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Back office per tour operator

Software di back office per tour operator che gestisce fornitori, documenti e denaro

Ogni prenotazione diventa un'unica pratica con i suoi servizi, gli ordini ai fornitori, i voucher, le fatture, i pagamenti e il margine, così vendite, operativo e amministrazione lavorano sullo stesso record invece che tra caselle di posta e fogli di calcolo.

  • Una pratica per prenotazione
  • Ordini di acquisto ai fornitori
  • Voucher e fatture
  • Incassi, pagamenti e margine

La pratica di prenotazione

Cosa il software di back office per tour operator riunisce in un solo posto

Una prenotazione di tour raramente è un solo prodotto. Un tour di sette notti può includere tre hotel, un campo tendato nel deserto, transfer e una guida, ciascuno di un fornitore diverso con la sua scadenza e le sue condizioni di pagamento. Il back office tiene tutto in un'unica pratica.

Le vendite vedono cosa ha acquistato il cliente e cosa deve ancora pagare. L'operativo vede quali fornitori hanno confermato. L'amministrazione vede cosa è stato incassato, cosa si deve ai fornitori e quanto ha davvero reso la prenotazione. Modifichi una riga una volta e voucher, fattura e margine si aggiornano.

Pensato per
Tour operator, DMC, grossisti e agenzie che vendono pacchetti
Sostituisce
Catene di e-mail con i fornitori, fogli dei costi e voucher fatti a mano
Licenza
Installato sul suo server, codice sorgente incluso

Cerca invece partenze, itinerari e vendita online di tour?Software per tour operatorTour e attività

PraticaBK-24817In corso

Città imperiali del Marocco, 7 notti

2 adulti, cliente diretto2026-03-14 → 2026-03-21

  • Hotel a Marrakech, 3 nottiHotel in città, tariffa contrattataConfermato
  • Riad a Fès, 2 nottiRiad, allotmentConfermato
  • Campo tendato a Merzouga, 1 notteGestore del campo, su richiestaIn attesa di risposta
  • Transfer privati, 4 trattePartner di trasportoConfermato
  • Guida autorizzata, 2 giorniGuida freelanceOrdine inviato
  • PO-3101Hotel a Marrakech, 3 nottiConfermato
  • PO-3102Riad a Fès, 2 nottiConfermato
  • PO-3103Campo tendato a Merzouga, 1 notteIn attesa di risposta
  • PO-3104Transfer privati, 4 tratteConfermato
  • PO-3105Guida autorizzata, 2 giorniOrdine inviato
  • Voucher fornitoriEmesso in parte
  • Fattura al clienteEmesso
  • Itinerario giorno per giornoEmesso
  • Ricevuta dell'accontoEmesso
  • Documenti di viaggio finaliBozza

I documenti finali attendono che ogni servizio sia confermato.

Prezzo di vendita totale
$2,980.00
Costi dei fornitori
−$2,215.00
Margine lordo25.7%
$765.00
Incassato dal cliente
$900.00
Saldo da pagare
$2,080.00

Prenotazione di esempio a scopo illustrativo

Ordini ai fornitori

Ordini ai fornitori su una bacheca, non sepolti nella posta

Ogni servizio genera un ordine di acquisto al suo fornitore. La bacheca mostra a che punto è ciascuno, chi ne è responsabile e quando scade l'opzione, così i solleciti partono prima della scadenza e non dopo.

Bozza1

  • PO-3110

    Transfer aeroporto, 4 ospiti

    Prenotazione di gruppo BK-24822

    Risposta entro 2026-03-04

Inviato al fornitore2

  • PO-3103

    Campo nel deserto, 1 notte

    Prenotazione BK-24817

    Risposta entro 2026-03-02Sollecito inviato

  • PO-3105

    Guida autorizzata, 2 giorni

    Prenotazione BK-24817

    Risposta entro 2026-03-05

Confermato2

  • PO-3102

    Riad a Fès, 2 notti

    Prenotazione BK-24817

    Nessuna scadenza

  • PO-3101

    Hotel a Marrakech, 3 notti

    Prenotazione BK-24817

    Nessuna scadenza

Voucher emesso2

  • PO-3098

    Biglietti d'ingresso ai monumenti, 2 ospiti

    Prenotazione BK-24809

    Nessuna scadenza

  • PO-3104

    Transfer privato da Fès a Merzouga

    Prenotazione BK-24817

    Nessuna scadenza

  • Scadenze per tipo di servizio

    Stabilisca quanto tempo hanno un hotel, un campo o una guida per rispondere. Le opzioni vicine alla scadenza si notano subito.

