ট্যুর অপারেটরদের জন্য ব্যাক অফিস
ট্যুর অপারেটর ব্যাক অফিস সফটওয়্যার যা সাপ্লায়ার, ডকুমেন্ট আর টাকা সামলায়
প্রতিটি বুকিং একটি ফাইলে পরিণত হয়, যাতে থাকে সার্ভিস, সাপ্লায়ারের কাছে পারচেজ অর্ডার, ভাউচার, ইনভয়েস, পেমেন্ট ও মার্জিন, যাতে সেলস, অপারেশনস আর ফাইন্যান্স ইমেল ও স্প্রেডশিটের বদলে একই রেকর্ডে কাজ করে।
- প্রতি বুকিংয়ে একটি ফাইল
- সাপ্লায়ার পারচেজ অর্ডার
- ভাউচার ও ইনভয়েস
- প্রাপ্য, দেনা ও মার্জিন
বুকিং ফাইল
ট্যুর অপারেটর ব্যাক অফিস সফটওয়্যার এক জায়গায় কী রাখে
একটি ট্যুর বুকিং খুব কমই একটি মাত্র প্রোডাক্ট। সাত রাতের একটি সার্কিটে তিনটি হোটেল, একটি মরু ক্যাম্প, ট্রান্সফার ও একজন গাইড থাকতে পারে, প্রতিটি আলাদা সাপ্লায়ারের কাছ থেকে, যাদের নিজস্ব ডেডলাইন ও পেমেন্ট শর্ত আছে। ব্যাক অফিস এসব একটি বুকিং ফাইলে রাখে।
সেলস দেখে গ্রাহক কী কিনেছেন আর কত বাকি। অপারেশনস দেখে কোন সাপ্লায়াররা কনফার্ম করেছে। ফাইন্যান্স দেখে কত আদায় হয়েছে, সাপ্লায়ারদের কত দিতে হবে আর বুকিংটি আসলে কত আয় করেছে। একটি লাইন একবার বদলালেই ভাউচার, ইনভয়েস আর মার্জিন সঙ্গে বদলে যায়।
- কাদের জন্য
- প্যাকেজ বিক্রি করা ট্যুর অপারেটর, DMC, হোলসেলার ও এজেন্সি
- যার বদলে
- সাপ্লায়ারদের সঙ্গে ইমেল থ্রেড, খরচের স্প্রেডশিট আর হাতে বানানো ভাউচার
- লাইসেন্স
- আপনার নিজের সার্ভারে, সোর্স কোডসহ
এর বদলে ডিপার্চার, ভ্রমণসূচি আর অনলাইনে ট্যুর বিক্রি খুঁজছেন?ট্যুর অপারেটর সফটওয়্যারট্যুর ও অ্যাক্টিভিটি
মরক্কোর রাজকীয় শহর, ৭ রাত
২ জন প্রাপ্তবয়স্ক, সরাসরি গ্রাহক2026-03-14 → 2026-03-21
- মারাকেশে হোটেল, ৩ রাতশহরের হোটেল, চুক্তিভিত্তিক রেটকনফার্মড
- ফেজে রিয়াদ, ২ রাতরিয়াদ, অ্যালটমেন্টকনফার্মড
- মেরজুগায় মরু ক্যাম্প, ১ রাতক্যাম্প অপারেটর, অনুরোধেউত্তরের অপেক্ষায়
- প্রাইভেট ট্রান্সফার, ৪টি রুটপরিবহন পার্টনারকনফার্মড
- লাইসেন্সধারী গাইড, ২ দিনফ্রিল্যান্স গাইডঅর্ডার পাঠানো হয়েছে
- PO-3101মারাকেশে হোটেল, ৩ রাতকনফার্মড—
- PO-3102ফেজে রিয়াদ, ২ রাতকনফার্মড—
- PO-3103মেরজুগায় মরু ক্যাম্প, ১ রাতউত্তরের অপেক্ষায়2026-03-02
