टूर ऑपरेटरों के लिए बैक ऑफिस

टूर ऑपरेटर बैक ऑफिस सॉफ्टवेयर जो सप्लायर, दस्तावेज़ और पैसा संभालता है

हर बुकिंग एक फ़ाइल बन जाती है जिसमें सेवाएँ, सप्लायर परचेज़ ऑर्डर, वाउचर, इनवॉइस, भुगतान और मार्जिन होते हैं, ताकि सेल्स, ऑपरेशंस और फ़ाइनेंस ईमेल और स्प्रेडशीट के बजाय एक ही रिकॉर्ड पर काम करें।

  • हर बुकिंग की एक फ़ाइल
  • सप्लायर परचेज़ ऑर्डर
  • वाउचर और इनवॉइस
  • प्राप्य, देय और मार्जिन

बुकिंग फ़ाइल

टूर ऑपरेटर बैक ऑफिस सॉफ्टवेयर एक जगह क्या रखता है

टूर बुकिंग शायद ही कभी एक प्रोडक्ट होती है। सात रातों के सर्किट में तीन होटल, एक रेगिस्तानी कैंप, ट्रांसफ़र और एक गाइड हो सकते हैं, और हर एक अलग सप्लायर से आता है जिसकी अपनी डेडलाइन और भुगतान शर्तें होती हैं। बैक ऑफिस यह सब एक बुकिंग फ़ाइल में रखता है।

सेल्स देखती है कि ग्राहक ने क्या खरीदा और कितना बाकी है। ऑपरेशंस देखता है कि किन सप्लायरों ने कन्फ़र्म किया। फ़ाइनेंस देखता है कि क्या मिला, सप्लायरों को कितना देना है और बुकिंग ने असल में कितना कमाया। एक लाइन एक बार बदलें, वाउचर, इनवॉइस और मार्जिन अपने आप बदल जाते हैं।

किसके लिए
पैकेज बेचने वाले टूर ऑपरेटर, DMC, होलसेलर और एजेंसियाँ
किसकी जगह
सप्लायरों के साथ ईमेल थ्रेड, कॉस्टिंग स्प्रेडशीट और हाथ से बने वाउचर
लाइसेंस
आपके अपने सर्वर पर, सोर्स कोड शामिल

इसके बजाय डिपार्चर, आइटिनररी और ऑनलाइन टूर बिक्री ढूँढ रहे हैं?टूर ऑपरेटर सॉफ्टवेयरटूर और एक्टिविटी

बुकिंग फ़ाइलBK-24817संचालन में

मोरक्को के शाही शहर, 7 रातें

2 वयस्क, डायरेक्ट ग्राहक2026-03-14 → 2026-03-21

  • मराकेश में होटल, 3 रातेंशहर का होटल, कॉन्ट्रैक्ट रेटकन्फ़र्म
  • फ़ेज़ में रियाद, 2 रातेंरियाद, अलॉटमेंटकन्फ़र्म
  • मर्ज़ूगा में रेगिस्तानी कैंप, 1 रातकैंप ऑपरेटर, अनुरोध परजवाब का इंतज़ार
  • प्राइवेट ट्रांसफ़र, 4 रूटट्रांसपोर्ट पार्टनरकन्फ़र्म
  • लाइसेंसधारी गाइड, 2 दिनफ़्रीलांस गाइडऑर्डर भेजा
  • PO-3101मराकेश में होटल, 3 रातेंकन्फ़र्म
  • PO-3102फ़ेज़ में रियाद, 2 रातेंकन्फ़र्म
  • PO-3103मर्ज़ूगा में रेगिस्तानी कैंप, 1 रातजवाब का इंतज़ार
  • PO-3104प्राइवेट ट्रांसफ़र, 4 रूटकन्फ़र्म
  • PO-3105लाइसेंसधारी गाइड, 2 दिनऑर्डर भेजा
  • सप्लायर वाउचरआंशिक जारी
  • ग्राहक इनवॉइसजारी
  • दिन-ब-दिन आइटिनररीजारी
  • डिपॉज़िट रसीदजारी
  • अंतिम यात्रा दस्तावेज़ड्राफ़्ट

