Demo na żywo

Back office dla touroperatorów

Oprogramowanie back office dla touroperatorów, które prowadzi dostawców, dokumenty i pieniądze

Każda rezerwacja staje się jedną teczką z usługami, zamówieniami u dostawców, voucherami, fakturami, płatnościami i marżą, dzięki czemu sprzedaż, operacje i finanse pracują na tym samym rekordzie zamiast w skrzynkach pocztowych i arkuszach.

  • Jedna teczka na rezerwację
  • Zamówienia u dostawców
  • Vouchery i faktury
  • Należności, zobowiązania i marża

Teczka rezerwacji

Co oprogramowanie back office dla touroperatorów trzyma w jednym miejscu

Rezerwacja wycieczki rzadko jest jednym produktem. Objazd na siedem nocy może obejmować trzy hotele, obóz na pustyni, transfery i przewodnika, każdy od innego dostawcy z własnym terminem i warunkami płatności. Back office trzyma to wszystko w jednej teczce rezerwacji.

Sprzedaż widzi, co klient kupił i ile jeszcze jest winien. Operacje widzą, którzy dostawcy potwierdzili. Finanse widzą, co wpłynęło, co należy się dostawcom i ile rezerwacja naprawdę zarobiła. Zmień pozycję raz, a voucher, faktura i marża zaktualizują się same.

Dla kogo
Touroperatorzy, DMC, hurtownicy i agencje sprzedające pakiety
Zastępuje
Wątki e-mail z dostawcami, arkusze kosztów i ręcznie robione vouchery
Licencja
Na Twoim serwerze, z kodem źródłowym

Szukasz raczej terminów wyjazdów, programów i sprzedaży wycieczek online?Oprogramowanie dla touroperatorówWycieczki i atrakcje

Teczka rezerwacjiBK-24817W realizacji

Królewskie miasta Maroka, 7 nocy

2 dorosłych, klient bezpośredni2026-03-14 → 2026-03-21

  • Hotel w Marrakeszu, 3 noceHotel miejski, stawka kontraktowaPotwierdzone
  • Riad w Fezie, 2 noceRiad, alotmentPotwierdzone
  • Obóz na pustyni w Merzudze, 1 nocOperator obozu, na zapytanieCzeka na odpowiedź
  • Prywatne transfery, 4 odcinkiPartner transportowyPotwierdzone
  • Licencjonowany przewodnik, 2 dniPrzewodnik niezależnyZamówienie wysłane
  • PO-3101Hotel w Marrakeszu, 3 nocePotwierdzone
  • PO-3102Riad w Fezie, 2 nocePotwierdzone
  • PO-3103Obóz na pustyni w Merzudze, 1 nocCzeka na odpowiedź
  • PO-3104Prywatne transfery, 4 odcinkiPotwierdzone
  • PO-3105Licencjonowany przewodnik, 2 dniZamówienie wysłane
  • Vouchery dostawcówWystawiony częściowo
  • Faktura dla klientaWystawiony
  • Program dzień po dniuWystawiony
  • Potwierdzenie zaliczkiWystawiony
  • Końcowe dokumenty podróżySzkic

Dokumenty końcowe czekają, aż każda usługa zostanie potwierdzona.

Łączna cena sprzedaży
$2,980.00
Koszty dostawców
−$2,215.00
Marża brutto25.7%
$765.00
Otrzymano od klienta
$900.00
Pozostało do zapłaty
$2,080.00

Przykładowa rezerwacja dla ilustracji

Zamówienia u dostawców

Zamówienia u dostawców na tablicy, a nie w skrzynce

Każda usługa tworzy zamówienie do swojego dostawcy. Tablica pokazuje, na jakim etapie jest każde z nich, kto za nie odpowiada i kiedy wygasa opcja, więc przypomnienia wychodzą przed terminem, a nie po nim.

Szkic1

  • PO-3110

    Transfer z lotniska, 4 osoby

    Rezerwacja grupowa BK-24822

    Odpowiedź do 2026-03-04

Wysłane do dostawcy2

  • PO-3103

    Obóz na pustyni, 1 noc

    Rezerwacja BK-24817

    Odpowiedź do 2026-03-02Wysłano przypomnienie

  • PO-3105

    Licencjonowany przewodnik, 2 dni

    Rezerwacja BK-24817

    Odpowiedź do 2026-03-05

Potwierdzone2

  • PO-3102

    Riad w Fezie, 2 noce

    Rezerwacja BK-24817

    Bez terminu

  • PO-3101

    Hotel w Marrakeszu, 3 noce

    Rezerwacja BK-24817

    Bez terminu

Voucher wystawiony2

  • PO-3098

    Bilety wstępu do zabytków, 2 osoby

    Rezerwacja BK-24809

    Bez terminu

  • PO-3104

    Prywatny transfer z Fezu do Merzugi

    Rezerwacja BK-24817

    Bez terminu

  • Terminy według rodzaju usługi

    Ustal, ile czasu na odpowiedź ma hotel, obóz lub przewodnik. Opcje bliskie wygaśnięcia od razu rzucają się w oczy.