  • Un ordine per servizio

    Ogni ordine riporta date, ospiti, tariffa e note di un solo servizio, così il fornitore non deve mai leggere un intero itinerario.

  • Le risposte restano sulla prenotazione

    Numeri di conferma, modifiche e cancellazioni vengono salvati sulla riga a cui appartengono, con la data e la persona che li ha registrati.

Gestisce servizi a destinazione per altri operatori?Sistema di gestione della destinazione

Entrate e uscite

Incassi, pagamenti e margine su ogni prenotazione

I pagamenti dei clienti e quelli ai fornitori stanno sulla stessa prenotazione, quindi il margine che riporta è quello che ha davvero realizzato, dopo ogni modifica, sconto e rimborso.

PartitarioUSD

Entrate

  • Acconto del cliente+900.002026-01-20Pagato
  • Saldo del cliente+2,080.002026-02-12Da pagare

Uscite

  • Prepagamento hotel−1,140.002026-02-14Pianificato
  • Pagamento riad−520.002026-02-28Pianificato
  • Pagamento campo−260.002026-03-02Pianificato
  • Fattura trasporto−175.002026-03-14Dopo il servizio
  • Compenso guida−120.002026-03-16Dopo il servizio

Costo $2,215.00Margine $765.00 · 25.7%

  • Non ancora scaduto$18,400 · 23 prenotazioni
  • Da 1 a 30 giorni di ritardo$6,250 · 7 prenotazioni
  • Da 31 a 60 giorni di ritardo$2,100 · 3 prenotazioni
  • Oltre 60 giorni di ritardo$640 · 1 prenotazioni

Cifre di esempio a scopo illustrativo

Controlli finanziari nel back office

  • Acconti e pagamenti parzialiPiani di pagamento per prenotazione, con acconto e data del saldo nella pratica.
  • Credito ed estratti conto agentiGli agenti con tariffe nette prenotano a credito o da un saldo prepagato, con un estratto di ogni prenotazione e pagamento.
  • Rimborsi e note di creditoPenali di cancellazione, penali dei fornitori e rimborsi vengono registrati sulla stessa pratica.
  • Approvazione delle modifiche di prezzoSconti e modifiche manuali del prezzo oltre una soglia attendono l'approvazione di un responsabile.
  • Esportazioni per il commercialistaFatture, pagamenti e fatture dei fornitori si esportano verso il sistema contabile che già usa.

CorrelatiContabilità per agenzieGateway di pagamentoWallet degli agenti

Chi lavora la pratica

Cinque team, un solo record e passaggi chiari

Ogni team è responsabile di una fase della prenotazione e la passa al successivo senza ridigitare nulla. I ruoli decidono chi può cambiare un prezzo, approvare uno sconto o chiudere una fattura.

  1. Vendite

    01
    Responsabile di
    Preventivi, dati del cliente e prezzo del pacchetto
    Consegna
    Una prenotazione confermata con acconto incassato
    Consulta
    Preventivi vinti e persi, vendite per prodotto

  2. Operativo

    02
    Responsabile di
    Servizi, rooming list e programma giorno per giorno
    Consegna
    Servizi pronti per gli ordini ai fornitori
    Consulta
    Partenze della settimana, richieste aperte

  3. Contracting

    03
    Responsabile di
    Tariffe fornitori, allotment e ordini di acquisto
    Consegna
    Servizi confermati e voucher fornitori
    Consulta
    Conferme in sospeso, ritardi dei fornitori

  4. Amministrazione

    04
    Responsabile di
    Fatture, ricevute, pagamenti ai fornitori e rimborsi
    Consegna
    Pratiche chiuse con margine finale
    Consulta
    Scadenzario crediti, debiti in scadenza

  5. Direzione

    05
    Responsabile di
    Regole di prezzo, ruoli e soglie di approvazione
    Consegna
    Decisioni su sconti ed eccezioni
    Consulta
    Margine per destinazione, prodotto, canale e agente

Azioni riservate a un ruolo

  • Modificare un prezzo di vendita dopo la confermaResponsabile
  • Approvare uno sconto oltre la sogliaResponsabile
  • Annullare un ordine confermato al fornitoreContracting
  • Chiudere o stornare una fatturaAmministrazione
  • Autorizzare un rimborso al clienteAmministrazione

Ogni modifica viene scritta nello storico della prenotazione con utente e orario.

Strumenti di front office che alimentano il back office

Software CRM per viaggiPortale B2B viaggi

Le sue opzioni

Fogli di calcolo, un ERP generico o un back office per il turismo

Gli strumenti gestionali generici si possono adattare a un tour operator. Queste sono le differenze pratiche da verificare prima di scegliere.

