Erstattungen und GutschriftenStornogebühren, Lieferantenstrafen und Erstattungen werden in derselben Akte gebucht.
  • Freigaben bei PreisänderungenRabatte und manuelle Preisänderungen über einem Limit warten auf die Freigabe einer Führungskraft.
  • Exporte für Ihre BuchhaltungRechnungen, Zahlungen und Lieferantenrechnungen lassen sich für Ihr bestehendes Buchhaltungssystem exportieren.

VerwandtReisebüro-BuchhaltungZahlungsanbieterAgentur-Wallets

Wer an der Akte arbeitet

Fünf Teams, ein Datensatz und klare Übergaben

Jedes Team verantwortet einen Abschnitt der Buchung und gibt ihn weiter, ohne etwas neu einzutippen. Rollen legen fest, wer einen Preis ändern, einen Rabatt freigeben oder eine Rechnung abschließen darf.

  1. Vertrieb

    01
    Verantwortet
    Angebote, Kundendaten und den Paketpreis
    Übergibt
    Eine bestätigte Buchung mit erhaltener Anzahlung
    Liest
    Gewonnene und verlorene Angebote, Umsatz je Produkt

  2. Operations

    02
    Verantwortet
    Leistungen, Rooming-Listen und den Tagesplan
    Übergibt
    Leistungen, bereit für Lieferantenaufträge
    Liest
    Abfahrten dieser Woche, offene Anfragen

  3. Einkauf

    03
    Verantwortet
    Lieferantenraten, Kontingente und Aufträge
    Übergibt
    Bestätigte Leistungen und Lieferanten-Voucher
    Liest
    Offene Bestätigungen, Lieferantenverzug

  4. Buchhaltung

    04
    Verantwortet
    Rechnungen, Belege, Lieferantenzahlungen und Erstattungen
    Übergibt
    Abgeschlossene Akten mit finaler Marge
    Liest
    Fälligkeitsanalyse, fällige Verbindlichkeiten

  5. Geschäftsführung

    05
    Verantwortet
    Preisregeln, Rollen und Freigabelimits
    Übergibt
    Entscheidungen zu Rabatten und Ausnahmen
    Liest
    Marge nach Ziel, Produkt, Kanal und Agentur

Aktionen, die an eine Rolle gebunden sind

  • Verkaufspreis nach Bestätigung ändernFührungskraft
  • Rabatt über dem Limit freigebenFührungskraft
  • Bestätigten Lieferantenauftrag stornierenEinkauf
  • Rechnung abschließen oder gutschreibenBuchhaltung
  • Kundenerstattung freigebenBuchhaltung

Jede Änderung wird mit Benutzer und Uhrzeit in der Buchungshistorie festgehalten.

Frontoffice-Werkzeuge, die das Backoffice speisen

Reise-CRM-SoftwareB2B-Reiseportal

Ihre Optionen

Tabellen, ein generisches ERP oder ein Reise-Backoffice

Allgemeine Business-Tools lassen sich an einen Reiseveranstalter anpassen. Diese praktischen Unterschiede sollten Sie vor der Wahl prüfen.

Was Sie brauchenTabellen und E-MailGenerisches CRM oder ERPPHPTRAVELS Backoffice
Paketkalkulation und MargeTabellen und E-MailFormeln für jede Reise kopiertGenerisches CRM oder ERPMit eigenen Feldern möglichPHPTRAVELS BackofficeKostenzeilen, Aufschläge und Kanalregeln je Paket
LieferantenbestätigungenTabellen und E-MailE-Mails und NotizzettelGenerisches CRM oder ERPGenerische BestellungenPHPTRAVELS BackofficeEin Auftrag pro Leistung mit Antwortfrist
Voucher und RechnungenTabellen und E-MailVon Hand erstelltGenerisches CRM oder ERPAllgemeine VorlagenPHPTRAVELS BackofficeReisevorlagen, aus der Buchung befüllt
Agenturen und WiederverkäuferTabellen und E-MailNicht verfügbarGenerisches CRM oder ERPMeist ein separates ToolPHPTRAVELS BackofficeAgenturportal mit Nettopreisen und Kredit
Online-BuchungenTabellen und E-MailNicht verfügbarGenerisches CRM oder ERPBraucht eine BuchungsmaschinePHPTRAVELS BackofficeWebsite-Buchungen landen im selben Backoffice
BerichteTabellen und E-MailJede Woche neu gebautGenerisches CRM oder ERPÜberwiegend VertriebsberichtePHPTRAVELS BackofficeVertrieb, Operations und Finanzen aus einem Datenbestand

Start

In fünf Schritten einrichten, ein Team nach dem anderen

Halten Sie den ersten Umfang klein: ein Produktbereich, Ihre wichtigsten Lieferanten und ein Vertriebskanal. Den Rest ergänzen Sie, wenn der Alltag stabil läuft.