  • Jedno zamówienie na usługę

    Każde zamówienie zawiera daty, uczestników, stawkę i uwagi dokładnie jednej usługi, więc dostawca nigdy nie musi czytać całego programu.

  • Odpowiedzi zostają przy rezerwacji

    Numery potwierdzeń, zmiany i anulacje są zapisywane przy pozycji, której dotyczą, z datą i osobą, która je wprowadziła.

Obsługujesz usługi na miejscu dla innych operatorów?System zarządzania destynacją

Wpływy i wydatki

Należności, zobowiązania i marża przy każdej rezerwacji

Płatności klientów i płatności dla dostawców są przy tej samej rezerwacji, więc raportowana marża to marża faktycznie osiągnięta, po każdej zmianie, rabacie i zwrocie.

RejestrUSD

Wpływy

  • Zaliczka klienta+900.002026-01-20Zapłacone
  • Dopłata klienta+2,080.002026-02-12Do zapłaty

Wydatki

  • Przedpłata dla hotelu−1,140.002026-02-14Zaplanowane
  • Płatność dla riadu−520.002026-02-28Zaplanowane
  • Płatność dla obozu−260.002026-03-02Zaplanowane
  • Faktura za transport−175.002026-03-14Po usłudze
  • Honorarium przewodnika−120.002026-03-16Po usłudze

Koszt $2,215.00Marża $765.00 · 25.7%

  • Jeszcze nie wymagalne$18,400 · 23 rezerwacji
  • 1 do 30 dni po terminie$6,250 · 7 rezerwacji
  • 31 do 60 dni po terminie$2,100 · 3 rezerwacji
  • Ponad 60 dni po terminie$640 · 1 rezerwacji

Przykładowe kwoty dla ilustracji

Kontrola finansów w back office

  • Zaliczki i płatności częścioweHarmonogram płatności dla każdej rezerwacji, z zaliczką i terminem dopłaty w teczce.
  • Kredyt i zestawienia agentówAgenci z cenami netto rezerwują na kredyt lub z przedpłaconego salda i otrzymują zestawienie każdej rezerwacji i płatności.
  • Zwroty i noty uznanioweOpłaty za anulację, kary dostawców i zwroty są księgowane w tej samej teczce.
  • Akceptacja zmian cenRabaty i ręczne zmiany cen powyżej limitu czekają na akceptację kierownika.
  • Eksport dla księgowościFaktury, płatności i faktury dostawców eksportują się do systemu księgowego, którego już używasz.

PowiązaneKsięgowość biura podróżyBramki płatnościPortfele agentów

Kto pracuje na teczce

Pięć zespołów, jeden rekord i jasne przekazania

Każdy zespół odpowiada za etap rezerwacji i przekazuje go dalej bez przepisywania czegokolwiek. Role decydują, kto może zmienić cenę, zatwierdzić rabat lub zamknąć fakturę.

  1. Sprzedaż

    01
    Odpowiada za
    Oferty, dane klienta i cenę pakietu
    Przekazuje
    Potwierdzoną rezerwację z wpłaconą zaliczką
    Czyta
    Wygrane i przegrane oferty, sprzedaż według produktu

  2. Operacje

    02
    Odpowiada za
    Usługi, rooming listy i program dzień po dniu
    Przekazuje
    Usługi gotowe do zamówienia u dostawców
    Czyta
    Wyjazdy w tym tygodniu, otwarte zapytania

  3. Kontraktacja

    03
    Odpowiada za
    Stawki dostawców, alotmenty i zamówienia
    Przekazuje
    Potwierdzone usługi i vouchery dostawców
    Czyta
    Oczekujące potwierdzenia, opóźnienia dostawców

  4. Finanse

    04
    Odpowiada za
    Faktury, potwierdzenia, płatności dla dostawców i zwroty
    Przekazuje
    Zamknięte teczki z ostateczną marżą
    Czyta
    Wiekowanie należności, zobowiązania do zapłaty

  5. Zarząd

    05
    Odpowiada za
    Reguły cenowe, role i limity akceptacji
    Przekazuje
    Decyzje o rabatach i wyjątkach
    Czyta
    Marża według kierunku, produktu, kanału i agenta

Działania przypisane do roli

  • Zmiana ceny sprzedaży po potwierdzeniuKierownik
  • Zatwierdzenie rabatu powyżej limituKierownik
  • Anulowanie potwierdzonego zamówienia u dostawcyKontraktacja
  • Zamknięcie lub korekta fakturyFinanse
  • Zwolnienie zwrotu dla klientaFinanse

Każda zmiana trafia do historii rezerwacji z użytkownikiem i godziną.

Narzędzia front office, które zasilają back office

CRM dla biur podróżyPortal turystyczny B2B

Twoje opcje

Arkusze, ogólny ERP czy back office dla turystyki

Ogólne narzędzia biznesowe da się dopasować do touroperatora. Oto praktyczne różnice, które warto sprawdzić przed wyborem.