- PO-3104প্রাইভেট ট্রান্সফার, ৪টি রুটকনফার্মড—
- PO-3105লাইসেন্সধারী গাইড, ২ দিনঅর্ডার পাঠানো হয়েছে2026-03-05
- সাপ্লায়ার ভাউচার3/5আংশিক ইস্যু
- গ্রাহক ইনভয়েসINV-7712ইস্যু হয়েছে
- দিনভিত্তিক ভ্রমণসূচিv2ইস্যু হয়েছে
- ডিপোজিট রসিদRC-5530ইস্যু হয়েছে
- চূড়ান্ত ভ্রমণ ডকুমেন্টখসড়া
প্রতিটি সার্ভিস কনফার্ম না হওয়া পর্যন্ত চূড়ান্ত ডকুমেন্ট অপেক্ষা করে।
- মোট বিক্রয়মূল্য
- $2,980.00
- সাপ্লায়ার খরচ
- −$2,215.00
- মোট মার্জিন25.7%
- $765.00
- গ্রাহকের কাছ থেকে প্রাপ্ত
- $900.00
- বাকি পরিমাণ
- $2,080.00
উদাহরণের জন্য নমুনা বুকিং
সাপ্লায়ার পারচেজ অর্ডার
সাপ্লায়ার অর্ডার বোর্ডে, ইনবক্সে চাপা পড়ে নয়
প্রতিটি সার্ভিস তার সাপ্লায়ারের জন্য একটি পারচেজ অর্ডার তৈরি করে। বোর্ড দেখায় প্রতিটি অর্ডার কোথায় আছে, কে দায়িত্বে আর অপশন কখন শেষ হবে, যাতে ফলো-আপ ডেডলাইনের আগে হয়, পরে নয়।
খসড়া1
- PO-3110
এয়ারপোর্ট ট্রান্সফার, ৪ জন অতিথি
গ্রুপ বুকিং BK-24822
উত্তরের শেষ তারিখ 2026-03-04
সাপ্লায়ারকে পাঠানো2
- PO-3103
মরু ক্যাম্প, ১ রাত
বুকিং BK-24817
উত্তরের শেষ তারিখ 2026-03-02রিমাইন্ডার পাঠানো হয়েছে
- PO-3105
লাইসেন্সধারী গাইড, ২ দিন
বুকিং BK-24817
উত্তরের শেষ তারিখ 2026-03-05
কনফার্মড2
- PO-3102
ফেজে রিয়াদ, ২ রাত
বুকিং BK-24817
কোনো ডেডলাইন নেই
- PO-3101
মারাকেশে হোটেল, ৩ রাত
বুকিং BK-24817
কোনো ডেডলাইন নেই
ভাউচার ইস্যু2
- PO-3098
স্মৃতিস্তম্ভের প্রবেশ টিকিট, ২ জন অতিথি
বুকিং BK-24809
কোনো ডেডলাইন নেই
- PO-3104
ফেজ থেকে মেরজুগা প্রাইভেট ট্রান্সফার
বুকিং BK-24817
কোনো ডেডলাইন নেই
সার্ভিসের ধরন অনুযায়ী ডেডলাইন
হোটেল, ক্যাম্প বা গাইডের উত্তর দেওয়ার সময় কতটা, তা ঠিক করুন। মেয়াদ শেষের কাছাকাছি অপশনগুলো সহজেই চোখে পড়ে।
প্রতি সার্ভিসে একটি অর্ডার
প্রতিটি অর্ডারে শুধু একটি সার্ভিসের তারিখ, অতিথি, রেট ও নোট থাকে, তাই সাপ্লায়ারকে পুরো ভ্রমণসূচি পড়তে হয় না।
উত্তর বুকিংয়েই থাকে
কনফার্মেশন নম্বর, পরিবর্তন ও বাতিল সংশ্লিষ্ট লাইনে সংরক্ষিত হয়, তারিখ আর যিনি লিখেছেন তার নামসহ।