अंतिम दस्तावेज़ तब तक रुके रहते हैं जब तक हर सेवा कन्फ़र्म न हो जाए।

कुल बिक्री मूल्य
$2,980.00
सप्लायर लागत
−$2,215.00
सकल मार्जिन25.7%
$765.00
ग्राहक से प्राप्त
$900.00
बकाया राशि
$2,080.00

उदाहरण के लिए नमूना बुकिंग

सप्लायर परचेज़ ऑर्डर

सप्लायर ऑर्डर बोर्ड पर, इनबॉक्स में दबे नहीं

हर सेवा अपने सप्लायर के लिए एक परचेज़ ऑर्डर बनाती है। बोर्ड दिखाता है कि हर ऑर्डर कहाँ है, किसकी ज़िम्मेदारी है और ऑप्शन कब खत्म होगा, ताकि फ़ॉलो-अप डेडलाइन से पहले हो, बाद में नहीं।

ड्राफ़्ट1

  • PO-3110

    एयरपोर्ट ट्रांसफ़र, 4 मेहमान

    ग्रुप बुकिंग BK-24822

    जवाब की तारीख 2026-03-04

सप्लायर को भेजा2

  • PO-3103

    रेगिस्तानी कैंप, 1 रात

    बुकिंग BK-24817

    जवाब की तारीख 2026-03-02रिमाइंडर भेजा

  • PO-3105

    लाइसेंसधारी गाइड, 2 दिन

    बुकिंग BK-24817

    जवाब की तारीख 2026-03-05

कन्फ़र्म2

  • PO-3102

    फ़ेज़ में रियाद, 2 रातें

    बुकिंग BK-24817

    कोई डेडलाइन नहीं

  • PO-3101

    मराकेश में होटल, 3 रातें

    बुकिंग BK-24817

    कोई डेडलाइन नहीं

वाउचर जारी2

  • PO-3098

    स्मारक प्रवेश टिकट, 2 मेहमान

    बुकिंग BK-24809

    कोई डेडलाइन नहीं

  • PO-3104

    फ़ेज़ से मर्ज़ूगा प्राइवेट ट्रांसफ़र

    बुकिंग BK-24817

    कोई डेडलाइन नहीं

  • सेवा के प्रकार के अनुसार डेडलाइन

    तय करें कि होटल, कैंप या गाइड के पास जवाब देने के लिए कितना समय है। जिन ऑप्शन की मियाद पास है, वे तुरंत दिखते हैं।

  • हर सेवा का एक ऑर्डर

    हर ऑर्डर में सिर्फ़ एक सेवा की तारीखें, मेहमान, रेट और नोट्स होते हैं, इसलिए सप्लायर को पूरी आइटिनररी नहीं पढ़नी पड़ती।

  • जवाब बुकिंग में रहते हैं

    कन्फ़र्मेशन नंबर, बदलाव और कैंसलेशन उसी लाइन पर सेव होते हैं जिससे वे जुड़े हैं, तारीख और दर्ज करने वाले व्यक्ति के साथ।

दूसरे ऑपरेटरों के लिए ग्राउंड हैंडलिंग करते हैं?डेस्टिनेशन मैनेजमेंट सिस्टम

आने वाला और जाने वाला पैसा

हर बुकिंग पर प्राप्य, देय और मार्जिन

ग्राहक के भुगतान और सप्लायर के भुगतान एक ही बुकिंग पर होते हैं, इसलिए आप जो मार्जिन रिपोर्ट करते हैं वही असल मार्जिन होता है, हर बदलाव, छूट और रिफ़ंड के बाद।

लेजरUSD

आने वाला

  • ग्राहक डिपॉज़िट+900.002026-01-20भुगतान हुआ
  • ग्राहक बकाया+2,080.002026-02-12देय

जाने वाला

  • होटल अग्रिम भुगतान−1,140.002026-02-14निर्धारित
  • रियाद भुगतान−520.002026-02-28निर्धारित
  • कैंप भुगतान−260.002026-03-02निर्धारित
  • ट्रांसपोर्ट इनवॉइस−175.002026-03-14सेवा के बाद
  • गाइड फ़ीस−120.002026-03-16सेवा के बाद

