Live demo

Backoffice voor touroperators

Backofficesoftware voor touroperators die leveranciers, documenten en geld regelt

Elke boeking wordt één dossier met de diensten, inkooporders aan leveranciers, vouchers, facturen, betalingen en marge, zodat verkoop, operations en financiën vanuit hetzelfde record werken in plaats van vanuit mailboxen en spreadsheets.

  • Eén dossier per boeking
  • Inkooporders aan leveranciers
  • Vouchers en facturen
  • Debiteuren, crediteuren en marge

Het boekingsdossier

Wat backofficesoftware voor touroperators op één plek bewaart

Een rondreisboeking is zelden één product. Een rondreis van zeven nachten kan drie hotels, een woestijnkamp, transfers en een gids bevatten, elk van een andere leverancier met een eigen deadline en eigen betalingsvoorwaarden. Het backoffice houdt alles samen in één boekingsdossier.

Verkoop ziet wat de klant heeft gekocht en nog moet betalen. Operations ziet welke leveranciers hebben bevestigd. Financiën ziet wat er is ontvangen, wat leveranciers tegoed hebben en wat de boeking echt heeft opgeleverd. Wijzig een regel één keer en voucher, factuur en marge volgen.

Gemaakt voor
Touroperators, DMC's, groothandels en reisbureaus die pakketten verkopen
Vervangt
Mailwisselingen met leveranciers, kostenspreadsheets en handgemaakte vouchers
Licentie
Zelf gehost op uw server, broncode inbegrepen

Zoekt u juist vertrekdata, reisschema's en online verkoop van tours?Touroperator softwareTours & activiteiten

BoekingsdossierBK-24817In uitvoering

Koningssteden van Marokko, 7 nachten

2 volwassenen, directe klant2026-03-14 → 2026-03-21

  • Hotel in Marrakesh, 3 nachtenStadshotel, contracttariefBevestigd
  • Riad in Fez, 2 nachtenRiad, allotmentBevestigd
  • Woestijnkamp in Merzouga, 1 nachtKampuitbater, op aanvraagWacht op antwoord
  • Privétransfers, 4 trajectenVervoerspartnerBevestigd
  • Erkende gids, 2 dagenFreelance gidsOrder verstuurd
  • PO-3101Hotel in Marrakesh, 3 nachtenBevestigd
  • PO-3102Riad in Fez, 2 nachtenBevestigd
  • PO-3103Woestijnkamp in Merzouga, 1 nachtWacht op antwoord
  • PO-3104Privétransfers, 4 trajectenBevestigd
  • PO-3105Erkende gids, 2 dagenOrder verstuurd
  • LeveranciersvouchersDeels uitgegeven
  • KlantfactuurUitgegeven
  • Reisschema per dagUitgegeven
  • Ontvangstbewijs aanbetalingUitgegeven
  • Definitieve reisdocumentenConcept

De definitieve documenten wachten tot elke dienst is bevestigd.

Totale verkoopprijs
$2,980.00
Leverancierskosten
−$2,215.00
Brutomarge25.7%
$765.00
Ontvangen van klant
$900.00
Openstaand saldo
$2,080.00

Voorbeeldboeking ter illustratie

Inkooporders aan leveranciers

Inkooporders op een bord, niet begraven in een mailbox

Elke dienst maakt een inkooporder aan voor de leverancier. Het bord toont waar elke order staat, wie de eigenaar is en wanneer de optie verloopt, zodat u opvolgt vóór een deadline en niet erna.

Concept1

  • PO-3110

    Luchthaventransfer, 4 gasten

    Groepsboeking BK-24822

    Antwoord voor 2026-03-04

Verstuurd naar leverancier2

  • PO-3103

    Woestijnkamp, 1 nacht

    Boeking BK-24817

    Antwoord voor 2026-03-02Herinnering verstuurd

  • PO-3105

    Erkende gids, 2 dagen

    Boeking BK-24817

    Antwoord voor 2026-03-05

Bevestigd2

  • PO-3102

    Riad in Fez, 2 nachten

    Boeking BK-24817

    Geen deadline

  • PO-3101

    Hotel in Marrakesh, 3 nachten

    Boeking BK-24817

    Geen deadline

Voucher uitgegeven2

  • PO-3098

    Toegangskaarten monumenten, 2 gasten

    Boeking BK-24809

    Geen deadline

  • PO-3104

    Privétransfer van Fez naar Merzouga

    Boeking BK-24817

    Geen deadline

  • Deadlines per type dienst

    Bepaal hoe lang een hotel, een kamp of een gids heeft om te antwoorden. Opties die bijna verlopen springen meteen in het oog.