  1. 1

    Produkte und Pakete anlegen

    Touren, Transfers, Aktivitäten und Unterkünfte mit Kosten, Steuern, Aufschlägen und Bedingungen je Kanal.

    Erledigt, wenn: Ein Testpaket ergibt denselben Preis wie Ihre Tabelle.

  2. 2

    Rollen und Status festlegen

    Rechte für Vertrieb, Operations, Einkauf, Buchhaltung und Führungskräfte sowie Ihre Buchungsstatus und Freigabelimits.

    Erledigt, wenn: Jede Person sieht nur die Aktionen, die ihre Rolle erlaubt.

  3. 3

    Vertriebskanäle anbinden

    Website-Buchungen für Reisende und ein Agenturportal für Wiederverkäufer, jeweils mit eigenen Preisen und Verträgen.

    Erledigt, wenn: Eine Testbuchung aus jedem Kanal öffnet eine Buchungsakte.

  4. 4

    Lieferantenaufträge und Dokumente aktivieren

    Auftragsvorlagen, Antwortfristen je Leistungsart, Voucher- und Rechnungsvorlagen in Ihrem Branding.

    Erledigt, wenn: Eine Buchung erzeugt ihre Aufträge und Voucher ohne erneutes Tippen.

  5. 5

    Finanzen und Berichte einschalten

    Zahlungspläne, Lieferantenverbindlichkeiten, Buchhaltungsexporte und die Berichte, die die Geschäftsführung jede Woche liest.

    Erledigt, wenn: Die Marge je Buchung stimmt mit der Rechnung der Buchhaltung überein.

FAQ

Fragen zum Backoffice für Reiseveranstalter

Kurze Antworten zu Buchungen, Lieferanten, Dokumenten und Finanzen im PHPTRAVELS Backoffice.

Vertrieb kontaktieren

Es ist das Betriebssystem hinter Ihrem Vertrieb. Es verwaltet Produkte und Pakete, Reservierungen, Kunden- und Agenturdaten, Lieferantenaufträge, Voucher und Rechnungen, Zahlungen und Berichte, wobei jedes Element mit der Buchung verknüpft ist, zu der es gehört.

Ja. Wenn Ihr Reisebüro Pakete, Rundreisen oder Reisen mit mehreren Leistungen verkauft, steuert dasselbe Backoffice Preise, Lieferantenbestätigungen, Voucher, Rechnungen, Zahlungen und Marge. Büros, die nur einzelne Flüge verkaufen, brauchen eventuell weniger.

Ja. Buchungen von der Website und aus dem Agenturportal landen im selben Backoffice, jeder Kanal mit eigenen Preisen und Verträgen, während Bestand, Zahlungen und Dokumente an einem Ort bleiben.

Jede Leistung einer Buchung erzeugt einen Auftrag an ihren Lieferanten mit Antwortfrist. Das Team verfolgt den Status auf einem Board, erfasst die Bestätigungsnummer an der Zeile und stellt den Voucher aus, sobald der Lieferant bestätigt.

Kundenzahlungen laufen über die Zahlungsanbieter, die Sie aktivieren, und Rechnungen, Belege und Lieferantenrechnungen lassen sich für Ihr Buchhaltungssystem exportieren. Weitere Anbindungen wie ein CRM oder eine Lieferanten-API hängen von Ihren Anforderungen und der Installation ab.

Ja. PHPTRAVELS ist eine einmalige Lizenz mit Quellcode unter kommerzieller Lizenz. Sie installieren es auf Ihrem eigenen Server, behalten Ihre Daten und können das Backoffice mit eigenen Entwicklern erweitern.

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