অন্য অপারেটরদের জন্য গ্রাউন্ড হ্যান্ডলিং করেন?ডেস্টিনেশন ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম
টাকা আসা, টাকা যাওয়া
প্রতিটি বুকিংয়ে প্রাপ্য, দেনা ও মার্জিন
গ্রাহকের পেমেন্ট আর সাপ্লায়ারের পেমেন্ট একই বুকিংয়ে থাকে, তাই আপনি যে মার্জিন রিপোর্ট করেন সেটিই আসল মার্জিন, প্রতিটি পরিবর্তন, ছাড় ও রিফান্ডের পরে।
আয়
- গ্রাহকের ডিপোজিট+900.002026-01-20পরিশোধিত
- গ্রাহকের বাকি+2,080.002026-02-12বকেয়া
ব্যয়
- হোটেলে অগ্রিম−1,140.002026-02-14নির্ধারিত
- রিয়াদের পেমেন্ট−520.002026-02-28নির্ধারিত
- ক্যাম্পের পেমেন্ট−260.002026-03-02নির্ধারিত
- পরিবহন ইনভয়েস−175.002026-03-14সার্ভিসের পরে
- গাইডের ফি−120.002026-03-16সার্ভিসের পরে
খরচ $2,215.00মার্জিন $765.00 · 25.7%
- এখনো বকেয়া নয়$18,400 · 23 বুকিং
- ১–৩০ দিন দেরি$6,250 · 7 বুকিং
- ৩১–৬০ দিন দেরি$2,100 · 3 বুকিং
- ৬০ দিনের বেশি দেরি$640 · 1 বুকিং
উদাহরণের জন্য নমুনা অঙ্ক
ব্যাক অফিসে আর্থিক নিয়ন্ত্রণ
- ডিপোজিট ও আংশিক পেমেন্টপ্রতিটি বুকিংয়ের পেমেন্ট সূচি, ফাইলে ডিপোজিট আর বাকির তারিখসহ।
- এজেন্ট ক্রেডিট ও স্টেটমেন্টনেট রেটের এজেন্টরা ক্রেডিটে বা প্রিপেইড ব্যালান্স থেকে বুক করেন এবং প্রতিটি বুকিং ও পেমেন্টের স্টেটমেন্ট পান।
- রিফান্ড ও ক্রেডিট নোটবাতিলের চার্জ, সাপ্লায়ারের জরিমানা আর রিফান্ড একই ফাইলে লেখা হয়।
- দাম পরিবর্তনের অনুমোদনসীমার বেশি ছাড় আর হাতে করা দাম পরিবর্তন ম্যানেজারের অনুমোদনের অপেক্ষায় থাকে।
- আপনার হিসাবরক্ষকের জন্য এক্সপোর্টইনভয়েস, পেমেন্ট আর সাপ্লায়ার বিল আপনার ব্যবহৃত অ্যাকাউন্টিং সিস্টেমের জন্য এক্সপোর্ট হয়।
সম্পর্কিতট্রাভেল এজেন্সি অ্যাকাউন্টিংপেমেন্ট গেটওয়েএজেন্ট ওয়ালেট
ফাইলে কারা কাজ করে
পাঁচটি টিম, একটি রেকর্ড আর পরিষ্কার হস্তান্তর
প্রতিটি টিম বুকিংয়ের একটি ধাপের দায়িত্বে থাকে এবং কিছু আবার না লিখেই পরের ধাপে পাঠায়। রোল ঠিক করে কে দাম বদলাতে, ছাড় অনুমোদন করতে বা ইনভয়েস চূড়ান্ত করতে পারবে।
সেলস
01- দায়িত্ব
- কোটেশন, গ্রাহকের তথ্য ও প্যাকেজের দাম