Di cosa ha bisognoFogli di calcolo ed e-mailCRM o ERP genericoBack office PHPTRAVELS
Costi e margine del pacchettoFogli di calcolo ed e-mailFormule copiate per ogni viaggioCRM o ERP genericoPossibile con campi personalizzatiBack office PHPTRAVELSRighe di costo, ricarichi e regole per canale su ogni pacchetto
Conferme dei fornitoriFogli di calcolo ed e-mailE-mail e promemoriaCRM o ERP genericoOrdini di acquisto genericiBack office PHPTRAVELSUn ordine per servizio con scadenza di risposta
Voucher e fattureFogli di calcolo ed e-mailFatti a manoCRM o ERP genericoModelli genericiBack office PHPTRAVELSModelli di viaggio compilati dalla prenotazione
Agenti e rivenditoriFogli di calcolo ed e-mailNon disponibileCRM o ERP genericoDi solito uno strumento separatoBack office PHPTRAVELSPortale agenti con tariffe nette e credito
Prenotazioni onlineFogli di calcolo ed e-mailNon disponibileCRM o ERP genericoServe un motore di prenotazioneBack office PHPTRAVELSLe prenotazioni dal sito arrivano nello stesso back office
ReportFogli di calcolo ed e-mailRifatti ogni settimanaCRM o ERP genericoSoprattutto report di venditaBack office PHPTRAVELSVendite, operativo e finanza dagli stessi dati

Avvio

Lo configuri in cinque passi, un team alla volta

Mantenga ridotto il perimetro iniziale: una linea di prodotti, i fornitori principali e un canale di vendita. Aggiunga il resto quando la routine quotidiana è stabile.

  1. 1

    Caricare prodotti e pacchetti

    Tour, transfer, attività e alloggi, con costi, tasse, ricarichi e condizioni per canale.

    Fatto quando: Un pacchetto di prova ha lo stesso prezzo del suo foglio di calcolo.

  2. 2

    Definire ruoli e stati

    Permessi per vendite, operativo, contracting, amministrazione e responsabili, più gli stati di prenotazione e le soglie di approvazione.

    Fatto quando: Ognuno vede solo le azioni che il suo ruolo consente.

  3. 3

    Collegare i canali di vendita

    Prenotazioni dal sito per i viaggiatori e un portale per gli agenti rivenditori, ciascuno con i suoi prezzi e contratti.

    Fatto quando: Una prenotazione di prova da ogni canale apre una pratica.

  4. 4

    Attivare ordini ai fornitori e documenti

    Modelli di ordine, scadenze di risposta per tipo di servizio, modelli di voucher e fattura con il suo marchio.

    Fatto quando: Una prenotazione genera ordini e voucher senza ridigitare.

  5. 5

    Attivare finanza e report

    Piani di pagamento, debiti verso fornitori, esportazioni contabili e i report che la direzione legge ogni settimana.

    Fatto quando: Il margine per prenotazione coincide con quello calcolato dall'amministrazione.

FAQ

Domande sul back office per tour operator

Risposte brevi su prenotazioni, fornitori, documenti e finanza nel back office di PHPTRAVELS.

Contatta il team vendite

È il sistema operativo dietro le sue vendite. Gestisce prodotti e pacchetti, prenotazioni, anagrafiche di clienti e agenti, ordini ai fornitori, voucher e fatture, pagamenti e report, con ogni elemento collegato alla prenotazione a cui appartiene.

Sì. Se la sua agenzia vende pacchetti, tour o viaggi con più servizi, lo stesso back office controlla prezzi, conferme dei fornitori, voucher, fatture, pagamenti e margine. Le agenzie che rivendono solo voli singoli potrebbero averne meno bisogno.

Sì. Le prenotazioni dal sito e dal portale agenti arrivano nello stesso back office, ogni canale con i suoi prezzi e contratti, mentre inventario, pagamenti e documenti restano in un solo posto.

Ogni servizio di una prenotazione genera un ordine al suo fornitore con una scadenza di risposta. Il team segue lo stato su una bacheca, registra il numero di conferma sulla riga ed emette il voucher quando il fornitore conferma.

I pagamenti dei clienti passano dai gateway di pagamento che attiva, e fatture, ricevute e fatture dei fornitori si possono esportare verso il suo sistema contabile. Altri collegamenti, come un CRM o un'API di un fornitore, dipendono dai suoi requisiti e dall'installazione.

Sì. PHPTRAVELS è una licenza a pagamento unico con il codice sorgente incluso sotto licenza commerciale. Lo installa sul suo server, conserva i suoi dati e può estendere il back office con i suoi sviluppatori.

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