ツアーオペレーターのバックオフィス
仕入先・書類・お金をまとめて動かすツアーオペレーター向けバックオフィスソフトウェア
一つひとつの予約が、手配内容、仕入先への発注書、バウチャー、請求書、入出金、利益を持つ一つのファイルになります。営業、手配、経理がメールや表計算ではなく、同じ記録の上で仕事を進められます。
- 予約ごとに一つのファイル
- 仕入先への発注書
- バウチャーと請求書
- 売掛金・買掛金・利益
予約ファイル
ツアーオペレーター向けバックオフィスソフトウェアが一か所にまとめるもの
ツアーの予約が一つの商品だけで成り立つことはほとんどありません。7泊の周遊ツアーには、3軒のホテル、砂漠のキャンプ、送迎、ガイドが含まれ、それぞれ別の仕入先が独自の回答期限と支払条件を持っています。バックオフィスはそれらすべてを一つの予約ファイルで管理します。
営業はお客様が何を購入し、残りいくら支払うかを確認できます。手配担当はどの仕入先が確定したかを確認できます。経理は入金額、仕入先への支払額、その予約が実際にいくら利益を出したかを確認できます。一行を一度直せば、バウチャー、請求書、利益が連動して更新されます。
- 対象
- パッケージを販売するツアーオペレーター、DMC、ホールセラー、旅行会社
- 置き換えるもの
- 仕入先とのメールのやり取り、原価計算の表、手作りのバウチャー
- ライセンス
- 自社サーバーで運用、ソースコード付き
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モロッコ帝都めぐり 7泊
大人2名、直販のお客様2026-03-14 → 2026-03-21
- マラケシュのホテル 3泊市内ホテル、契約料金確定
- フェズのリヤド 2泊リヤド、アロットメント確定
- メルズーガの砂漠キャンプ 1泊キャンプ運営会社、リクエスト回答待ち
- 専用車送迎 4区間送迎パートナー確定
- 公認ガイド 2日間フリーランスのガイド発注済み
- PO-3101マラケシュのホテル 3泊確定—
- PO-3102フェズのリヤド 2泊確定—
- PO-3103メルズーガの砂漠キャンプ 1泊回答待ち2026-03-02
- PO-3104専用車送迎 4区間確定—
- PO-3105公認ガイド 2日間発注済み2026-03-05
- 仕入先バウチャー3/5一部発行
- お客様への請求書INV-7712発行済み
- 日ごとの旅程表v2発行済み
- 申込金の領収書RC-5530発行済み
- 最終旅行書類下書き
最終書類は、すべての手配が確定するまで発行を待ちます。
- 販売価格の合計
- $2,980.00
- 仕入原価
- −$2,215.00
- 粗利益25.7%
- $765.00
- お客様からの入金
- $900.00
- 未収残高
- $2,080.00
説明用のサンプル予約
仕入先への発注
仕入先への発注は受信箱ではなくボードで管理
手配一つごとに、その仕入先への発注書が作成されます。ボードには各発注の進み具合、担当者、オプションの期限が表示されるので、期限が過ぎてからではなく、その前に催促できます。
下書き1
- PO-3110
空港送迎 4名
団体予約 BK-24822
回答期限 2026-03-04
仕入先へ送信2
- PO-3103
砂漠キャンプ 1泊
予約 BK-24817
回答期限 2026-03-02催促済み
- PO-3105
公認ガイド 2日間
予約 BK-24817
回答期限 2026-03-05
確定2
- PO-3102
フェズのリヤド 2泊
予約 BK-24817
期限なし
- PO-3101
マラケシュのホテル 3泊
予約 BK-24817
期限なし
バウチャー発行済み2
- PO-3098
史跡の入場券 2名
予約 BK-24809
期限なし
- PO-3104
フェズからメルズーガへの専用車
予約 BK-24817