- হস্তান্তর করে
- ডিপোজিটসহ কনফার্মড বুকিং
- দেখে
- জেতা ও হারানো কোটেশন, প্রোডাক্টভিত্তিক বিক্রি
অপারেশনস
02- দায়িত্ব
- সার্ভিস, রুমিং লিস্ট ও দিনভিত্তিক পরিকল্পনা
- হস্তান্তর করে
- সাপ্লায়ার অর্ডারের জন্য প্রস্তুত সার্ভিস
- দেখে
- এই সপ্তাহের ডিপার্চার, খোলা অনুরোধ
কন্ট্রাক্টিং
03- দায়িত্ব
- সাপ্লায়ার রেট, অ্যালটমেন্ট ও পারচেজ অর্ডার
- হস্তান্তর করে
- কনফার্মড সার্ভিস ও সাপ্লায়ার ভাউচার
- দেখে
- অপেক্ষমাণ কনফার্মেশন, সাপ্লায়ারের দেরি
ফাইন্যান্স
04- দায়িত্ব
- ইনভয়েস, রসিদ, সাপ্লায়ার পেমেন্ট ও রিফান্ড
- হস্তান্তর করে
- চূড়ান্ত মার্জিনসহ বন্ধ ফাইল
- দেখে
- প্রাপ্যের এজিং, বকেয়া দেনা
ম্যানেজমেন্ট
05- দায়িত্ব
- দামের নিয়ম, রোল ও অনুমোদন সীমা
- হস্তান্তর করে
- ছাড় ও ব্যতিক্রম নিয়ে সিদ্ধান্ত
- দেখে
- গন্তব্য, প্রোডাক্ট, চ্যানেল ও এজেন্টভিত্তিক মার্জিন
রোলে আবদ্ধ কাজ
- কনফার্মের পরে বিক্রয়মূল্য বদলানোম্যানেজার
- সীমার বেশি ছাড় অনুমোদনম্যানেজার
- কনফার্মড সাপ্লায়ার অর্ডার বাতিলকন্ট্রাক্টিং
- ইনভয়েস চূড়ান্ত বা ক্রেডিট করাফাইন্যান্স
- গ্রাহকের রিফান্ড ছাড় করাফাইন্যান্স
প্রতিটি পরিবর্তন ব্যবহারকারী ও সময়সহ বুকিংয়ের ইতিহাসে লেখা থাকে।
যে ফ্রন্ট অফিস টুলগুলো ব্যাক অফিসে তথ্য দেয়
আপনার বিকল্প
স্প্রেডশিট, সাধারণ ERP নাকি ট্রাভেল ব্যাক অফিস
সাধারণ ব্যবসায়িক টুলকে ট্যুর অপারেটরের মতো করে মানিয়ে নেওয়া যায়। বেছে নেওয়ার আগে এই ব্যবহারিক পার্থক্যগুলো দেখে নিন।
| আপনার যা দরকার | স্প্রেডশিট ও ইমেল | সাধারণ CRM বা ERP | PHPTRAVELS ব্যাক অফিস |
|---|---|---|---|
| প্যাকেজের খরচ ও মার্জিন | স্প্রেডশিট ও ইমেলপ্রতি ট্রিপে ফর্মুলা কপি | সাধারণ CRM বা ERPকাস্টম ফিল্ডে সম্ভব | PHPTRAVELS ব্যাক অফিসপ্রতি প্যাকেজে খরচের লাইন, মার্কআপ ও চ্যানেল নিয়ম |
| সাপ্লায়ার কনফার্মেশন | স্প্রেডশিট ও ইমেলইমেল আর ফলো-আপ নোট | সাধারণ CRM বা ERPসাধারণ পারচেজ অর্ডার | PHPTRAVELS ব্যাক অফিসউত্তরের ডেডলাইনসহ প্রতি সার্ভিসে একটি অর্ডার |