लागत $2,215.00मार्जिन $765.00 · 25.7%

  • अभी देय नहीं$18,400 · 23 बुकिंग
  • 1 से 30 दिन देर$6,250 · 7 बुकिंग
  • 31 से 60 दिन देर$2,100 · 3 बुकिंग
  • 60 दिन से ज़्यादा देर$640 · 1 बुकिंग

उदाहरण के लिए नमूना आँकड़े

बैक ऑफिस में वित्तीय नियंत्रण

  • डिपॉज़िट और आंशिक भुगतानहर बुकिंग का भुगतान शेड्यूल, जिसमें डिपॉज़िट और बकाया की तारीख फ़ाइल में रहती है।
  • एजेंट क्रेडिट और स्टेटमेंटनेट रेट वाले एजेंट क्रेडिट पर या प्रीपेड बैलेंस से बुक करते हैं, और हर बुकिंग व भुगतान का स्टेटमेंट पाते हैं।
  • रिफ़ंड और क्रेडिट नोटकैंसलेशन शुल्क, सप्लायर पेनल्टी और रिफ़ंड उसी फ़ाइल में दर्ज होते हैं।
  • कीमत बदलाव की मंज़ूरीसीमा से ज़्यादा छूट और मैनुअल कीमत बदलाव मैनेजर की मंज़ूरी का इंतज़ार करते हैं।
  • आपके अकाउंटेंट के लिए एक्सपोर्टइनवॉइस, भुगतान और सप्लायर बिल उस अकाउंटिंग सिस्टम के लिए एक्सपोर्ट होते हैं जो आप पहले से इस्तेमाल करते हैं।

संबंधितट्रैवल एजेंसी अकाउंटिंगपेमेंट गेटवेएजेंट वॉलेट

फ़ाइल पर कौन काम करता है

पाँच टीमें, एक रिकॉर्ड और साफ़ हैंड-ऑफ़

हर टीम बुकिंग के एक चरण की ज़िम्मेदार होती है और बिना कुछ दोबारा टाइप किए उसे आगे बढ़ाती है। रोल तय करते हैं कि कौन कीमत बदल सकता है, छूट मंज़ूर कर सकता है या इनवॉइस फ़ाइनल कर सकता है।

  1. सेल्स

    01
    ज़िम्मेदारी
    कोटेशन, ग्राहक विवरण और पैकेज कीमत
    आगे सौंपती है
    डिपॉज़िट के साथ कन्फ़र्म बुकिंग
    देखती है
    जीते और हारे कोटेशन, प्रोडक्ट के अनुसार बिक्री
  2. ऑपरेशंस

    02
    ज़िम्मेदारी
    सेवाएँ, रूमिंग लिस्ट और दिन-ब-दिन योजना
    आगे सौंपती है
    सप्लायर ऑर्डर के लिए तैयार सेवाएँ
    देखती है
    इस हफ़्ते के डिपार्चर, खुले अनुरोध
  3. कॉन्ट्रैक्टिंग

    03
    ज़िम्मेदारी
    सप्लायर रेट, अलॉटमेंट और परचेज़ ऑर्डर
    आगे सौंपती है
    कन्फ़र्म सेवाएँ और सप्लायर वाउचर
    देखती है
    लंबित कन्फ़र्मेशन, सप्लायर की देरी
  4. फ़ाइनेंस

    04
    ज़िम्मेदारी
    इनवॉइस, रसीदें, सप्लायर भुगतान और रिफ़ंड
    आगे सौंपती है
    अंतिम मार्जिन के साथ बंद फ़ाइलें
    देखती है
    प्राप्य की एजिंग, देय भुगतान
  5. मैनेजमेंट

    05
    ज़िम्मेदारी
    कीमत नियम, रोल और मंज़ूरी सीमाएँ
    आगे सौंपती है
    छूट और अपवादों पर फ़ैसले
    देखती है
    डेस्टिनेशन, प्रोडक्ट, चैनल और एजेंट के अनुसार मार्जिन