Czego potrzebujeszArkusze i e-mailOgólny CRM lub ERPBack office PHPTRAVELS
Kalkulacja pakietu i marżaArkusze i e-mailFormuły kopiowane do każdej podróżyOgólny CRM lub ERPMożliwe z własnymi polamiBack office PHPTRAVELSPozycje kosztów, narzuty i reguły kanałów dla każdego pakietu
Potwierdzenia dostawcówArkusze i e-mailE-maile i notatkiOgólny CRM lub ERPOgólne zamówienia zakupuBack office PHPTRAVELSJedno zamówienie na usługę z terminem odpowiedzi
Vouchery i fakturyArkusze i e-mailRobione ręcznieOgólny CRM lub ERPOgólne szablonyBack office PHPTRAVELSSzablony podróży wypełniane z rezerwacji
Agenci i pośrednicyArkusze i e-mailNiedostępneOgólny CRM lub ERPZwykle osobne narzędzieBack office PHPTRAVELSPortal agentów z cenami netto i kredytem
Rezerwacje onlineArkusze i e-mailNiedostępneOgólny CRM lub ERPWymaga silnika rezerwacjiBack office PHPTRAVELSRezerwacje ze strony trafiają do tego samego back office
RaportyArkusze i e-mailBudowane co tydzień od nowaOgólny CRM lub ERPGłównie raporty sprzedażyBack office PHPTRAVELSSprzedaż, operacje i finanse z jednego zbioru danych

Uruchomienie

Konfiguracja w pięciu krokach, zespół po zespole

Zacznij od wąskiego zakresu: jedna linia produktów, główni dostawcy i jeden kanał sprzedaży. Resztę dodaj, gdy codzienna praca się ustabilizuje.

  1. 1

    Wprowadź produkty i pakiety

    Wycieczki, transfery, atrakcje i noclegi z kosztami, podatkami, narzutami i warunkami dla każdego kanału.

    Gotowe, gdy: Testowy pakiet ma tę samą cenę co Twój arkusz.

  2. 2

    Ustaw role i statusy

    Uprawnienia dla sprzedaży, operacji, kontraktacji, finansów i kierowników, a także statusy rezerwacji i limity akceptacji.

    Gotowe, gdy: Każdy widzi tylko działania, na które pozwala jego rola.

  3. 3

    Podłącz kanały sprzedaży

    Rezerwacje na stronie dla podróżnych i portal dla agentów, każdy z własnymi cenami i umowami.

    Gotowe, gdy: Testowa rezerwacja z każdego kanału otwiera teczkę.

  4. 4

    Włącz zamówienia i dokumenty

    Szablony zamówień, terminy odpowiedzi według rodzaju usługi, szablony voucherów i faktur z Twoją marką.

    Gotowe, gdy: Rezerwacja tworzy swoje zamówienia i vouchery bez przepisywania.

  5. 5

    Włącz finanse i raporty

    Harmonogramy płatności, zobowiązania wobec dostawców, eksport księgowy i raporty, które zarząd czyta co tydzień.

    Gotowe, gdy: Marża na rezerwacji zgadza się z wyliczeniem finansów.

FAQ

Pytania o back office dla touroperatorów

Krótkie odpowiedzi o rezerwacjach, dostawcach, dokumentach i finansach w back office PHPTRAVELS.

Kontakt ze sprzedażą

To system operacyjny za Twoją sprzedażą. Zarządza produktami i pakietami, rezerwacjami, kartotekami klientów i agentów, zamówieniami u dostawców, voucherami i fakturami, płatnościami oraz raportami, a każdy element jest powiązany z rezerwacją, do której należy.

Tak. Jeśli Twoje biuro sprzedaje pakiety, wycieczki lub podróże z wieloma usługami, ten sam back office kontroluje ceny, potwierdzenia dostawców, vouchery, faktury, płatności i marżę. Biura sprzedające tylko pojedyncze loty mogą potrzebować mniej.

Tak. Rezerwacje ze strony i z portalu agentów trafiają do tego samego back office, każdy kanał z własnymi cenami i umowami, a dostępność, płatności i dokumenty pozostają w jednym miejscu.

Każda usługa w rezerwacji tworzy zamówienie do swojego dostawcy z terminem odpowiedzi. Zespół śledzi status na tablicy, zapisuje numer potwierdzenia przy pozycji i wystawia voucher, gdy dostawca potwierdzi.

Płatności klientów przechodzą przez bramki płatnicze, które włączysz, a faktury, potwierdzenia i faktury dostawców można eksportować do Twojego systemu księgowego. Inne połączenia, np. CRM lub API dostawcy, zależą od Twoich wymagań i wdrożenia.

Tak. PHPTRAVELS to jednorazowa licencja z kodem źródłowym na licencji komercyjnej. Instalujesz go na własnym serwerze, zachowujesz swoje dane i możesz rozbudować back office z własnymi programistami.

Odkryj więcej

Więcej o platformie