  • Eén order per dienst

    Elke order bevat de data, gasten, het tarief en de notities van precies één dienst, zodat een leverancier nooit een heel reisschema hoeft te lezen.

  • Antwoorden blijven bij de boeking

    Bevestigingsnummers, wijzigingen en annuleringen worden opgeslagen bij de regel waar ze bij horen, met de datum en de persoon die ze vastlegde.

Verzorgt u grondafhandeling voor andere operators?Destination management system

Geld in, geld uit

Debiteuren, crediteuren en marge per boeking

Klantbetalingen en leveranciersbetalingen staan op dezelfde boeking, dus de marge die u rapporteert is de marge die u echt maakte, na elke wijziging, korting en terugbetaling.

GrootboekUSD

Inkomend

  • Aanbetaling klant+900.002026-01-20Betaald
  • Restbetaling klant+2,080.002026-02-12Te betalen

Uitgaand

  • Vooruitbetaling hotel−1,140.002026-02-14Gepland
  • Betaling riad−520.002026-02-28Gepland
  • Betaling kamp−260.002026-03-02Gepland
  • Factuur vervoer−175.002026-03-14Na de dienst
  • Honorarium gids−120.002026-03-16Na de dienst

Kosten $2,215.00Marge $765.00 · 25.7%

  • Nog niet vervallen$18,400 · 23 boekingen
  • 1 tot 30 dagen te laat$6,250 · 7 boekingen
  • 31 tot 60 dagen te laat$2,100 · 3 boekingen
  • Meer dan 60 dagen te laat$640 · 1 boekingen

Voorbeeldcijfers ter illustratie

Financiële controles in het backoffice

  • Aanbetalingen en deelbetalingenBetaalschema's per boeking, met de aanbetaling en de vervaldatum van het saldo in het dossier.
  • Krediet en overzichten voor agentenAgenten met nettotarieven boeken op krediet of uit een vooruitbetaald saldo, met een overzicht van elke boeking en betaling.
  • Terugbetalingen en creditnota'sAnnuleringskosten, leveranciersboetes en terugbetalingen worden op hetzelfde dossier geboekt.
  • Goedkeuring van prijswijzigingenKortingen en handmatige prijswijzigingen boven een limiet wachten op een manager.
  • Exports voor uw boekhouderFacturen, betalingen en leveranciersfacturen worden geëxporteerd voor het boekhoudpakket dat u al gebruikt.

GerelateerdBoekhouding voor reisbureausBetaalgatewaysWallets voor agenten

Wie aan het dossier werkt

Vijf teams, één record en duidelijke overdrachten

Elk team is eigenaar van een fase van de boeking en geeft die door zonder iets opnieuw te typen. Rollen bepalen wie een prijs mag wijzigen, een korting mag goedkeuren of een factuur mag afronden.

  1. Verkoop

    01
    Eigenaar van
    Offertes, klantgegevens en de pakketprijs
    Draagt over
    Een bevestigde boeking met ontvangen aanbetaling
    Leest
    Gewonnen en verloren offertes, verkoop per product

  2. Operations

    02
    Eigenaar van
    Diensten, roominglijsten en het dagprogramma
    Draagt over
    Diensten klaar voor inkooporders
    Leest
    Vertrekken deze week, openstaande verzoeken

  3. Inkoop

    03
    Eigenaar van
    Leverancierstarieven, allotments en inkooporders
    Draagt over
    Bevestigde diensten en leveranciersvouchers
    Leest
    Openstaande bevestigingen, vertraging bij leveranciers

  4. Financiën

    04
    Eigenaar van
    Facturen, ontvangstbewijzen, leveranciersbetalingen en terugbetalingen
    Draagt over
    Gesloten dossiers met definitieve marge
    Leest
    Ouderdom debiteuren, te betalen crediteuren

  5. Directie

    05
    Eigenaar van
    Prijsregels, rollen en goedkeuringslimieten
    Draagt over
    Besluiten over kortingen en uitzonderingen
    Leest
    Marge per bestemming, product, kanaal en agent

Acties gekoppeld aan een rol

  • Verkoopprijs wijzigen na bevestigingManager
  • Korting boven de limiet goedkeurenManager
  • Bevestigde leveranciersorder annulerenInkoop
  • Factuur afronden of crediterenFinanciën
  • Terugbetaling aan klant vrijgevenFinanciën

Elke wijziging wordt met gebruiker en tijdstip in de boekingsgeschiedenis vastgelegd.

Frontoffice-tools die het backoffice voeden

Reis-CRM-softwareB2B-reisportaal

Uw opties

Spreadsheets, een generiek ERP of een reisbackoffice

Algemene bedrijfssoftware kan worden aangepast aan een touroperator. Dit zijn de praktische verschillen om te controleren voordat u kiest.