रोल से बंधे काम

  • कन्फ़र्मेशन के बाद बिक्री मूल्य बदलनामैनेजर
  • सीमा से ज़्यादा छूट मंज़ूर करनामैनेजर
  • कन्फ़र्म सप्लायर ऑर्डर कैंसल करनाकॉन्ट्रैक्टिंग
  • इनवॉइस फ़ाइनल या क्रेडिट करनाफ़ाइनेंस
  • ग्राहक रिफ़ंड जारी करनाफ़ाइनेंस

हर बदलाव यूज़र और समय के साथ बुकिंग हिस्ट्री में दर्ज होता है।

फ़्रंट ऑफिस टूल जो बैक ऑफिस को डेटा देते हैं

ट्रैवल CRM सॉफ्टवेयरB2B ट्रैवल पोर्टल

आपके विकल्प

स्प्रेडशीट, सामान्य ERP या ट्रैवल बैक ऑफिस

सामान्य बिज़नेस टूल को टूर ऑपरेटर के हिसाब से ढाला जा सकता है। चुनने से पहले ये व्यावहारिक अंतर जाँच लें।

आपको क्या चाहिएस्प्रेडशीट और ईमेलसामान्य CRM या ERPPHPTRAVELS बैक ऑफिस
पैकेज लागत और मार्जिनस्प्रेडशीट और ईमेलहर यात्रा के लिए फ़ॉर्मूले कॉपीसामान्य CRM या ERPकस्टम फ़ील्ड से संभवPHPTRAVELS बैक ऑफिसहर पैकेज पर लागत लाइनें, मार्कअप और चैनल नियम
सप्लायर कन्फ़र्मेशनस्प्रेडशीट और ईमेलईमेल और फ़ॉलो-अप नोट्ससामान्य CRM या ERPसामान्य परचेज़ ऑर्डरPHPTRAVELS बैक ऑफिसजवाब की डेडलाइन के साथ हर सेवा का एक ऑर्डर
वाउचर और इनवॉइसस्प्रेडशीट और ईमेलहाथ से बनेसामान्य CRM या ERPसामान्य टेम्पलेटPHPTRAVELS बैक ऑफिसबुकिंग से भरे जाने वाले ट्रैवल टेम्पलेट
एजेंट और रीसेलरस्प्रेडशीट और ईमेलउपलब्ध नहींसामान्य CRM या ERPआमतौर पर अलग टूलPHPTRAVELS बैक ऑफिसनेट रेट और क्रेडिट वाला एजेंट पोर्टल
ऑनलाइन बुकिंगस्प्रेडशीट और ईमेलउपलब्ध नहींसामान्य CRM या ERPबुकिंग इंजन चाहिएPHPTRAVELS बैक ऑफिसवेबसाइट बुकिंग उसी बैक ऑफिस में आती हैं
रिपोर्टस्प्रेडशीट और ईमेलहर हफ़्ते दोबारा बनती हैंसामान्य CRM या ERPज़्यादातर सेल्स रिपोर्टPHPTRAVELS बैक ऑफिससेल्स, ऑपरेशंस और फ़ाइनेंस एक डेटा से

लाइव होना

पाँच चरणों में सेट करें, एक बार में एक टीम

शुरुआती दायरा छोटा रखें: एक प्रोडक्ट रेंज, मुख्य सप्लायर और एक बिक्री चैनल। रोज़ का काम स्थिर होने पर बाकी जोड़ें।

  1. 1

    प्रोडक्ट और पैकेज लोड करें

    टूर, ट्रांसफ़र, एक्टिविटी और ठहरने की जगह, लागत, टैक्स, मार्कअप और चैनल के अनुसार नीतियों के साथ।

    पूरा तब: एक नमूना पैकेज की कीमत आपकी स्प्रेडशीट जैसी ही आती है।

  2. 2

    रोल और स्टेटस तय करें

    सेल्स, ऑपरेशंस, कॉन्ट्रैक्टिंग, फ़ाइनेंस और मैनेजरों की अनुमतियाँ, साथ ही बुकिंग स्टेटस और मंज़ूरी सीमाएँ।

