Démo en ligne

Back-office pour tour-opérateurs

Logiciel de back-office pour tour-opérateurs qui gère fournisseurs, documents et argent

Chaque réservation devient un seul dossier avec ses prestations, ses bons de commande fournisseurs, ses vouchers, ses factures, ses paiements et sa marge, pour que ventes, opérations et finance travaillent sur le même enregistrement plutôt que dans des boîtes mail et des tableurs.

  • Un dossier par réservation
  • Bons de commande fournisseurs
  • Vouchers et factures
  • Encaissements, décaissements et marge

Le dossier de réservation

Ce que le logiciel de back-office pour tour-opérateurs réunit au même endroit

Une réservation de circuit est rarement un seul produit. Un circuit de sept nuits peut comprendre trois hôtels, un bivouac dans le désert, des transferts et un guide, chacun chez un fournisseur différent avec son délai et ses conditions de paiement. Le back-office garde tout dans un seul dossier.

Les ventes voient ce que le client a acheté et ce qu'il doit encore. Les opérations voient quels fournisseurs ont confirmé. La finance voit ce qui a été encaissé, ce qui est dû aux fournisseurs et ce que la réservation a réellement rapporté. Modifiez une ligne une fois et le voucher, la facture et la marge suivent.

Conçu pour
Tour-opérateurs, DMC, grossistes et agences qui vendent des forfaits
Remplace
Échanges d'e-mails avec les fournisseurs, tableurs de coûts et vouchers faits à la main
Licence
Auto-hébergé sur votre serveur, code source inclus

Vous cherchez plutôt les départs, les itinéraires et la vente de circuits en ligne ?Logiciel tour-opérateurCircuits et activités

DossierBK-24817En cours

Villes impériales du Maroc, 7 nuits

2 adultes, client direct2026-03-14 → 2026-03-21

  • Hôtel à Marrakech, 3 nuitsHôtel urbain, tarif contractéConfirmé
  • Riad à Fès, 2 nuitsRiad, allotementConfirmé
  • Bivouac à Merzouga, 1 nuitExploitant du bivouac, sur demandeEn attente de réponse
  • Transferts privés, 4 trajetsPartenaire transportConfirmé
  • Guide officiel, 2 joursGuide indépendantCommande envoyée
  • PO-3101Hôtel à Marrakech, 3 nuitsConfirmé
  • PO-3102Riad à Fès, 2 nuitsConfirmé
  • PO-3103Bivouac à Merzouga, 1 nuitEn attente de réponse
  • PO-3104Transferts privés, 4 trajetsConfirmé
  • PO-3105Guide officiel, 2 joursCommande envoyée
  • Vouchers fournisseursÉmis en partie
  • Facture clientÉmis
  • Itinéraire jour par jourÉmis
  • Reçu d'acompteÉmis
  • Carnet de voyage finalBrouillon

Le carnet final attend que toutes les prestations soient confirmées.

Prix de vente total
$2,980.00
Coûts fournisseurs
−$2,215.00
Marge brute25.7%
$765.00
Reçu du client
$900.00
Solde dû
$2,080.00

Réservation fictive à titre d'illustration

Bons de commande fournisseurs

Les commandes fournisseurs sur un tableau, pas noyées dans la boîte mail

Chaque prestation génère un bon de commande vers son fournisseur. Le tableau montre où en est chacun, qui en est responsable et quand l'option expire, pour relancer avant l'échéance et non après.

Brouillon1

  • PO-3110

    Transfert aéroport, 4 voyageurs

    Réservation de groupe BK-24822

    Réponse avant 2026-03-04

Envoyé au fournisseur2

  • PO-3103

    Bivouac dans le désert, 1 nuit

    Réservation BK-24817

    Réponse avant 2026-03-02Relance envoyée

  • PO-3105

    Guide officiel, 2 jours

    Réservation BK-24817

    Réponse avant 2026-03-05

Confirmé2

  • PO-3102

    Riad à Fès, 2 nuits

    Réservation BK-24817

    Sans échéance

  • PO-3101

    Hôtel à Marrakech, 3 nuits

    Réservation BK-24817

    Sans échéance

Voucher émis2

  • PO-3098

    Billets d'entrée aux monuments, 2 voyageurs

    Réservation BK-24809

    Sans échéance

  • PO-3104

    Transfert privé de Fès à Merzouga

    Réservation BK-24817

    Sans échéance

  • Délais par type de prestation

    Fixez le délai de réponse d'un hôtel, d'un bivouac ou d'un guide. Les options proches de l'expiration se repèrent facilement.

