Demo ao vivo

Back office para operadoras de turismo

Software de back office para operadoras de turismo que gere fornecedores, documentos e dinheiro

Cada reserva torna-se um único processo com os seus serviços, ordens de compra a fornecedores, vouchers, faturas, pagamentos e margem, para que vendas, operações e financeiro trabalhem no mesmo registo em vez de caixas de e-mail e folhas de cálculo.

  • Um processo por reserva
  • Ordens de compra a fornecedores
  • Vouchers e faturas
  • Recebimentos, pagamentos e margem

O processo da reserva

O que o software de back office para operadoras de turismo reúne num só lugar

Uma reserva de circuito raramente é um único produto. Um circuito de sete noites pode incluir três hotéis, um acampamento no deserto, transfers e um guia, cada um de um fornecedor diferente com o seu prazo e as suas condições de pagamento. O back office guarda tudo num único processo.

Vendas vê o que o cliente comprou e o que ainda deve. Operações vê que fornecedores confirmaram. O financeiro vê o que foi recebido, o que se deve aos fornecedores e o que a reserva realmente rendeu. Altere uma linha uma vez e o voucher, a fatura e a margem acompanham.

Feito para
Operadoras, DMC, grossistas e agências que vendem pacotes
Substitui
Trocas de e-mail com fornecedores, folhas de custos e vouchers feitos à mão
Licença
Auto-hospedado no seu servidor, com código-fonte incluído

Procura partidas, itinerários e venda de circuitos online?Software para operadoras de turismoTours e atividades

ProcessoBK-24817Em operação

Cidades imperiais de Marrocos, 7 noites

2 adultos, cliente direto2026-03-14 → 2026-03-21

  • Hotel em Marraquexe, 3 noitesHotel urbano, tarifa contratadaConfirmado
  • Riad em Fez, 2 noitesRiad, contingenteConfirmado
  • Acampamento em Merzouga, 1 noiteOperador do acampamento, sob pedidoA aguardar resposta
  • Transfers privados, 4 trajetosParceiro de transporteConfirmado
  • Guia oficial, 2 diasGuia independenteOrdem enviada
  • PO-3101Hotel em Marraquexe, 3 noitesConfirmado
  • PO-3102Riad em Fez, 2 noitesConfirmado
  • PO-3103Acampamento em Merzouga, 1 noiteA aguardar resposta
  • PO-3104Transfers privados, 4 trajetosConfirmado
  • PO-3105Guia oficial, 2 diasOrdem enviada
  • Vouchers de fornecedorEmitido em parte
  • Fatura ao clienteEmitido
  • Itinerário dia a diaEmitido
  • Recibo do depósitoEmitido
  • Documentos finais da viagemRascunho

Os documentos finais aguardam até todos os serviços estarem confirmados.

Preço de venda total
$2,980.00
Custos de fornecedores
−$2,215.00
Margem bruta25.7%
$765.00
Recebido do cliente
$900.00
Saldo em dívida
$2,080.00

Reserva de exemplo para ilustração

Ordens de compra a fornecedores

Ordens a fornecedores num quadro, não perdidas no e-mail

Cada serviço gera uma ordem de compra ao seu fornecedor. O quadro mostra em que ponto está cada uma, quem é o responsável e quando expira a opção, para que o acompanhamento aconteça antes do prazo e não depois.

Rascunho1

  • PO-3110

    Transfer do aeroporto, 4 passageiros

    Reserva de grupo BK-24822

    Responder até 2026-03-04

Enviada ao fornecedor2

  • PO-3103

    Acampamento no deserto, 1 noite

    Reserva BK-24817

    Responder até 2026-03-02Lembrete enviado

  • PO-3105

    Guia oficial, 2 dias

    Reserva BK-24817

    Responder até 2026-03-05

Confirmada2

  • PO-3102

    Riad em Fez, 2 noites

    Reserva BK-24817

    Sem prazo

  • PO-3101

    Hotel em Marraquexe, 3 noites

    Reserva BK-24817

    Sem prazo

Voucher emitido2

  • PO-3098

    Entradas em monumentos, 2 passageiros

    Reserva BK-24809

    Sem prazo

  • PO-3104

    Transfer privado de Fez a Merzouga

    Reserva BK-24817

    Sem prazo

  • Prazos por tipo de serviço

    Defina quanto tempo um hotel, um acampamento ou um guia tem para responder. As opções perto de expirar ficam fáceis de ver.