Wat u nodig hebtSpreadsheets en e-mailGeneriek CRM of ERPPHPTRAVELS backoffice
Pakketcalculatie en margeSpreadsheets en e-mailFormules per reis gekopieerdGeneriek CRM of ERPMogelijk met eigen veldenPHPTRAVELS backofficeKostenregels, opslagen en kanaalregels per pakket
Bevestigingen van leveranciersSpreadsheets en e-mailE-mails en opvolgnotitiesGeneriek CRM of ERPGenerieke inkoopordersPHPTRAVELS backofficeEén order per dienst met antwoorddeadline
Vouchers en facturenSpreadsheets en e-mailMet de hand gemaaktGeneriek CRM of ERPAlgemene sjablonenPHPTRAVELS backofficeReissjablonen gevuld vanuit de boeking
Agenten en wederverkopersSpreadsheets en e-mailNiet beschikbaarGeneriek CRM of ERPMeestal een aparte toolPHPTRAVELS backofficeAgentenportaal met nettotarieven en krediet
Online boekingenSpreadsheets en e-mailNiet beschikbaarGeneriek CRM of ERPVereist een boekingsenginePHPTRAVELS backofficeWebsiteboekingen komen in hetzelfde backoffice
RapportenSpreadsheets en e-mailElke week opnieuw gebouwdGeneriek CRM of ERPVooral verkooprapportenPHPTRAVELS backofficeVerkoop, operations en financiën uit één dataset

Live gaan

In vijf stappen ingericht, één team tegelijk

Houd de eerste scope klein: één productlijn, uw belangrijkste leveranciers en één verkoopkanaal. Voeg de rest toe zodra de dagelijkse routine stabiel is.

  1. 1

    Producten en pakketten laden

    Tours, transfers, activiteiten en accommodatie, met kosten, belastingen, opslagen en voorwaarden per kanaal.

    Klaar als: Een testpakket geeft dezelfde prijs als uw spreadsheet.

  2. 2

    Rollen en statussen instellen

    Rechten voor verkoop, operations, inkoop, financiën en managers, plus uw boekingsstatussen en goedkeuringslimieten.

    Klaar als: Iedereen ziet alleen de acties die zijn rol toestaat.

  3. 3

    Verkoopkanalen koppelen

    Websiteboekingen voor reizigers en een agentenportaal voor wederverkopers, elk met eigen prijzen en contracten.

    Klaar als: Een testboeking uit elk kanaal opent een boekingsdossier.

  4. 4

    Inkooporders en documenten activeren

    Ordersjablonen, antwoorddeadlines per type dienst, voucher- en factuursjablonen in uw huisstijl.

    Klaar als: Een boeking maakt haar orders en vouchers zonder overtypen.

  5. 5

    Financiën en rapporten inschakelen

    Betaalschema's, crediteuren, boekhoudexports en de rapporten die de directie elke week leest.

    Klaar als: De marge per boeking klopt met wat financiën berekent.

FAQ

Vragen over het touroperator-backoffice

Korte antwoorden over boekingen, leveranciers, documenten en financiën in het PHPTRAVELS backoffice.

Praat met sales

Het is het operationele systeem achter uw verkoop. Het beheert producten en pakketten, reserveringen, klant- en agentgegevens, inkooporders aan leveranciers, vouchers en facturen, betalingen en rapporten, waarbij elk onderdeel gekoppeld is aan de boeking waar het bij hoort.

Ja. Als uw reisbureau pakketten, rondreizen of reizen met meerdere diensten verkoopt, regelt hetzelfde backoffice prijzen, leveranciersbevestigingen, vouchers, facturen, betalingen en marge. Bureaus die alleen losse vluchten verkopen hebben mogelijk minder nodig.

Ja. Boekingen via de website en via het agentenportaal komen in hetzelfde backoffice, elk kanaal met eigen prijzen en contracten, terwijl voorraad, betalingen en documenten op één plek blijven.

Elke dienst in een boeking maakt een inkooporder aan voor de leverancier met een antwoorddeadline. Het team volgt de status op een bord, legt het bevestigingsnummer vast bij de regel en geeft de voucher uit zodra de leverancier bevestigt.

Klantbetalingen lopen via de betaalproviders die u activeert, en facturen, ontvangstbewijzen en leveranciersfacturen kunnen worden geëxporteerd voor uw boekhoudsysteem. Andere koppelingen, zoals een CRM of een leveranciers-API, hangen af van uw eisen en installatie.

Ja. PHPTRAVELS is een eenmalige licentie met de broncode inbegrepen onder een commerciële licentie. U installeert het op uw eigen server, houdt uw gegevens en kunt het backoffice uitbreiden met uw eigen ontwikkelaars.

Verder ontdekken

Meer over het platform