  • Une commande par prestation

    Chaque commande porte les dates, les voyageurs, le tarif et les notes d'une seule prestation, pour qu'un fournisseur n'ait jamais à lire tout un itinéraire.

  • Les réponses restent sur la réservation

    Numéros de confirmation, modifications et annulations sont enregistrés sur la ligne concernée, avec la date et la personne qui les a saisis.

Vous assurez les services réceptifs pour d'autres opérateurs ?Système de gestion de destination

Entrées et sorties d'argent

Encaissements, décaissements et marge sur chaque réservation

Les paiements des clients et ceux des fournisseurs se trouvent sur la même réservation : la marge que vous publiez est celle que vous avez réellement faite, après chaque modification, remise et remboursement.

Grand livreUSD

Entrées

  • Acompte client+900.002026-01-20Payé
  • Solde client+2,080.002026-02-12Dû

Sorties

  • Prépaiement hôtel−1,140.002026-02-14Planifié
  • Paiement du riad−520.002026-02-28Planifié
  • Paiement du bivouac−260.002026-03-02Planifié
  • Facture transport−175.002026-03-14Après la prestation
  • Honoraires du guide−120.002026-03-16Après la prestation

Coût $2,215.00Marge $765.00 · 25.7%

  • Non échu$18,400 · 23 réservations
  • 1 à 30 jours de retard$6,250 · 7 réservations
  • 31 à 60 jours de retard$2,100 · 3 réservations
  • Plus de 60 jours de retard$640 · 1 réservations

Chiffres fictifs à titre d'illustration

Contrôles financiers dans le back-office

  • Acomptes et paiements partielsÉchéancier par réservation, avec l'acompte et la date du solde dans le dossier.
  • Crédit et relevés des agentsLes agents au tarif net réservent à crédit ou sur un solde prépayé, avec un relevé de chaque réservation et paiement.
  • Remboursements et avoirsFrais d'annulation, pénalités fournisseurs et remboursements sont passés sur le même dossier.
  • Validation des changements de prixLes remises et les modifications manuelles de prix au-delà d'un seuil attendent la validation d'un responsable.
  • Exports pour votre comptableFactures, paiements et factures fournisseurs s'exportent vers le logiciel comptable que vous utilisez déjà.

Voir aussiComptabilité d'agencePasserelles de paiementPortefeuilles d’agents

Qui travaille le dossier

Cinq équipes, un seul enregistrement et des passages de relais clairs

Chaque équipe est responsable d'une étape de la réservation et la transmet sans rien ressaisir. Les rôles décident qui peut changer un prix, accorder une remise ou finaliser une facture.

  1. Ventes

    01
    Responsable de
    Devis, coordonnées client et prix du forfait
    Transmet
    Une réservation confirmée avec acompte encaissé
    Consulte
    Devis gagnés et perdus, ventes par produit

  2. Opérations

    02
    Responsable de
    Prestations, rooming lists et programme jour par jour
    Transmet
    Prestations prêtes à commander
    Consulte
    Départs de la semaine, demandes ouvertes

  3. Contracting

    03
    Responsable de
    Tarifs fournisseurs, allotements et bons de commande
    Transmet
    Prestations confirmées et vouchers fournisseurs
    Consulte
    Confirmations en attente, retards fournisseurs

  4. Finance

    04
    Responsable de
    Factures, reçus, paiements fournisseurs et remboursements
    Transmet
    Dossiers clôturés avec marge finale
    Consulte
    Balance âgée clients, échéances fournisseurs

  5. Direction

    05
    Responsable de
    Règles de prix, rôles et seuils de validation
    Transmet
    Décisions sur les remises et les exceptions
    Consulte
    Marge par destination, produit, canal et agent

Actions réservées à un rôle

  • Modifier un prix de vente après confirmationResponsable
  • Valider une remise au-delà du seuilResponsable
  • Annuler une commande fournisseur confirméeContracting
  • Finaliser une facture ou émettre un avoirFinance
  • Débloquer un remboursement clientFinance

Chaque modification est inscrite dans l'historique de la réservation avec l'utilisateur et l'heure.

Les outils de front-office qui alimentent le back-office

Logiciel CRM voyagePortail B2B voyage

Vos options

Tableurs, ERP générique ou back-office voyage

Les outils de gestion généralistes peuvent être adaptés à un tour-opérateur. Voici les différences concrètes à vérifier avant de choisir.