  • Uma ordem por serviço

    Cada ordem leva as datas, os passageiros, a tarifa e as notas de um único serviço, para que o fornecedor nunca tenha de ler um itinerário inteiro.

  • As respostas ficam na reserva

    Números de confirmação, alterações e cancelamentos são guardados na linha a que pertencem, com a data e a pessoa que os registou.

Presta serviços no destino para outros operadores?Sistema de gestão de destinos

Entradas e saídas de dinheiro

Recebimentos, pagamentos e margem em cada reserva

Os pagamentos dos clientes e os pagamentos a fornecedores estão na mesma reserva, por isso a margem que reporta é a margem que realmente obteve, depois de cada alteração, desconto e reembolso.

RazãoUSD

Entradas

  • Depósito do cliente+900.002026-01-20Pago
  • Saldo do cliente+2,080.002026-02-12Em dívida

Saídas

  • Pré-pagamento do hotel−1,140.002026-02-14Agendado
  • Pagamento do riad−520.002026-02-28Agendado
  • Pagamento do acampamento−260.002026-03-02Agendado
  • Fatura de transporte−175.002026-03-14Após o serviço
  • Honorários do guia−120.002026-03-16Após o serviço

Custo $2,215.00Margem $765.00 · 25.7%

  • Ainda não vencido$18,400 · 23 reservas
  • 1 a 30 dias de atraso$6,250 · 7 reservas
  • 31 a 60 dias de atraso$2,100 · 3 reservas
  • Mais de 60 dias de atraso$640 · 1 reservas

Valores de exemplo para ilustração

Controlos financeiros no back office

  • Depósitos e pagamentos parciaisPlanos de pagamento por reserva, com o depósito e a data do saldo no processo.
  • Crédito e extratos de agentesAgentes com tarifa líquida reservam a crédito ou com saldo pré-pago, com um extrato de cada reserva e pagamento.
  • Reembolsos e notas de créditoTaxas de cancelamento, penalizações de fornecedores e reembolsos são lançados no mesmo processo.
  • Aprovação de alterações de preçoDescontos e alterações manuais de preço acima de um limite aguardam a aprovação de um gestor.
  • Exportações para o contabilistaFaturas, pagamentos e faturas de fornecedores exportam para o sistema de contabilidade que já usa.

RelacionadoContabilidade para agênciasGateways de pagamentoCarteiras de agentes

Quem trabalha o processo

Cinco equipas, um registo e passagens claras

Cada equipa é dona de uma etapa da reserva e passa-a à seguinte sem voltar a digitar nada. As funções decidem quem pode alterar um preço, aprovar um desconto ou fechar uma fatura.

  1. Vendas

    01
    Responsável por
    Orçamentos, dados do cliente e preço do pacote
    Entrega
    Uma reserva confirmada com depósito recebido
    Consulta
    Orçamentos ganhos e perdidos, vendas por produto

  2. Operações

    02
    Responsável por
    Serviços, rooming lists e plano dia a dia
    Entrega
    Serviços prontos para encomendar a fornecedores
    Consulta
    Partidas da semana, pedidos em aberto

  3. Contratação

    03
    Responsável por
    Tarifas de fornecedores, contingentes e ordens de compra
    Entrega
    Serviços confirmados e vouchers de fornecedor
    Consulta
    Confirmações pendentes, atrasos de fornecedores

  4. Financeiro

    04
    Responsável por
    Faturas, recibos, pagamentos a fornecedores e reembolsos
    Entrega
    Processos fechados com margem final
    Consulta
    Antiguidade de saldos, pagamentos a vencer

  5. Direção

    05
    Responsável por
    Regras de preços, funções e limites de aprovação
    Entrega
    Decisões sobre descontos e exceções
    Consulta
    Margem por destino, produto, canal e agente

Ações reservadas a uma função

  • Editar um preço de venda após a confirmaçãoGestor
  • Aprovar um desconto acima do limiteGestor
  • Cancelar uma ordem confirmada a um fornecedorContratação
  • Fechar ou creditar uma faturaFinanceiro
  • Libertar um reembolso ao clienteFinanceiro

Cada alteração fica no histórico da reserva com o utilizador e a hora.

Ferramentas de front office que alimentam o back office

Software CRM de viagensPortal B2B de viagens

As suas opções

Folhas de cálculo, um ERP genérico ou um back office de viagens

As ferramentas de gestão gerais podem ser adaptadas a uma operadora. Estas são as diferenças práticas a verificar antes de escolher.