期限なし
手配の種類ごとの回答期限
ホテル、キャンプ、ガイドそれぞれの回答期限を設定できます。期限の迫ったオプションはすぐに目に入ります。
手配一つに発注書一つ
発注書には一つの手配の日付、人数、料金、備考だけが載るので、仕入先が旅程全体を読む必要はありません。
回答は予約に残る
確認番号、変更、取消は該当する行に、日付と記録した担当者とともに保存されます。
他のオペレーターの現地手配を請け負っていますか。デスティネーション管理システム
入金と支払い
予約ごとの売掛金、買掛金、利益
お客様からの入金と仕入先への支払いが同じ予約に記録されるため、報告する利益は、変更、値引き、返金をすべて反映した実際の利益になります。
入金
- お客様の申込金+900.002026-01-20支払済み
- お客様の残金+2,080.002026-02-12支払期日
支払い
- ホテルへの前払い−1,140.002026-02-14予定済み
- リヤドへの支払い−520.002026-02-28予定済み
- キャンプへの支払い−260.002026-03-02予定済み
- 送迎の請求書−175.002026-03-14サービス後
- ガイド料−120.002026-03-16サービス後
原価 $2,215.00利益 $765.00 · 25.7%
- 期日前$18,400 · 23 件
- 1〜30日遅延$6,250 · 7 件
- 31〜60日遅延$2,100 · 3 件
- 60日超の遅延$640 · 1 件
説明用のサンプル数値
バックオフィスの経理管理
- 申込金と分割払い予約ごとに支払予定を持ち、申込金と残金の期日をファイルに記録します。
- 代理店の与信と明細ネット料金の代理店は、与信枠または前払い残高から予約し、予約と支払いごとの明細を受け取れます。
- 返金とクレジットノート取消料、仕入先のペナルティ、返金は同じファイルに計上されます。
- 価格変更の承認上限を超える値引きや手動の価格変更は、管理者の承認を待ちます。
- 会計担当者向けのエクスポート請求書、入金、仕入先の請求書を、お使いの会計システム向けに書き出せます。
誰がファイルを扱うか
5つのチーム、一つの記録、明確な引き継ぎ
各チームが予約の一段階を担当し、何も入力し直さずに次へ渡します。価格の変更、値引きの承認、請求書の確定ができる人は役割で決まります。
営業
01- 担当
- 見積、顧客情報、パッケージ価格
- 引き継ぎ
- 申込金を受け取った確定予約
- 確認するもの
- 成約・失注した見積、商品別売上
手配
02- 担当
- 手配内容、ルーミングリスト、日ごとの計画
- 引き継ぎ
- 発注できる状態の手配
- 確認するもの
- 今週の出発、未対応の依頼
仕入
03- 担当
- 仕入料金、アロットメント、発注書
- 引き継ぎ
- 確定した手配と仕入先バウチャー
- 確認するもの
- 未確定の手配、仕入先の遅れ
経理
04- 担当
- 請求書、領収書、仕入先への支払い、返金
- 引き継ぎ
- 最終利益が確定したファイル
- 確認するもの
- 売掛金の年齢表、期日の来る買掛金
経営
05- 担当
- 価格ルール、役割、承認上限
- 引き継ぎ
- 値引きと例外の判断
- 確認するもの
- 方面、商品、チャネル、代理店別の利益
役割に限定された操作
- 確定後に販売価格を変更する管理者
- 上限を超える値引きを承認する管理者
- 確定済みの仕入先発注を取り消す仕入
- 請求書を確定または取り消す経理
- お客様への返金を実行する経理
選択肢
表計算、汎用ERP、旅行業向けバックオフィス
汎用の業務ツールもツアーオペレーター向けに調整できます。選ぶ前に確認したい実務上の違いは次のとおりです。
| 必要なこと | 表計算とメール | 汎用のCRMまたはERP | PHPTRAVELS バックオフィス |
|---|---|---|---|