| ভাউচার ও ইনভয়েস | স্প্রেডশিট ও ইমেলহাতে বানানো | সাধারণ CRM বা ERPসাধারণ টেমপ্লেট | PHPTRAVELS ব্যাক অফিসবুকিং থেকে পূরণ হওয়া ট্রাভেল টেমপ্লেট |
| এজেন্ট ও রিসেলার | স্প্রেডশিট ও ইমেলনেই | সাধারণ CRM বা ERPসাধারণত আলাদা টুল | PHPTRAVELS ব্যাক অফিসনেট রেট ও ক্রেডিটসহ এজেন্ট পোর্টাল |
| অনলাইন বুকিং | স্প্রেডশিট ও ইমেলনেই | সাধারণ CRM বা ERPবুকিং ইঞ্জিন লাগে | PHPTRAVELS ব্যাক অফিসওয়েবসাইটের বুকিং একই ব্যাক অফিসে আসে |
| রিপোর্ট | স্প্রেডশিট ও ইমেলপ্রতি সপ্তাহে নতুন করে তৈরি | সাধারণ CRM বা ERPমূলত সেলস রিপোর্ট | PHPTRAVELS ব্যাক অফিসসেলস, অপারেশনস ও ফাইন্যান্স এক ডেটা থেকে |
চালু করা
পাঁচ ধাপে সেটআপ, একবারে একটি টিম
শুরুর পরিসর ছোট রাখুন: একটি প্রোডাক্ট রেঞ্জ, প্রধান সাপ্লায়াররা আর একটি বিক্রয় চ্যানেল। দৈনন্দিন কাজ স্থির হলে বাকিগুলো যোগ করুন।
- 1
প্রোডাক্ট ও প্যাকেজ লোড করুন
ট্যুর, ট্রান্সফার, অ্যাক্টিভিটি ও থাকার ব্যবস্থা, খরচ, কর, মার্কআপ ও চ্যানেলভিত্তিক নীতিসহ।
সম্পন্ন যখন: একটি নমুনা প্যাকেজের দাম আপনার স্প্রেডশিটের সমান আসে।
- 2
রোল ও স্ট্যাটাস ঠিক করুন
সেলস, অপারেশনস, কন্ট্রাক্টিং, ফাইন্যান্স ও ম্যানেজারদের অনুমতি, সঙ্গে বুকিং স্ট্যাটাস ও অনুমোদন সীমা।
সম্পন্ন যখন: প্রত্যেকে শুধু তার রোলে অনুমোদিত কাজগুলো দেখেন।
- 3
বিক্রয় চ্যানেল যুক্ত করুন
ভ্রমণকারীদের জন্য ওয়েবসাইট বুকিং আর রিসেলারদের জন্য এজেন্ট পোর্টাল, প্রত্যেকটির নিজস্ব দাম ও চুক্তি।
সম্পন্ন যখন: প্রতিটি চ্যানেলের টেস্ট বুকিং একটি বুকিং ফাইল খোলে।
- 4
সাপ্লায়ার অর্ডার ও ডকুমেন্ট চালু করুন
অর্ডার টেমপ্লেট, সার্ভিসের ধরন অনুযায়ী উত্তরের ডেডলাইন, আপনার ব্র্যান্ডিংসহ ভাউচার ও ইনভয়েস টেমপ্লেট।
সম্পন্ন যখন: একটি বুকিং আবার না লিখেই তার অর্ডার ও ভাউচার তৈরি করে।
- 5
ফাইন্যান্স ও রিপোর্ট চালু করুন
পেমেন্ট সূচি, সাপ্লায়ারের দেনা, অ্যাকাউন্টিং এক্সপোর্ট আর ম্যানেজমেন্ট প্রতি সপ্তাহে যে রিপোর্ট পড়ে।
সম্পন্ন যখন: প্রতিটি বুকিংয়ের মার্জিন ফাইন্যান্সের হিসাবের সঙ্গে মেলে।
প্রশ্নোত্তর
ট্যুর অপারেটর ব্যাক অফিস নিয়ে প্রশ্ন