O que precisaFolhas de cálculo e e-mailCRM ou ERP genéricoBack office PHPTRAVELS
Custos e margem do pacoteFolhas de cálculo e e-mailFórmulas copiadas em cada viagemCRM ou ERP genéricoPossível com campos personalizadosBack office PHPTRAVELSLinhas de custo, margens e regras por canal em cada pacote
Confirmações de fornecedoresFolhas de cálculo e e-mailE-mails e notas de acompanhamentoCRM ou ERP genéricoOrdens de compra genéricasBack office PHPTRAVELSUma ordem por serviço com prazo de resposta
Vouchers e faturasFolhas de cálculo e e-mailFeitos à mãoCRM ou ERP genéricoModelos geraisBack office PHPTRAVELSModelos de viagem preenchidos a partir da reserva
Agentes e revendedoresFolhas de cálculo e e-mailNão disponívelCRM ou ERP genéricoNormalmente outra ferramentaBack office PHPTRAVELSPortal de agentes com tarifas líquidas e crédito
Reservas onlineFolhas de cálculo e e-mailNão disponívelCRM ou ERP genéricoPrecisa de um motor de reservasBack office PHPTRAVELSAs reservas do site entram no mesmo back office
RelatóriosFolhas de cálculo e e-mailRefeitos todas as semanasCRM ou ERP genéricoSobretudo relatórios de vendasBack office PHPTRAVELSVendas, operações e financeiro a partir dos mesmos dados

Arranque

Configure em cinco passos, uma equipa de cada vez

Mantenha o âmbito inicial reduzido: uma gama de produtos, os fornecedores principais e um canal de venda. Acrescente o resto quando a rotina diária estiver estável.

  1. 1

    Carregar produtos e pacotes

    Circuitos, transfers, atividades e alojamento, com custos, impostos, margens e políticas por canal.

    Concluído quando: Um pacote de teste tem o mesmo preço que a sua folha de cálculo.

  2. 2

    Definir funções e estados

    Permissões para vendas, operações, contratação, financeiro e gestores, além dos estados de reserva e limites de aprovação.

    Concluído quando: Cada pessoa vê apenas as ações que a sua função permite.

  3. 3

    Ligar os canais de venda

    Reservas no site para viajantes e um portal para agentes revendedores, cada um com os seus preços e contratos.

    Concluído quando: Uma reserva de teste em cada canal abre um processo.

  4. 4

    Ativar ordens a fornecedores e documentos

    Modelos de ordens, prazos de resposta por tipo de serviço e modelos de vouchers e faturas com a sua marca.

    Concluído quando: Uma reserva gera as suas ordens e vouchers sem voltar a digitar.

  5. 5

    Ativar financeiro e relatórios

    Planos de pagamento, pagamentos a fornecedores, exportações contabilísticas e os relatórios que a direção lê todas as semanas.

    Concluído quando: A margem por reserva coincide com a calculada pelo financeiro.

Perguntas frequentes

Perguntas sobre o back office para operadoras

Respostas curtas sobre reservas, fornecedores, documentos e finanças no back office do PHPTRAVELS.

Fale com vendas

É o sistema de operações por trás das suas vendas. Gere produtos e pacotes, reservas, fichas de clientes e agentes, ordens de compra a fornecedores, vouchers e faturas, pagamentos e relatórios, com cada elemento ligado à reserva a que pertence.

Sim. Se a sua agência vende pacotes, circuitos ou viagens com vários serviços, o mesmo back office controla preços, confirmações de fornecedores, vouchers, faturas, pagamentos e margem. Agências que só revendem voos avulsos podem precisar de menos.

Sim. As reservas do site e do portal de agentes chegam ao mesmo back office, cada canal com os seus preços e contratos, enquanto o inventário, os pagamentos e os documentos ficam num só lugar.

Cada serviço de uma reserva gera uma ordem de compra ao seu fornecedor com prazo de resposta. A equipa acompanha o estado num quadro, regista o número de confirmação na linha e emite o voucher quando o fornecedor confirma.

Os pagamentos dos clientes passam pelos gateways de pagamento que ativar, e faturas, recibos e faturas de fornecedores podem ser exportados para o seu sistema contabilístico. Outras ligações, como um CRM ou uma API de fornecedor, dependem dos seus requisitos e da implementação.

Sim. O PHPTRAVELS é uma licença de pagamento único com o código-fonte incluído sob licença comercial. Instala-o no seu próprio servidor, mantém os seus dados e pode expandir o back office com os seus próprios programadores.

Continue a explorar

Mais sobre a plataforma