Votre besoinTableurs et e-mailCRM ou ERP génériqueBack-office PHPTRAVELS
Calcul de coût et marge du forfaitTableurs et e-mailFormules recopiées à chaque voyageCRM ou ERP génériquePossible avec des champs personnalisésBack-office PHPTRAVELSLignes de coût, majorations et règles par canal pour chaque forfait
Confirmations fournisseursTableurs et e-mailE-mails et notes de relanceCRM ou ERP génériqueBons de commande génériquesBack-office PHPTRAVELSUne commande par prestation avec délai de réponse
Vouchers et facturesTableurs et e-mailFaits à la mainCRM ou ERP génériqueModèles génériquesBack-office PHPTRAVELSModèles voyage remplis depuis la réservation
Agents et revendeursTableurs et e-mailNon disponibleCRM ou ERP génériqueGénéralement un autre outilBack-office PHPTRAVELSPortail agents avec tarifs nets et crédit
Réservations en ligneTableurs et e-mailNon disponibleCRM ou ERP génériqueNécessite un moteur de réservationBack-office PHPTRAVELSLes réservations du site arrivent dans le même back-office
RapportsTableurs et e-mailRefaits chaque semaineCRM ou ERP génériqueSurtout des rapports de ventesBack-office PHPTRAVELSVentes, opérations et finance à partir des mêmes données

Mise en service

Mettez-le en place en cinq étapes, une équipe à la fois

Gardez un périmètre de départ restreint : une gamme de produits, vos principaux fournisseurs et un canal de vente. Ajoutez le reste une fois la routine quotidienne stable.

  1. 1

    Charger produits et forfaits

    Circuits, transferts, activités et hébergements, avec coûts, taxes, majorations et conditions par canal.

    Terminé quand: Un forfait test donne le même prix que votre tableur.

  2. 2

    Définir rôles et statuts

    Droits pour les ventes, les opérations, le contracting, la finance et les responsables, ainsi que vos statuts de réservation et seuils de validation.

    Terminé quand: Chacun ne voit que les actions que son rôle autorise.

  3. 3

    Connecter vos canaux de vente

    Réservations en ligne pour les voyageurs et portail agents pour les revendeurs, chacun avec ses prix et ses contrats.

    Terminé quand: Une réservation test sur chaque canal ouvre un dossier.

  4. 4

    Activer commandes fournisseurs et documents

    Modèles de commande, délais de réponse par type de prestation, modèles de vouchers et de factures à vos couleurs.

    Terminé quand: Une réservation produit ses commandes et vouchers sans ressaisie.

  5. 5

    Activer la finance et les rapports

    Échéanciers, dettes fournisseurs, exports comptables et les rapports que la direction lit chaque semaine.

    Terminé quand: La marge par réservation correspond au calcul de la finance.

FAQ

Questions sur le back-office pour tour-opérateurs

Réponses courtes sur les réservations, les fournisseurs, les documents et la finance dans le back-office PHPTRAVELS.

Parler à un conseiller

C'est le système d'exploitation qui soutient vos ventes. Il gère produits et forfaits, réservations, fiches clients et agents, bons de commande fournisseurs, vouchers et factures, paiements et rapports, chaque élément étant lié à la réservation à laquelle il appartient.

Oui. Si votre agence vend des forfaits, des circuits ou des voyages multi-prestations, le même back-office pilote les prix, les confirmations fournisseurs, les vouchers, les factures, les paiements et la marge. Une agence qui revend seulement des vols secs en aura moins besoin.

Oui. Les réservations du site et du portail agents arrivent dans le même back-office, chaque canal avec ses prix et contrats, tandis que l'inventaire, les paiements et les documents restent au même endroit.

Chaque prestation d'une réservation génère un bon de commande vers son fournisseur avec un délai de réponse. L'équipe suit le statut sur un tableau, saisit le numéro de confirmation sur la ligne et émet le voucher une fois le fournisseur confirmé.

Les paiements clients passent par les passerelles de paiement que vous activez, et les factures, reçus et factures fournisseurs peuvent être exportés vers votre logiciel comptable. D'autres connexions, comme un CRM ou une API fournisseur, dépendent de vos besoins et du déploiement.

Oui. PHPTRAVELS est une licence à paiement unique avec le code source inclus sous licence commerciale. Vous l'installez sur votre propre serveur, gardez vos données et pouvez étendre le back-office avec vos propres développeurs.

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