PHPTRAVELS ব্যাক অফিসে বুকিং, সাপ্লায়ার, ডকুমেন্ট ও ফাইন্যান্স নিয়ে সংক্ষিপ্ত উত্তর।
সেলসের সাথে কথা বলুনএটি আপনার বিক্রির পেছনের অপারেশনস সিস্টেম। এটি প্রোডাক্ট ও প্যাকেজ, রিজার্ভেশন, গ্রাহক ও এজেন্টের রেকর্ড, সাপ্লায়ার পারচেজ অর্ডার, ভাউচার ও ইনভয়েস, পেমেন্ট আর রিপোর্ট সামলায়, আর প্রতিটি অংশ তার বুকিংয়ের সঙ্গে যুক্ত থাকে।
হ্যাঁ। আপনার এজেন্সি যদি প্যাকেজ, ট্যুর বা একাধিক সার্ভিসের ভ্রমণ বিক্রি করে, তাহলে একই ব্যাক অফিস দাম, সাপ্লায়ার কনফার্মেশন, ভাউচার, ইনভয়েস, পেমেন্ট ও মার্জিন নিয়ন্ত্রণ করে। শুধু আলাদা ফ্লাইট টিকিট বিক্রি করা এজেন্সির এর চেয়ে কম লাগতে পারে।
হ্যাঁ। ওয়েবসাইট আর এজেন্ট পোর্টালের বুকিং একই ব্যাক অফিসে আসে, প্রতিটি চ্যানেলের নিজস্ব দাম ও চুক্তি থাকে, আর ইনভেন্টরি, পেমেন্ট ও ডকুমেন্ট এক জায়গায় থাকে।
বুকিংয়ের প্রতিটি সার্ভিস উত্তরের ডেডলাইনসহ তার সাপ্লায়ারের জন্য একটি পারচেজ অর্ডার তৈরি করে। টিম বোর্ডে অবস্থা দেখে, লাইনে কনফার্মেশন নম্বর লেখে এবং সাপ্লায়ার কনফার্ম করলে ভাউচার ইস্যু করে।
গ্রাহকের পেমেন্ট আপনার চালু করা পেমেন্ট গেটওয়ে দিয়ে যায়, আর ইনভয়েস, রসিদ ও সাপ্লায়ার বিল আপনার অ্যাকাউন্টিং সিস্টেমের জন্য এক্সপোর্ট করা যায়। CRM বা সাপ্লায়ার API-এর মতো অন্য সংযোগ আপনার প্রয়োজন ও ডিপ্লয়মেন্টের ওপর নির্ভর করে।
হ্যাঁ। PHPTRAVELS বাণিজ্যিক লাইসেন্সের অধীনে সোর্স কোডসহ একটি এককালীন লাইসেন্স। আপনি এটি নিজের সার্ভারে ইনস্টল করেন, নিজের ডেটা রাখেন এবং নিজের ডেভেলপারদের দিয়ে ব্যাক অফিস বাড়াতে পারেন।
আরও দেখুন
প্ল্যাটফর্ম সম্পর্কে আরও
- ট্যুর অপারেটর সফটওয়্যারবুকিং, ভ্রমণসূচি, B2B রিসেলার ও অপারেশন
- ট্যুর ও অ্যাক্টিভিটিপ্যাকেজ ও এক্সকারশন
- ট্রাভেল এজেন্সি অ্যাকাউন্টিংবুকিংয়ের সাথে যুক্ত ইনভয়েস, দেনা ও কমিশন
- ডেস্টিনেশন ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমDMC চুক্তি, প্যাকেজ ও XML/API বিতরণ
- ট্রাভেল CRM সফটওয়্যারলিড, কোটেশন, ভ্রমণসূচি ও ফলো-আপ
- B2B ট্রাভেল পোর্টালএজেন্ট লগইন, প্রাইসিং নিয়ম, ডকুমেন্ট ও সেটেলমেন্ট