| パッケージの原価と利益 | 表計算とメール旅行ごとに数式をコピー | 汎用のCRMまたはERPカスタム項目で対応可能 | PHPTRAVELS バックオフィスパッケージごとの原価行、マークアップ、チャネル別ルール |
| 仕入先の確定 | 表計算とメールメールとメモで追跡 | 汎用のCRMまたはERP汎用の購買発注 | PHPTRAVELS バックオフィス手配ごとに回答期限付きの発注書 |
| バウチャーと請求書 | 表計算とメール手作業で作成 | 汎用のCRMまたはERP汎用テンプレート | PHPTRAVELS バックオフィス予約から自動で埋まる旅行用テンプレート |
| 代理店と再販業者 | 表計算とメール対応なし | 汎用のCRMまたはERP通常は別のツール | PHPTRAVELS バックオフィスネット料金と与信を備えた代理店ポータル |
| オンライン予約 | 表計算とメール対応なし | 汎用のCRMまたはERP予約エンジンが必要 | PHPTRAVELS バックオフィスサイトからの予約が同じバックオフィスに入る |
| レポート | 表計算とメール毎週作り直し | 汎用のCRMまたはERP主に営業レポート | PHPTRAVELS バックオフィス営業、手配、経理を一つのデータから |
運用開始
5つのステップで設定、チームごとに順番に
最初の範囲は小さく保ちます。一つの商品群、主要な仕入先、一つの販売チャネルから始め、日々の運用が安定してから残りを加えます。
- 1
商品とパッケージを登録
ツアー、送迎、アクティビティ、宿泊を、原価、税、マークアップ、チャネル別の規定とともに登録します。
完了の目安: テスト用パッケージの価格が表計算と一致する。
- 2
役割とステータスを設定
営業、手配、仕入、経理、管理者の権限と、予約ステータスや承認上限を設定します。
完了の目安: 各担当者に、役割で許可された操作だけが表示される。
- 3
販売チャネルを接続
旅行者向けのサイト予約と再販業者向けの代理店ポータルを、それぞれの料金と契約で接続します。
完了の目安: 各チャネルのテスト予約で予約ファイルが作成される。
- 4
仕入先発注と書類を有効化
発注書テンプレート、手配の種類ごとの回答期限、自社ブランドのバウチャーと請求書テンプレートを用意します。
完了の目安: 一つの予約から、入力し直さずに発注書とバウチャーが作られる。
- 5
経理とレポートを有効化
支払予定、仕入先への買掛金、会計向けエクスポート、経営陣が毎週見るレポートを設定します。
完了の目安: 予約ごとの利益が経理の計算と一致する。
販売を支える業務システムです。商品とパッケージ、予約、顧客と代理店の情報、仕入先への発注、バウチャーと請求書、入出金、レポートを管理し、すべてが所属する予約に紐づきます。
はい。パッケージ、ツアー、複数の手配を含む旅行を販売する旅行会社なら、同じバックオフィスで価格、仕入先の確定、バウチャー、請求書、入出金、利益を管理できます。単品の航空券だけを販売する会社では、ここまで必要ない場合もあります。
はい。サイトからの予約も代理店ポータルからの予約も同じバックオフィスに入り、チャネルごとに料金と契約を持ちながら、在庫、支払い、書類は一か所にまとまります。
予約内の手配ごとに、回答期限付きの発注書がその仕入先に作成されます。担当者はボードで状況を追い、確認番号を該当行に記録し、仕入先が確定したらバウチャーを発行します。
お客様の支払いは有効にした決済ゲートウェイで処理され、請求書、領収書、仕入先の請求書は会計システム向けに書き出せます。CRM や仕入先 API などのその他の連携は、要件と導入方法によって異なります。
はい。PHPTRAVELS は商用ライセンスのもとでソースコードが付属する買い切りライセンスです。自社サーバーにインストールし、データを自社で保持し、自社の開発者でバックオフィスを拡張できます。