    पूरा तब: हर व्यक्ति को सिर्फ़ वही काम दिखते हैं जिनकी उसके रोल को अनुमति है।

  3. 3

    बिक्री चैनल जोड़ें

    यात्रियों के लिए वेबसाइट बुकिंग और रीसेलरों के लिए एजेंट पोर्टल, हर एक की अपनी कीमतें और कॉन्ट्रैक्ट।

    पूरा तब: हर चैनल से टेस्ट बुकिंग एक बुकिंग फ़ाइल खोलती है।

  4. 4

    सप्लायर ऑर्डर और दस्तावेज़ चालू करें

    ऑर्डर टेम्पलेट, सेवा के प्रकार के अनुसार जवाब की डेडलाइन, आपकी ब्रांडिंग वाले वाउचर और इनवॉइस टेम्पलेट।

    पूरा तब: एक बुकिंग बिना दोबारा टाइप किए अपने ऑर्डर और वाउचर बनाती है।

  5. 5

    फ़ाइनेंस और रिपोर्ट चालू करें

    भुगतान शेड्यूल, सप्लायर देय, अकाउंटिंग एक्सपोर्ट और वे रिपोर्ट जो मैनेजमेंट हर हफ़्ते पढ़ता है।

    पूरा तब: हर बुकिंग का मार्जिन फ़ाइनेंस की गणना से मेल खाता है।

FAQ

टूर ऑपरेटर बैक ऑफिस से जुड़े सवाल

PHPTRAVELS बैक ऑफिस में बुकिंग, सप्लायर, दस्तावेज़ और फ़ाइनेंस पर छोटे जवाब।

सेल्स से बात करें

यह आपकी बिक्री के पीछे का ऑपरेशंस सिस्टम है। यह प्रोडक्ट और पैकेज, रिज़र्वेशन, ग्राहक और एजेंट रिकॉर्ड, सप्लायर परचेज़ ऑर्डर, वाउचर और इनवॉइस, भुगतान और रिपोर्ट संभालता है, और हर हिस्सा अपनी बुकिंग से जुड़ा रहता है।

हाँ। अगर आपकी एजेंसी पैकेज, टूर या कई सेवाओं वाली यात्राएँ बेचती है, तो वही बैक ऑफिस कीमत, सप्लायर कन्फ़र्मेशन, वाउचर, इनवॉइस, भुगतान और मार्जिन नियंत्रित करता है। सिर्फ़ अलग-अलग फ़्लाइट टिकट बेचने वाली एजेंसियों को कम की ज़रूरत हो सकती है।

हाँ। वेबसाइट और एजेंट पोर्टल की बुकिंग उसी बैक ऑफिस में आती हैं, हर चैनल की अपनी कीमतें और कॉन्ट्रैक्ट होते हैं, जबकि इन्वेंटरी, भुगतान और दस्तावेज़ एक जगह रहते हैं।

बुकिंग की हर सेवा अपने सप्लायर के लिए जवाब की डेडलाइन के साथ एक परचेज़ ऑर्डर बनाती है। टीम बोर्ड पर स्थिति देखती है, लाइन पर कन्फ़र्मेशन नंबर दर्ज करती है और सप्लायर के कन्फ़र्म करने पर वाउचर जारी करती है।

ग्राहक भुगतान आपके चालू किए गए पेमेंट गेटवे से होते हैं, और इनवॉइस, रसीदें और सप्लायर बिल आपके अकाउंटिंग सिस्टम के लिए एक्सपोर्ट किए जा सकते हैं। CRM या सप्लायर API जैसे दूसरे कनेक्शन आपकी ज़रूरतों और डिप्लॉयमेंट पर निर्भर करते हैं।

हाँ। PHPTRAVELS कमर्शियल लाइसेंस के तहत सोर्स कोड के साथ एक बार का लाइसेंस है। आप इसे अपने सर्वर पर इंस्टॉल करते हैं, अपना डेटा रखते हैं और अपने डेवलपर्स के साथ बैक ऑफिस को बढ़ा सकते हैं।